O que é gerenciamento de ativos digitais?

O gerenciamento de ativos digitais (DAM) pode se referir a um processo de negócios e a uma forma de tecnologia de gerenciamento de informações ou a um sistema de gerenciamento de ativos digitais. Uma solução DAM ajuda a organização a criar um repositório centralizado e pesquisável onde as equipes possam acessar os ativos de mídia. Permite também que uma organização controle as permissões de usuário, o controle de acesso, o controle de versão e o gerenciamento de metadados.

O ativo digital é um componente primordial do processo DAM. É qualquer tipo de arquivo de valor, de propriedade de uma empresa ou indivíduo, que vem em formato digital, pode ser pesquisado por meio de metadados e contém direitos de acesso e uso. Existem muitos tipos de ativos digitais, incluindo, entre outros:

• Documentos
• Imagens
• Arquivos de áudio
• Conteúdo em vídeo
• Apresentações
• Animações
• Arquivos de mídia
• Gráficos
• Qualquer mídia digital que inclua o direito de uso

O software de DAM pode agilizar o gerenciamento de ativos e otimizar a produção de rich media, especialmente em equipes de vendas e marketing, criando um sistema de gerenciamento centralizado para ativos digitais. Ele permite um gerenciamento de marca mais forte e uniformidade nas atualizações automáticas de ativos e reforço das diretrizes da marca, entregando uma fonte única de verdade dentro das empresas e uma experiência de usuário mais coerente para os públicos externos.

As equipes modernas os profissionais de marketing de gerenciamento de conteúdo digital e também contam com o DAM para redirecionar ativos criativos, reduzindo custos de produção desnecessários e fluxos de trabalho duplicados com seus inestimáveis recursos de pesquisa.

Dada a alta visibilidade dos ativos da marca e dos ativos de marketing por meios de canais digitais, como as redes sociais, as marcas devem manter-se consistentes em termos de imagem e mensagem para construir autoridade de marca e impulsionar o crescimento dos negócios. Consequentemente, não é de surpreender que as plataformas de gerenciamento de ativos digitais estejam se tornando componentes essenciais dos esforços de transformação digital. As organizações podem implementar uma solução DAM no local, em um ecossistema de computação em nuvem ou em uma topologia híbrida.

"Ativo digital" também é usado para descrever moedas e tokens digitais, como criptomoedas como Bitcoin e Ethereum ou tokens não fungíveis (NFTs). Esses são um tipo diferente de recurso digital e não são gerenciados em sistemas DAM.

O uso do software de gerenciamento de ativos digitais envolve várias etapas:

• Criação do ativo
• Codificação e indexação
• Fluxos de trabalho
• Governança por meio de permissões
• Auditoria

Criação do ativo: modelos e formatos de arquivo padronizados preparam arquivos digitais para codificação antes mesmo de serem criados. Essa padronização simplifica a facilidade de busca e a recuperação de documentos.

Codificação e indexação: para simplificar a pesquisa de ativos, os metadados permitem a identificação do conteúdo digital por meio de atributos como tipo de ativo (por exemplo, white paper), versão (por exemplo, nova), tipo de mídia (por exemplo, vídeo) e tecnologia utilizada (por exemplo, Photoshop). Esses identificadores criam um índice, agrupando ativos com tags comuns para melhorar a capacidade de pesquisa.

Fluxos de trabalho: essa indexação pode ser usada para fluxos de trabalho baseados em regras, permitindo a automação de tarefas e processos.

Controle de versão: o controle de versão torna-se cada vez mais importante para a automação de fluxos de trabalho, pois garante que o ativo mais recente e atualizado esteja sendo usado em um fluxo de trabalho existente. À medida que novos fluxos de trabalho são estabelecidos, os recursos de controle de versão de um sistema DAM podem ser usados para definir datas de expiração, ajudando a garantir que apenas a versão mais atual seja acessada e levada para avaliações e uso.

Governança por meio de permissões: a governança por meio de permissões garante que somente aqueles a quem foi concedido o acesso possam usar o ativo da maneira como foi atribuído a eles. Esse recurso protege os ativos organizacionais contra roubo, corrupção acidental ou exclusão. 

À medida que as organizações e as bibliotecas de ativos crescem, um número maior de membros da equipe precisa acessar, editar, colaborar e rastrear esses ativos, o que dá vital importância às permissões e ao controle de acesso.

Auditoria: as auditorias internas ajudam as organizações a avaliar a eficácia do DAM e a identificar áreas de melhoria. Da mesma forma, os órgãos reguladores podem auditar uma solução DAM para garantir que a tecnologia e os processos de uma organização estejam em conformidade com os regulamentos. Ambos os tipos de auditorias ocorrem regularmente em setores altamente regulamentados, como finanças e saúde.

Ao revisar plataformas DAM, é crucial que as organizações avaliem se as soluções escolhidas oferecem recursos que atendam não somente aos casos de uso atuais, mas também aos futuros. Uma organização também pode considerar recursos não técnicos, como o grau de suporte ao cliente oferecido ou a facilidade de uso da interface.

As principais soluções de DAM geralmente oferecem os seguintes recursos:

• Gerenciamento do ciclo de vida dos ativos e permissões baseadas em funções
• Integração
• Flexibilidade bidirecional
• Infraestrutura estável de armazenamento e transferência
• Eficiência da transferência de arquivo

Uma solução DAM deve permitir que uma organização gerencie seus ativos digitais desde a ideia até a concepção e durante seus ciclos de vida. Também deve disponibilizar gerenciamento de direitos de acesso e permissões com o detalhamento necessário para organização para preservar a integridade de seus ativos.

Uma solução DAM deve integrar-se a outras tecnologias que uma organização usa para gerenciar, organizar e distribuir mídia avançada, como sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS) ou sistemas de informações de produtos (PIM), bem como quaisquer sistemas que a organização possa adicionar no futuro. Para ter flexibilidade ainda maior, as organizações devem considerar as interfaces de programação de aplicativos (API) disponíveis que podem ser usadas para criar integrações DAM personalizadas.

Uma solução DAM flexível e ágil oferece a funcionalidade de pesquisa de ativos em qualquer direção. A flexibilidade bidirecional permite que as organizações pesquisem metadados, como marca, para encontrar um ativo, ou pesquisem ativos específicos para encontrar metadados. Esse recurso oferece suporte à pesquisa e ao reaproveitamento de ativos por outros grupos funcionais dentro de uma organização.

A solução DAM que uma organização escolhe é tão importante quanto como e onde os ativos são armazenados e a capacidade de compartilhar arquivos e transferir os ativos para onde forem necessários. Se uma organização escolher o armazenamento definido por software local ou o armazenamento baseado em nuvem, deverá considerar a confiabilidade, a flexibilidade, a escalabilidade, o desempenho e a capacidade de recuperação oferecidos para proteger seus ativos.

A velocidade e a eficiência na transferência de arquivos são importantes porque afetam diretamente a velocidade dos negócios. A capacidade de compartilhar ativos e utilizá-los quando e onde a organização os necessitará ajudará a definir a eficácia da solução escolhida.

Tanto um sistema de gerenciamento de ativos digitais quanto um sistema de gerenciamento de conteúdo são usados para gerenciar conteúdo digital, mas de maneiras diferentes.

Uma solução DAM é um repositório centralizado onde todos os recursos digitais de uma empresa são armazenados. É utilizado principalmente para organização de arquivos, colaboração e compartilhamento de informações em toda a empresa. É usado para armazenar uma variedade maior de tipos de arquivos digitais do que um CMS e oferece recursos mais avançados, como recursos avançados de organização e controle de versão.

Um CMS também é usado para gerenciar conteúdo digital, mas um CMS é usado principalmente para gerenciar e publicar conteúdo em sites e outras plataformas on-line. Por exemplo, o Wordpress é um CMS popular.

• Usado para gerenciar toda a biblioteca de recursos digitais de uma empresa em um local centralizado. Pode ser usado para gerenciar ativos de várias marcas ou empresas na mesma organização.
  
  
• Permite a colaboração entre equipes na criação e avaliação de ativos e promove a uniformidade da marca em vários canais.
  
  
• Usado para gerenciar e distribuir uma ampla variedade de materiais, incluindo fotos, vídeos, logotipos, arquivos de áudio, materiais de marketing, apresentações de vendas, metadados e outros.
  
  
• Como um CMS, o software de DAM geralmente inclui permissões de usuário e ferramentas de análise de dados que ajudam as equipes a rastrear o uso e o envolvimento dos ativos.
  
  
• Oferece recursos avançados, como a capacidade de organizar ativos por departamento ou campanha e a capacidade de adicionar tags e metadados aos ativos. O software de DAM também oferece controle de versão robusto e recursos de rastreamento de alterações para ativos dentro do sistema DAM.
  
  
• Frequentemente utilizado por equipes criativas, equipes de marketing e gestores de recursos digitais.

• Usado para gerenciar e publicar conteúdo em sites, blogs, redes sociais e outras plataformas digitais.
  
  
• Geralmente usado para gerenciar conteúdo baseado em texto, imagens e vídeos de produtos, ícones e logotipos e outros tipos de arquivo frequentemente publicados em sites.
  
  
• Disponibiliza modelos para construção de páginas da web e outras ferramentas, como recursos de preparação e visualização, que auxiliam na criação de sites e no processo de publicação digital.
  
  
• Oferece análises básicas para o desempenho da página da web e recursos de permissão do usuário para controlar o acesso às páginas e à publicação.
  
  
• Geralmente usado por gerentes da web, criadores de conteúdo, profissionais de marketing e outros que publicam com frequência no site ou nos canais sociais de uma organização.

O gerenciamento eficaz de ativos digitais oferece vários benefícios:

• Custos de produção reduzidos e melhor alocação de recursos
• Maior transparência organizacional
• Aumento da conversão e retenção de clientes
• Maior coerência de marca
• Governança e conformidade

A centralização de ativos em um sistema DAM permite que as organizações encontrem e reutilizem ativos, gerando economias de custos na produção e reduzindo fluxos de trabalho duplicados. Os custos reduzidos incentivam a alocação de recursos em outras áreas do negócio. Os ganhos de eficiência resultantes ajudam a trazer mais rápido ativos e soluções para o mercado.

O DAM dá aos usuários uma visão clara e abrangente dos ativos digitais, criando um impacto positivo na gestão de projetos, no planejamento e na execução do conteúdo. Ela pode aumentar a colaboração entre várias partes interessadas ou introduzir fluxos de trabalho mais impactantes por meio da eliminação de projetos redundantes.

Quando as empresas organizam o conteúdo corretamente com base no estágio do usuário na jornada do comprador, conseguem oferecer conteúdo de marca e materiais de marketing no momento certo para seus públicos-alvo. O DAM permite que as organizações personalizem a experiência do cliente para estabelecer e cultivar relacionamentos mais fortes. Esse processo ajuda a migrar clientes em potencial e existentes pelo ciclo de compra com mais rapidez e eficiência.

O DAM promove a consistência em mensagens, posicionamento, representação visual e outros meios de aderência à identidade da marca. Com o DAM, as áreas funcionais e as unidades de negócios podem reutilizar arquivos criativos e outros ativos para ganhar eficiência e apresentar uma mensagem coesa ao mercado.

Licenças, documentação legal, arquivos e outros ativos podem desempenhar papéis essenciais no atendimento às exigências de conformidade regulatória , seja do setor ou do governo. A capacidade de organizar e recuperar esses materiais com rapidez pode poupar tempo e dinheiro das organizações e mitigar a interrupção dos principais processos de negócios.