ما إدارة الأصول الرقمية؟

يمكن أن تشير إدارة الأصول الرقمية إلى عملية تجارية وشكل من أشكال تكنولوجيا إدارة المعلومات أو نظام إدارة الأصول الرقمية. يساعد حل DAM المؤسسة على إنشاء مستودع مركزي يمكن البحث فيه حيث يمكن للفرق الوصول إلى الأصل. كما أنه يمكّن المؤسسة من التحكم في أذونات المستخدم والتحكم في الوصول وتعيين الإصدار وإدارة البيانات الوصفية.

الأصول الرقمية هي عنصر أساسي في عملية إدارة الأصول الرقمية. هي أي نوع من أنواع الملفات ذات القيمة مملوكة لمؤسسة أو فرد، وتأتي بتنسيق رقمي، ويمكن البحث عنها عبر البيانات الوصفية وتتضمن حقوق الوصول والاستخدام. هناك العديد من أنواع الأصول الرقمية، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر:

• المستندات
• الصور
• الملفات الصوتية
• محتوى الفيديو
• العروض التقديمية
• الرسوم المتحركة
• ملفات الوسائط
• الرسومات
• أي وسائط رقمية تتضمن الحق في الاستخدام

يمكن لبرنامج إدارة الأصول الرقمية تبسيط إدارة الأصول وتحسين إنتاج الوسائط الغنية، لا سيما داخل فرق المبيعات وفرق التسويق، من خلال إنشاء نظام إدارة مركزي للأصول الرقمية. يُمكّن إدارة العلامة التجارية وتعزيز اتساقها بشكل أقوى من خلال التحديثات التلقائية للأصول وتعزيز إرشادات العلامة التجارية، مما يوفر مصدرًا واحدًا للحقيقة داخل الشركات وتجربة مستخدم أكثر اتساقًا للجمهور الخارجي.

وتعتمد فرق إدارة المحتوى الرقمي الحديثة والمسوقون أيضًا على إدارة الأصول الرقمية لإعادة استخدام الأصول الإبداعية، مما يقلل من تكاليف الإنتاج غير الضرورية وتكرار تدفقات العمل من خلال ميزات البحث القيمة.

بالنظر إلى الانتشار الواسع لأصول العلامة التجارية والأصول التسويقية عبر القنوات الرقمية، مثل وسائل التواصل الاجتماعي، يجب على العلامات التجارية أن تحافظ على اتساق في الصور والرسائل لبناء سلطة العلامة التجارية وتحقيق النمو التجاري. ونتيجة لذلك، ليس من المستغرب أن تصبح منصات إدارة الأصول الرقمية مكونات حاسمة لجهود التحول الرقمي. يمكن للمؤسسات تنفيذ حل إدارة الأصول الرقمية محليًا، أو في النظام البنائي للحوسبة السحابية، أو في طوبولوجيا هجينة.

تُستخدم "الأصول الرقمية" أيضًا لوصف العملات الرقمية والرموز المميزة، مثل العملات المشفرة مثل بيتكوين وإيثيريوم أو الرموز غير القابلة للاستبدال (NFTs). هذه أنواع مختلفة من الأصول الرقمية ولا تتم إدارتها في أنظمة إدارة الأصول الرقمية.

يتضمن استخدام برنامج إدارة الأصول الرقمية عدة خطوات:

• إنشاء الأصل
• الترميز والفهرسة
• مهام سير العمل
• الحوكمة من خلال الأذونات
• التدقيق

إنشاء الأصل: تعمل القوالب القياسية وتنسيقات الملفات على إعداد الملفات الرقمية للترميز حتى قبل إنشائها. يعمل هذا التوحيد على تبسيط سهولة البحث عن المستندات واسترجاعها.

الترميز والفهرسة: لتبسيط البحث عن الأصول، تمكّن البيانات الوصفية من تحديد المحتوى الرقمي من خلال سمات مثل نوع الأصل (على سبيل المثال، المستندات الفنية)، والإصدار (على سبيل المثال، جديد)، ونوع الوسائط (على سبيل المثال، فيديو) والتقنية المستخدمة (على سبيل المثال، فوتوشوب). تنشئ هذه المعرفات فهرسًا، وتجمع الأصول التي تحتوي على علامات مشتركة لتحسين إمكانية البحث.

مهام سير العمل: يمكن استخدام هذا الفهرسة بعد ذلك لمهام سير عمل قائمة على قواعد مما يتيح أتمتة المهام والعمليات.

التحكم في الإصدار: يصبح التحكم في الإصدار مهمًا بشكل متزايد لأتمتة مهام سير العمل، حيث يتأكد من استخدام الأصل الأحدث والأكثر حداثة ضمن سير عمل موجود. مع إنشاء مهام سير عمل جديدة ، يمكن استخدام ميزات التحكم في الإصدار داخل نظام إدارة الأصول الرقمية لتعيين تواريخ انتهاء الصلاحية، مما يساعد على التأكد من الوصول إلى أحدث نسخة فقط وترحيلها للمراجعة والاستخدام.

الحوكمة من خلال الأذونات: تعمل الحوكمة من خلال الأذونات على التأكد من أن الأشخاص الذين تم منحهم حق الوصول هم فقط القادرون على استخدام الأصل بالطريقة التي تم تخصيصه لهم. تحمي هذه القدرة الأصول من السرقة أو التلف العرضي أو المحو. 

مع نمو المؤسسات ومكتبات الأصول، ستحتاج أعداد أكبر من أعضاء الفريق إلى الوصول إلى هذه الأصول وتعديلها والتعاون فيها وتتبعها، مما يجعل الأذونات والتحكم في الوصول ذات أهمية حيوية.

التدقيق: تساعد عمليات التدقيق الداخلية المؤسسات على تقييم فعالية إدارة الأصول الرقمية وتحديد مجالات التحسين. وبالمثل، يمكن للهيئات التنظيمية مراجعة حل إدارة الأصول الرقمية للتأكد من أن التقنية وعمليات المؤسسة تتوافق مع اللوائح. يحدث كلا النوعين من عمليات التدقيق بانتظام في الصناعات شديدة التنظيم مثل التمويل والرعاية الصحية.

عند مراجعة منصات إدارة الأصول الرقمية (DAM)، من المهم أن تقوم المؤسسات بتقييم ما إذا كانت الحلول التي تختارها توفر قدرات تدعم حالات الاستخدام الحالية والمستقبلية على حد سواء. قد تأخذ المؤسسة أيضًا في الاعتبار الميزات غير التقنية، مثل درجة دعم العملاء المقدم أو سهولة استخدام الواجهة.

توفر حلول إدارة الأصول الرقمية الرائدة بشكل عام القدرات التالية:

• إدارة دورة حياة الأصل والأذونات القائمة على الأدوار
• التكامل
• مرونة ثنائية الاتجاه
• بنية تحتية مستقرة للتخزين والنقل
• كفاءة نقل الملفات

يجب أن يمكّن حل إدارة الأصول الرقمية (DAM) المؤسسة من إدارة أصولها الرقمية بدءًا من الفكرة والتصور ومرورًا بدورة حياتها بأكملها. يجب أن يوفر أيضًا إدارة لحقوق الوصول والأذونات بدقة تناسب احتياجات المؤسسة للحفاظ على سلامة أصولها.

يجب أن يتكامل حل إدارة الأصول الرقمية مع التقنيات الأخرى التي تستخدمها المؤسسة لإدارة الوسائط الغنية وتنظيمها وتوزيعها، مثل أنظمة إدارة المحتوى (CMS) أو أنظمة معلومات المنتج (PIM)، بالإضافة إلى أي أنظمة قد تضيفها المؤسسة في المستقبل. لتحقيق قدر أكبر من المرونة، ينبغي على المؤسسات أن تأخذ في الاعتبار واجهات برمجة التطبيقات (API) المتاحة التي يمكن استخدامها لإنشاء تكاملات إدارة الأصول الرقمية المخصصة.

يوفر حل إدارة الأصول الرقمية (DAM) المرن والسريع وظيفة البحث عن الأصول في أي اتجاه. تُمكّن المرونة ثنائية الاتجاه المؤسسة من البحث في البيانات الوصفية، مثل العلامة التجارية، للعثور على الأصل، أو البحث في الأصل للعثور على البيانات الوصفية. تدعم هذه القدرة البحث عن الأصل وإعادة توظيفه من قِبل مجموعات وظيفية أخرى داخل المؤسسة.

إن حل إدارة الأصول الرقمية (DAM) الذي تختاره المؤسسة لا يقل أهمية عن كيفية ومكان تخزين الأصول والقدرة على مشاركة الملفات ونقل الأصول أينما دعت الحاجة إليها. سواء اختارت مؤسسة تخزينًا مُعرّفًا بالبرمجيات داخل مقرها أو تخزينًا سحابيًا، ينبغي لها أن تأخذ في الحسبان الموثوقية والمرونة وقابلية التوسع والأداء وإمكانية الاسترداد التي تُقدَّم لحماية أصولها.

تعتبر سرعة وكفاءة نقل الملفات مهمة لأنها تؤثر بشكل مباشر على سرعة الأعمال. ستساعد القدرة على مشاركة الأصول واستخدامها متى وأينما تحتاجها المؤسسة في تحديد فعالية الحل المختار.

يتم استخدام نظام إدارة الأصول الرقمية ونظام إدارة المحتوى لإدارة المحتوى الرقمي، ولكن بطرق مختلفة.

حل إدارة الأصول الرقمية هو مستودع مركزي حيث يتم تخزين جميع الأصول الرقمية للشركة. يُستخدم في المقام الأول لتنظيم الملفات على مستوى المؤسسة والتعاون ومشاركة المعلومات. يُستخدم لإيواء مجموعة أوسع من أنواع الملفات الرقمية مقارنة بنظام إدارة المحتوى (CMS)، ويوفر قدرات أكثر تقدمًا، مثل إمكانيات تنظيم متقدمة والتحكم في الإصدار.

يُستخدم نظام إدارة المحتوى أيضًا لإدارة المحتوى الرقمي، ولكن يُستخدم نظام إدارة المحتوى بشكل أساسي لإدارة المحتوى ونشره على مواقع الويب والمنصات الأخرى عبر الإنترنت. على سبيل المثال، يُعدّ Wordpress نظام إدارة محتوى شائع.

• يُستخدم لإدارة مكتبة المؤسسة الكاملة للأصول الرقمية في موقع مركزي واحد. يمكن استخدامه لإدارة الأصول للعديد من العلامات التجارية أو الشركات داخل نفس المؤسسة.
  
  
• يُمكِّن التعاون بين الفرق في إنشاء الأصول ومراجعتها، ويعزز اتساق العلامة التجارية عبر قنوات متعددة.
  
  
• يُستخدم لإدارة وتوزيع مجموعة كبيرة من المواد، بما في ذلك الصور ومقاطع الفيديو والشعارات والملفات الصوتية والمواد التسويقية ومجموعات المبيعات والبيانات الوصفية وغيرها.
  
  
• مثل نظام إدارة المحتوى، غالبًا ما يتضمن برنامج إدارة الأصول الرقمية أذونات المستخدم والتحليلات التي تساعد الفرق على تتبع استخدام الأصل ومشاركته.
  
  
• يوفر ميزات متقدمة مثل القدرة على تنظيم الأصول حسب القسم أو الحملة والقدرة على إضافة علامات وبيانات وصفية إلى الأصول. يوفر برنامج إدارة الأصول الرقمية أيضًا قدرات قوية للتحكم في الإصدار وتتبع التغيير للأصل داخل نظام إدارة الأصول الرقمية.
  
  
• غالبًا ما يستخدمه الفرق الإبداعية وفرق التسويق ومديري الأصول الرقمية.

• يُستخدم لإدارة المحتوى ونشره على مواقع الويب والمدونات ووسائل التواصل الاجتماعي والمنصات الرقمية الأخرى.
  
  
• يُستخدم عادةً لإدارة المحتوى النصي وصور المنتجات ومقاطع الفيديو والأيقونات والشعارات وأنواع الملفات الأخرى التي تُنشر عادةً على المواقع الإلكترونية.
  
  
• يوفر قوالب لبناء صفحات الويب، وأدوات أخرى مثل إمكانيات البيئة التجريبية والمعاينة، مما يساعد في بناء المواقع الإلكترونية وعملية النشر الرقمي.
  
  
• يقدم تحليلات أساسية لأداء صفحة الويب وميزات أذونات المستخدم للتحكم في الوصول إلى الصفحة والنشر.
  
  
• غالبًا ما يُستخدم من قبل مديري المواقع الإلكترونية، ومنشئي المحتوى، والمسوقين وغيرهم ممن ينشرون بشكل متكرر على موقع المؤسسة أو قنوات التواصل الاجتماعي.

الإدارة الفعالة لإدارة الأصول توفر العديد من الفوائد، بما في ذلك:

• انخفاض تكاليف الإنتاج وتحسين تخصيص الموارد
• مزيد من الشفافية التنظيمية
• زيادة التحويل والاحتفاظ بالعملاء
• تحسين اتساق العلامة التجارية
• الحوكمة والامتثال

إن مركزية الأصول ضمن نظام إدارة الأصول الرقمية (DAM) تمكّن المؤسسات من العثور على الأصول وإعادة استخدامها، مما يؤدي إلى تحقيق وفورات في تكاليف الإنتاج وتقليل مسارات العمل المكررة. تشجع التكاليف المنخفضة على تخصيص الموارد في مجالات أخرى من العمل. تساعد مكاسب الكفاءة الناتجة على جلب الأصول والحلول إلى السوق بشكل أسرع.

توفر إدارة الأصول الرقمية للمستخدمين رؤية واضحة وشاملة للأصول الرقمية، مما يُحدث تأثيرًا إيجابيًا على إدارة المشاريع وتخطيط المحتوى وتنفيذه. يمكن أن تزيد التعاون بين مختلف الأطراف المعنية أو تقدم مسارات عمل أكثر تأثيرًا من خلال إلغاء المشاريع الزائدة.

عندما تنظم الشركات المحتوى بشكل مناسب بناءً على مرحلة رحلة المشتري للمستخدم، يمكنها تقديم محتوى وعلامات تجارية ومواد تسويقية في الوقت المناسب لجمهورها المستهدف. يتيح نظام إدارة الأصول الرقمية للمؤسسة تخصيص تجربة العملاء لإنشاء علاقات أقوى وتنميتها. تساعد هذه العملية في نقل العملاء المحتملين والحاليين عبر دورة الشراء بشكل أسرع وأكثر فعالية.

تعزز إدارة الأصول الرقمية الاتساق في الرسائل وتحديد المواقع والتمثيل المرئي والوسائل الأخرى للالتزام بهوية العلامة التجارية. باستخدام نظام إدارة الأصول الرقمية (DAM)، يمكن للأقسام الوظيفية ووحدات الأعمال إعادة استخدام الملفات الإبداعية والأصول الأخرى لتحقيق الكفاءة وتقديم رسائل متماسكة للسوق.

يمكن أن تلعب التراخيص والوثائق القانونية والحفوظات والأصول الأخرى أدوارًا رئيسية في تلبية المتطلبات التنظيمية التي تفرضها الصناعات أو الحكومة متطلباتالامتثال . إن القدرة على تنظيم هذه المواد واسترجاعها بسرعة يمكن أن توفر الوقت والمال على المؤسسة وتخفف من تعطل الأعمال الأساسية.