¿Qué es source to pay (S2P)?

S2P integra estas actividades de adquisición interconectadas en 1 proceso optimizado, lo que ayuda a garantizar que cada etapa se gestione de manera eficiente y ofrezca resultados. Al unificar estos pasos, S2P mejora la transparencia y el control sobre las actividades de adquisición, al tiempo que respalda la gestión de la cadena de suministro y permite una toma de decisiones basada en datos.

Un paso importante en el proceso S2P es el abastecimiento estratégico, que implica identificar a los proveedores adecuados, evaluar sus capacidades y negociar contratos. Este paso es esencial para encontrar proveedores que se alineen con las expectativas de calidad, costo y entrega de la organización. También suele utilizar procesos de RFX, como solicitudes de propuestas (RFP) para recopilar información y ofertas de proveedores. Después de que se hayan establecido los contratos, el proceso pasa a la adquisición, donde se emiten órdenes de compra, se reciben bienes o servicios y se procesan los pagos.

S2P centraliza los datos de adquisiciones para mejorar la visibilidad y el control, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones informadas y adaptarse a los cambios del mercado. El proceso S2P también puede fortalecer las relaciones con los proveedores al fomentar una comunicación clara y permitir evaluaciones de desempeño. En última instancia, S2P es una herramienta vital para modernizar la estrategia de adquisiciones de una organización y mejorar la optimización y la resiliencia de la cadena de suministro.

La tecnología desempeña un papel clave en la S2P moderna al automatizar tareas repetitivas y proporcionar insights en tiempo real sobre el gasto y el rendimiento de los proveedores.   Las soluciones Advanced de source to pay ofrecidas por proveedores líderes utilizan analytics de datos, inteligencia artificial (IA) y Automatización de la cadena de suministro para optimizar la selección de proveedores, pronosticar la demanda e identificar oportunidades de ahorro de costos. Al integrar las herramientas de adquisiciones con los sistemas financieros, estas plataformas permiten un seguimiento fluido de los gastos, garantizan el cumplimiento de los contratos y mejoran la eficiencia operativa.

S2P a veces se confunde con Procure to Pay (P2P). Las diferencias entre estos procesos radican en su alcance dentro del ciclo de adquisiciones.

S2P es un proceso más amplio y end-to-end que comienza desde el origen (identificación, evaluación y selección de proveedores) y continúa a través de las adquisiciones, el procesamiento de facturas y el pago. Hace hincapié en el abastecimiento estratégico, la selección de proveedores y la gestión de contratos, por lo que es ideal para las organizaciones que buscan optimizar sus iniciativas de adquisición y relaciones con los proveedores. Esencialmente, S2P integra las decisiones estratégicas con el lado transaccional de las adquisiciones, con el objetivo de optimizar la estrategia de adquisiciones, lograr ahorros de costos y administrar todo el ciclo de vida del proveedor.

P2P es un subconjunto de S2P y se enfoca exclusivamente en los aspectos operativos de compras. El objetivo del proceso de procura para pagar es administrar de manera eficiente el flujo de bienes o servicios de los proveedores y asegurar el pago oportuno. El proceso comienza con la creación de requisiciones de compra y órdenes de compra, sigue con la recepción de bienes o servicios y termina con la aprobación y pago de facturas. P2P es de naturaleza más transaccional y operativa, centrada en realizar compras y administrar los pagos de manera eficiente.

En resumen, P2P maneja el lado de la transacción y el pago de las adquisiciones, mientras que S2P cubre todo el ciclo de vida de las adquisiciones, incluido el abastecimiento estratégico y la gestión de relaciones. Esto convierte a S2P en un proceso más completo que integra todas las funciones de adquisiciones para respaldar la estrategia de adquisiciones a largo plazo de una organización.

El proceso desde el origen hasta el pago consta de varios pasos interconectados, cada uno de los cuales tiene como objetivo agilizar las adquisiciones y garantizar el valor a lo largo del ciclo de vida de las compras. Pueden existir ligeras variaciones en la secuencia o el énfasis entre organizaciones o plataformas. Aun así, el marco central sigue siendo coherente, con la fuente al contrato como componente fundacional del proceso S2P.

El proceso S2P suele comenzar con el análisis de gastos, una actividad fundamental para comprender los hábitos de compra de una organización y fomentar una gestión eficaz de los gastos. Este paso examina preguntas como: ¿Quiénes son los proveedores de la organización? ¿Qué bienes o servicios se están comprando? ¿En qué cantidades? ¿A qué precios? Al analizar los datos de gastos y compararlos con los puntos de referencia de la industria, los equipos de adquisiciones pueden descubrir patrones, ineficiencias y oportunidades de ahorro de costos o mejores condiciones para los proveedores. Esta actividad continua no solo informa las decisiones estratégicas de abastecimiento, sino que también ayuda a alinear los esfuerzos de adquisición con objetivos organizacionales más amplios.

En este paso, las organizaciones identifican, evalúan y seleccionan proveedores potenciales que puedan satisfacer sus necesidades de manera efectiva. El proceso a menudo implica la emisión de solicitudes de propuestas (RFP), el análisis de información y ofertas de proveedores y la negociación de términos. El software Advanced S2P ayuda a automatizar este paso, proporcionando insights basados en datos y Advanced inteligencia de mercado para una selección óptima de proveedores. El abastecimiento bien administrado es crítico para ayudar a garantizar el acceso a proveedores confiables y rentables

Una vez seleccionados los proveedores, se crean, negocian y finalizan los contratos. Esta fase define los precios, los términos de entrega, los requisitos de cumplimiento y las métricas de gestión del rendimiento que rigen las relaciones con los proveedores. La gestión eficiente de contratos ayuda a garantizar la protección legal, reduce los riesgos y centraliza los acuerdos para facilitar el acceso y el monitoreo, beneficiando a todos los stakeholders relevantes. Las herramientas de automatización desempeñan un papel clave en la estandarización y optimización de este proceso.

La etapa de adquisiciones implica la creación de solicitudes de compra, la emisión de órdenes de compra (PO) y la gestión de la entrega de bienes o servicios. Las solicitudes deben aprobarse antes de convertirse en órdenes de compra y se realiza un seguimiento de los pedidos para garantizar que se alineen con los términos del contrato. Los sistemas de compras electrónicas se integran perfectamente con las soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP), simplificando estos procesos. Esta integración ayuda a garantizar la eficiencia y el cumplimiento de los requisitos presupuestarios y de políticas.

En este paso, las facturas de los proveedores se reciben, verifican y se cotejan con las órdenes de compra y los recibos a través de un proceso de conciliación de tres vías. Este proceso garantiza la precisión y evita discrepancias o retrasos en los pagos. Las herramientas de automatización agilizan la validación de facturas, marcan discrepancias para su resolución y preparan facturas aprobadas para el pago. Este es un paso crítico para evitar errores y optimizar los flujos de trabajo de cuentas por pagar.

La tramitación del pago es el último paso, en el que las facturas se abonan según las condiciones acordadas. Los sistemas S2P modernos se integran con las herramientas financieras para ayudar a garantizar pagos seguros y puntuales, al tiempo que proporcionan visibilidad del flujo de caja y los gastos. Mantener los pagos según instrucción fortalece las relaciones con los proveedores.

Las plataformas S2P son soluciones digitales integrales diseñadas para unificar y optimizar cada paso del ciclo S2P en una sola plataforma, transformando las adquisiciones en un proceso fluido y basado en datos. Por ejemplo, plataformas como SAP Ariba y Oracle Fusion Cloud Procurement utilizan tecnologías avanzadas que incluyen IA, IA generativa, procesamiento de lenguaje natural y automatización para mejorar la eficiencia, la transparencia y el control. 

Los directores ejecutivos (CEO) están invirtiendo rápidamente en IA para automatizar y agilizar sus cadenas de suministro. En un estudio, el 89 % de los ejecutivos informó que las inversiones clave en automatización incluirán capacidades de IA generativa, y el 19 % afirmó que la IA generativa será de vital importancia para el futuro de la automatización de su cadena de suministro. Cuando se les preguntó dónde esperan que la IA generativa impacte en los procesos de la cadena de suministro, más de la mitad de los encuestados optó por proporcionar autoservicio a los clientes. Otras áreas de impacto esperado incluyen el análisis y procesamiento de pedidos, el forecasting de la demanda y el análisis y optimización del inventario.¹

Algunos ejemplos de cómo se utilizan la IA y la tecnología dentro de pasos específicos del proceso S2P incluyen:

Análisis de gastos: las plataformas S2P modernas utilizan analytics impulsados por IA para proporcionar insights profundos sobre los gastos de la organización. Estas herramientas agregan y clasifican los datos de gastos en todos los departamentos, identifican patrones y destacan áreas para oportunidades de ahorro de costos. Los algoritmos de IA pueden predecir futuras tendencias de gasto, ayudando a los equipos de adquisiciones a tomar mejores decisiones sobre asignaciones presupuestarias y negociaciones con proveedores.

Abastecimiento de proveedores: de todas las actividades de adquisición, la mayoría de las organizaciones utilizan IA para el abastecimiento. En 1 estudio, el 59 % de los encuestados ha implementado IA para "proporcionar gobernanza de abastecimiento y realizar gestión de categorías" o "desarrollar estrategias de abastecimiento y gestión de categorías" o como parte de su implementación integral en los procesos de adquisición.² La IA y el PLN mejoran el proceso de abastecimiento mediante el análisis de los datos de los proveedores, la automatización de la puntuación de los proveedores y la recomendación de proveedores óptimos en función de criterios predefinidos, como el precio, la calidad y las prácticas de riesgo y sustentabilidad. Las capacidades del PLN reducen el esfuerzo manual al permitir que la plataforma escanee e interprete la documentación del proveedor, como certificaciones o registros de cumplimiento.

Gestión de contratos: las herramientas de gestión de contratos impulsadas por IA dentro de las plataformas S2P simplifican la creación, negociación y monitoreo de contratos. El PLN se utiliza para analizar el lenguaje contractual, marcar inconsistencias y ayudar a garantizar el cumplimiento de las políticas legales y organizacionales. La automatización permite a las empresas realizar un seguimiento de los hitos de los contratos, gestionar las renovaciones y reducir los riesgos asociados con el incumplimiento o el incumplimiento de los plazos.

Ejecución de adquisiciones: un estudio reciente descubrió que el uso de la IA durante esta fase dio como resultado un coste anual total 28 % más bajo de ejecución de los procesos de adquisición como porcentaje del gasto.² Las plataformas S2P impulsadas por IA automatizan las solicitudes de compra, los pedidos y los flujos de trabajo de aprobación. La IA también está detrás de la automatización de procesos robóticos (RPA), que elimina las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, acelerando el procesamiento de pedidos y reduciendo los errores. Los algoritmos inteligentes también ayudan a garantizar que las compras se ajustan a los contratos negociados y a los acuerdos con los proveedores.

Procesamiento de facturas y pagos: Las plataformas S2P utilizan IA para emparejar facturas con órdenes de compra y recibos de entrega automáticamente y marcar discrepancias. Esta automatización reduce los tiempos de procesamiento y soporta pagos precisos y oportunos. Estas plataformas también ayudan a las organizaciones a mantener el cumplimiento de los requerimientos fiscales y reglamentarios, optimizando aún más las operaciones financieras.

Administración de riesgos y cumplimiento de normas: la IA permite el monitoreo continuo del desempeño de los proveedores y los riesgos potenciales. De hecho, el 80 % de los ejecutivos espera que la IA generativa permita una mejor administración mediante el análisis de todas las métricas relevantes de desempeño de los proveedores.¹ Al analizar la confiabilidad, la estabilidad financiera y las condiciones del mercado, la plataforma puede marcar de manera proactiva riesgos como interrupciones de la cadena de suministro o incumplimiento de normas. El PLN ayuda a escanear documentos normativos para garantizar que las prácticas de los proveedores se alineen con los estándares de la industria.

El proceso S2P ofrece un enfoque estructurado para gestionar las adquisiciones. A continuación se presentan los beneficios clave de implementar S2P como proceso:

S2P integra todas las actividades de compras en un proceso cohesivo, desde la identificación del proveedor hasta el pago, al tiempo que las alinea con procesos comerciales más amplios. Esta racionalización elimina la redundancia y garantiza transferencias fluidas entre las funciones de abastecimiento, compras y pagos, mejorando la eficiencia operativa.

La contratación estratégica al principio del proceso identifica proveedores rentables y de alta calidad. Este enfoque, unido a una rigurosa negociación de los contratos, ayuda a garantizar mejores precios y condiciones.

El proceso S2P permite una mejor visibilidad de los datos de gasto y alinea las decisiones de adquisición con los objetivos presupuestarios. La gestión integral del proceso ayuda a garantizar el control de costos, el cumplimiento de los contratos y la eliminación de compras innecesarias o no autorizadas.

S2P fomenta un proceso de adquisición claro y coherente en el que cada paso está documentado y alineado. Esta transparencia respalda las auditorías, los requisitos de cumplimiento y la responsabilidad dentro de la organización.

Al formalizar la evaluación, selección y administración de proveedores, S2P crea un enfoque estructurado y mejora la experiencia del usuario a través de flujos de trabajo optimizados y herramientas de colaboración mejoradas. La comunicación consistente y el seguimiento del desempeño fomentan la confianza y la colaboración, lo que puede conducir a mejores precios, servicio e innovación por parte de los proveedores.

S2P proporciona un enfoque sistemático para evaluar a los proveedores y gestionar los contratos, lo que ayuda a reducir el riesgo de trabajar con proveedores poco confiables o enfrentar disputas legales. Monitorear el desempeño de los proveedores también minimiza las interrupciones en la cadena de suministro.