¿Qué es un presupuesto flexible?

El plan financiero refleja los niveles de actividad reales, como los cambios en tiempo real en las ventas, la producción y la disponibilidad de recursos. Estos ajustes se realizan automáticamente en función de la producción empresarial y los niveles de actividad.

Los presupuestos estáticos establecen números fijos al comienzo de un periodo financiero. Un enfoque presupuestario flexible escala las proyecciones de ingresos y los costos variables a medida que cambian las condiciones del negocio.

El modelo se basa en los niveles de actividad de una empresa en lugar de solo en un periodo de pronóstico o presupuesto. Cuando se publica el volumen real de producción o ventas, el presupuesto se vuelve a calcular para reflejar cuáles deberían haber sido los costos e ingresos en ese nivel. Este tipo de recálculo brinda a los gerentes una referencia más significativa para medir el rendimiento y los resultados reales.

Un presupuesto flexible es parte de un cambio que las organizaciones financieras están haciendo hacia una planificación más dinámica y receptiva. Muchas están adoptando modelos de forecasting financiero infundidos con inteligencia artificial (IA), automatización y análisis predictivos. Un reciente informe reciente del IBM Institute for Business Value encuentra que el 41 % de los procesos de planificación financiera y presupuestación es algo dinámico y el 34 % se actualiza regularmente para adaptarse a nuevos escenarios. Sin embargo, solo el 8 % es totalmente dinámico y receptivo.

Las organizaciones modernas de todas las industrias están materializando el beneficio de este enfoque de planificación financiera integrada. Los presupuestos flexibles respaldan decisiones más informadas sobre precios, dotación de personal y asignación de recursos durante todo el periodo fiscal, no solo los gastos fijos.

Las condiciones presupuestarias rara vez siguen un plan o se ajustan al calendario. Las condiciones del mercado cambian, las cadenas de suministro se estancan y las proyecciones de ingresos no cumplen. Aquí es donde interviene un presupuesto flexible para brindar a los equipos financieros una herramienta que pueda manejar gastos inesperados y actividades comerciales imprevistas.

Los presupuestos flexibles tienen uno de los valores más altos en la gestión del rendimiento. Al ajustar los planes financieros para reflejar los niveles de actividad reales, los gerentes pueden comparar los costos reales con los que deberían ser. Este modelo proporciona a los líderes financieros y a los directores financieros (CFO) una señal más clara sobre el buen funcionamiento del negocio, y no solo un pronóstico especulativo.

Los presupuestos flexibles también pueden reforzar los controles de costos. La elaboración de presupuestos flexibles aísla las discrepancias en la eficiencia e identifica las causas rápidamente. El modelo separa los costos fijos y variables, lo que permite a los gerentes obtener una imagen clara de dónde el gasto podría desviarse de las expectativas.

En el ámbito de planificación, presupuestación y forecasting, un presupuesto flexible puede ser invaluable. Las herramientas financieras modernas utilizan IA para crear análisis de varianza presupuestaria flexible en múltiples escenarios financieros y sincronizar datos en tiempo real de múltiples departamentos.

Este enfoque ayuda a los equipos financieros a desarrollar una comprensión más profunda del comportamiento de los costos y lleva a una toma de decisiones basada en datos con mayor confianza cuando ocurren fluctuaciones. Los presupuestos flexibles pueden transformar la función presupuestaria de una cifra estática a una herramienta dinámica de gestión financiera que refleja el rendimiento en tiempo real.

Desde la década de 1920, los presupuestos estáticos han sido la herramienta para que las organizaciones financieras establezcan un forecasting de referencia de ingresos y gastos. Las cifras utilizadas en este enfoque siguen siendo las mismas y no cambian con el tiempo, independientemente de la actividad.

Un presupuesto flexible adopta un enfoque muy diferente y vuelve a calcular las cifras en función de lo que vende o produce la empresa. La adaptabilidad de este enfoque tiene amplias implicaciones en la forma en que las organizaciones hacen planes, miden y responden.

El presupuesto estático sigue siendo importante para muchas industrias. El modelo estático funciona mejor en entornos de negocios estables y predecibles con costos mayormente fijos. Los presupuestos estáticos son sencillos por naturaleza y fáciles de comunicar entre equipos. Sin embargo, surgen problemas cuando la actividad real se desvía del pronóstico.

En estas circunstancias, los presupuestos flexibles pueden intervenir ajustando automáticamente las diferencias de volumen y las ineficiencias a medida que surgen. Los equipos financieros pueden entonces comparar los resultados reales con los costos e ingresos que deberían ser en el nivel específico de actividad.

El concepto de presupuesto flexible se remonta a 1934. El método evolucionó enormemente en la última década gracias a tecnologías modernas como la IA, la automatización financiera y los análisis predictivos. Las organizaciones pueden utilizar ambos tipos de elaboración de presupuestos, pero la diferencia clave se reduce a la adaptabilidad y la capacidad de respuesta.

El valor de un presupuesto estático es más claro en la planificación de alto nivel y la evaluación comparativa financiera. Sin embargo, los presupuestos flexibles intervienen para monitorear los presupuestos y los cambios en tiempo real con el fin de mantenerse constantes y actualizados con la tecnología y los cambios de la industria. Ambos pueden usarse en conjunto para ayudar a tomar decisiones más inteligentes y a los equipos financieros a determinar cómo miden el éxito.

Hay varios elementos interconectados que componen un presupuesto flexible. Todos deben trabajar en conjunto para producir proyecciones financieras precisas y basadas en actividades:

• Costos variables: un costo variable depende de los resultados o del nivel de actividad. Algunos ejemplos de variables que fluctúan a medida que cambia el volumen de producción o ingresos son las materias primas, la mano de obra por hora y las comisiones de ventas. Estos costos ayudan a las organizaciones a establecer controles de costos y niveles de producción que reflejen las necesidades del negocio.

• Costos fijos: un costo fijo es constante, sin importar cuál sea el nivel de actividad. Estos costos son el ancla del presupuesto en todos los escenarios. Algunos ejemplos comunes son el alquiler, la prima del seguro y el salario. Son cifras estáticas que pueden ayudar a los equipos financieros a gestionar el exceso de gastos y proporcionar a una organización un punto de referencia presupuestario a la hora de tomar cualquier decisión financiera.

• La fórmula de presupuesto flexible: la fórmula de presupuesto flexible calcula los costos esperados en función de los niveles de actividad reales. La fórmula es: Presupuesto flexible = (costo variable por unidad x nivel de actividad real) + costos fijos. Esta fórmula se puede utilizar para la evaluación del rendimiento, ya que refleja los costos que deberían ser en el nivel real de producción.

• Costos mixtos o semivariables: estos gastos incluyen componentes tanto fijos como variables que escalan con la actividad. Los ejemplos incluyen facturas de servicios públicos y mantenimiento de equipamiento, que a menudo fluctúan con el uso. Separar con precisión estos costos será esencial para presupuestar con precisión y limitar los costos adicionales.

• Análisis vertical: este análisis examina la contribución porcentual de cada renglón relativo a la cifra base en el mismo enunciado. Un ejemplo es un estado de resultados donde los artículos generalmente se muestran como un porcentaje de los ingresos totales. Un análisis vertical puede proporcionar insights rápidos sobre dónde se asignan los ingresos a los gastos y ayudar a los equipos financieros a determinar si deben realizar cambios para alinear con las necesidades del negocio.

• Expectativas de ingresos: son proyecciones dinámicas que se ajustan en función de los niveles de actividad reales y calculan los ingresos en función del volumen. Los ejemplos en los que pueden aplicarse incluyen ingresos por ventas, tarifas de servicio y unidades de producción. Una estimación precisa de los ingresos es vital para ayudar a la organización a alinear el presupuesto con expectativas financieras y objetivos de rendimiento realistas.

• Variación flexible del presupuesto: un presupuesto flexible crea un informe de rendimiento, que analiza los resultados reales frente al presupuesto estático. Estas diferencias se denominan varianzas, independientemente de si la varianza es negativa o positiva. Luego, un análisis de variación puede identificar dónde se origina el costo y por qué.

Un presupuesto flexible requiere más trabajo preliminar que uno estático, pero la contrapartida es un valor analítico mucho mayor. Estos pasos crean un modelo que se adapta dinámicamente a la actividad empresarial real.

Revise los datos financieros históricos y categorice cada costo como fijo, variable o semivariable.

Comience con estados financieros y trabaje en todos los departamentos para comprender los comportamientos de costos de la organización. Algunos ejemplos de costos variables son el costo de los bienes vendidos (COGS) y los costos de envío.

Cree un esquema básico de un presupuesto basado en un pronóstico o datos financieros anteriores y calcule el costo por unidad de actividad para cada variable.

Se realiza dividiendo los costos variables totales por el volumen total de actividad de un periodo anterior. Los equipos deben validar esas tasas en varios periodos para tener en cuenta los cambios estacionales o los casos puntuales y no distorsionar las cifras.

Clasificar los niveles potenciales de actividad del negocio que el presupuesto debe considerar, como bajo, medio y alto, con base en datos históricos y proyecciones o escenarios futuros.

Determinar estos niveles desde el principio ayudará a los equipos a crear un presupuesto dinámico que pueda adaptarse a las condiciones cambiantes del negocio.

Cree fórmulas para cada costo variable y semivariable con una referencia de costo fijo.

Por lo general, los niveles están por debajo o por encima del rango esperado o en este. Por separado, los ingresos del proyecto para diferentes escenarios de actividad como costos de materia prima o facturas de electricidad a lo largo de las temporadas.

El software moderno de planificación y análisis financiero (FP&A) ofrece formas sencillas de configurar presupuestos flexibles y permite que los equipos trabajen directamente en Excel.

En función de las necesidades de la organización, establezca costos fijos en todos los niveles y utilice fórmulas para calcular los costos variables y semivariables. Las herramientas de FP&A impulsadas por IA pueden ajustar automáticamente el presupuesto en función de los niveles de actividad reales.

Supervise activamente los presupuestos. Un presupuesto flexible es un proceso iterativo que requiere un refinamiento constante.

Los equipos financieros deben comparar regularmente las cifras financieras del mundo real con un presupuesto flexible para calcular variaciones significativas. Al evaluar continuamente los presupuestos, los equipos de finanzas pueden garantizar que el presupuesto se mantenga actualizado y refleje las condiciones actuales del negocio.

Un presupuesto flexible se crea para organizaciones cuyos costos e ingresos cambian con los niveles de actividad en lugar de seguir un flujo de caja constante. Los líderes financieros, los gerentes operativos y las unidades de negocio enteras confían en este enfoque para mantener el control y gestionar las condiciones cambiantes.