¿Qué es el intercambio electrónico de datos (EDI)?

Históricamente, el intercambio de documentos comerciales entre asociados de negocios requería la entrega manual de documentos en papel. El EDI agiliza y simplifica el proceso transformando documentos en formatos digitales estandarizados y eliminando intermediarios. No se necesitan personas para enviar o aceptar documentos; fluyen entre sistemas automáticamente.

En las transacciones EDI, la información se mueve directamente desde una aplicación informática en una organización a una aplicación informática en otra. Los estándares de EDI definen la ubicación y el orden de la información en cada documento. Las organizaciones usan EDI para compartir una variedad de documentos y tipos de datos, como solicitudes de cotizaciones, aplicaciones de préstamos, avisos de envío anticipado y más.

Recientemente, la incorporación de herramientas de inteligencia artificial (IA) a los sistemas EDI ha brindado nuevos beneficios y capacidades, incluida una escalabilidad mejorada, una mayor velocidad de procesamiento y un manejo proactivo de errores.

El proceso de EDI implica la creación, conversión, envío, recuperación e integración de documentos comerciales. Por ejemplo, supongamos que el documento en cuestión es una factura de autopartes. Primero, se debe crear esa factura.

La creación de la factura puede implicar la extracción de datos de diversas fuentes: hojas de cálculo, correos electrónicos, archivos PDF, etc. En EDI, no se trata de un proceso de introducción manual de datos. Un traductor de EDI, normalmente una aplicación de software de terceros, puede extraer automáticamente estos datos de los sistemas y bases de datos internos. En nuestro ejemplo de factura, el traductor de EDI podría buscar en hojas de cálculo internas los datos de esas autopartes: números de producto, precios, cantidades, etc.

En muchas empresas, un sistema de planeación de recursos empresariales (ERP) gestiona estos datos. El sistema ERP se integra con un traductor de EDI, que convierte y estructura estos datos en el estándar elegido. Los proveedores de servicios de EDIexternos que se encargan de la traducción, como Cleo, TrueCommerce y MuleSoft, ayudan en este proceso. (La conversión manual es técnicamente posible, pero sería difícil e introduciría errores). En nuestro ejemplo de factura, estos datos de autopartes se convertirían a un estándar legible por el receptor de la factura.

Luego, el documento se envía mediante uno de los dos tipos comunes de intercambio de documentos EDI:

El EDI directo es una conexión de computadora a computadora a través de Internet, generalmente con protocolos de comunicación seguros. Secure File Transfer Protocol (SFTP), por ejemplo, admite varios métodos de autenticación, así como cifrado.

En una red de valor agregado, una red de terceros gestiona la transmisión de datos. A menudo, los métodos VAN emplean lo que se denomina buzón, una especie de área de almacenamiento de archivos, que almacena temporalmente los documentos antes de que el destinatario los recupere. Hoy en día, este buzón suele estar en la nube, como parte del paquete de servicios de un proveedor de VAN. Los proveedores de VAN a menudo también se encargan de la conversión y validación de documentos.

El EDI permite la transmisión de documentos a través de varios protocolos diferentes. Estos protocolos incluyen:

• AS2 (Applicability Statement 2): un protocolo HTTP común que admite cifrado, así como características que incluyen firmas digitales y notificaciones de entrega. Cumple con la HIPAA.  
  
  
• SFTP (Secure File Transfer Protocol): utiliza cifrado Secure Shell (SSH) y es fácil de usar, pero no ofrece el mismo seguimiento del ciclo de vida y prueba de recepción que AS2.
  
  
• FTP (File Transfer Protocol): simple, básico y poco seguro. No se usa mucho para EDI debido a sus limitaciones de seguridad.
  
  
• MFT (Managed File Transfer): una especie de evolución de FTP, MFT ofrece seguridad de extremo a extremo, pistas de auditoría y programación. También puede cumplir con regulaciones como la HIPAA.
  
  
• SOAP (Simple Object Access Protocol): una plataforma de mensajería basada en XML, SOAP es independiente de la plataforma, pero es más antigua y más común en sistemas existentes.

Cada protocolo tiene puntos fuertes y débiles que lo hacen ideal para distintas aplicaciones e industrias. AS2, por ejemplo, cumple con la HIPAA. SFTP cuenta con importantes características de seguridad y autenticación, pero pueden resultar complicadas de manejar para los inexpertos.

El EDI se remonta a la década de 1960, en proyectos masivos de infraestructura, automotrices y militares. Las organizaciones e instituciones buscaron no solo automatizar el proceso de envío y recepción de documentos, sino, quizás lo más importante, estandarizarlos.

Desde entonces, los formatos estándar han sido la columna vertebral de las prácticas de EDI. Tanto el sistema informático del emisor como el del receptor deben ser capaces de leer y comprender los documentos o todo el sistema se desmorona.

Varias organizaciones han creado estándares de EDI ampliamente utilizados. Algunos son específicos de la industria; otros son generales. Los estándares más comunes incluyen:

Un estándar de uso general creado por el American National Standards Institute y el más común en América del Norte. ASC significa Accredited Standards Committee.

Establecida como parte de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) en 1996, esta norma estadounidense es un subconjunto de ANSI ASC X12 enfocado específicamente en el intercambio de datos de atención médica.

Odette es una “plataforma europea de estandarización, servicios y redes para toda la cadena de suministro automotriz”. El nombre es un acrónimo de “Organización para el intercambio de datos mediante teletransmisión en Europa”.

Desarrollado por las Naciones Unidas, EDIFACT (Intercambio electrónico de datos para administración, comercio y transporte) es un conjunto de estándares internacionales destinados a facilitar el intercambio de documentos comerciales independientemente de la industria o la ubicación. Se utiliza comúnmente para el comercio internacional.

RosettaNet es un conjunto de estándares basados en XML que se emplea principalmente en las industrias de alta tecnología, especialmente en la industria mundial de semiconductores.

Las transacciones de EDI son el medio preferido para el intercambio de documentos comerciales entre empresas, tanto pequeñas como grandes, desde enormes plataformas de comercio electrónico hasta tiendas familiares. La tecnología de EDI ofrece beneficios clave para el negocio a través de la automatización y la integración de empresa a empresa (B2B):

El EDI ahorra tiempo a través de la automatización de un flujo de trabajo que anteriormente dependía de procesos manuales. El EDI elimina el trabajo repetitivo y tedioso de buscar en hojas de cálculo para encontrar datos, así como la necesidad de enviar y recibir correos electrónicos.

Imagine que una empresa de componentes necesita proporcionar a un fabricante información sobre las piezas de su cadena de suministro. En lugar de localizar, recopilar y enviar manualmente esa información y luego confiar en que el fabricante reciba el correo electrónico e integre esos datos en sus propias bases de datos, la empresa de componentes puede emplear EDI para automatizar todo este proceso de intercambio de datos.

Los datos de la cadena de suministro pueden extraerse de los registros de la empresa componente, enviarse de manera segura y automática al fabricante y luego agregarse a las tablas del propio fabricante, sin necesidad de intervención humana.

El EDI puede reducir los costos laborales a través de la automatización, disminuir la frecuencia de costosos errores humanos y aminorar o incluso eliminar la necesidad de papel y gastos basados en papel. 

La transferencia de datos EDI reduce los errores a través de una estandarización rígida, lo que ayuda a garantizar que la información tenga el formato correcto antes de ingresar a los procesos o aplicaciones comerciales. La implementación de EDI puede eliminar problemas humanos, como errores tipográficos, escritura a mano difícil de analizar, campos de datos olvidados o categorías mal interpretadas.

La integración de EDI mejora la trazabilidad, la observabilidad y la elaboración de informes al permitir la incorporación de documentos electrónicos con diversos sistemas informáticos. Dicha integración facilita la recopilación, la visibilidad y el análisis de datos.

Para las grandes organizaciones, el EDI promueve un estándar coherente en varias divisiones y asociados de negocios, dondequiera que operen. Para las organizaciones más pequeñas, la adherencia al EDI ofrece una mayor integración de datos con empresas más grandes. Para empresas de todos los tamaños y formas, el EDI proporciona un medio de intercambio congruente que permite a las organizaciones rastrear una transacción durante toda su vida útil, medir cuánto tiempo lleva cada paso, crear registros de auditoría sin errores e incluso notificar a las partes relevantes sobre cualquier cambio o problema.

La implementación del EDI puede ser compleja. Las regulaciones de gobierno y los estándares de industrias pueden variar entre ubicaciones y cambiar con el tiempo, y cada socio comercial en una red EDI puede tener sus propios requisitos individuales.

Ya sean internas o subcontratadas, las soluciones de EDI requieren algunas condiciones, capacidades y recursos básicos para ser eficaces. Las consideraciones de implementación de EDI incluyen:

Los stakeholders deben colaborar para decidir los objetivos de una implementación de EDI. Esta colaboración implica analizar las necesidades comerciales, ya sea escalabilidad, costo o características de seguridad, y aprender sobre las estructuras del EDI de los socios comerciales para ayudar a garantizar la facilidad de comunicación.

Este tipo de software de transformación toma campos como nombres, direcciones, montos de moneda, números de pieza y cantidades, y los asigna de formatos de aplicaciones comerciales a documentos estandarizados y viceversa. Para nuestro ejemplo de autopartes, este software monitorearía todas las ventas, incorporando nombres de piezas y números de modelo específicos, así como precios, fecha de compra y más.

Estas capacidades admiten grandes lotes de mensajes de EDI al permitir que los remitentes y receptores incluyan múltiples transacciones de EDI en un solo "sobre" para una transmisión más eficiente, algo así como meter varias cartas en un solo sobre. El desensobrado se refiere a la extracción de transacciones individuales de estos lotes más grandes en el extremo receptor.

El ensobrado de lotes permite una transmisión más eficiente de grandes cantidades de datos y puede agilizar el proceso de EDI. Reduce los gastos generales y los costos, un beneficio esencial para las organizaciones con un alto volumen de transacciones, como los negocios de venta minorista.  

Después de que se desenvuelve un mensaje, se requieren mecanismos de enrutamiento para clasificar los mensajes para diferentes grupos y entregarlos a los destinos apropiados. También es posible que se requiera la transformación del mensaje para obtener el mensaje en el formato EDI correcto para su destino.

Por ejemplo, un sobre de lote para nuestra factura de repuestos de automóvil podría incluir recibos de muchos departamentos diferentes: componentes del motor, software de navegación o actualizaciones interiores, todos con diferentes tipos de documentos. El software de EDI del destinatario puede luego separar estos documentos según tipo y destino, y enviarlos al destino apropiado.

Los TPA son contratos que aclaran los términos y condiciones (como los términos de cumplimiento y responsabilidad, la duración del contrato y la información de contacto), establecen estándares para los documentos comerciales y definen las comunicaciones y los protocolos comerciales entre socios comerciales. Los proveedores pueden tener necesidades de seguridad específicas, especificaciones técnicas u otros detalles en la transmisión de datos, y los TPA son donde se detalla esta información.

La IA ofrece nuevas posibilidades en el espacio del software de EDI. Por ejemplo, la IA puede mejorar la detección de fraudes y la prevención de errores, aprender y ajustar en tiempo real en función de transacciones comerciales pasadas, y predecir tendencias y posibles problemas en función de precedentes históricos.

En nuestro ejemplo de factura de autopartes, la factura normalmente puede indicar ventas de bujías en el rango de uno a doscientos por mes. Si ese número aumenta repentinamente a 10 000, la IA puede detectar esa anomalía y activar una alerta automática para el cliente y el vendedor de que algo inusual está sucediendo. Y si ese número aumenta constantemente a trescientos, una herramienta de IA podría determinar que, si bien es probable que no sea necesaria una alerta de seguridad, se debe enviar una notificación al vendedor en caso de que sea necesario un aumento de la oferta.

En general, la creciente sofisticación de los grandes modelos de lenguaje y el procesamiento de lenguaje natural tiene un gran potencial para analizar la comunicación humana y extraer datos relevantes, por ejemplo, de textos comerciales y correos electrónicos.

La IA agéntica, una forma de inteligencia artificial diseñada para funcionar y tomar decisiones sin necesidad de intervención humana, también es una transformación prometedora para el EDI. Los sistemas agénticos de EDI pueden monitorear y actuar sobre anomalías en la cadena de suministro que podrían indicar fraude o errores, verificar facturas y resolver esos problemas de forma independiente. Los agentes de IA pueden incluso automatizar ciertas funciones, como las autorizaciones de devolución.

Las interfaces de programación de aplicaciones (API) presentan otro método para intercambiar datos en tiempo real entre aplicaciones de software. Pero existen diferencias clave entre EDI y API y cuándo se emplean generalmente: