Sistema de registro frente a fuente de la verdad: ¿cuál es la diferencia?

La diferencia entre SOR y SOT es menos tecnológica que funcional. No se trata tanto de tipos diferentes de sistemas de información como de sistemas de información que desempeñan funciones diferentes en una organización.

• La función principal de un sistema de registro es dar soporte a las operaciones del negocio mediante la captura de datos del negocio en un dominio en particular. Por ejemplo, una herramienta de gestión de relaciones con los clientes (CRM) a menudo sirve como sistema de registro para los datos de los clientes de una organización, capturando información como el nombre y los detalles de contacto. 

• La función principal de una fuente de la verdad es correlacionar elementos de datos de diferentes sistemas para crear una imagen holística de un objeto de datos, como un cliente, un producto o un proceso. A menudo, los stakeholders utilizan esta imagen holística para el análisis de datos y la toma de decisiones. Por ejemplo, un almacén de datos puede reunir datos de múltiples aplicaciones empresariales: un CRM, una herramienta de planificación de recursos empresariales (ERP) o un sistema de gestión de inventario. Esta agregación permite a los analistas de negocios identificar tendencias más amplias, como qué tipos de productos funcionan mejor con diferentes segmentos de clientes. 

Dicho de otra manera, los SOR y las SOT tienen diferentes puntos débiles:

• Los SOR crean un almacén de datos autorizado para cada dominio empresarial, de modo que los miembros individuales del equipo, las unidades de negocio y las aplicaciones no necesitan mantener sus propios conjuntos de datos duplicados e incoherentes. 

• Los SOT ayudan a evitar los silos de datos y permiten a las organizaciones obtener una visión completa de sus objetos de datos en todos los dominios. 

Los sistemas de registro y las fuentes de información veraz pueden adoptar muchas formas, dependiendo de las necesidades de la empresa y de la arquitectura de datos: software especializado, una base de datos básica, un sistema de archivos en la nube u otro sistema de almacenamiento. La mayoría de las organizaciones mantienen tanto SOR como SOT, ya que sirven para propósitos distintos. 

Un sistema de registro (SOR) es una fuente autorizada de datos comerciales originales. Los SOR pueden contener datos sobre clientes, empleados, productos, proveedores u otros activos y entidades relacionados con los procesos comerciales cotidianos. 

Un sistema de registro es el lugar donde primero se crean los datos principales del negocio y, posteriormente, se mantienen. Cada SOR generalmente se enfoca en capturar datos que pertenecen a una operación o dominio comercial en particular. 

Por ejemplo, muchas organizaciones utilizan un sistema de información de recursos humanos (HRIS) para gestionar los registros de los empleados. Por lo general, estos registros se crean primero en el Sistema de información de recursos humanos (HRSI), no se trasladan desde otro lugar. Si otro sistema necesita acceso a los registros de empleados, los obtiene del Sistema de información de recursos humanos (HRSI).

Algunos SOR capturan datos en tiempo real. Otros usan actualizaciones por lotes.

Un sistema de registro es una fuente de datos fidedignos. Esto significa dos cosas:

1. El SOR es la fuente de datos que alimenta otros sistemas. Los stakeholders pueden acceder a los datos a través de algún otro portal, como un almacén de datos o un lakehouse de datos, pero los datos que fluyen hacia ese portal provienen en última instancia del SOR relevante.
    

2. Si surge alguna pregunta o discrepancia con respecto a una parte de la información, la versión del SOR se trata como la versión correcta.

Contar con una fuente autorizada designada para cada tipo de datos ayuda a garantizar la coherencia de los mismos. Todos los que trabajan con los datos utilizan el mismo conjunto de datos, en lugar de sus propios conjuntos de datos personales, lo que puede generar silos, fragmentación, errores, brechas de visibilidad y otros problemas.

Debido al enfoque en la calidad de los datos, muchos SOR cuentan con automatización de los flujos de trabajo integrados para la validación de datos. Por ejemplo, un CRM puede verificar cualquier elemento de datos categorizado como número de teléfono para asegurarse de que sigue el formato adecuado XXX-XXX-XXXX. 

Los SOR también tienden a restringir los privilegios de escritura a un grupo reducido de personas o sistemas. Esto ayuda a garantizar la la integridad de los datos al evitar la manipulación maliciosa o negligente.

Debido a que mantienen almacenes de datos confiables, los SOR a menudo desempeñan un papel en los esfuerzos de gobernanza de datos y cumplimiento. Los SOR pueden ayudar a garantizar que solo las personas adecuadas puedan leer o escribir datos por los motivos correctos. También pueden ayudar a mantener registros de auditoría y registros de acceso para ayudar a probar el cumplimiento de normas y detectar infracciones para su corrección.

Un sistema de registro puede ser una simple base de datos SQL o un sistema de almacenamiento de archivos en la nube. Sin embargo, por lo general, las organizaciones utilizan aplicaciones y software especializados, ya que estas herramientas cuentan con funciones integradas que ayudan a garantizar la precisión y la coherencia de los datos.

Algunos ejemplos comunes de SOR son las bases de datos de gestión de relaciones con los clientes (CRM), el software de gestión del capital humano (HCM), el software de planificación de recursos empresariales (ERP), los sistemas de ejecución de la fabricación (MES), las bases de datos de gestión de la configuración (CMDB) y las plataformas de gestión de proyectos. 

Una fuente de la verdad es un sistema de información que agrega o armoniza los flujos de datos procedentes de diferentes fuentes en una arquitectura de datos empresarial para crear una visión completa de los objetos de datos de una organización en todos los dominios. 

Un “objeto de datos” es aquello a lo que se refieren los datos: un cliente, un producto, un proceso o alguna otra entidad o activo. 

Los sistemas de registro son muy eficaces para mantener almacenes de datos precisos. Sin embargo, cada sistema de registro tiene un alcance limitado a un solo dominio. Como resultado, ningún sistema de registro contiene una imagen completa de un objeto de datos que existe en todos los dominios.

Las fuentes de la verdad ayudan a resolver este problema al tomar datos de múltiples sistemas, conciliarlos y correlacionarlos para producir una visión holística de los datos de una organización.

Por ejemplo, consideremos un cliente. El CRM de la organización rastrea datos de identificación como su nombre y el propietario de la cuenta asociada. El software de contabilidad realiza un seguimiento de todas las facturas y pagos del cliente. Un sistema de tickets de soporte realiza un seguimiento de cuánto tiempo de soporte ha requerido este cliente y para qué problemas. 

Cada SOR individual (el CRM, el software de contabilidad, el sistema de tickets de soporte) puede ofrecer insights sobre una sola faceta del cliente. Pero una fuente de la verdad utiliza estos SOR como sistemas de origen, agregando datos de todos ellos para crear un único registro de cliente que incluye información de identificación, datos financieros y necesidades de soporte.  

Al crear una vista holística de los objetos de datos, una fuente de la verdad ayuda a romper los silos de datos y hace posible que los analistas, usuarios de negocios y otros stakeholders utilicen los datos de la organización para tomar decisiones informadas, predicciones y proyecciones.

Por ejemplo, considere ese registro holístico de clientes que une datos y métricas de CRM, contabilidad y soporte. Armado con esta visión completa, un analista de datos ahora puede responder a una pregunta como: “¿Es rentable este cliente?” 

Cabe destacar que no todos los SOTs actúan como portales o plataformas de analytics.

Al igual que un SOR, una SOT es una función que desempeña un sistema de información en particular, no una categoría tecnológica distinta. Por lo tanto, las SOT pueden adoptar muchas formas. Algunos ejemplos comunes son:

• Almacenes de datos y mercados de datos, que agregan datos de diversas fuentes en un almacén de datos central optimizado para consultas y análisis. 

• Gestión de dispositivos móviles (MDM) plataformas, que consolidan activos de datos empresariales clave, como información del cliente, detalles del producto y datos de ubicación. 

Lakehouses de datos, que combinan el almacenamiento de datos flexible de los data lakes con las capacidades de analytics de alto rendimiento de los almacenes de datos.

Cualquiera que sea la forma que adopten, la mayoría de las fuentes de verdad se construyen a través de un proceso común:

1. Identificar los sistemas de registro relevantes que deban unificar.
    

2. Establecer reglas MDM que dicten cómo se estructuran, concilian y relacionan los datos.
    

3. Integrar los SOR en un repositorio común mediante un proceso de extracción, carga y transformación (ELT) o virtualización.

Una única fuente de la verdad (SSOT) es aproximadamente lo mismo que una fuente de verdad: una fuente fiable de información que une datos empresariales de toda la organización para crear una visión holística de los objetos de datos. 

Pero la adición de la palabra “única” enfatiza un enfoque particular para diseñar la arquitectura de datos: la idea de que solo debe haber una fuente de la verdad a la que todos los stakeholders y aplicaciones hacen referencia. 

Algunas organizaciones pueden tener múltiples fuentes de verdad, según sus necesidades y arquitecturas. Pero una organización con una única fuente de la verdad tiene como objetivo unificar todas estas SOT dispares en una vista centralizada y conciliada de los datos en toda la organización.

Por similares y complementarios que sean, los SOR y las SOT se tratan como componentes distintos de una arquitectura de datos porque desempeñan diferentes funciones con diferentes requisitos.

Los SOR son responsables de la creación de datos y de su integridad dentro de su dominio. Las SOT son dueños de la coherencia de los datos en todos los dominios. Un SOR no necesita una vista holística de cada objeto de datos. Solo necesita registrar los datos que importan en su dominio. Pero otros usuarios y sistemas pueden necesitar una visión holística, y ahí es donde entra en juego la SOT.