Was ist EDI-Integration?

EDI bietet eine standardisierte Methode für den automatischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Handelspartnern. Unternehmen nutzen EDI, um eine Reihe von EDI-Transaktionen (oder "EDI-Nachrichten") und Datentypen zu teilen, wie z. B. Anfragen für Preisangebote, Bestellungen, Bestandaktualisierungen, Rechnungen, Anträge oder vorangestellte Versandbenachrichtigungen (ASNs).

EDI optimiert und vereinfacht den Datenaustausch, indem Daten in standardisierte digitale EDI-Dokumente umgewandelt werden. EDI-Standards definieren den Ort und die Reihenfolge der Informationen in jedem Dokument. Durch die automatische Transformation und den Dokumentenaustausch trägt EDI dazu bei, papierbasierte Transaktionen zu eliminieren und menschliche Fehler zu reduzieren, wodurch die Zuverlässigkeit und Sicherheit von Datenübertragungen erhöht wird.

Die EDI-Integration „schließt sozusagen die Pipeline“ und ermöglicht den automatischen Datenfluss nicht nur zwischen Partnern auf einer EDI-Plattform, die standardisierte EDI-Dokumente austauschen, sondern von einem Geschäftspartner bis hin zu den Backend-Anwendungen und Geschäftssystemen eines Unternehmens. Es erleichtert den End-to-End-Austausch zwischen Handelspartnern.

Mit der EDI-Integration muss eine Organisation Bestellungen oder Versanddaten, die über eine EDI-Plattform empfangen werden, nicht neu einschlüsseln. Diese Informationen werden automatisch aus EDI-Formaten in die Datenstruktur eines internen Geschäftssystems übersetzt und in integrierten Anwendungen und Systemen gespeichert. Der gleiche Workflow und die Übersetzung erfolgen für ausgehende Daten – Systemdaten werden automatisch von internen Systemen in EDI-Software übertragen, in einen EDI-Standard umgewandelt und an einen Geschäftspartner übertragen.

Die Einführung von KI-Tools wie KI-Agenten und Low- oder No-Code-Funktionen in EDI-Systeme und Integrationslösungen wie iPaaS-Plattformen hat dazu beigetragen, die EDI-Integration zu vereinfachen und zu beschleunigen. Diese Lösungen erleichtern es Unternehmen, Integrationen zwischen EDI-Prozessen und anderen Geschäftssystemen einzurichten und zu überwachen, da sie die Einstiegshürde senken und die Skalierbarkeit optimieren.

Trotz des Aufstiegs von Application Programming Interfaces (APIs) und cloudnativer Integration bleibt EDI für großvolumige, geschäftskritische B2B-Transaktionen im Einzelhandel, E-Commerce, Fertigung, Logistik, Gesundheitswesen, Energie und im öffentlichen Sektor unerlässlich.

Laut einer Studie des IBM Institute for Business Value geben jedoch nur 19 % der COOs an, dass ihre Organisation die Komponenten einer Unternehmensdatenarchitektur und skalierte Datenintegration über alle Funktionen hinweg vollständig entwickelt hat.¹ Wenn sie funktionsübergreifend integriert werden , einschließlich EDI-Plattformen, gehören zu den potenziellen Vorteilen der EDI-Integration:

• Steigerung der betrieblichen Effizienz
• Kostenreduzierung
• Datengenauigkeit und Qualität
• Verbesserte Transparenz und Compliance

Zur Integration von EDI-Systemen können verschiedene Architekturen verwendet werden, wobei die Wahl von der Unternehmensgröße, dem Budget, den Branchenstandards, den Sicherheitsanforderungen und dem internen Fachwissen abhängt.

Eine einzelne EDI-Integrationsschicht kann Nachrichten zwischen internen Systemen und allen Handelspartnern routen, validieren und transformieren. Zu den Vorteilen der systemübergreifenden Integration gehören eine einheitliche Verwaltung, zentrale Überwachung und Skaleneffekte.

EDI-Logik kann in einzelne Anwendungen oder Geschäftsbereiche eingebettet werden. Das mag zwar flexibler sein, aber eine weniger robuste Integration birgt die Gefahr von Doppelarbeit, Inkonsistenz und lückenhaften Kontrollen.

EDI bleibt der Standard für Partner, während APIs und Event Streaming– die Erfassung von Echtzeitdaten aus Anwendungen – mit internen Anwendungen verbunden werden. Diese Integration unterstützt moderne Microservices-Architekturen und schnellere interne Innovationen.

EDI kann nicht nur mit externen Geschäftspartnersystemen integriert werden, sondern auch mit anderen internen Systemen, um neue Effizienzgewinne zu erzielen. Zum Beispiel kann EDI integriert werden, um mit APIs zu arbeiten. Während die APIs eine fein abgestufte Integration in Echtzeit ermöglichen, bietet das EDI-System einen standardisierten, hochvolumigen Batch-Austausch mit Governance und Überprüfbarkeit.

Durch die Verwendung von APIs zur direkten Anbindung an ein ERP-System wird der Datentransferweg vereinfacht, da der zwischengeschaltete Dateitransferserver und die damit verbundenen manuellen Prozesse entfallen. Die Implementierung von EDI mit einer hybriden API-Integration kann Folgendes ermöglichen:

• EDI außen, APIs innen: Nutzung des partnerseitigen EDI bei gleichzeitiger Verwendung von APIs zur Kommunikation zwischen internen Microservices.
  
  
• Ereignisgesteuerte Anreicherung: Ein Unternehmen kann EDI-Datenströme mit Echtzeitsignalen wie dem Trägerstatus ergänzen.
  
  
• Integration von Data Lakes: Archivieren Sie EDI-Nachrichten, Bestätigungen und Transformationen auf Analyseplattformen für Forecasting, Rückbuchungsanalyse und Partner Scorecards.
  
  
• Schemaentwicklung: Pflegen Sie abwärtskompatible kanonische Schemas für die Organisation relationaler Datenbanken. Automatisch in oder aus EDI- und API-Payloads konvertieren.

Ein B2B-Integration-Backbone, der EDI nativ verarbeitet, kann um API-Konnektivität erweitert werden und bietet einen umfassenden Ansatz, der effizient und effektiv ist und die Zusammenarbeit mit Handelspartnern optimiert. Die EDI-Integration ermöglicht Datentransfers über verschiedene Systeme und Unternehmen hinweg und sorgt so für eine effiziente und zuverlässige Kommunikation.

Drittanbieter, die Managed Services anbieten, können die operative Verantwortung für EDI-Mapping, Onboarding, Monitoring und Integration übernehmen. Dieses Outsourcing kann bei der Einrichtung und Onboarding helfen und sogar beschleunigen, erfordert jedoch eine starke Vendor-Governance und klare SLAs.

Beim Anschluss eines EDI-Systems kann eine Integration Platform as a Service (iPaaS)- Lösung den EDI-Integrationsprozess beschleunigen. iPaas kann verschiedene Datenformate, Protokolle und Systeme unterstützen, um nahtlose Interoperabilität und Echtzeit-Datenaustausch zu ermöglichen.

Zu den „unter der Oberfläche liegenden“ Funktionen, die für eine genaue Datenübersetzung und eine erfolgreiche EDI-Integration entscheidend sind, gehören:

Durch die Zuordnung („Mapping“) werdeb externe EDI-Formate in interne Anwendungsschemata umgewandelt, die die Eigenschaften für Datenstrukturen definieren (und umgekehrt). Zu den Best Practices für die Zuordnung gehören:

• Kanonisches Modell: Verwenden Sie ein stabiles, internes kanonisches Datenmodell, um Anwendungen vor Partnerabweichungen zu schützen.
  
  
• Wiederverwendbare Komponenten: Erstellen Sie wiederverwendbare Kartenfragmente - z. B. Adresse, Artikel und Steuern -, um das Onboarding zu beschleunigen.
  
  
• Versionskontrolle: Speichern Sie Maps und Partnerprofile in der Versionskontrolle mit Änderungshistorie.
  
  
• Datenaufbereitung: Ergänzen Sie fehlende Daten wie Hauptbuchcodes (GL-Codes), Kostenstellen, Standardversandadressen während der Übersetzung.

Translation übernimmt die strukturelle Umwandlung (wie EDIFACT—Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport—zu XML oder JSON).

Validierung hilft, die Einhaltung von Standards und partnerspezifischen Implementierungsrichtlinien sicherzustellen.

Bei der Auswahl einer EDI-Plattform müssen Unternehmen die Struktur und die Austauschmethode festlegen, die am besten zu ihren Geschäftsanforderungen passen. Diese Wahl – zum Beispiel, ob der Dienst an einen Dienstleister ausgelagert oder intern abgewickelt wird oder welches Transportprotokoll verwendet wird – könnte Auswirkungen auf zukünftige Integrationen haben. Zu den Arten der EDI-Integration gehören:

• Direkte EDI-Integration
• Indirekte Integration
• Hybride Integration
• Web-EDI-Integration

Dies ist eine effiziente, aber begrenzte Option, da sie nur zwei Geschäftspartner umfasst. Das Dokumentenformat wird zwischen den Austauschpartnern ausgehandelt, und die Einhaltung des vereinbarten Standardformats ist erforderlich. Jede Punkt-zu-Punkt-Verbindung mit einem anderen EDI-Partner muss separat ausgehandelt und konfiguriert werden.

Die beiden Systeme müssen vollständig kompatibel sein und dasselbe Protokoll verwenden – beispielsweise AS2, FTP oder SFTP (Secure File Transfer Protocol) –, um korrekt zu funktionieren. Außerdem müssen die EDI-Software und die EDI-Plattform sorgfältig vom lokalen IT-Team verwaltet werden – was zusätzlichen Aufwand und interne Expertise erfordert. Darüber hinaus kann die direkte EDI-Integration genutzt werden, um Datenerfassungssysteme innerhalb einer Organisation, wie beispielsweise eine CRM-Plattform, miteinander zu verbinden.

Dies bedeutet in der Regel die Nutzung eines Mehrwertnetzwerks (VAN), das von einem Drittanbieter bereitgestellt wird und die EDI-Mailboxen und das Routing verwaltet, oft mit zusätzlichen Managed Services wie Übersetzung oder Archivierung. Durch die Bereitstellung einer EDI-Integrationslösung übersetzt ein VAN EDI-Nachrichten zwischen Partnern, die möglicherweise unterschiedliche Protokolle verwenden – und trägt so dazu bei, Probleme wie Datenverlust zu vermeiden.

Dieser Ansatz kombiniert sowohl die direkte als auch die indirekte Integration. Die direkte EDI-Integration kann die Übertragung der sensibelsten Daten abwickeln, während die indirekte EDI-Integration einige Geschäftsprozesse an einen externen EDI-Dienstleister auslagert, einschließlich des zusätzlichen Aufwands für die Einbindung von Geschäftspartnern.

Diese Integration ermöglicht es Geschäftspartnern, ihre EDI-Nachrichten über einen Webbrowser auszutauschen. Die Webanbindung mag zwar benutzerfreundlicher und in der Anschaffung günstiger sein, aber die Integration ist normalerweise eine Option für kleinere Unternehmen, die mit einem weniger komplexen System auskommen.

Die Möglichkeiten der EDI-Integration entwickeln sich mit dem Fortschritt der Technologie weiter. Zu den bemerkenswerten aktuellen und zukünftigen Trends gehören:

Die Integration von Werkzeugen der künstlichen Intelligenz (KI) und des maschinellen Lernens (ML) sowie der Einsatz von KI-Agenten werden Unternehmen dabei helfen, Cloud- und On-Premises-Anwendungen nahtlos zu verbinden und so eine agilere und skalierbarere digitale Transformation zu ermöglichen. Darüber hinaus könnten diese Tools Unternehmen dabei helfen, Analysen und Entscheidungsfindung zu beschleunigen und zu automatisieren. KI-Agenten könnten zum Beispiel eingesetzt werden, um Kundeninformationen schneller zu extrahieren und Daten zuzuordnen. 

Da die Integration leichter wird, werden wahrscheinlich immer mehr Unternehmen EDI-Lösungen mit ERP-Systemen verbinden, um Datenübertragungen vollständiger zu automatisieren und die Flüssigkeit sowie Genauigkeit der Kommunikation mit Handelspartnern zu verbessern. Die Integration mit ERP-Systemen kann zudem ein vollständigeres Bild des Marktes liefern, die Planung verbessern und potenziell einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Einige EDI-Softwarepakete enthalten jetzt Funktionen wie vorkonfigurierte Konnektoren und Zuordnungen, die das Onboarding von Handelspartnern erleichtern und Entwicklungsaufwand sparen.