Gartner（ibm.com外へのリンク）の定義によると、ビジネス・プロセス・マネジメント（BPM）はビジネス戦略とプロセスを検討・モデル化・分析・測定・改善・最適化するためのメソッドを採用しています。 タスク管理やプロジェクト管理と混同されることもありますが、これらの隣接するトピックよりも広範囲のものを対象としています。 タスク管理は個々のタスクに焦点を当てているのに対し、BPMはエンドツーエンド全体を観察します。 プロジェクト管理は、1回限りの作業範囲を参照しますが、BPMは特に、反復可能なプロセスに焦点を当てます。 継続的なプロセス・リエンジニアリングを介して、組織はワークフロー全体を合理化して、効率性の向上とコストの節約につなげることができます。 この概念は新しいものではありません。シックス・シグマとリーンの原則は、BPM方法論の例です。

高度な分析、アクティビティー監視、意思決定管理機能を組み合わせることにより、ビジネス・プロセス・マネジメント・スイートは、ビジネスの成果に端するための人材、システム、情報、資料を調整できます。 結果として、それらは、デジタル変革戦略の加速において、特に有用なものになりました。

主な3つの種類のビジネス・プロセス・マネジメント：統合中心のもの、人間中心のもの、文書中心のもの

• 統合中心のBPM：この種類のBPMは、人間の関与をあまり必要としないプロセスに焦点を当てます。 これらのプロセスは、人材管理（HRM）またはカスタマー・リレーションシップ・マネジメント（CRM）のようなシステムを横断するデータを統合するAPIやメカニズムに、より依存します。
• 人間中心のBPM： 統合中心のBPMとは異なり、この種類のBPMは、人間の関与を中心とします。その関与には、通常、承認が必要になります。 ドラッグ・アンド・ドロップ機能を備えた直感的なユーザー・インターフェースにより、チームはタスクを異なる役割へ割り当てることができ、プロセスに伴う責任のある個人の保持が容易になります。
• 文書中心のBPM： この種類のBPMは、契約書のような特定の文書を中心とします。 企業が製品またはサービスを購入するとき、さまざまなフォームや複数回の承認を通過して顧客とベンダーの間の合意形成する必要があります。

成功したBPMシステムは、ワークフローで関与した段階を定義することから始めます。 これにより、チームは改善すべき領域とメトリックを特定し、進捗状況を追跡します。 ビジネス・プロセス・マネジメントを適用することで、組織は運用を改善することができ、それがよりよいビジネスの成果へとつながります。 これらの結果に達するには、BPMのライフサイクルを完全に理解する必要があります。 これが5つのライフサイクルのステップです。

1. プロセス設計：チームはプロセス内のマイルストーンを概説することから始める必要があります。 それから、全体のBPMプロセス内の個別のタスクを、ワークフロー内の各ステップのタスクの所有者とともに識別する必要があります。 チームがプロセス最適化とそれに続くメトリックのための領域を識別し、改良を追跡できるよう、ステップを明確に定義する必要があります。 
2. モデル：このステップの間、チームはプロセス・モデルのビジュアル表示を作成する必要があります。 これには、タイムライン、タスクの説明、プロセス内のあらゆるデータのフローなど特定の詳細が含まれる必要があります。  この段階の間、ビジネス・プロセス・マネジメント・ソフトウェアの活用が役に立ちます。
3. 実行：チームは概念検証を行い、限られたグループで新しいBPMシステムをテストする必要があります。 いずれかのフィードバックを取り入れると、チームは、より広範な大衆にプロセスをロールアウトできるようになります。
4. 監視：この段階の間、チームはプロセスを監視して効率的に改善を測定し、その他のボトルネックを識別する必要があります。 
5. 最適化：最終ステップでは、チームはプロセスに最後の調整をし、ビジネス・アクティビティーを改善させます。

成功するBPMプロジェクトには、綿密な計画とオープンなコミュニケーションが必要ですが、一連のアクティビティーを改善すると、チームは迅速にメリットを得ます。

BPMソリューションは、プロセスの改良を介して、組織の価値を高め、数多くのメリットを生み出します。 懸念には次のようなものがあります。

• 効率性の 向上とコストの節約：BPMシステムにより、既存のプロセスを最適化し、より多くの構造を新しいプロセスの開発に組み込むことができます。 プロセスの冗長性とボトルネックを取り除くことでこれを行い、結果として効率性と生産性が向上します。 さらに俊敏性があれば、企業はより速いペースで意図するビジネスの成果に到達し、余剰のリソースを他の優先度の高い作業に割り当てることができます。
• エンプロイー・エクスペリエンスとカスタマー・エクスペリエンスの 向上：BPMスイートのツールは、反復作業の排除し、より情報にアクセスしやすくする助力となります。 従業員の注意を散漫にするものを取り除くことで、自分の作業や顧客に集中できるようになり、顧客満足度の向上につながります。 また、明確なワークフローは、従業員オンボーディング・プロセス内の学習曲線を短くし、生産性とエンゲージメントを向上させます。  
• よりスケーラブルなプロセス： BPMにより、より質の高いプロセス実行とワークフローの自動化が可能になるので、プロセスを世界の他の地域に拡張するときも、よりよい転送が行われます。 ビジネス・プロセス・マネジメント・ツールは、役割を明瞭にし、プロセス中の一貫性を保証します。また、機会を明確化して自動化にビジネス・ルールを組み込み、チームがよりイノベーションに注力できるようにすることもできます。
• 高い 透明性： ビジネス・プロセス・オートメーションは、プロセス中のタスクの所有者を明確に定義するので、特定のプロセスを通して、高い透明性と責任追跡性が提供されます。 これにより、チーム内のコミュニケーションが促進されます。
• 開発チームに依存しない：BPMは、開発への潜在的な依存を取り除くローコード機能を提供します。 ビジネス・ユーザーをこれらのツールに迅速かつ容易にオンボードさせ、企業全体でプロセスの自動化がより行われるようにできます。

BPMソフトウェアは、プロセス周りにより多くの構造を提供し、特定のワークフロー内の非効率な点を取り除きます。 適用に成功した例には、次のようなものがあります。

• コンテンツ配信：メディア企業はBPMを使用して、コンテンツの準備とデリバリーのプロセス（コンテンツの作成から配信まで）を自動化できます。 コンテンツ管理、権利の管理、コンテンツのトラフィック、作業指示システムと対話するように、ビジネス・プロセス・マネジメント・システムを設計することができます。
• カスタマー・サービス：カスタマー・サービス担当者は、チャットボックスが処理できるように、よくある質問を識別し、サービスに対するリクエストが大量にあるときにチームの負担を軽減させます。 コール・センターやチャットボックスからのトランスクリプト・データにより、プロセスをさらに自動化し、よりパーソナライズされた答えを顧客に知らせることができます。
• 経理：企業はテンプレートを作成して、さまざまなチームからの発注書の提出を標準化できます。それにより、ビジネス・ソフトウェアまたはハードウェアをより迅速に調達できるようになります。 さらに、固有のシナリオ用にカスタマイズ・ワークフローを確率させることもできます。
• 人事：人事は、BPMを採用して、文書やワークフローの管理を合理化することができます。 これにより、従業員のオンボーディングやオフボーディング、業績評価、休暇申請、タイムシートの承認などのHRフォームの処理により構造化された環境が提供されます。
• 銀行：ローンのために、個人または企業を処理するとき、銀行は、潜在的な信用リスクがないか申請者を評価する必要があります。 これには、申請者、雇用主、信用格付機関など複数のソースからの情報収集が関与します。 BPMは、プロセス全体の情報のフローを管理したり、文書内のエラーを減らしたりすることで、ローンの適格性に関する意思決定を促進します。
• 受注処理：企業は、BPMを使って、受注処理の運用効率を向上させられます。 企業はBPMを使って、特別オファー、注文のキャプチャー、受注処理を管理できます。 これにより、より高いビジネス価値を提供する顧客中心の注文管理へとプロセスが移行されます。