Una guía para la automatización de adquisiciones

La automatización de las adquisiciones implica el uso de tecnología para agilizar y mejorar el proceso de dicha tarea con el objetivo de mitigar las ineficiencias y reducir los costes. Las empresas actuales utilizan plataformas y herramientas de automatización en todo el proceso desde la compra hasta el pago, con diversos grados de complejidad. Algunos pueden desplegar la automatización de procesos para dedicar menos tiempo a procesos manuales que consumen mucho tiempo, como la entrada de datos. Otras emplean la automatización junto con tecnologías como la inteligencia artificial (AI) y analytics de big data para la gestión de los gastos y el pronóstico del riesgo de los proveedores, lo que aumenta la resistencia de los procesos empresariales.

La automatización de procesos en adquisiciones, especialmente cuando se despliega junto con herramientas y plataformas colaborativas, puede mejorar significativamente la relación entre la empresa y el proveedor. Según la consultora de gestión McKinsey, las empresas con sofisticadas capacidades de gestión de relaciones con los proveedores superan a sus pares hasta en dos a uno.¹

Y a medida que las cadenas de suministro se han vuelto cada vez más complicadas y potencialmente volátiles, las plataformas de automatización han proporcionado a las empresas herramientas para adaptarse rápidamente a eventos imprevistos. Las plataformas de automatización actuales y los paneles dedicados pueden facilitar la visibilidad y los insights en tiempo real, lo que permite una respuesta rápida a los desafíos de la cadena de suministro. Estas herramientas también son cada vez más populares como forma de cumplir los objetivos de sustentabilidad durante el proceso de abastecimiento y compra. 

Históricamente, los equipos de adquisiciones han gestionado grandes cantidades de datos recopilados tanto dentro como fuera de sus organizaciones: patrones de gastos, insights del mercado, datos de proveedores, regulaciones externas y especificaciones internas, solo por nombrar algunos. Esto hizo que los flujos de trabajo de adquisiciones sean particularmente propensos a errores humanos y que las tareas de adquisiciones estén listas para la transformación digital.

Las primeras prácticas de automatización de adquisiciones aumentaron o reemplazaron el ingreso manual de datos, como la información en hojas de cálculo. Los departamentos de adquisiciones también pueden utilizar la automatización robótica de procesos (RPA) para automatizar una serie de tareas de adquisiciones que antes eran manuales, como la generación y aprobación de facturas. En este nivel de automatización, procesos como la gestión de contratos o la negociación de precios podrían mejorarse con software y herramientas independientes.

En años más recientes, a medida que el machine learning (ML) y la IA se volvieron más poderosos, las organizaciones líderes comenzaron a utilizar tecnologías avanzadas de adquisiciones combinadas con automatización e IA para crear flujos de trabajo centralizados y verdaderamente inteligentes. La creciente popularidad de los procesos de automatización de adquisiciones siguió a importantes desafíos en la cadena de suministro durante y luego de la pandemia de COVID-19, junto con factores estresantes como la inflación.

En una encuesta de 2022 a 1500 directores de cadena de suministro y directores de operaciones, el IBM Institute for Business Value (IBV) encontró un fuerte aumento en el número de empresas que introdujeron nuevas tecnologías de automatización en los dos años anteriores, así como en la cantidad de organizaciones que usan la IA para ayudar a monitorear y rastrear el rendimiento.

Los departamentos de adquisiciones que anteriormente quizá aislaban las tareas de adquisiciones pueden gestionar cada vez más todo el proceso de adquisiciones, de principio a fin, en un repositorio central, lo que permite analytics de datos avanzados y visibilidad en tiempo real de los patrones de gasto y la dinámica de los proveedores. Estos flujos de trabajo de adquisiciones unificados, aumentados por tecnologías clave, reducen la fricción y brindan mejores experiencias tanto para los profesionales de adquisiciones como para sus socios. 

Ya sea que se despliegue como una serie de automatizaciones clave o como un sistema de adquisiciones automatizado integral, la automatización en el proceso de adquisiciones puede eliminar cuellos de botella, aumentar la velocidad del proceso de aprobación y reducir el tiempo del ciclo de pedidos. Algunos beneficios clave de las iniciativas de automatización de adquisiciones incluyen:

• Mayor Eficiencia

• Ahorro de costos

• Cumplimiento mejorado

• Visibilidad mejorada

• Relaciones más estables con los proveedores

• Toma de decisiones basada en datos

• Escalado rápido

La automatización de tareas repetitivas, como el procesamiento de pedidos y la gestión de facturas, acelera significativamente el ciclo de adquisiciones, lo que reduce el desperdicio y permite a las organizaciones adaptarse rápidamente a las nuevas condiciones. Las tecnologías de automatización también facilitan una incorporación y un análisis más rápidos: mediante automatizaciones clave, los profesionales de adquisiciones de IBM actualmente incorporan a los proveedores diez veces más rápido y realizan análisis de precios en diez minutos en lugar de en el transcurso de dos días. 

Al minimizar los errores manuales y optimizar las negociaciones con los proveedores, las organizaciones pueden lograr ahorros sustanciales. La automatización permite comparar con rapidez y precisión los precios de los proveedores, así como aumentar la capacidad de las tareas de adquisiciones a medida que crece la organización. 

Los sistemas automatizados pueden exigir el cumplimiento de las políticas y los requisitos normativos de la compañía, lo que reduce el riesgo de fraude y promueve informes precisos. Las herramientas de automatización de adquisiciones actuales pueden filtrar a los proveedores de manera perfecta y precisa según las regulaciones locales, las métricas de sustentabilidad u otros factores para facilitar los objetivos más amplios de una organización. 

El seguimiento de datos en tiempo real permite obtener mejores insights sobre los patrones de gastos, el rendimiento de los proveedores y los niveles de inventario. Con estas soluciones de adquisiciones, las organizaciones pueden adaptarse rápidamente a nuevos puntos de datos y auditar de manera más efectiva todo el proceso de adquisiciones para lograr mejores resultados. 

La mejora de la comunicación y la transparencia conducen a una mejor colaboración con los proveedores, lo que fomenta las asociaciones a largo plazo. Las herramientas colaborativas de relación con los proveedores, aumentadas por la automatización, simplifican el proceso tanto para los proveedores como para las compañías, mejorando la experiencia general para ambas partes. 

El acceso a analytics integrales permite una toma de decisiones basada en datos informada y sustentada en información precisa. Esto es particularmente cierto en el proceso de adquisiciones, el cual implica grandes cantidades de datos recopilados de múltiples fuentes internas y externas. Los sistemas de adquisiciones automatizados, aumentados con IA, pueden ayudar a identificar puntos débiles y a pronosticar posibles problemas futuros. 

Con los sistemas de adquisiciones automatizados, las organizaciones ven menos barreras cuando llega el momento de escalar el negocio. El software monitoreado por los empleados requiere menos gastos generales para aceptar más trabajo y facilita la incorporación de nuevos proveedores. 

Se sabe que las solicitudes de compra, también conocidas como solicitudes de adquisiciones, avanzan lentamente a través del proceso de aprobación. La automatización de este proceso puede acelerar las aprobaciones y mejorar la visibilidad de los patrones de gasto, así como permitir que los expertos en compras trabajen de manera más eficiente. Automatizar este proceso podría implicar proporcionar a los empleados plantillas fáciles de navegar y a los aprobadores y stakeholders de todos los departamentos notificaciones inmediatas sobre una solicitud. Una vez que se apruebe la solicitud, un sistema automatizado puede generar una orden de compra digital relacionada con la transacción, salvaguardando la transparencia en el gasto y reduciendo los casos de error humano. 

Los flujos de trabajo automatizados de coincidencia y aprobación de facturas mejoran la precisión y la eficiencia de los pagos. Un sistema automatizado generalmente digitaliza y centraliza los datos relacionados con las facturas, hace referencias cruzadas automáticamente de esas facturas con las bases de datos clave y las archiva para facilitar el acceso entre departamentos. El software de automatización de adquisiciones también procesa de forma rápida y precisa los pagos de las cuentas por pagar y proporciona un registro de la transacción. Estos sistemas pueden reducir los pagos atrasados y las redundancias, así como permitir la visibilidad en toda la organización, desde el departamento de adquisiciones hasta el equipo financiero. 

Las bases de datos centralizadas y los sistemas automatizados facilitan un mejor seguimiento de las calificaciones de los proveedores, las métricas de rendimiento y el cumplimiento. Los sistemas automatizados de gestión de proveedores proporcionan a los especialistas en adquisiciones acceso inmediato a datos históricos, así como a información clave sobre la ubicación de un proveedor, sus prácticas ESG, costos y otras métricas.

Con estas herramientas, los departamentos de adquisiciones pueden filtrar de manera más efectiva a los proveedores potenciales, comparar ofertas y solicitar cotizaciones u otra información rápidamente. Algunos sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), como SAP, proporcionan herramientas colaborativas para que proveedores y compradores se conecten y negocien dentro de una única plataforma compartida. 

La automatización agiliza la creación, el seguimiento y el cumplimiento de pedidos, lo que reduce los plazos de entrega y los errores. Estos sistemas pueden proporcionar notificaciones automáticas a departamentos clave con respecto a la creación y el cumplimiento de pedidos, rastrear el movimiento de bienes empleando la tecnología de Internet de las cosas (IoT) o actualizar automáticamente los tiempos de entrega en función de las condiciones climáticas y otras dinámicas. 

Los sistemas automatizados gestionan los eventos del ciclo de vida del contrato, estableciendo renovaciones oportunas y el cumplimiento de los términos. Estas herramientas de gestión de contactos crean un repositorio de contratos centralizado y en el que se pueden realizar búsquedas, promoviendo la transparencia interna en el proceso de contratación. Por lo general, estos sistemas automatizados también notifican y actualizan automáticamente a los stakeholders sobre los próximos plazos relacionados con los términos del contrato, impulsando el cumplimiento y dando tiempo para renovar o renegociar los contratos que estén a punto de vencer.  

Las herramientas de automatización analizan los datos de gastos, destacando las oportunidades de ahorro de costos y los insights sobre el rendimiento de los proveedores. Dada la cantidad de datos que manejan los departamentos de adquisición, el análisis y el pronóstico de gastos pueden ser una herramienta crítica para el éxito de un negocio. Algunos sistemas automatizados de adquisiciones y sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) pueden proporcionar una advertencia anticipada sobre proveedores de bajo rendimiento o acuerdos de contratación subóptimos. 

Independientemente de la estrategia de adquisiciones particular de una organización y las soluciones de automatización que elija desplegar, algunas de las mejores prácticas comunes incluyen:

• Establecer objetivos claros

• Seleccionar la tecnología adecuada

• Involucrar a los stakeholders clave

• Estandarizar los procesos

• Capacitar y formar a los empleados

• Monitorear y optimizar

• Garantizar la gobernanza y la seguridad de los datos

Defina objetivos específicos para la automatización, como reducir el tiempo de procesamiento o mejorar el compromiso de los proveedores. 

Elija un software de adquisiciones que se alinee con las necesidades de su organización y se integre perfectamente en los sistemas existentes. Piense con ojo crítico en la experiencia del usuario final para cerciorarse de que la tecnología sea perfecta para los usuarios que más interactuarán con ella. 

Involucre a los departamentos y usuarios relevantes en el proceso de planeación e implementación para asegurarse de que la solución cumpla con sus requisitos. 

Desarrolle procesos de adquisición estandarizados para impulsar la coherencia y mejorar la adopción por parte de los usuarios. 

Brinde capacitación integral a los usuarios para maximizar los beneficios del nuevo sistema automatizado y mejorar las habilidades de los empleados de adquisiciones a fin de prepararlos para sus funciones aumentadas.

Evalúe continuamente el rendimiento de los procesos automatizados y realice ajustes en función del feedback y las necesidades cambiantes.

Asegúrese de que los datos utilizados en un sistema de automatización de compras sean limpios, precisos y estén almacenados en formatos accesibles. Implemente medidas de seguridad sólidas para proteger los datos confidenciales de adquisiciones y cumplir con las regulaciones. 

Al combinar tecnologías de automatización e IA con infraestructura en la nube, las organizaciones tienen el potencial de aumentar radicalmente la eficiencia. Por ejemplo: una agencia gubernamental en los Estados Unidos que empleó estas herramientas redujo su tiempo promedio de procesamiento de reclamos de más de 15 días a cinco minutos. La automatización en las adquisiciones suele crear el mayor valor cuando se infunde en varios sistemas o flujos de trabajo. Como descubrió el IBM Institute for Business Value (IBV), las cinco áreas en las que estas tecnologías tienen el mayor impacto incluyen:

• Procesos en tiempo real, automatizados y sin fricciones

• Abastecimiento ético y sostenible con gestión de riesgos

• Asociación para generar valor exponencial con terceros

• Modelos operativos ágiles

• Empoderar a la fuerza laboral 

Eliminar la fricción de los procesos de un departamento de adquisiciones puede tener resultados rápidos y tangibles: acelerar la velocidad a la que los compradores adquieren servicios o bienes y ofrecer diversos canales a través de los cuales pueden interactuar con una compañía es uno de los principales beneficios de las adquisiciones automatizadas. Una institución financiera de la región Asia-Pacífico, con la esperanza de mejorar sus prácticas de cumplimiento y rendimiento, automatizó su proceso de servicios desde el inicio hasta el pago. Al digitalizar y estandarizar estos flujos de trabajo, la organización ahorró 20 millones de dólares en costos operativos y evitó la pérdida de más de 70 millones de dólares en pagos duplicados o erróneos.

A medida que los consumidores exigen más transparencia en la forma en que las marcas obtienen productos y las organizaciones líderes se esfuerzan por lograr la neutralidad de carbono, las prácticas de aprovisionamiento sostenible se volvieron críticas para el éxito de una compañía. La automatización y los flujos de trabajo inteligentes aportan más transparencia al proceso de adquisiciones y pueden permitir a los responsables de adquisiciones controlar perfectamente las métricas ESG, como la reducción de las emisiones. RCS Global Group, una plataforma para el abastecimiento responsable de datos, empleó recientemente una blockchain platform para garantizar a los compradores que los materiales empleados para crear baterías de vehículos eléctricos se produjeron de manera ética. Innovaciones como estas aumentan la confianza del comprador y simplifican el trabajo cada vez más crucial del abastecimiento responsable. 

Un tercio de los directores de cadena de suministro encuestados recientemente informaron trabajar con proveedores en nuevas regiones durante los últimos tres años. En un entorno empresarial cada vez más global, la colaboración y la resolución de problemas son clave. Los ecosistemas interconectados de proveedores de servicios que despliegan analytics, IA y automatización tienen la oportunidad de asociarse de manera más rápida y efectiva, adaptándose al escenario emergente. 

Las operaciones de adquisición modernas están compuestas por equipos multidisciplinarios que se centran en los resultados clave en lugar de en proyectos únicos y aislados. Mediante el uso de la automatización, los analytics y la IA, las organizaciones tienen la oportunidad de tomar decisiones clave de adquisición basadas en datos en tiempo real, accesibles en toda la compañía. Empoderar a los empleados de adquisiciones con estos datos da como resultado modelos operativos más optimizados y ágiles, además de permitir a las organizaciones escalar más eficientemente. Según la investigación del IBV, un 54% más de organizaciones con un equipo integrado de adquisiciones y cuentas por pagar superan significativamente a sus competidores en cuanto al crecimiento de los ingresos y la eficacia. Y una compañía química global, empleando la automatización y los analytics, mejoró las operaciones en seis áreas, obteniendo como resultado 50 millones de dólares en flujo de caja.

Al igual que con otras áreas de negocio, el mejor despliegue de la automatización y la IA se hace para aumentar la mano de obra humana y liberar a los empleados para que se centren en tareas creativas y más intensivas en términos de relaciones. En el ámbito de las adquisiciones, la automatización podría inspirar a una organización a repensar por completo las funciones de los empleados, desbloqueando significativamente su potencial. En lugar de reaccionar ante problemas menores, la automatización en las adquisiciones permite a la fuerza laboral actuar de manera proactiva, allanando el camino para la innovación a nivel empresarial y aumentando el valor empresarial en todos los ámbitos.