ビジネス・プロセス・マネジメントとは
ビジネス・プロセス・マネジメントが、効率の向上とコスト削減のためのビジネス・プロセスの最適化と自動化に、どのように役立つのかをご覧ください。
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ビジネス・プロセス・マネジメントとは

ビジネス・プロセス・マネジメント(BPM)は、Gartner社(ibm.com外へのリンク)により定義されているように、ビジネス戦略とプロセスを発見、モデル化、分析、測定、改善、最適化するための方法を採用するものです。 タスク管理やプロジェクト管理と混同されることがありますが、BPMはそれより広い範囲を指すものです。 タスク管理は個々のタスクに焦点を当てますが、BPMはエンドツーエンドのプロセス全体を扱います。 プロジェクト管理は1回限りの作業の範囲を指しますが、BPMは反復可能なプロセスに特に焦点を当てます。 継続的なプロセス・リエンジニアリングをとおして、組織はワークフロー全体を合理化し、効率性の向上とコスト削減につなげることができます。 この概念は新しいものではありません。シックス・シグマとリーンの原則は、BPM方法論の例です。

高度な分析、アクティビティー監視、意思決定管理機能を組み合わせることにより、ビジネス・プロセス・マネジメント・スイートは、ビジネス成果を達成するための人材、システム、情報、資料を調整できます。 その結果として、デジタル変革の戦略を加速する上で特に役に立っています。

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BPMの種類

ビジネス・プロセス・マネジメントには、「統合中心のBPM」、「人間中心のBPM」、「文書中心ののBPM」の主に3つの種類があります。

  • 統合中心のBPM:この種類のBPMは、人間の関与をあまり必要としないプロセスに焦点を当てます。 これらのプロセスは、人事管理(HRM)やカスタマー・リレーションシップ・マネジメント(CRM)のように、システム間でデータを統合するAPIやメカニズムに大きく依存します。

  • 人間中心のBPM: 統合中心のBPMとは異なり、この種類は人間の関与を中心としており、通常は承認が必要です。 ドラッグ・アンド・ドロップ機能を備えた直感的なユーザー・インターフェースにより、チームはさまざまな役割にタスクを割り当てることができ、プロセスに沿って個人に責任を持たせることが容易になります。

  • 文書中心のBPM: この種類のBPMは、契約書のような特定の文書を中心とします。 企業が製品またはサービスを購入する場合、お客様とベンダーの間で合意を形成するには、さまざまな形式や範囲の承認を経る必要があります。
ビジネス・プロセス・マネジメントのライフサイクル

BPMシステムの成功は、ワークフローに含まれるステージを定義することから始まります。 これは、改善する領域、および進捗を追跡するためのメトリックをチームが識別するのに役立ちます。 ビジネス・プロセス・マネジメントを適用することにより、組織は業務を改善でき、より優れたビジネス成果を実現することにつながります。 これらの結果を達成するには、BPMのライフサイクルを完全に理解することが必要です。 以下がライフサイクルの5つのステップです。

  1. プロセス設計:チームは、プロセス内のマイルストーンを概説することから始める必要があります。 それから、全体のBPMプロセス内の個別のタスクを、ワークフロー内の各ステップのタスクの所有者とともに識別する必要があります。 プロセスを最適化する領域と、その改善を追跡するためのメトリックを識別できるように、ステップは明確に定義する必要があります。 

  2. モデル:このステップでは、チームはプロセス・モデルのビジュアル表示を作成する必要があります。 これには、タイムライン、タスクの説明、プロセス内のあらゆるデータのフローなど特定の詳細が含まれる必要があります。  このステージでは、ビジネス・プロセス・マネジメント・ソフトウェアの使用が役立ちます。

  3. 実行: チームは、PoC(概念検証)を行い、限定されたグループで新規BPMシステムをテストする必要があります。 フィードバックを取り入れた後で、チームはより幅広い対象者へのプロセスのロールアウトを開始することができます。

  4. 監視:この段階では、チームはプロセスを監視して効率的に改善を測定し、その他のボトルネックを識別する必要があります。 

  5. 最適化:最終ステップでは、チームはプロセスに最後の調整をし、ビジネス・アクティビティーを改善します。

BPMプロジェクトの成功には、綿密な計画とオープンなコミュニケーションが必要ですが、一連のアクティビティーを改善すると、チームは迅速にメリットを得られます。

ビジネス・プロセス・マネジメントのメリット

BPMソリューションは、プロセスの改善によって組織の価値を高め、多くのメリットをもたらします。 メリットには次のようなものがあります。

  • 効率性の 増加とコストの節約:BPMシステムにより、既存のプロセスを最適化し、より多くの構造を新しいプロセスの開発に組み込むことができます。 これは、プロセスの重複やボトルネックを排除することによって行われ、その結果効率性と生産性を向上させることができます。 俊敏性を向上させると、企業は意図したビジネス成果をより迅速に実現することができ、過剰なリソースを他の優先順位の高い作業に割り当てることができます。

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  • 従業員と顧客の体験の向上:BPMツールのスイートは、反復作業を排除し、情報へのアクセスを容易にするのに役立ちます。 従業員の注意を散漫にするものを取り除くことで、自分の作業や顧客に集中できるようになり、顧客満足度の向上につながります。 また、ワークフローを明確にすることで、従業員のオンボーディング・プロセスでの学習曲線が短縮され、生産性とエンゲージメントが向上します。  

  • より拡張性の高いプロセス: BPMによってプロセスの実行とワークフローの自動化が可能になるため、世界中の他の地域にプロセスを拡張するときにこの移行がうまく行われます。 ビジネス・プロセス・マネジメント・ツールは、役割を明確にし、プロセス全体に一貫性を確保することができます。また、自動化のためのビジネス・ルールを取り入れる機会を明らかにして、チームをイノベーションにさらに集中させることもできます。

  • より高い 透明性: ビジネス・プロセスの自動化は、プロセス全体でタスクの所有者を明確に定義しているため、所定のプロセス全体にわたって、透明性が向上して責任の所在が明確になります。 これにより、チーム間のコミュニケーションが促進されます。

  • 開発チームへの依存の軽減:BPMはローコード機能を提供することで、開発部門への潜在的な依存を軽減します。 ビジネス・ユーザーは、これらのツールに迅速かつ容易にオンボーディングでき、企業全体でプロセスの自動化を進めることができます。
ビジネス・プロセス・マネジメントのユースケース

BPMソフトウェアはプロセスに関する多くの構造を提供して、所定のワークフロー内の非効率性を軽減します。 適用の成功例には以下のようなものがあります。

  • コンテンツ配信:メディア企業はBPMを使用して、コンテンツの作成から配布まで、コンテンツの準備と配信のプロセスを自動化できます。 ビジネス・プロセス・マネジメント・システムは、コンテンツ管理、権限管理、コンテンツ・トラフィック、作業指示システムと対話するように設計できます。

  • カスタマー・サービス:カスタマー・サービス担当員は、よくある質問を特定してチャットボットが処理するようにして、大量のサービス要求がある際のチームの負荷を軽減することができます。 コール・センターやチャットボットからのトランスクリプト・データは、プロセスの自動化をさらに進めたり、よりパーソナライズされた回答をお客様に提供するのに役立ちます。

  • 財務:さまざまなチームからの購入注文提出を標準化するテンプレートを作成して、ビジネス・ソフトウェアやハードウェアの調達を迅速化することができます。 さらに、固有のシナリオに合わせてワークフローをカスタマイズすることもできます。

  • 人事:人事は、BPMを採用して、文書やワークフローの管理を合理化することができます。 BPMは、従業員のオンボーディングとオフボーディング、パフォーマンス評価、休暇要求、タイムシート承認などの人事フォームを処理するための、より構造化された環境を提供します。

  • 銀行:銀行は個人や企業の融資を処理する際に、申込者の信用リスクの大きさを評価する必要があります。 これには、申込者、雇用者、信用格付け会社など、複数のソースからの情報の収集が含まれます。 BPMは、プロセス全体にわたる情報の流れを管理し、文書内のエラーを減らすことによって、融資の適格性に関する決定が迅速に行えるようにします。

  • 受注処理:企業はBPMを使用して、注文フルフィルメント・システムの運用効率を向上させることができます。 BPMを使用して特別オファー、注文収集、注文フルフィルメントを管理できます。 これにより、より高いビジネス価値を提供する顧客中心の注文管理へとプロセスが移行されます。
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