Was ist erweiterte Planung und Analyse (xP&A)?

xP&A verbindet die Finanzplanung mit allen anderen Geschäftsfunktionen innerhalb eines Unternehmens als ein Weg, um Teams zu optimieren und Datensilos abzubauen. Der xP&A-Ansatz verbindet finanzielle und nichtfinanzielle Daten in einer einzigen Echtzeitansicht und ermöglicht so eine gezieltere, strategischere Entscheidungsfindung sowohl für die strategische als auch für die operative Planung. Einige Beispiele für andere Bereiche der Unternehmensplanung, in die xP&A ausgeweitet werden kann, sind Personalwesen, Vertrieb, Lieferkette und Marketing.

Durch den Einsatz fortschrittlicher FP&A-Lösungen, die künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung integrieren, können Finanzteams eine ganzheitliche Sicht auf ein Unternehmen entwickeln und alle Funktionen an einem Ort vereinen.

Die Finanzplanung und -analyse (FP&A) ist die grundlegende Finanzfunktion, und xP&A ist eine Weiterentwicklung dieser grundlegenden FP&A-Funktionen.

Konzeptionell gibt es FP&A bereits seit den späten 1980er Jahren, während xP&A erst vor Kurzem als neueste Iteration des Prozesses eingeführt wurde. xP&A nutzt KI, um fortschrittliche Prognosen, Budgetierungen und Datenvisualisierungen zu erstellen.

Der Begriff wurde von Gartner im Bericht Strategic Roadmap for Cloud Financial Planning and Analysis Solutions 2020 populär gemacht und hat sich seitdem durchgesetzt.

Laut dem aktuellen IDC-Bericht AI-Powered Integrated Planning: Increase Speed, Productivity and Confidence with Scalable and Flexible Planning ist das Konzept der integrierten Planung eine der drei obersten Prioritäten für Unternehmen.

Die IDC stellte jedoch auch fest, dass nur 40 % der Unternehmen der Meinung waren, dass sie fortschrittliche Analysen auf das Forecasting anwenden könnten. Die meisten Unternehmen hatten KI erst zu 30 % in ihre Geschäftsprozesse integriert; es handelt sich also eindeutig um einen Bereich, in dem Unternehmen noch nach dem für sie optimalen Weg suchen.

Der IDC-Bericht über KI-gestützte integrierte Planung stellt fest, dass das aktuelle Umfeld ein „empfindliches Gleichgewicht“ zwischen Agilität und Optimierung darstellt. Der Druck auf Unternehmen und Chief Financial Officers (CFOs), ihre Ressourcen auszuweiten und gleichzeitig in allen Prozessen effizienter zu arbeiten, wächst.

Auch wenn die genauen Prozesse und Funktionen von xP&A je nach den Bedürfnissen eines Unternehmens unterschiedlich sind, gibt es doch einige Funktionen, die ein Unternehmen bei der Suche nach einer Lösung berücksichtigen sollte.

Finanzteams sollten keine manuelle, Excel-basierte Datenerfassung oder zeitaufwändige Analyse von Tabellenkalkulationen durchführen müssen. Eine xP&A-Lösung sollte Datenimport, Konsolidierung und Abstimmung automatisieren, Daten zugänglich machen und gleichzeitig menschliche Fehler reduzieren.

xP&A-Lösungen sollten Self-Service-Dashboards und integrierte Visualisierungen haben, damit Teams Daten selbst betrachten können und nicht auf IT-Support angewiesen sind. Die Benutzeroberfläche der xP&A-Lösung sollte zudem einfach, intuitiv und modern sein, damit alle Mitarbeiter die neuen Werkzeuge mit minimaler Schulung nutzen können.

Marktbedingungen können sich unerwartet ändern, und Unternehmen müssen Pläne für mehrere Szenarien haben.

Eine xP&A-Lösung sollte über eine dynamische Szenario-Modellierung verfügen, die verschiedene geschäftliche „Was-wäre-wenn“-Situationen vergleicht und fortlaufende Forecastings erstellen kann. Die Lösung sollte die Prognosegenauigkeit und die Planung der Lieferkette verbessern.

Darüber hinaus sollte die xP&A detaillierte Was-wäre-wenn-Analysen zur Bewertung potenzieller Kosten-, Umsatz- und Investitionsänderungen erstellen, damit das Unternehmen proaktiv handeln und Störungen abfedern kann.

Es ist wichtig, die Effektivität eines Finanzteams im Hinblick auf die Geschäftsziele zu verfolgen. Die Lösungen von xP&A ermöglichen es Mitarbeitern und Managern, umfassende Bewertungen durchzuführen, indem sie Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen abrufen. Diese funktionsübergreifende Sichtweise zeigt, wie sich die verschiedenen Bereiche auf die Leistung auswirken und ob das Unternehmen eine Ausrichtung erreicht.

Mit allen Daten, Metriken und Erkenntnissen an einem Ort können Unternehmen flexible, strategische Entscheidungen für eine höhere Geschäftsleistung treffen.

Eine moderne xP&A-Lösung wird KI und maschinelles Lernen (ML) bieten, die die Datenintegration und Geschäftsplanung revolutionieren können. Die KI-gestützten Lösungen sollten natürliche Sprachanfragen für vereinfachte Anfragen enthalten. Sie sollten auch über eine automatisierte Erkennung verfügen, um Ausgabenspitzen oder Budgetabweichungen präventiv zu erkennen.

Separat sollten die Lösungen über KI-gestützte Forecastings verfügen, die auf der Grundlage von Echtzeitinput und historischen Trends kontinuierlich verfeinert wird.

Eine starke xP&A-Lösung sollte alle finanziellen und operativen Daten mehrerer Systeme auf eine einzige Plattform bündeln. Beispiele für verschiedene Systeme, die integriert werden könnten, sind Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) und Human Capital Management (HCM).

So stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die gleichen Daten sehen und nicht über widersprüchliche Zahlen diskutieren. Die xP&A-Lösung sollte auch die Datensynchronisation automatisieren und so manuelle Abstimmungen überflüssig machen.

Wenn sich Unternehmen weiterentwickeln, müssen sich auch ihre xP&A-Lösungen mit ihnen weiterentwickeln – Skalierbarkeit ist unerlässlich. Eine moderne xP&A-Lösung sollte eine multidimensionale Analyse haben und tiefgehende Einblicke in alle Geschäftsbereiche liefern.

Die Lösung sollte zudem in der Lage sein, nahtlos mitzuwachsen, wenn das Unternehmen in neue Märkte eintritt oder Umstrukturierungen im operativen Geschäft vor sich hat.

Unternehmen müssen bei der Umstellung auf erweiterte Planung und Analyse (xP&A) vieles berücksichtigen, und es ist wichtig, sich Zeit für die strategische Planung und Umsetzung zu nehmen. Dies sind sieben grundlegende Schritte, die Unternehmen bei der Berücksichtigung dieser Transformation unternehmen können.

1. Einsatzbereitschaft des Unternehmens beurteilen: Der erste Schritt vor der Einführung von xP&A besteht darin, den aktuellen Stand der Dinge im gesamten Unternehmen zu bewerten. Alle beteiligten Stakeholder sollten sich darüber im Klaren sein, wie die Daten aktuell von einem Geschäftsbereich bzw. Unternehmensbereich zum nächsten fließen und welche Systeme im Einsatz und von der Lösung betroffen sind.
2. Aufbau eines funktionsübergreifenden Teams: Eine Transformation dieser Größenordnung erfordert zwei Dinge: die Zustimmung der Führungsebene und ein Team aus Personen mit unterschiedlichen Fachkenntnissen. Hochrangige Unterstützung ist für den Erfolg einer xP&A-Lösung unerlässlich, da diese Personen über die Ressourcenverteilung entscheiden und den Wandel im gesamten Unternehmen vorantreiben. Der Planungsprozess sollte Teammitglieder aus den Bereichen Personalwesen, Vertrieb, IT und anderen wichtigen Abteilungen einbeziehen.
3. Geben Sie einen Rahmen und eine Vision vor: Die Implementierung einer xP&A-Planungslösung wird die Funktionsweise eines Unternehmens insgesamt verändern. Es ist wichtig zu artikulieren, was eine xP&A-Lösung für das Unternehmen bedeutet und wie sie die bereits bestehenden FP&A-Fähigkeiten verbessert. Setzen Sie Ziele für verschiedene Abteilungen, um zu verstehen, wie die integrierte Planung funktionieren soll.
4. Bewerten Sie die technologische Lösung: Ein xP&A-Ansatz erfordert Technologie, die eine vernetzte Planung über das Unternehmen hinweg unterstützt. Das Unternehmen sollte Lösungen nicht nach dem Preis, sondern nach ihrer Flexibilität und Skalierbarkeit bewerten. Nach der Auswahl der Technologie ist der nächste Schritt, zu entscheiden, wo man innerhalb des Unternehmens beginnen möchte und klare Markierungen und KPI zur Messung des Fortschritts festzulegen.
5. Daten integrieren und Planungsmodelle implementieren: Wenn die Finanzabteilung des Unternehmens getrennt von anderen Teams arbeitet, muss sie ihre Daten mit anderen Unternehmensbereichen integrieren. In diesem Schritt der Implementierung von xP&A müssen Finanzteams möglicherweise Datenbereinigung durchführen und die Datenverfügbarkeit überprüfen. Neue Richtlinien und Initiativen zur Datenverwaltung müssen möglicherweise ebenfalls eingeführt werden. Nachdem die Daten integriert wurden, können Unternehmen mit der Einführung von Planungsmodellen beginnen, die den neuen vernetzten Planungsansatz widerspiegeln. Dieser Prozess könnte damit beginnen, dass die Lösung in einer Abteilung als Pilotprojekt genutzt und schrittweise erweitert wird.
6. Priorisierung des Change Managements: Eine neue erweiterte Planungs- und Analyselösung kann neue Prozesse und Workflows bedeuten. Es ist wichtig, alle Beteiligten über die Technologien zu schulen und offen über die vorgenommenen Änderungen zu sein. Eine Change-Management-Strategie wird für den Erfolg von xP&A und deren Gesamtverbreitung entscheidend sein.
7. Den Erfolg messen und kontinuierlich verbessern: Unternehmen sollten die in der Planungsphase der Roadmap definierten KPIs regelmäßig überprüfen, um die Grundlage für den Erfolg zu schaffen. Die xP&A-Transformation erfordert eine kontinuierliche Überwachung als fortlaufenden Prozess. Teams sollten Feedback begrüßen und je nach den festgestellten Problemen Anpassungen vornehmen – sowohl kleinere als auch größere. Wenn Unternehmen positive Ergebnisse erzielen, können sie mit der unternehmensweiten Skalierung von xP&A beginnen.

Erweiterte Planung und Analyse (xP&A) bietet einem Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, die weit über das Finanzteam hinausgehen. Die Planungsprozesse überbrücken die Lücke zwischen Finanz- und Betriebsplanung, verbinden Führungskräfte und ermöglichen datengestützte Entscheidungen.

Landmark Retail, einer der größten Omnichannel-Einzelhändler im Nahen Osten und Nordafrika (MENA), Indien und Südostasien (SEA), suchte nach einem massiven Wachstum nach einer Finanzplanungs- und -analyselösung. Das Unternehmen wandte sich an IBM Planning Analytics, das innerhalb von nur 8–10 Wochen einen Proof of Concept durchführen konnte.

„Die Budgetierungs- und Konsolidierungsprozesse haben eine bemerkenswerte Transformation durchlaufen, was zu einer Reduzierung des Zeitaufwands der Mitarbeiter um 75 % geführt hat“, so Gopal Chandak, FP&A Leader bei Landmark [Muttergesellschaft von Landmark Retail]. „Sie verbesserten die Unternehmensführung und Transparenz über verschiedene Marken und Länder hinweg und ermöglichten so eine stärkere Fokussierung auf strategische Geschäftsanalysen, um Wachstum und Innovation voranzutreiben.“

Um die Akzeptanz von IBM Planning Analytics im Unternehmen zu gewährleisten, setzte das Unternehmen zudem Change-Management-Initiativen ein und pflegte während des gesamten Prozesses eine offene Kommunikation. Seit der Implementierung im Jahr 2013 wurde Landmark Retail erheblich erweitert und umfasst nun auch Bereiche wie die Kernbudgetierung und die Lagerbudgetierung.

Unternehmen sind mit unvorhersehbaren Marktbedingungen wie Kosten und Inflation konfrontiert, aber sie können sich auf Ereignisse vorbereiten, auf die sie keinen Einfluss haben, indem sie xP&A-Strategien anwenden.

Moderne FP&A-Lösungen bieten zunehmend fortschrittliche Technologie, die in ihre Software integriert ist. Diese Integrationen werden zur Norm und verbessern die Vorhersagegenauigkeit sowie die Gewinnung wertvoller Erkenntnisse.

Eine Cloud-basierte xP&A-Strategie dürfte der nächste große Trend sein, da sie hochgradig skalierbar ist und ein kollaboratives Umfeld innerhalb eines Unternehmens fördert. Mit einer einzigen Informationsquelle für das gesamte Unternehmen können Führungskräfte schnell handeln und zielgerichtete Entscheidungen treffen.

Ein weiterer technologischer Fortschritt, der in xP&A immer beliebter wird, ist die vorausschauende Analyse. Dieses Tool hilft Unternehmen dabei, über die Analyse historischer Daten hinauszugehen und stattdessen Markttrends und mögliche Entwicklungen in einem bestimmten Szenario vorherzusehen.

Es gibt einen zunehmenden Fokus auf Nachhaltigkeitspraktiken und Fachleute, die Umwelt-, Sozial- und Governance-Kriterien (ESG) anwenden. Unternehmen stehen unter dem Druck, sozial verantwortliche Finanzpraktiken zu verfolgen, und die Integration von ESG-Metriken ist eine Möglichkeit, um zu überprüfen, ob sie ihre Umweltziele erreichen.

Die zunehmende Datennutzung verstärkt die Datenbedenken von Unternehmen. Der Fokus wird künftig stärker auf Datenschutzrichtlinien und regulatorischen Anforderungen zum Schutz sensibler Daten liegen. xP&A-Plattformen werden wahrscheinlich auch Sicherheitsmerkmale und Compliance-Fähigkeiten priorisieren.