ワークフロー図とは何か

ワークフロー図を作成して使用すると、次のような幅広いメリットが得られます。

• 業務の最適化：ワークフロー図は、ビジネス・プロセスを合理化することで効率性を改善します。ワークフローの最適化により、あらゆる規模の企業で生産性が向上し、非効率が排除され、コストの削減や収益の増加につながります。

• プロジェクト管理の改善：プロジェクト・マネージャーは、複雑なプロセスやチームを調整する役割を担っており、ワークフロー管理はその中心的な業務のひとつです。ワークフロー図を使用することで、プロジェクト・マネージャーは、チームが可能な限り効率的に協働できるようにします。

• プロセスの文書化：ワークフロー・チャートは、中核となるビジネス・プロセスを視覚的に表現した貴重な情報であり、法的要件、コンプライアンス要件、または監査要件に必要な文書を提供します。

• 明確なコミュニケーション：ワークフロー図は、コミュニケーション手段を明確にし、従業員や部門の具体的な責任を体系化します。多くの組織は、ワークフロー図をオンボーディング・リソースとして使用しています。

• セキュリティーの強化：ワークフロー図を作成してセキュリティー・プロセスを監視することで、潜在的な脆弱性を浮き彫りにすることができます。セキュリティー・プロセスを可視化すると、セキュリティーのベスト・プラクティスの実施とサポートに役立ちます。

• ワークフローの自動化：ビジネス・プロセスの自動化により、効率性が大幅に向上します。ワークフロー図では、 自動化できるワークフローの部分を特定できるため、チーム・メンバーはより要求の厳しい作業に集中できるようになります。

ワークフロー図は、ワークフローの各ステップを示す標準化された記号、図形、または画像で構成されています。現在、ワークフロー図ソフトウェアがオンラインで入手できるため、既製のテンプレートを使用してワークフローを簡単に構築できます。これらの作図ツールには通常、次の記号があります。

• 楕円形：ワークフロー図の開始点と終了点を定義します。

• 長方形：プロセスのステップや、取るべき行動を表します。

• ダイヤモンド：次のステップにつながる決定点を表します。

• 平行四辺形：ワークフロー・プロセスにおけるデータのインプットまたはアウトプットを示します。

• シリンダー：プロセスで使用されるデータと、そのデータにアクセスする方法と場所を示します。

• コネクター：1つのステップから次のステップへの作業の流れを示す矢印付きの線です。

19世紀の機械エンジニア兼経営コンサルタント、ヘンリー・ガントは、タスクの順序付けと優先順位付けを行うための初のワークフロー図を開発しました。ガントは、経営科学の専門家、フレデリック・ウィンスロー・テイラーと提携して、ビジネス関連の科学的管理の新しい形式としてワークフロー・プロセスを考案しました。その結果が、現在でも使用されているガント・ワークフロー図です。

この2人の研究は、プロセスと品質管理を改善するためのワークフローの図式化に関する深い研究を後押ししました。

ワークフロー図とフローチャートの違いは、ワークフロー図がプロセス・フローチャート・タイプの1つであるのに対し、他のシステムやプロセスを文書化するために他の多くのタイプのフローチャートが存在することです。

一方、ビジネス・プロセス・マッピングとは、人事、施設、データ、アクティビティなど、ビジネス・プロセスのあらゆる側面を整理してマッピングする手法です。プロセス・マイニングは、データを使用してワークフローを発見し、最適化します。ビジネス・プロセス・モデリングは、データ駆動型アルゴリズムを使用してワークフローの包括的な視覚表現を生成する関連分野です。