¿Qué es Procure to Pay (P2P)?

Una gestión eficaz de las adquisiciones es vital para que las organizaciones adquieran recursos esenciales, mantengan el control de costos y construyan relaciones positivas con los proveedores. Procure to pay es un proceso empresarial integral que abarca todo el ciclo de vida de adquisición de bienes y servicios, desde la solicitud inicial hasta el pago final al proveedor. Este flujo de proceso integra diversas funciones, incluyendo sistemas de compras, finanzas y cuentas por pagar, con el objetivo de crear un flujo de trabajo sin fisuras que aumente la eficiencia y precisión operacional. Si bien a menudo se abrevia como P2P, procure to pay no debe confundirse con la tecnología de redes peer-to-peer, que también se conoce como P2P. El proceso de compra a pago también se conoce a veces como compra a pago.

P2P es un proceso, no una tecnología. Puede ser un proceso automatizado que utiliza la planificación de recursos empresariales (ERP) y otras soluciones de software para agilizar e integrar sus diversas etapas. La automatización en P2P mejora la eficiencia al reducir las tareas manuales, minimizar los errores, garantizar el cumplimiento de las políticas y proporcionar visibilidad en tiempo real de las actividades de adquisición. Si bien muchas organizaciones implementan sistemas P2P automatizados para optimizar sus operaciones, el grado de automatización varía según las herramientas y prácticas específicas implementadas. Al administrar cuidadosamente cada fase del ciclo de adquisición a pago, las organizaciones pueden identificar oportunidades de optimización. En última instancia, esta supervisión contribuye al buen estado general y la competitividad de las empresas al apoyar la toma de decisiones estratégicas y fomentar las operaciones sostenibles de la cadena de suministro.

El proceso P2P comienza con la identificación de una necesidad de bienes o servicios dentro de la organización. Esta necesidad se formaliza a través de una solicitud de compra, la cual se somete a un proceso de aprobación por parte de los stakeholder pertinentes. Después de que se apruebe, comienza el abastecimiento, que implica la selección de proveedores adecuados y la obtención de cotizaciones o ofertas. Se emite una orden de compra (PO) al proveedor seleccionado.

En el momento de la entrega, el departamento de recepción verifica que el pedido y la entrada de mercancías coincidan con la orden de compra. El proveedor envía una factura por los bienes o servicios entregados, que se coteja con la orden de compra y el informe de recepción. Luego de la verificación, la factura se aprueba para el pago y este se realiza al proveedor, completando la transacción.

Todo el proceso de P2P está diseñado para agilizar las actividades de adquisición, reducir los errores y garantizar el cumplimiento de las políticas organizacionales. Mediante la automatización y la integración de las distintas fases de la contratación, las organizaciones pueden mejorar la eficacia, reducir los costos y mantener un mejor control de sus actividades de contratación.

Procure to pay es crucial porque proporciona un enfoque estructurado e integrado para gestionar los procesos financieros y de adquisiciones. El proceso permite a las organizaciones adquirir de manera eficiente los bienes y servicios necesarios mientras mantienen un estricto control sobre los gastos. Este enfoque estructurado ayuda a evitar gastos no autorizados, reduce el riesgo de discrepancias financieras y ayuda a garantizar que todas las compras sean necesarias y se alineen con el presupuesto y las políticas de la organización. Al centralizar los datos de adquisiciones, las compañías pueden analizar patrones de gasto, negociar mejores condiciones con los proveedores e identificar oportunidades de ahorro de costos.

P2P también elimina ineficiencias operativas al automatizar y estandarizar varios pasos, como la creación de órdenes de compra, la conciliación de facturas y el procesamiento de pagos. Esta automatización acelera el ciclo de adquisiciones y minimiza los errores humanos, lo que conduce a transacciones más precisas y confiables. Los pagos oportunos y precisos facilitados por un proceso P2P bien gestionado mejoran las relaciones con los proveedores, garantizando mejores niveles de servicio y una gestión eficaz de la cadena de suministro. A lo largo de estos procesos, los indicadores clave de rendimiento (KPI) miden la eficiencia, la precisión y el rendimiento. En general, P2P favorece una mejor gestión y generación de informes financieros, ofreciendo visibilidad en tiempo real de los compromisos financieros y ayudando a tomar decisiones más informadas.

Las organizaciones adaptan sus procesos de adquisición en función de diversos factores, como el costo, la disponibilidad, la sustentabilidad y otras necesidades específicas. Cada organización elabora su estrategia de adquisiciones única alineada con sus objetivos comerciales. Los pasos comunes en el proceso de compra a pago son:

P2P agiliza y mejora los procesos financieros y de compras dentro de una organización. Este enfoque integral ayuda a garantizar que cada paso, desde la solicitud hasta el pago, se gestione e integre de manera eficiente, lo que genera varios beneficios:

Modelado predictivo avanzado: los sistemas P2P emplean analytics de datos, minería de procesos y otras herramientas digitales para identificar posibles problemas y oportunidades. Las plataformas avanzadas pueden modelar los cambios antes de la implementación para garantizar que no haya consecuencias imprevistas, mejorando aún más la eficiencia del proceso.

Mejor gestión financiera y elaboración de informes: al integrar las compras con los sistemas financieros, las organizaciones pueden conocer en tiempo real sus compromisos y obligaciones financieras. Esta integración permite realizar previsiones financieras y presupuestos precisos, junto con una toma de decisiones más informada. Un proceso P2P bien implementado también proporciona pistas de auditoría completas, lo que facilita el seguimiento de las transacciones y garantiza la rendición de cuentas.

Ahorro de costos: el proceso P2P permite a las organizaciones adoptar procedimientos más rentables que mejoran los resultados finales. Las compañías pueden establecer relaciones estables con los proveedores preferidos, negociar mejores precios y mejorar la gestión de pedidos, la gestión de proveedores, la gestión de inventarios y la gestión de gastos. Las soluciones de automatización y software ahorran tiempo, mejoran la previsión y evitan costosas compras al contado provocadas por demandas repentinas de producción.

Mayor eficiencia operativa: la automatización y la estandarización de los procesos reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar tareas, como crear órdenes de compra, cotejar facturas y procesar pagos. Esta eficiencia no solo acelera el ciclo de adquisición, sino que también minimiza los errores humanos, lo que lleva a transacciones más precisas y confiables. Los flujos de trabajo automatizados pueden garantizar el cumplimiento de las políticas y los requisitos normativos de la compañía, lo que reduce el riesgo de incumplimiento.

Mayor visibilidad: las soluciones P2P ofrecen visibilidad completa y control interno sobre todo el ciclo de adquisiciones, brindando a las organizaciones insights completos del flujo de efectivo y los compromisos financieros. Al capturar registros de todas las transacciones, estos sistemas facilitan el seguimiento de las actividades y la identificación de oportunidades de optimización.

Mayor eficiencia: la centralización de los procesos de adquisiciones, la cadena de suministro y las cuentas por pagar minimiza los errores humanos y las operaciones aisladas. Los sistemas P2P ayudan a optimizar los flujos de trabajo, acelerar el procesamiento de facturas e identificar áreas de mejora continua.

Mayor velocidad: las soluciones de adquisiciones electrónicas, sistemas electrónicos que automatizan el proceso de adquisiciones, permiten a las compañías modernizar los procesos manuales que consumen mucho tiempo. Con un proceso de adquisición racionalizado, las organizaciones pueden responder rápidamente a las interrupciones de la cadena de suministro. Esto libera tiempo y recursos, además de acelerar la aprobación de nuevos proveedores.

Prevención robusta del fraude: un sistema P2P robusto incluye un estricto cotejo de facturas y múltiples puntos de comentarios, protegiendo contra el fraude y el favoritismo. Estos pasos mejoran la gestión de contratos y proveedores, garantizando que los contratos se concedan a proveedores calificados y que las compras se ajusten a los precios acordados, reduciendo el riesgo de prácticas poco éticas.

Relaciones más estables con los proveedores: los sistemas P2P fomentan relaciones más estables con los proveedores al garantizar pagos puntuales y precisos, además de brindar visibilidad del estado de las facturas. Tal confiabilidad ayuda a mantener una calidad alta y la entrega oportuna de los productos; así mismo, aumenta la probabilidad de que los proveedores superen las expectativas durante momentos críticos.

Un control más estricto sobre las adquisiciones y los gastos: P2P ayuda a las organizaciones a mantener el control sobre sus actividades de adquisiciones y gastos. Al contar con un proceso estructurado, las compañías pueden garantizar que todas las compras sean necesarias, están aprobadas y se ajusten al presupuesto. Esta supervisión ayuda a prevenir gastos no autorizados y reduce el riesgo de discrepancias financieras. Al centralizar los datos de adquisiciones, las organizaciones también pueden analizar patrones de gasto, negociar mejores condiciones con los proveedores e identificar oportunidades de ahorro de costos.

El proceso de compra a pago evolucionó originalmente como un proceso manual basado en papel, y la automatización se fue introduciendo gradualmente durante las últimas décadas. Dada la complejidad del proceso P2P en numerosas organizaciones, no sorprende que algunos proveedores de software de pago ofrezcan lo que describen como soluciones completas para automatizar e integrar cada paso.

Las soluciones Procure-to-Pay emplean distintos softwares y plataformas para gestionar el proceso P2P, cada uno de los cuales ofrece características distintas para agilizar las adquisiciones y las operaciones financieras. Los sistemas ERP, como SAP y Oracle ERP, integran las adquisiciones con otros procesos empresariales, mientras que el software de adquisiciones dedicado, como Coupa y SAP Ariba, se centra en la automatización de las actividades de adquisiciones. Las soluciones de automatización de cuentas por pagar, por ejemplo, Tipalti y AvidXchange, ofrecen servicios como la facturación electrónica para agilizar los procesos de facturación y pago. Las plataformas de adquisiciones electrónicas, como Procurify, ofrecen soluciones basadas en la nube para todo el ciclo P2P. El software de gestión de gastos, como Spendesk, ayuda a controlar y optimizar los gastos de la organización. Estas plataformas a menudo constan de múltiples módulos que pueden incluir gestión de relaciones con proveedores, gestión de facturas y módulos de adquisiciones, que mejoran aún más la colaboración con los proveedores y el procesamiento de facturas, garantizando pagos precisos y oportunos.

Al seleccionar una solución de compra a pago (P2P), una organización debe identificar minuciosamente las características y funciones clave requeridas, como las capacidades de automatización, la integración con los sistemas ERP y financieros existentes y el soporte para visibilidad y analytics en tiempo real. Es importante elegir una solución que ofrezca módulos completos para todo el ciclo P2P, lo que garantizará un flujo de trabajo fluido desde la solicitud hasta el pago. La organización también debe considerar la facilidad de uso, la escalabilidad y las opciones de personalización de la plataforma a fin de garantizar que pueda adaptarse a los cambiantes requisitos comerciales. Evaluar el historial del proveedor, la atención al cliente y los recursos de capacitación es valioso para una implementación exitosa y una operación continua. Además, evaluar el costo total de propiedad, incluidas las tarifas iniciales de configuración, licencia y mantenimiento, ayudará a determinar la rentabilidad de la solución y el posible retorno de la inversión.