문화의 변화. HR 전문가는 인재 파이프라인을 구축하고 직원을 고부가가치 직책에 맞게 교육하는 데 중요한 역할을 담당하며, 이를 통해 기업이 기술 혁신 속에서 경쟁력을 유지할 수 있도록 지원합니다. 그러나 IT 팀이 HR 자동화 이니셔티브를 총괄하는 기회를 잡게 되면 HR 전문가의 역할 자체가 자동화되어 버릴 위험이 있습니다. 인적자원관리협회(The Society for Human Resources Management)는 자동화의 힘을 이해하고 활용하는 정도에 따라 HR 전문가가 발전할 수도 있고 소외될 수도 있다고 강조합니다.³ HR 전문가는 자동화 소프트웨어를 활용하여 일상적인 데이터 입력에 소요되는 시간을 줄임으로써 외부에서 벌어지는 주요한 변화를 해결하는 데 집중할 수 있습니다.

구현하는 데 소요되는 시간. HR 프로세스를 자동화하려면 자동화 시스템을 구성하고, 데이터를 마이그레이션하고, 프로세스를 분석하고, 자동화를 강화하기 위해 프로세스를 재설계하는 데 초기 시간을 투자해야 합니다. 또한 자동화를 구현하는 HR 팀은 직원들에게 도구를 교육하고 숙지시킨 다음 테스트와 문제 해결을 수행하여 자동화가 최적으로 작동하는지 확인한 후 완전히 배포해야 합니다. 하지만 모든 과정이 성공적으로 진행된다면 자동화를 도입한 팀은 장기적으로 시간을 절약할 수 있는 기반을 마련한 셈이 됩니다.

현재 HR 팀은 조직과 커뮤니케이션을 위해 다양한 소프트웨어를 사용하고 있습니다. 일반적인 HR 자동화에는 지원자 추적, 성과, 근태 및 급여 관리를 위한 시스템과 직원 셀프 서비스 포털이 포함됩니다. 그러나 인공 지능이 발전하면서 아직 개발되지 않은 HR 자동화 분야의 잠재력이 드러나고 있습니다. HR 프로세스 자동화의 대표적인 예는 다음과 같습니다.

지원자 추적 시스템. 1990년대 디지털 파일 관리 시스템으로 시작된 지원자 추적 시스템은 훨씬 더 강력해졌습니다. 오늘날의 지원자 추적 시스템은 고용주가 채용 공고를 생성 및 광고하고, 이력서를 수집하고, 최종 후보자 명단을 작성하고, 최종 후보자와의 인터뷰 일정을 잡고, 인터뷰 프로세스를 관리하고, 선정된 후보자에게 제안을 연장하는 등 채용 프로세스의 모든 부분을 지원할 수 있습니다. 또한 신규 채용을 지원할 수도 있습니다.

자동화된 온보딩 워크플로우. 신규 직원을 온보딩하려면 서명된 문서를 주고받고, 소프트웨어 액세스 권한을 부여하고, 기기를 요청하고, 세금 서류를 제출하고, 신규 직원이 처음 사용할 수 있는 도구를 설정하고, 팀에 소개하며, 새로운 역할을 자신 있게 시작하는 데 필요한 모든 것을 제공해야 합니다. 온보딩 자동화 시스템은 자동 알림(예: 푸시 알림 및 승인)을 위한 워크플로우를 설정할 수 있습니다. 또한 전자 서명된 양식을 수집하고 공식 PDF 문서를 생성할 수 있으며, IT 지원을 기다릴 필요 없이 직원에게 기기를 전달하고 복리후생 플랜에 원활하게 등록할 수 있습니다.

직원 셀프 서비스 포털 또는 직원 경험 플랫폼. 직원 셀프 서비스 포털은 직원 이해관계자가 정보에 액세스하고 거래를 수행할 수 있는 중앙 집중식 온라인 사이트 또는 게이트웨이입니다. 직원 셀프 서비스 포털을 통해 직원은 개인 정보를 조회 및 업데이트하고, 급여 명세서를 확인하고, 휴가를 요청하고, HR 정책 및 리소스에 액세스할 수 있으므로 HR 전문가의 관리 시간을 줄일 수 있습니다. Forbes에 따르면 셀프 서비스 포털은 고객 서비스에서 의료 서비스 등에 이르기까지 다양한 분야에서 점점 더 보편화되고 있으며, 셀프 서비스 포털은 직원들이 보다 쉽게 액세스하고 투명성을 확보하기를 바라는 요구를 충족시킬 수 있는 방법 중 하나입니다.⁴

성과 관리 도구. 성과 관리 도구는 개인, 팀, 조직의 생산성에 관한 데이터를 수집한 다음, 이 데이터를 정리하여 중앙의 템플릿으로 표시합니다. 이 데이터를 통해 HR 부서와 관리자는 직원의 업무량에 대한 인사이트를 확보할 수 있으며 나아가 자신이 관리하는 직원에 대한 업무 위임, 교육, 지원에 대해 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.

시간 및 근태 추적 도구. 어떤 HR 자동화 도구는 직원의 근태를 추적하여 기업이 최적의 인력으로 운영되고 성장 기회를 활용할 수 있는 충분한 인적 자원을 확보할 수 있도록 지원합니다. 과거에는 HR 팀이 유급 휴가(PTO)와 출퇴근 시간을 스프레드시트에 수동으로 입력했다면, 이제 HR 팀은 새로운 근태 추적 소프트웨어를 통해 휴가 요청을 검토 및 승인하고, 사용 가능한 PTO를 계산하고, 팀원이 부재 중일 때 팀원에게 알리고, 직원들의 휴가 추세를 분석하여 번아웃을 방지하도록 도울 수 있습니다.

복리후생 관리 도구. 의료 보험, 연금, 퇴직금, PTO를 포함한 직원 복리후생 및 자격을 관리하는 일은 HR 팀에 막대한 관리 부담이 될 수 있습니다. 복리후생 관리 도구를 사용하면 직원의 복리후생 데이터를 모든 사람이 볼 수 있도록 단일 플랫폼으로 중앙 집중화할 수 있으며, 직원이 필요할 때 필요한 정보에 액세스할 수 있어 HR의 관리 부담을 최소화할 수 있습니다. 기업은 이러한 도구를 통해 집계된 데이터를 사용하여 향후 복리후생 지출과 예산을 더 효과적으로 관리할 수 있습니다. 심지어 어떤 도구는 의료 분석 기능을 제공하여 고용주가 의사 결정을 내리고 건강보험개혁법 같은 규정을 준수하는 데 도움을 줍니다.

학습 관리 시스템. HR 팀이 신규 직원을 온보딩하거나, 새로운 회사 정책을 도입하거나, 직원들이 규정을 준수할 수 있도록 교육을 시작할 때 학습 관리 시스템이 도움이 될 수 있습니다. 간단히 말해, 이러한 자동화 소프트웨어 플랫폼은 온라인 교육 과정 제공과 직원 진도 추적을 자동화합니다.

규정 준수 관리 도구. 기업은 항상 주, 연방 및 국제 규정에 따라 운영되고 있는지 확인해야 합니다. 여기에는 제때 세금을 납부하는 것부터 라이선스, 허가 및 인증을 최신 상태로 유지하는 것까지 모든 것이 포함될 수 있습니다. 마감일이나 만료일이 다가오면 기업은 적시에 조치를 취해야 합니다. 또한 기업이 디지털 전환 프로세스를 시작하고 인공지능(AI), 클라우드 컴퓨팅, 5G, 사물 인터넷과 같이 법적 영역이 모호한 분야에 대한 의존도가 높아짐에 따라 새로운 규정 준수가 필요해지고 관련 문제가 발생할 것으로 예상됩니다. 가능한 곳에서 규정 준수를 자동화하면 HR 팀의 관리 업무량을 줄이고 인적 오류를 줄일 수 있습니다.

이러한 자동화는 HR 워크플로우를 간소화할 뿐만 아니라 HR 부서가 최적화를 위해 데이터를 추적하고 분석할 수 있게 도와줍니다.

 애플리케이션 통합 강화. HR 팀과 직원들이 각각 하나의 HR 업무나 조치를 처리할 뿐인 시중의 수많은 HR 자동화 소프트웨어를 일일이 찾아다니며 작업하는 것은 번거로울 수 있습니다. 이러한 도구들이 단일 플랫폼으로 통합되는 것이 곧 이루어질 발전 중 하나입니다. 앞으로는 채용, 온보딩, 성과 관리, 급여, 복리후생, 분석 등 HR 기능 전반을 자동화할 수 있는 포괄적인 HR 솔루션, 즉 모든 HR 자동화를 원스톱으로 처리할 수 있는 IBM watsonx Orchestrate와 같은 HR 자동화 플랫폼이 제공될 것입니다. 이를 통해 예측 분석을 위한 원활한 데이터 흐름이 가능해집니다.

보다 향상된 개인화. 최근 인공 지능과 머신 러닝의 발전으로 HR 팀은 수작업을 훨씬 더 많이 덜어내는 동시에 직원의 관점에서 더 강력한 개인화를 제공할 수 있게 되었습니다. 예를 들어, AI 기반 챗봇은 이미 직원들에게 24시간 HR 지원을 제공하고 있으며 가상 비서를 통해 일상적인 업무를 자동화할 수 있지만, 감정 분석 분야의 새로운 발전으로 인해 봇이 모든 커뮤니케이션에서 직원들의 만족도를 측정할 수 있게 될 것입니다. 고급 분석 및 예측 모델링은 HR 팀이 직원 이탈을 더 잘 예측하고 잠재력이 높은 직원을 식별하는 데 도움이 될 수 있습니다. 자연어 처리가 발전하면서 직원들이 이러한 도구를 더욱 원활하게 사용할 수 있게 될 것입니다.

모바일 업무를 위한 모바일 솔루션. 원격 근무, 하이브리드 근무, 모바일 인력이 증가하면서 HR 자동화는 분산되어 근무하는 팀의 요구사항을 충족해야 하는 과제를 안게 될 것입니다. 모바일 앱과 클라우드 기반 플랫폼은 HR 시스템, 셀프 서비스 포털 및 협업 도구에 대한 원활한 액세스를 제공하여 위치에 관계없이 일관된 HR 경험을 보장합니다.

윤리적인 AI 및 데이터 개인정보 보호. HR 자동화의 AI 의존도가 높아짐에 따라 HR 전문가는 AI의 윤리적 사용을 보장하고 직원 데이터를 보호해야 합니다. HR 부서는 강력한 데이터 거버넌스 관행을 확립하고, AI 알고리즘의 공정성과 투명성을 보장하며, 데이터 보호 규정을 준수해야 합니다.

직원 복지 및 정신 건강 지원. 전 세계적인 코로나19 팬데믹으로 인해 기업이 직원의 복지와 정신 건강을 의미 있는 방식으로 해결해야 할 필요성이 부각되었고, 이는 직원과 지원자에게 최우선 순위가 되었습니다. 챗봇과 가상 비서는 리소스, 셀프 도움말 가이드, 정신 건강 지원 서비스에 대한 액세스를 제공하여 직원의 웰빙을 증진하고 일과 삶의 균형을 도모할 수 있습니다.

팀에 HR 자동화를 제공하는 임무를 맡았는데 어디서부터 시작해야 할지 잘 모르시겠나요? HR 자동화에 대한 체계적인 접근 방식의 단계는 다음과 같습니다.

1. 자동화에 적합한 수동 프로세스 조사 및 문서화
   먼저, HR 팀은 자동화할 수 있는 수동 관리 업무와 기타 HR 프로세스를 파악해야 합니다. 채용, 온보딩, 성과 관리, 근태 추적, 복리후생 관리, 급여 처리 등과 관련하여 번거롭고 반복적인 작업이 있는지 찾아보세요.
   
   
2. HR 자동화 도구 선택
   다음 단계는 조사를 하는 것입니다. HR 자동화 소프트웨어를 비교하고 지출 규모를 결정하세요. 또는 기업 경영진에게 예산 승인을 요청할 수도 있습니다. 특정 업무와 사용 사례를 위한 전문 HR 소프트웨어부터 여러 HR 기능을 포괄하는 통합 HCM(인적 자본 관리) 시스템까지 다양한 HR 자동화 도구를 선택할 수 있습니다.
   
   
3. 자동화 도구를 기존 시스템과 통합
   도구를 선택한 후에는 새 소프트웨어를 배포하고 이를 기존 HR 시스템(예: 인사 정보 시스템(HRIS), 급여 시스템, 복리후생 등록 시스템, 지원자 추적 시스템)에 통합하여 데이터 흐름과 동기화가 원활하게 이루어지도록 하세요.
   
   
4. 직원 데이터 수집 및 관리
   더 이상 팀원들이 수동으로 데이터를 입력할 필요가 없습니다. 새로운 자동화 도구가 구축되면 HR 팀은 개인 정보, 성과 지표, 근태 기록, 교육 기록 등 관련 직원 데이터를 자동으로 수집하고 저장할 수 있습니다. 이러한 프로세스가 잘 진행되도록 HR 팀은 관련 데이터의 규정 준수, 윤리 및 개인정보 보호를 보장해야 합니다. 이는 향후 예측 분석, 보고 및 최적화 결정을 위한 기반이 될 것입니다.
   
   
5. 프로세스 표준화
   자동화가 실행된 후에는 이를 검토하여 새로운 도구나 프로세스가 직원들에게 최대한의 가치를 제공하는지 확인하세요. 배포된 자동화에 대한 감사를 통해 확장, 간소화 또는 기타 개선이 필요한 영역을 파악할 수 있습니다.
   
   
6. 데이터 분석, 최적화 및 보고
   데이터의 흐름이 시작되면 인사이트도 자연스럽게 따라오게 됩니다. 자동화 분석을 통해 데이터에 기반한 의사결정을 내리고 기업 경영진에게 권장 사항을 제시할 수 있습니다. 분석을 통해 HR 전문가는 직원 성과를 모니터링하고, HR 프로그램과 정책의 효과를 평가하고, 비즈니스에 의미 있는 영향을 미치는 트렌드를 파악하여 최고 경영진의 관심을 끌고 투자할 만한 가치가 있는 정보를 얻을 수 있습니다.
   
   
7. 정기적인 유지 관리 및 업데이트
   HR 자동화는 데이터 정확성, 보안 및 최적의 성능을 보장하기 위해 정기적인 유지보수, 업데이트 및 시스템 점검이 필요합니다. 여기에는 데이터 통합 모니터링, 소프트웨어 패치 적용, 발생하는 모든 문제 처리 등이 포함될 수 있습니다.