¿Qué es el mantenimiento diferido?

Las empresas utilizan el mantenimiento diferido para gestionar sus recursos estratégicamente y priorizar las necesidades de mantenimiento.

Además del mantenimiento diferido, las organizaciones a menudo dependen de otros tipos de mantenimiento, como el mantenimiento mantenimiento preventivo, el mantenimiento predictivo y el mantenimiento programado, como parte de un plan de mantenimiento general.

Aunque estos tres tipos de mantenimiento básicos son efectivos, las limitaciones de recursos pueden hacer necesario posponer algunas reparaciones hasta más adelante, y ahí es donde entra el mantenimiento diferido. En un programa eficaz de mantenimiento diferido, los gerentes del sitio y los equipos de mantenimiento evalúan sus prioridades operativas y deciden qué problemas de mantenimiento deben recibir atención inmediata y cuáles pueden retrasarse.

Si bien el mantenimiento diferido puede ayudar a los equipos a mantener el rendimiento de los activos críticos, posponer las reparaciones durante demasiado tiempo puede generar un backlog de mantenimiento diferido. Además, puede provocar eventuales fallas del sistema, una vida útil más corta de los activos y riesgos de seguridad. Según un estudio reciente, los gobiernos estatales y locales de Estados Unidos se enfrentaron el año pasado a un backlog de 105 mil millones de dólares en costos de mantenimiento diferido para reparaciones necesarias en carreteras y puentes.¹

Las organizaciones suelen practicar el mantenimiento diferido como parte de un enfoque de gestión de mantenimiento más amplio que a menudo se basa en un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS). Las plataformas de CMMS son soluciones de software que automatizan las órdenes de trabajo, monitorean el rendimiento de los activos y realizan un seguimiento de las reparaciones pendientes en tiempo real.

Cuando se practica estratégicamente, el mantenimiento diferido complementa otros tipos de trabajo de mantenimiento y puede ayudar a las empresas a gestionar eficazmente los recursos limitados. A continuación, se presentan cuatro mejores prácticas que son clave para desplegar eficazmente el mantenimiento diferido.

El mantenimiento diferido comienza con una sólida priorización de activos, donde los equipos de mantenimiento evalúan las tareas de mantenimiento entrantes y deciden cuáles pueden priorizar y cuáles pueden diferir. Durante este paso, los técnicos de mantenimiento analizan detenidamente varios aspectos de una reparación solicitada, incluido su impacto operativo, las piezas y la mano de obra necesarias y los recursos disponibles.

Las tareas de mantenimiento que representan una amenaza inmediata, como fallas del sistema eléctrico, averías de HVAC y otros riesgos potenciales para la seguridad, se priorizan rápidamente. Otras tareas, como las actualizaciones del sistema y las mejoras cosméticas, se pueden posponer. 

El núcleo de una sólida práctica de mantenimiento diferido es un backlog de mantenimiento diferido fácilmente rastreable, idealmente gestionado a través de un CMMS. Las herramientas modernas de CMMS pueden ayudar a los equipos de mantenimiento a rastrear el estado de los trabajos diferidos en tiempo real y alertar a los técnicos cuando las tareas de mantenimiento vencen.

Las tareas de mantenimiento diferido también pueden convertirse en una métrica clave para los stakeholders que intentan evaluar la efectividad de su estrategia general de gestión de activos empresariales (EAM). Las plataformas de CMMS permiten la asignación estratégica, en lugar de reactiva, de recursos, lo que permite a los gerentes de mantenimiento posponer tareas no críticas para cumplir con los requisitos presupuestarios.

El mantenimiento diferido suele estar estrechamente vinculado al mantenimiento preventivo, un enfoque en el que los técnicos usan registros de mantenimiento para reparar proactivamente los activos antes de que se averíen. Cuando se practica correctamente, el mantenimiento preventivo reduce la probabilidad general de averías y tiempos de inactividad y alarga la vida útil de los activos.

Sin embargo, cuando los equipos de mantenimiento posponen las tareas de mantenimiento preventivo debido a limitaciones de recursos o presupuesto, aumenta el riesgo de tiempo de inactividad no planificado. Posponer tareas rutinarias de mantenimiento como la lubricación, las inspecciones y el reemplazo de componentes puede afectar la funcionalidad de los activos y acelerar el desgaste de ciertos tipos de activos.

Quizá la métrica más reveladora al medir la eficacia de un programa de mantenimiento diferido es cuántas reparaciones de emergencia deben realizar los equipos de mantenimiento como resultado de sus prácticas de mantenimiento. Cuando se practica junto con el mantenimiento preventivo y planificado, los backlogs en el mantenimiento diferido no se acumulen hasta el punto en que las averías y fallas del sistema requieran reparaciones de emergencia.

Los flujos de trabajo de mantenimiento diferidos que resultan en reparaciones de emergencia frecuentes son señales de que algo va mal en el núcleo del programa y que debe ser reevaluado.

Si bien a menudo se habla de ello en un contexto negativo porque puede provocar fallas y averías en el equipamiento, el mantenimiento diferido ofrece a las organizaciones varias ventajas distintas sobre otros tipos de mantenimiento. En el contexto adecuado, posponer el mantenimiento es una decisión empresarial estratégica que respalda objetivos organizacionales más amplios, como aumentar la flexibilidad operativa o gestionar las limitaciones presupuestarias de mantenimiento.

A continuación, se presentan algunos de los principales beneficios del mantenimiento diferido a nivel empresarial:

• Menos interrupciones: en las industrias donde el tiempo de actividad de los activos es crítico e incluso unos pocos minutos de tiempo de inactividad pueden resultar en mayores costos, las organizaciones dependen del mantenimiento diferido. Dependen de este para asegurar que las actividades de mantenimiento no interrumpan las actividades principales. En las industrias automotriz, aeroespacial y de procesamiento de alimentos, por ejemplo, las paradas suelen ser más costosas que las reparaciones, lo que lleva a los gerentes de mantenimiento a posponer el mantenimiento de ciertos activos para mantener las líneas de producción en funcionamiento.

• Reducción de costos de mantenimiento: aunque posponer las reparaciones demasiado tiempo puede provocar fallas inesperadas de activos y costosos tiempos de inactividad, posponer las actividades de mantenimiento en algunos activos no críticos también ayuda a reducir los costos de mantenimiento. No todos los activos requieren el mismo mantenimiento a lo largo de su ciclo de vida. A veces, es más eficaz posponer el mantenimiento de estos activos a medida que se acercan al fin de la vida útil o al reemplazo.

• Insights más profundos: confiar en un CMMS para crear y realizar un seguimiento de un backlog de mantenimiento diferido puede ayudar a las organizaciones a descubrir insights valiosos sobre cómo sus actividades de mantenimiento ofrecen valor. El seguimiento del mantenimiento diferido a lo largo del tiempo ayuda a los equipos a identificar las necesidades de mantenimiento y responder a las carencias de recursos. Estos insights ayudan a los stakeholders a planificar mejor los presupuestos de mantenimiento futuros y a priorizar las inversiones y la planificación del capital de manera más eficaz.

• Mejoras más eficientes: el mantenimiento diferido también ayuda a los equipos a identificar oportunidades para agrupar mejoras, una práctica en la que los técnicos posponen mejoras individuales y personalizadas que no afectan el rendimiento de los activos hasta que se puedan realizar varias a la vez. Agrupar las mejoras ayuda a reducir los costos generales de mantenimiento y optimiza el estado del sistema de muchos activos cuando se compara con las mejoras individuales.

A pesar de sus beneficios, el mantenimiento diferido aún presenta desafíos críticos para las organizaciones que pueden afectar los procesos de la actividad principal si no se gestiona adecuadamente.

Estos son algunos de los más comunes:

• Mayor CTP: el costo total de propiedad (CTP) es una métrica que refleja el costo total de poseer un activo a lo largo de su ciclo de vida, incluyendo gastos de identificación, instalación, mantenimiento, tiempo de inactividad y fin de la vida útil. Si bien el aplazamiento estratégico de ciertas actividades de mantenimiento podría generar beneficios a corto plazo, cuando las reparaciones se incrementan y causan averías inesperadas, pueden aumentar significativamente el CTP.

• Averías y fallas del sistema: cuando los equipos de mantenimiento posponen las tareas de mantenimiento rutinarias y preventivas para reducir los costos a corto plazo, aumentan la probabilidad de averías inesperadas. Las fallas repentinas de activos causadas por reparaciones o actualizaciones descuidadas suelen provocar tiempo de inactividad que, dependiendo de la criticidad del activo, pueden tener consecuencias financieras y reputacionales significativas.

• Riesgos de seguridad: los riesgos de seguridad son un problema persistente con las actividades de mantenimiento diferido. Posponer las reparaciones necesarias durante demasiado tiempo hace que los sistemas y el equipamiento sean poco confiables, creando condiciones peligrosas para los trabajadores. Los problemas del sistema eléctrico y estructurales con las instalaciones y el mal funcionamiento del equipamiento son algunos ejemplos comunes de los riesgos de seguridad que puede causar el mantenimiento diferido.

• Incremento de ineficiencias: cada organización se ocupa de ineficiencias en sus programas de mantenimiento, pero el mantenimiento diferido puede agravarlas. Cuando no se realiza un seguimiento mediante el uso de un CMMS moderno, los backlogs en el mantenimiento pueden crecer hasta el punto en que los equipos pierden de vista las tareas de mantenimiento que deben realizar. Los equipos de mantenimiento deben operar en un modo reactivo, realizando regularmente reparaciones de emergencia para evitar que los activos funcionen mal en lugar de practicar un mantenimiento proactivo más estratégico.

Si bien no es tan popular como otros tipos de mantenimiento que están más conectados a las nuevas tecnologías como la inteligencia artificial (IA) y el Internet de las cosas (IoT), el mantenimiento diferido sigue siendo importante. Sigue siendo esencial para muchas industrias que dependen de activos grandes y costosos.

A continuación, se presentan cinco de los casos de uso de mantenimiento diferido más populares por industria.

Los gerentes de instalaciones que supervisan grandes edificios comerciales, campus universitarios e infraestructura pública se enfrentan a numerosas necesidades de mantenimiento contrapuestas y presupuestos limitados.

Las tareas de mantenimiento no crítico, como las mejoras estéticas y los arreglos estructurales menores, a menudo se pueden posponer para que los equipos de mantenimiento puedan centrarse en reparaciones que resuelvan riesgos de seguridad significativos y posibles fallas del sistema.

El aplazamiento de las tareas de mantenimiento en la industria de la atención médica debe reservarse para dispositivos que no comprometan o amenacen la salud de los pacientes.

Los responsables de mantenimiento en los centros de atención médica priorizan sistemas de alto riesgo para atención inmediata y posponen tareas de mantenimiento no críticas en activos menos importantes para más adelante, ayudando a reducir costos y asignar recursos limitados de forma más estratégica.

Los operadores de mantenimiento de fabricación industrial dependen del mantenimiento diferido para mantener las líneas de producción y los activos críticos en funcionamiento en una industria donde el tiempo de inactividad es más caro que el deterioro del equipamiento.

En una gran planta industrial, por ejemplo, los equipos de mantenimiento a menudo posponen las tareas de mantenimiento que no cumplen con una de las tres condiciones siguientes:

• El activo sigue operando dentro de los parámetros planificados.
• El modo de falla del activo se desarrolla lentamente y no se ve afectado por la reparación propuesta.
• No existe un riesgo inmediato de seguridad para los trabajadores ni un riesgo de calidad para el producto.

El sector de las empresas de servicios públicos depende estratégicamente del mantenimiento diferido para reducir costos y aumentar la eficiencia de activos grandes y complejos como centrales eléctricas, líneas eléctricas, presas hidroeléctricas y flotas de vehículos.

Los equipos de mantenimiento de las empresas de servicios públicos solo posponen las tareas de mantenimiento cuando pueden hacerlas de forma segura y aseguran que las reparaciones diferidas no interrumpan el flujo de producción de energía ni aumenten el riesgo para los trabajadores.

En la industria del petróleo y gas, el mantenimiento diferido es una táctica estrictamente estructurada y gestionada por riesgos que los equipos usan para mantener bombas y pozos, así como oleoductos en funcionamiento, mientras controlan los costos de mantenimiento.

Las instalaciones de petróleo y gas son activos intensivos en capital que deben funcionar continuamente para satisfacer las necesidades empresariales. Los operadores y equipos de mantenimiento en estas instalaciones a menudo integran el mantenimiento diferido en sus procesos estratégicamente para maximizar los resultados y reducir el tiempo de inactividad.