Automatización de Compra a pago (P2P)

El proceso de Compra a pago tiene muchas partes móviles y, a medida que una empresa crece, gestionar cada paso manualmente se vuelve cada vez más complejo. Con más solicitudes de compra, facturas e interacciones con proveedores que gestionar, aumenta el riesgo de errores o pérdida de documentación. Las soluciones de software y automatización de Compra a pago reúnen todo en un sistema integrado y fluido que conecta las compras y las cuentas por pagar, haciendo que todo el proceso sea más manejable y eficiente.

Las tecnologías avanzadas, como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML) y la automatización robótica de procesos (RPA), reducen los errores y los cuellos de botella y aumentan la productividad general. Las organizaciones que implementan la automatización de la Compra a pago pueden agilizar la gestión de proveedores, optimizar su proceso de compras y obtener una mayor visibilidad de sus transacciones financieras. La automatización de la cadena de suministro hace que la gestión de proveedores sea más sencilla y mejora la toma de decisiones a través de mejores datos.

Una ventaja clave de la automatización P2P es su capacidad para simplificar los procesos, crear coherencia y aplicar el cumplimiento en todas las actividades de compra. Las verificaciones integradas, como la comparación triple—comparación de pedidos de compra, facturas y recibos—ayudan a prevenir discrepancias y fraudes.

Por ejemplo, según un estudio reciente, sólo una tercera parte de las organizaciones emplean herramientas de automatización en áreas como las compras (33%) y las cuentas por pagar (35%). Sin embargo, las empresas que optimizaron completamente la automatización de las cuentas por pagar ven 33% menos pagos duplicados o incorrectos en comparación con las que no hicieron el cambio.¹

Los flujos de trabajo de aprobación automatizados ayudan a garantizar que las compras sigan las políticas de la empresa. Características como el procesamiento digital de facturas con tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) reducen la necesidad de introducir datos manualmente, lo que acelera el proceso de pago y mejora las relaciones con los proveedores a través de mejores notificaciones.

Los sistemas automatizados también proporcionan analytics en tiempo real e insights sobre las pautas de gasto, lo que ayuda a las empresas a identificar oportunidades de ahorro. La integración de la automatización P2P con los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP) y las herramientas financieras ayuda a garantizar que las actividades de compra estén alineadas con las necesidades empresariales más amplias.

A medida que las empresas se esfuerzan por lograr una mayor agilidad operativa, la automatización del ciclo de Compra a pago se convirtió en una iniciativa esencial para gestionar eficazmente el flujo de caja y las operaciones a largo plazo.

Automatizar el proceso P2P es esencial para las organizaciones que buscan escalar efectivamente y operar con mayor control. Al reemplazar las tareas manuales con flujos de trabajo automatizados, las compras digitales ayudan a las organizaciones a mover más allá de los sistemas obsoletos mediante la creación de flujos de trabajo más optimizados y conectados que respaldan la velocidad y la precisión.

Este cambio implica elegir la solución de compras adecuada que admita diversos módulos adaptados a las necesidades de la organización. IBM, con operaciones en más de 170 países que involucran a más de 13,000 proveedores, ha transformado sus propias operaciones de compra mediante el uso de IA, automatización y blockchain. Esta transformación permitió a su equipo de compras incorporar proveedores 10 veces más rápido y realizar análisis de precios en 10 minutos en lugar de 2 días.²

Aun así, los directores de compras (CPOs) podrían necesitar más convencimiento. Conocidos por ser cautelosos a la hora de tomar decisiones, en realidad tienen un 60% más de probabilidades que otros ejecutivos de considerar que la IA generativa es no importante—principalmente debido al escepticismo sobre el retorno de la inversión (ROI). Pero no verán ningún retorno de la inversión (ROI) a menos que comiencen a usarlo. Los directores ejecutivos (CEO) pueden guiar a los CPOs hacia las oportunidades de mayor impacto. Por ejemplo, el 59% de los CPOs creen que es muy importante aplicar la IA generativa al gasto predictivo y al analytics de abastecimiento.³  

En un entorno empresarial dinámico, la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios del mercado es crucial. La automatización P2P elimina los silos al conectar las funciones de compras y cuentas por pagar, lo que ayuda a garantizar que los equipos de compras y los stakeholders tengan acceso a la información correcta en el momento correcto. Esto conduce a una toma de decisiones más rápida, operaciones más eficientes y una alineación más fuerte entre los objetivos financieros y estratégicos.

Además, la automatización del ciclo P2P es vital para mitigar los riesgos asociados con el error humano, el fraude y el incumplimiento. Los sistemas automatizados aplican procedimientos estandarizados y mantienen registros de auditoría detallados, lo que ayuda a garantizar la transparencia y la responsabilidad a lo largo del ciclo de vida del proceso de compra. Esto protege los activos financieros de la organización y fortalece su reputación en el mercado.   

Lo más importante es que la automatización ayuda a reducir el riesgo. Confiar en procesos manuales deja espacio para el error humano y la actividad fraudulenta. Con la automatización P2P, las organizaciones pueden aplicar políticas consistentes, mantener pistas de auditoría exhaustivas y ayudar a garantizar que cada paso del proceso de compra sea transparente y responsable.

La automatización del proceso de compra a pago (P2P) implica la integración de tecnología para agilizar y mejorar cada fase de compra y pago. Esta transformación reduce la intervención manual, minimiza los errores y ayuda a garantizar el cumplimiento de las políticas de la organización. Algunos ejemplos de automatización del proceso P2P son:​

El proceso comienza cuando un departamento reconoce la necesidad de bienes o servicios. En lugar de completar y enviar manualmente las solicitudes de compra, los sistemas automatizados permiten a los empleados enviar solicitudes de compra digitales, detallando los artículos y especificaciones requeridos. Este enfoque digital estandariza las solicitudes y proporciona seguimiento en tiempo real.

Una vez que se envía una solicitud, los flujos de trabajo automatizados la envían a los gerentes apropiados para su aprobación. Estos flujos de trabajo se pueden personalizar en función de factores como el departamento, la cotización o el tipo de artículo, lo que ayuda a garantizar un proceso de aprobación más rápido.

La automatización ayuda a evaluar a los posibles proveedores mediante el análisis de criterios como los precios, la fiabilidad y la calidad. Una vez seleccionados, los proveedores pueden emplear los portales de autoservicio para entrada y actualizar su información, lo que ayuda a agilizar el proceso de incorporación y a mantener registros precisos. ​Muchos sistemas también admiten la gestión de contratos, lo que ayuda a garantizar que los acuerdos se controlen, actualicen y cumplan durante toda la relación.

Una vez que se aprueba una solicitud, un sistema de automatización de pago o para pedidos de compra puede generar instantáneamente un pedido de compra con detalles precisos y enviarlo electrónicamente al proveedor. Esto elimina el riesgo de errores derivados de la creación manual de pedidos de compra y acelera el proceso de pedido.

Al momento de la entrega, los sistemas automatizados cotejan los bienes o servicios recibidos con el pedido de compra correspondiente. Este paso verifica que el pedido esté completo y cumpla con los requisitos especificados.

Los proveedores envían facturas electrónicamente. La automatización de AP emplea la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) durante el procesamiento de las facturas para escanear y extraer detalles clave, cotejando las facturas con los pedidos y los recibos de entrega antes de la aprobación de las facturas. Este paso de validación de correspondencia a tres bandas ayuda a garantizar que los pagos sólo se realizan por los bienes y servicios que se pidieron y recibieron, reduciendo las disputas y los posibles fraudes.  

Luego de coincidir y aprobar con éxito, las empresas pueden emplear el software de automatización para programar y procesar los pagos de los proveedores a tiempo y ayudar a garantizar que cumplan con los términos acordados. Los pagos se pueden ejecutar a través de varios métodos digitales, lo que reduce el riesgo de cargos por demora y fortalece las relaciones con los proveedores. La automatización también mejora la gestión del flujo de caja al proporcionar más visibilidad de las próximas obligaciones financieras.

Los sistemas P2P automatizados recopilan y analizan datos a lo largo de todo el proceso de compra, ofreciendo insights sobre las pautas de gasto, el rendimiento de los proveedores y la eficiencia de los procesos. Estos analytics ayudan a mejorar la toma de decisiones y respaldan la mejora continua de los procesos.

Las tecnologías clave utilizadas en la automatización P2P incluyen:​

Inteligencia artificial y aprendizaje automático: IA en compras y algoritmos de aprendizaje automático (ML) analizan los datos de compras para predecir tendencias, optimizar las decisiones de compra e identificar anomalías que puedan indicar fraude o problemas de cumplimiento. La IA generativa respalda el abastecimiento estratégico y la negociación al descubrir patrones en los datos del mercado, revelando oportunidades para agregar compras o reducir significativamente costos que de otro modo podrían pasar desapercibidos.³ Estas tecnologías permiten que los sistemas aprendan de los datos históricos, mejorando la toma de decisiones a lo largo del tiempo. ​

Plataformas basadas en la nube: Las soluciones modernas de compras a pago a menudo utilizan plataformas basadas en la nube para integrar flujos de trabajo de finanzas y compras en sistemas unificados. Estas soluciones de automatización P2P ofrecen escalabilidad, acceso a datos en tiempo real y colaboración mejorada entre departamentos y con socios externos. ​Por ejemplo, SAP Ariba cubre el proceso de source-to-pay (S2P) de principio a fin, incluyendo el abastecimiento estratégico, la gestión de la cadena de suministro, la gestión de proveedores, las compras, la optimización del capital circulante, la gestión de facturas y la visibilidad de gastos.

Robotic Process Automation: La RPA automatiza tareas repetitivas como la introducción de datos, la creación de pedidos de compra y el procesamiento de facturas. Al imitar las acciones humanas, la RPA reduce el esfuerzo manual, minimiza los errores y acelera el procesamiento de las transacciones. ​

Reconocimiento óptico de caracteres: La tecnología OCR convierte diferentes tipos de documentos, como facturas escaneadas y recibos de mercancías, en texto legible por máquina. Esto ayuda a extraer e ingresar datos automáticamente, agilizando el procesamiento de facturas y reduciendo el trabajo manual.

Intercambio electrónico de datos (EDI): El EDI permite el intercambio electrónico de documentos comerciales entre organizaciones en un formato estandarizado. En P2P, el EDI permite una comunicación fluida con los proveedores, gestionando automáticamente transacciones como pedidos de compra y facturas, mejorando la velocidad y la precisión.

Los beneficios clave de la automatización del proceso P2P incluyen:​

Mayor eficiencia y productividad: Automatizar tareas como la introducción de datos y el procesamiento de facturas ayuda a reducir el trabajo manual. De este modo, el departamento de compras y los equipos financieros disponen de más tiempo para centrar en los objetivos y estrategias generales.

Mayor precisión y reducción de errores: La automatización minimiza la intervención humana en el manejo de datos. Con menos entrada manual, hay menos margen para errores. La automatización ayuda a mantener los datos financieros limpios y confiables, lo que ayuda a garantizar informes financieros precisos y mejora los procesos de toma de decisiones.​

Mejora del cumplimiento y la prevención del fraude: La digitalización del proceso P2P ayuda a garantizar el cumplimiento de las políticas internas y las normativas externas. Los sistemas automatizados aplican procedimientos estandarizados y mantienen registros claros, lo que reduce el riesgo de fraude. ​

Ahorro de costos: El uso de la automatización para agilizar las actividades de compra reduce los costos al disminuir los gastos operativos asociados con el procesamiento manual y mitigar errores costosos causados por ineficiencias. Un mejor cumplimiento y la prevención del fraude también ayudan a evitar multas o pérdidas.

Mejores relaciones con los proveedores: pagar a los proveedores a tiempo y mantener la comunicación eficiente genera confianza, lo que puede mejorar los procesos de pago y potencialmente conducir a términos más favorables, descuentos de pago y asociaciones.

Visibilidad y control de gastos mejorados: Los sistemas P2P automatizados proporcionan visibilidad en tiempo real de los patrones de gasto y las actividades de compra. Esta visibilidad permite a las organizaciones monitorear eficazmente los presupuestos, identificar oportunidades de ahorro de costos y tomar decisiones financieras informadas. ​