O que é integração com ERP?

A integração de ERP ajuda a sincronizar funções de negócios para oferecer aos stakeholders acesso simplificado aos dados da empresa. As soluções de ERP eliminam silos de dados que podem obscurecer a saúde geral do negócio e obrigar os funcionários a procurar informações em várias aplicações, plataformas e departamentos. A integração de ERP aumenta a visibilidade dos processos de negócios ao centralizar os dados, permitindo decisões empresariais mais rápidas e informadas.

O planejamento de recursos empresariais é um sistema de software de gestão empresarial que as organizações usam para coletar, gerenciar e compartilhar dados em toda a empresa. Esses sistemas consistem em aplicações de negócios, também chamadas de módulos integrados. A implementação de ERP ajuda a gerenciar funções centrais de um negócio, como finanças, gerenciamento da cadeia de suprimentos e compras, recursos humanos e mais, em uma plataforma integrada.

O software de ERP moderno usa conectores configurados previamente e interfaces de programação de aplicativos (APIs), conjuntos de protocolos que permitem que sistemas distintos se comuniquem entre si e facilitem o fluxo de dados entre esses sistemas. As estratégias de integração de ERP consideram quais dados as empresas usam para tomar decisões e como usar esses dados para otimizar funções de negócios.

Soluções de ERP integradas promovem o fluxo eficiente de dados entre o software de ERP e outros sistemas e aplicações empresariais, oferecendo às partes relevantes acesso mais fácil às informações de que precisam. Empresas modernas coletam grandes conjuntos de dados, e a integração de ERP pode ajudar as equipes a visualizar e analisar melhor grandes volumes de dados. Essa capacidade permite que as equipes identifiquem ineficiências sistêmicas e ameaças à segurança, explorem oportunidades de crescimento e se adaptem mais rapidamente a mudanças nas condições de negócios.

Os fornecedores de ERP oferecem serviços de integração de ERP com opções tanto configuradas previamente quanto personalizáveis. As necessidades de negócios variam dependendo de fatores como recursos de TI, o número de aplicações de software utilizadas pela empresa, se as aplicações são baseadas em nuvem ou hospedadas no local, necessidades de escalabilidade e crescimento projetado do negócio.

Os métodos de integração de ERP incluem integração ponto a ponto, barramento de serviços corporativos e plataforma de integração como serviço (iPaaS).

A integração ponto a ponto permite que dois sistemas sejam conectados diretamente. As equipes de TI usam código personalizado para configurar a comunicação direta entre dois sistemas, oferecendo um alto nível de controle. A integração ponto a ponto é frequentemente uma opção de menor custo para sistemas básicos com integrações de software mínimas.

Para integrações maiores que envolvem muitas aplicações, a escalabilidade pode se tornar difícil para os departamentos de TI continuarem usando esse modelo. As conexões ponto a ponto exigem que os departamentos de TI construam e mantenham código, o que pode ser caro e demorado.

O ESB é um componente de software centralizado que gerencia a integração de diferentes sistemas de software. É frequentemente usado para integrações complexas dentro de arquiteturas locais.

O ESB padroniza as informações usando conectores que convertem informações entre aplicações. Essa camada intermediária de tradução é conhecida como barramento de comunicação. O ESB é uma ferramenta poderosa ao integrar sistemas legados, mas não é a melhor escolha para aplicações em nuvem. Assim como a integração ponto a ponto, o ESB exige conhecimento técnico da equipe de TI para integração e manutenção.

O iPaaS é um conjunto de ferramentas e soluções de autoatendimento baseadas em nuvem usadas para integrar dados de várias aplicações que estão hospedadas em diferentes ambientes de TI. O iPaaS é projetado para ajudar a gerenciar um ecossistema crescente de soluções de software como serviço (SaaS) utilizadas por grandes organizações.

Os serviços de integração em nuvem iPaaS fornecem uma solução para o desafio crescente de integração de aplicações, fontes de dados e serviços em ambientes de TI cada vez mais complexos (como ambientes de nuvem híbrida). O iPaaS aborda os desafios de integração empresarial e gerenciamento de dados ao oferecer ferramentas como conectores configurados previamente, mapeamentos e transformações que ajudam as empresas a orquestrar fluxos de integração e maximizar a interoperabilidade entre sistemas distintos.

A integração via iPaaS apresenta uma solução para muitas empresas modernas devido à escalabilidade que oferece e à sua compatibilidade com aplicações SaaS e baseadas em nuvem. 

A integração de sistemas ERP envolve várias funções de negócios e softwares com base no tipo e estrutura organizacional, metas e necessidades. Os casos de uso de integração de ERP incluem:

• Business intelligence (BI)
• CRM (gestão de relacionamento com o cliente) 
• Gerenciamento de projetos
• Gerenciamento da cadeia de suprimentos
• Plataformas de comércio eletrônico
• Recursos humanos

Business intelligence refere-se a um conjunto de processos projetados para gerar insights e estratégias de negócios aprimoradas por meio da análise de dados organizacionais. As empresas implementam ferramentas que coletam, gerenciam e organizam dados entre diferentes departamentos para fornecer aos stakeholders uma visão detalhada das operações do negócio.

As integrações de business intelligence ajudam as organizações a implementar ferramentas impulsionado por IA para automatizar a coleta e a análise de dados. Automatizar esse processo ajuda a fornecer insights com base em dados em tempo real, o que torna possível atualizar proativamente os fluxos de trabalho e as operações de negócios.

Ferramentas de CRM ajudam a registrar e gerenciar dados relacionados a interações com clientes ou potenciais clientes. Sistemas de CRM incluem dados de clientes, como histórico de compras, informações de contato e informações relacionadas a interações com as equipes de suporte ao cliente. Esses dados ajudam as equipes de vendas, marketing e atendimento ao cliente a aumentar a retenção de clientes, gerar novos leads e melhorar a experiência do cliente.

A integração com ERP torna esses dados visíveis para várias equipes, permitindo uma tomada de decisão mais informada e iniciativas de vendas e marketing otimizadas.

Integrar sistemas ERP com ferramentas de gerenciamento de projetos ajuda os líderes organizacionais a coordenar tarefas e cumprir prazos entre várias equipes. Gerentes de projeto usam essas integrações para tornar as iniciativas e os sprints de produto mais eficientes e melhorar o planejamento de projetos. Integrar sistemas ERP com software de gerenciamento de projetos permite que os gerentes de projeto usem um sistema unificado para manter os membros da equipe atualizados sobre iniciativas em toda a empresa que possam impactar seus fluxos de trabalho e procedimentos.

A integração com ERP pode desempenhar um papel no gerenciamento da cadeia de suprimentos ao integrar dados de vendas, envio, inventário de armazém e sistemas de fabricação. Sistemas ERP ajudam a otimizar o gerenciamento de pedidos, que inclui todas as etapas e o pessoal responsável por um pedido desde sua criação até o cumprimento. Se ocorrer um problema na fase de fabricação ou se houver atrasos na entrega, um sistema integrado pode automatizar um alerta para as equipes de gerenciamento de inventário, que podem atualizar armazéns, clientes e equipes de gerenciamento da empresa sobre os prazos de entrega esperados.

A integração entre ERP e comércio eletrônico centraliza o gerenciamento de inventário, dados de produtos, histórico de pedidos de compra e dados de clientes. Centralizar esses dados permite que as organizações automatizem muitas funções em seus sites de comércio eletrônico, como garantir que as listagens do site estejam atualizadas com o inventário atual.

A integração com o comércio eletrônico permite automação e compartilhamento eficiente de informações em toda a organização. Por exemplo, essa integração pode ajudar a simplificar o atendimento de pedidos, automatizando o fluxo de informações de envio para os armazéns de atendimento. As equipes de marketing e vendas podem usar as informações do comércio eletrônico para observar produtos de alta demanda e padrões de vendas, ajustando as estratégias adequadamente. Os dados de e-commerce podem ajudar as equipes de negócios a decidir quando os produtos precisam ser gradualmente eliminados ou quando ajustar os modelos de preços.

Os departamentos de recursos humanos (RH) geralmente lidam com muitas tarefas organizacionais (como contratação e demissão, gerenciamento de benefícios, avaliações de desempenho e controle de folha de pagamento) e grandes volumes de dados e documentos de funcionários. A integração com ERP ajuda a consolidar esses dados por meio da criação e do gerenciamento de perfis de funcionários individuais que são mais fáceis de acessar e armazenados com segurança.

A integração com sistemas de RH ajuda a manter as equipes de RH informadas sobre as necessidades mais amplas da empresa, informações que podem ser valiosas ao contratar novos funcionários e criar anúncios de vagas. As integrações com ERP também ajudam as equipes a automatizar muitas tarefas manuais de RH, como a integração ou aprovações de folgas remuneradas (PTO), permitindo que as equipes de RH se concentrem em trabalhos mais estratégicos.

A integração com ERP oferece diversos benefícios, incluindo ajudar as organizações a:

• Unificar dados em tempo real
• Criar uma fonte única da verdade
• Automatizar os fluxos de trabalho
• Melhorar a observabilidade

A coleta, síntese e análise de dados em tempo real ajuda as equipes a estabelecer conhecimento organizacional e a compreender melhor as funções empresariais. Dados isolados ou inacessíveis entre diferentes departamentos podem impedir que as organizações tenham uma compreensão abrangente de seus recursos e necessidades de negócios. Esses dados isolados podem criar redundâncias nos fluxos de trabalho e outras ineficiências ou problemas.

A integração com ERP unifica dados anteriormente díspares, permitindo que as equipes obtenham mais valor de seus dados e descubram insights que ajudam a melhorar os processos organizacionais.

Integrar aplicações de ERP com outras aplicações e bancos de dados empresariais permite a centralização dos dados e ajuda a melhorar a comunicação interna entre departamentos. Também evita que os funcionários percam tempo procurando por informações. 

Repositórios de dados centralizados permitem uma distribuição mais fácil de relatórios e análises de dados em tempo real, e criam uma fonte única da verdade na qual todas as unidades de negócios podem confiar (e saber que estão agindo com base nas mesmas informações que seus colegas). Muitos sistemas ERP podem criar automaticamente gráficos e dashboards que fornecem visualizações claras dos dados coletados.

Repositórios de dados centralizados têm muitas aplicações práticas. Por exemplo, se as equipes de vendas, marketing e comércio eletrônico compartilham uma compreensão dos cronogramas da cadeia de suprimentos e dos fluxos de produção, as equipes podem melhorar suas previsões e alinhar-se para garantir que os esforços de vendas e marketing sejam ajustados de forma eficiente em caso de interrupções no fornecimento ou quando itens estiverem fora de estoque.

A entrada de dados é tediosa e sujeita a erros humanos. As soluções ERP ajudam a automatizar os processos de entrada de dados e a garantir a precisão das informações. Os sistemas ERP também podem ajudar a automatizar a geração de faturas, a aprovação de faturas, as atualizações de inventário e outros processos específicos do setor.

Em resumo, a integração de ERP ajuda as organizações a obter uma visão mais precisa de todo o seu negócio. Essa maior capacidade de observação impulsiona a análise de dados em tempo real, oferece aos líderes uma visão abrangente necessária para tomar decisões com confiança e ajuda as equipes a evitar proativamente problemas futuros.

A ampla visibilidade e os sistemas integrados também ajudam as empresas a aplicar regras, regulamentos e padrões de conformidade em toda a organização.

A integração de ERP oferece benefícios em toda a empresa, mas há desafios que as equipes de TI podem enfrentar tanto no processo inicial quanto ao longo do ciclo de vida da integração. Esses obstáculos variam de acordo com o escopo e a escala da organização, bem como com o método de integração escolhido. Os desafios incluem:

Sistemas ERP coletam e gerenciam dados de diferentes equipes e departamentos, o que significa que os dados podem estar formatados de formas distintas entre aplicações. As soluções de integração ponto a ponto e ESB, em particular, exigem conhecimentos técnicos internos e profissionais de TI para ajudar a traduzir os dados. Esses métodos também exigem que a equipe técnica escale e mantenha os ambientes à medida que se tornam mais complexos.

As soluções iPaaS incluem conectores configurados previamente que ajudam a integrar aplicações e reduzem a carga de trabalho relacionada à tradução de dados. Embora ofereçam ferramentas de integração mais padronizadas e escaláveis que outros métodos, as soluções iPaaS ainda podem exigir que a equipe técnica personalize e monitore os fluxos de dados, especialmente durante a configuração ou em integrações mais complexas ou específicas.

Integrações complexas muitas vezes requerem recursos extras de TI e mais pessoal. As equipes de TI precisam garantir que as aplicações estejam atualizadas e que essas atualizações não causem interrupções nos fluxos de dados.

Integrações iPaaS e aplicações baseadas em nuvem geralmente oferecem suporte a atualizações, integrações e testes automatizados, mas ainda assim exigem supervisão periódica. Monitorar a migração inicial dos dados ao implementar soluções ERP ajuda as organizações a garantir a integridade dos dados integrados e a evitar interrupções nas operações.

As soluções de integração de ERP às vezes incluem ferramentas de monitoramento de migração de dados ou podem ser combinadas com outros softwares de monitoramento.

A integração de dados de diversas fontes pode expor dados sensíveis ou criar lacunas de segurança. Por exemplo, os dados do departamento de RH podem exigir padrões de segurança diferentes dos dados de vendas, mesmo quando os processos de integração de dados os unem em um único sistema centralizado.

Seja desenvolvida internamente ou adquirida de fornecedores terceirizados, a solução de integração deve incluir recursos de monitoramento de dados, regulação e conformidade.