Transformación y estrategia de compras digitales

Al adoptar tecnología, como los sistemas de compras electrónicas, analytics de datos y la IA, las empresas pueden optimizar las Operaciones, mejorar la eficiencia y reducir los costos. Este cambio mueve a las empresas lejos de los procesos manuales y los documentos en papel hacia estrategias automatizadas, basado en datos, que brindan mayor transparencia y control, lo que en última instancia mejora las estrategias de abastecimiento y la selección de proveedores.

Las plataformas de contratación electrónica centralizan las actividades de adquisición, reduciendo los errores y garantizando el cumplimiento. La automatización y la IA en las compras mejoran aún más estos sistemas al manejar tareas repetitivas, como el procesamiento de facturas y las evaluaciones de proveedores, mientras que el análisis impulsado por IA y el machine learning brindan insights sobre las tendencias del mercado y el rendimiento de los proveedores. 

Las herramientas de gestión de relaciones con los proveedores (SRM) mejoran la colaboración con los proveedores, lo que lleva a mejores negociaciones y bienes y servicios de mayor calidad. El análisis predictivos ayuda a las empresas a pronosticar la demanda con precisión, optimizando los niveles de inventario y evitando la escasez o el exceso de existencias.

La tecnología blockchain y los contratos inteligentes añaden otro nivel de eficiencia y seguridad en las compras. El blockchain garantiza que los registros de compras permanezcan a prueba de manipulaciones, lo que reduce el fraude y los errores, mientras que los contratos inteligentes automatizan la aplicación de los acuerdos entre compradores y proveedores. Estas capacidades ayudan a garantizar que se cumplan los términos contractuales sin necesidad de intermediarios. 

Las adquisiciones digitales no solo proporcionan beneficio a las grandes empresas, sino también a las pequeñas y medianas empresas (PYMES), proporcionándoles un mejor acceso a los proveedores, precios y una mejor gestión del flujo de caja. Al adoptar nuevas tecnologías y estrategias de transformación digital, las organizaciones pueden navegar de manera efectiva por las complejidades de la cadena de suministro y seguir siendo competitivas.

Las compras digitales mejoran la eficiencia, reducen los costos y brindan mayor visibilidad en las operaciones de compras. Los procesos de compras tradicionales a menudo dependen de tareas manuales, documentación en papel y comunicación fragmentada, lo que genera ineficiencias y errores. 

Mediante el uso de flujos de trabajo inteligentes impulsados por analytics de datos, IA y automatización, las empresas pueden optimizar estos procesos e impulsar mejoras significativas. Esto es cada vez más importante, ya que un estudio de IBM reveló que un tercio de los directores de la cadena de suministro comenzaron a trabajar con proveedores en nuevos países o regiones en los últimos tres años.² Eliminar la fricción de los procesos ayuda a las empresas a optimizar las cadenas de suministro , acortar los tiempos del ciclo de adquisiciones y lograr ahorros de costos y eficiencia operativa.

Por ejemplo, una colaboración entre Dun & Bradstreet Ask Procurement e IBM watsonx utiliza datos de confianza e IA para ofrecer evaluaciones integrales de riesgos de proveedores de 360° y se estima que reducirá el tiempo de las tareas de compras en un 10-20 %.⁴  En Asia-Pacífico, una institución financiera ahorró 20 millones de USD en costes operativos con flujos de trabajo inteligentes.³ E IBM, con operaciones en más de 170 países que involucran a más de 13 000 proveedores, ha transformado sus propias operaciones de compras mediante el uso de IA, automatización y blockchain. Esta transformación permitió a su equipo de compras incorporar proveedores diez veces más rápido y realizar análisis de precios en diez minutos en lugar de dos días.³

Más allá del ahorro y la eficiencia, la adquisición digital es esencial para la administración de riesgos de la cadena de suministro y para ayudar a garantizar la agilidad. El análisis de datos en tiempo real y la previsión predictiva ayudan a los directores de compras (CPO) a identificar las perturbaciones, los riesgos de los proveedores o los cambios del mercado, lo que permite realizar ajustes rápidos de la estrategia. La sustentabilidad se apoya en el seguimiento del cumplimiento de las normas medioambientales y éticas por parte de los proveedores.

Las compras digitales también desempeñan un papel clave en el aumento de la satisfacción del cliente. Muchas empresas B2B realizan un seguimiento de Net Promoter Scores (NPS) para medir la satisfacción del cliente. Al optimizar las adquisiciones, las empresas pueden mejorar la experiencia del cliente, lo que se traduce en una mejora del 30-50 % en el NPS y ayuda a garantizar una entrega puntual y de alta calidad que supere las expectativas.³

Las adquisiciones digitales utilizan diversas herramientas y tecnologías para mejorar y automatizar el proceso de adquisiciones. Algunos ejemplos de tecnología de adquisiciones digitales incluyen: 

Tecnología blockchain y contratos inteligentes: el blockchain garantiza transacciones de compras seguras y a prueba de manipulaciones mediante la creación de un registro transparente e inmutable de compras, contratos y pagos. Los contratos inteligentes automatizan la gestión de contratos, lo que garantiza que los términos se cumplan sin necesidad de intermediarios, lo que se traduce en transacciones más rápidas y seguras.

Herramientas de ciberseguridad y protección de datos: estas tecnologías protegen los datos de adquisiciones, la información de los proveedores y las transacciones financieras de las amenazas cibernéticas. Incluyen cifrado, autenticación multifactor y detección de amenazas en tiempo real para proteger los procesos de adquisición confidenciales y mantener el cumplimiento normativo.

Mercados digitales y redes de proveedores: estas plataformas amplían el acceso de una empresa a una gama más amplia de proveedores y productos, fomentando la competencia y la innovación. Simplifican el proceso de adquisición a través de una fácil comparación de precios y ofertas, mejorando la transparencia y reduciendo los tiempos del ciclo de adquisición.

Plataformas de contratación electrónica: estos sistemas digitales, como Coupa y Procurify, gestionan todo el ciclo de vida desde la fuente hasta el pago, desde la solicitud hasta el pago. Automatizan las órdenes de compra, agilizando su creación, seguimiento y gestión. También garantizan el cumplimiento de las políticas, reducen los errores manuales y aumentan la eficiencia.

Soluciones de compras móviles: estas aplicaciones permiten al personal de compras gestionar procesos sobre la marcha, proporcionando acceso en tiempo real a información crítica y permitiendo una toma de decisiones más rápida, incluidas aprobaciones en tiempo real de solicitudes de compra y contratos. Mejoran la flexibilidad, la capacidad de respuesta y ayudan a garantizar la continuidad de las operaciones fuera de la oficina.

Análisis predictivos para la forecasting: mediante el análisis de datos históricos y el uso de algoritmos avanzados, estas herramientas predicen las tendencias futuras de la demanda. Esto permite a las empresas optimizar los niveles de inventario, reducir los desabastecimientos y minimizar los costos excesivos de inventario, lo que lleva a una mejor gestión de la cadena de suministro.

Herramientas de gestión de riesgos y cumplimiento: estas herramientas ayudan a las organizaciones a identificar, evaluar y mitigar los riesgos potenciales en la cadena de suministro, lo que ayuda a garantizar el cumplimiento de las regulaciones y reducir las interrupciones. Proporcionan monitoreo e informes en tiempo real, lo que permite una gestión proactiva de los riesgos y el cumplimiento de los estándares de la industria.

 Herramientas de análisis de gastos : el 59 % de los CPO creen que es importante aplicar la IA generativa a los análisis predictivos de gastos y abastecimiento. 1 Estas herramientas utilizan IA generativa y análisis de datos e incorporan paneles de control que visualizan las tendencias de compra, los patrones de gasto y el rendimiento de los proveedores. Estos insights aplicables en la práctica ayudan a identificar oportunidades de ahorro de costos, optimizar la gestión de gastos y respaldar el abastecimiento estratégico.

Herramientas de gestión de relaciones con proveedores (SRM) : las herramientas de SRM se centran en gestionar y optimizar las interacciones con los proveedores. Proporcionan funciones para realizar un seguimiento del rendimiento de los proveedores, facilitar la comunicación y fomentar la colaboración. Estas habilidades conducen a mejores negociaciones y a una mejor calidad de los bienes y servicios.

La implementación de una estrategia de adquisiciones digitales ofrece numerosos beneficios que mejoran la eficiencia operativa y el valor estratégico. Estas son algunas de las ventajas clave:

Eficiencia mejorada: el software de compras digitales automatiza las tareas repetitivas, reduciendo los errores manuales y acelerando los ciclos de compras.

Menores costos: automatización y analytics identifican oportunidades de ahorro de costos, optimizan el gasto y mejoran las negociaciones con los proveedores.

Mejores relaciones con los proveedores: las herramientas de gestión de relaciones con los proveedores (SRM) facilitan una mejor comunicación y colaboración, lo que lleva a asociaciones más sólidas y a una mejor calidad de los bienes y servicios.

Mitigación de riesgos: el monitoreo en tiempo real y los análisis predictivos ayudan a identificar y abordar posibles interrupciones de la cadena de suministro, lo que ayuda a garantizar la continuidad de negocio. Las organizaciones que han optimizado la IA en la compra hasta el pago detectan un 50 % más de facturas fraudulentas.⁵

Mayor transparencia: las plataformas digitales centralizadas proporcionan una visibilidad clara de las actividades de adquisición, lo que mejora la rendición de cuentas y el cumplimiento de normas.

Escalabilidad: las soluciones de adquisiciones digitales pueden adaptarse fácilmente al crecimiento del negocio, dando cabida a mayores volúmenes de adquisiciones sin un aumento proporcional de los recursos.

Toma de decisiones basada en datos: el acceso a datos y métricas completos permite decisiones estratégicas informadas, mejorando los resultados de las compras y la rentabilidad.

La implementación de una estrategia de adquisiciones digitales puede mejorar significativamente la eficiencia, el ahorro de costos y la transparencia de una organización. Para ayudar a garantizar una transición exitosa, las organizaciones deben desarrollar una hoja de ruta clara para la implementación de adquisiciones digitales que incluya estas mejores prácticas: 

Muchas ineficiencias en las adquisiciones se derivan de sistemas fragmentados que requieren la introducción manual de datos, lo que provoca errores. Al integrar una pila tecnológica unificada, una organización de compras puede permitir un flujo de información sin interrupciones y optimizar el uso de las aplicaciones existentes. La conexión de las herramientas de adquisición con los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP) mejora la coherencia de los datos, mejora la automatización del flujo de trabajo y garantiza una mejor visibilidad. Por ejemplo, cuando un sistema ERP está integrado con el software de compras electrónicas, las solicitudes de compra, las aprobaciones y la facturación se pueden sincronizar automáticamente. Esta integración reduce la duplicación y la necesidad de conciliación manual.

La consistencia en los flujos de trabajo de compras minimiza los riesgos, previene errores y mejora la eficiencia. El establecimiento de procesos estandarizados ayuda a garantizar que los equipos de adquisiciones sigan los mismos pasos estructurados cada vez, lo que conduce a resultados predecibles y confiables. Esto es importante para las actividades de adquisición de alto riesgo donde el cumplimiento de normas y la precisión son críticas. Por ejemplo, un proceso estandarizado de incorporación de proveedores que requiera que cada nuevo proveedor pase por evaluaciones de riesgos predeterminadas y aprobaciones de contratos ayudará a la organización a reducir los errores y las violaciones de cumplimiento de normas.

Los equipos de adquisiciones ágiles necesitan herramientas de automatización flexibles para adaptarse a las interrupciones en las cadenas de suministro y los procesos de negocio. La automatizaciónsin código y con código bajo permite a los equipos modificar los flujos de trabajo y automatizar las tareas rutinarias sin depender de TI para cada cambio. Esto permite a los profesionales de adquisiciones responder rápidamente a los desafíos mientras mantienen la supervisión de TI. Por ejemplo, un equipo de adquisiciones puede utilizar una plataforma sin código para crear un flujo de trabajo de aprobación automatizado que dirija instantáneamente las solicitudes de compra a los gerentes apropiados en función de factores como los términos del contrato o el rendimiento de la entrega.

El 73 % de los CPO están de acuerdo en que la IA no reemplazará a las personas, pero las personas que usan IA reemplazarán a las personas que no lo hacen.¹ Incluso con las mejores herramientas digitales, el éxito de las adquisiciones depende de la experiencia del equipo que las gestiona. Capacite al personal sobre los nuevos sistemas y procesos para facilitar la adopción y direccione cualquier resistencia al cambio. Invertir en el desarrollo del talento ayuda a garantizar que las organizaciones maximicen el valor de sus iniciativas de adquisiciones digitales.

Los líderes de adquisiciones deben dar dirección a la complejidad con simplicidad. Si bien muchos creen que la optimización de los flujos de trabajo elimina las ineficiencias, la verdadera simplificación implica diseñar procesos que sean fáciles de entender y ejecutar para los usuarios. El verdadero avance viene con la "simplicidad diseñada", que conduce a un aumento del 42 % en el éxito de la transformación. Al seguir los principios de simplicidad diseñados, las funciones de adquisiciones tienen un 21 % menos de probabilidades de enfrentar una complejidad adicional, en contraste con los enfoques convencionales, que a menudo empeoran las cosas.⁶