ビジネス・プロセス管理（BPM）は、ビジネス・プロセスを管理および最適化するための体系的なアプローチです。BPMは、生産性と全体的なビジネス・パフォーマンスを向上させて、既存のプロセスの効率を向上させることを目的としています。
BPMは、一見類似しているように見える、他のイニシアティブと混同されることがよくあります。たとえば、BPMは、プロセスを根本的に見直したり、置き換えたりするビジネス・プロセス・リエンジニアリング（BPR）よりも規模が小さいですが、個々のタスクを扱うタスク管理や、一度限りのイニシアチブを扱うプロジェクト・マネジメントよりも広範囲です。エンタープライズ・リソース・プランニング（ERP）がビジネスのあらゆる側面を統合して管理するのに対して、BPMは個々の機能に重点を置いて、既存の反復可能なプロセスをエンドツーエンドで最適化します。
効果的なBPMプロジェクトでは、構造化されたプロセスを採用し、適切なテクノロジーを使用し、チームメンバー間のコラボレーションを促進します。これによってプロジェクトのワークフローを最適化し、生産性を向上させて、利害関係者に継続的に価値を提供することができます。BPMツールの導入が成功すると、最終的には顧客満足度、競争上の優位性、ビジネス成果の向上につながります。
統合中心のBPMは、人間があまり関与する必要のないプロセスに焦点を当てたものです。これには、人的資源管理（HRM）や顧客関係管理（CRM）など、さまざまなシステムやソフトウェアを接続してプロセスを合理化し、組織全体のデータフローを改善することが含まれます。
人間中心のBPMは、人間の関与を中心とし、多くの場合、承認プロセスを必要とします。人間中心のBPMでは、人々が使いやすく、理解しやすいドラッグ・アンド・ドロップ機能を備えた直感的なプロセスの設計を優先し、生産性と従業員間のコラボレーションの向上を目指します。
ドキュメント中心のBPMは、契約書などのドキュメントやコンテンツをプロセス内で効率的に管理するためのものです。たとえば、クライアントとベンダー間の購買契約は、進化してさまざまな承認ラウンドを経て、整理され、アクセスしやすく、規制に準拠する必要があります。
BPMは、さまざまなビジネス・プロセスを最適化することで、業務全体の改善に役立ちます。BPMのユースケースとメリットについて概説した例をご紹介します。
BPM は、ビジネス・プロセスを組織の目標や目的に合わせて調整するための戦略的ツールとして機能します。BPMは、ワークフロー管理を接続し、データ管理を一元化し、コラボレーションとコミュニケーションを促進することで、正確でタイムリーなデータへのアクセスを提供し、組織の競争力を維持できるようにします。これにより、信頼できるインサイトに基づいて、戦略的な意思決定ができるようになります。
BPMを通じて、支出データ、社内の業績評価指標、外部の市場調査など、異種のデータソースを接続することができます。これにより、社内プロセスの改善、戦略的パートナーシップの機会、潜在的なコスト削減の取り組みを明らかにすることができます。BPMは、継続的な改善につながる改良や強化を行うための基盤も提供します。
利点:
BPMを導入することで、請求プロセスの最初から最後までを標準化および最適化できます。BPMソフトウェアは、ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）などの技術を活用して、請求の受付、検証、評価、支払い処理などの反復的なタスクを自動化できます。BPMは、標準化されたワークフローと意思決定ルールを確立することで、処理時間を短縮し、エラーを最小限に抑えて請求プロセスを合理化します。また、請求ステータスとパフォーマンス指標をリアルタイムで可視化することもできます。これにより、プロアクティブな意思決定が可能になり、一貫性を確保し、運用効率を向上させることができます。
利点:
BPMは、日常的なタスクを自動化し、事前定義したルールを実装することで、規制要件と社内ポリシーへのタイムリーなコンプライアンスを可能にします。ビジネス・プロセス管理ソフトウェアを使用することで、コンプライアンス・チェック、リスク評価、監査証跡などのプロセスを自動化し、コンプライアンス・リスクを特定、評価、軽減するための標準化されたワークフローを確立できます。また、BPMはコンプライアンス・メトリクスとリスク・エクスポージャーに関するリアルタイムの洞察を提供し、プロアクティブなリスク管理と規制報告を可能にします。
利点:
文書のルーティング、承認ワークフロー、コンプライアンス・チェックなどのタスクを自動化することで、契約の所要時間を短縮し、管理作業を削減できます。契約書の作成、交渉、承認、実行などのプロセスもデジタル化および自動化できます。ライフサイクルの各段階で契約をガイドする標準化されたワークフローを作成できます。これにより、一貫性を確保し、効率を高めることができます。契約ステータスをリアルタイムに把握できるため、契約管理が全体として改善されます。
利点:
BPMは、サービス・リクエストの処理を自動化し、顧客とのやり取りを追跡し、解決ワークフローを促進することで、カスタマー・サービス業務を変革します。組織はBPM を通じて、Eメール、チャット、ソーシャルメディアなどの複数のチャネルにわたるカスタマー・サポートのプロセスを最適化できます。また、チケットのルーティングやエスカレーションなどの日常的なタスクを自動化し、通知を生成して顧客のリクエスト・ステータスを更新できます。これにより、応答時間が短縮され、サービスの一貫性が高まり、顧客体験が向上します。また、エージェントは一元化されたナレッジ・ベースと顧客履歴にアクセスできるようになり、より効率的かつ効果的に問い合わせを解決できるようになります。
利点:
BPMは、予算編成、予測、経費管理、財務報告などの財務プロセスを最適化するために使用できます。標準化されたワークフローと意思決定ルールを確立し、ヒューマン・エラーのリスクを軽減し、規制遵守を改善することで、財務プロセスの一貫性と正確性を確保できます。BPMは、ワークフローの自動化を通じて、データ入力、調整、レポート生成などの反復タスクを自動化します。財務データをリアルタイムで可視化することで、変化する市場に迅速に対応することができます。
利点:
BPMを活用することで、採用から退職までの雇用体験の各段階を通じて従業員をガイドする、標準化されたHRワークフローを実装できます。新入社員のオンボーディング・プロセスとパフォーマンス評価をデジタル化できるため、管理作業が軽減され、チームメンバーは人材開発や人員計画などの戦略的な取り組みに集中できるようになります。HRメトリクスをリアルタイムに追跡することで、従業員のエンゲージメント、定着率、トレーニングの使用と効果についてのインサイトが得られます。
利点:
BPMは、サプライチェーン内のプロセスを含む、在庫管理、注文処理、出荷追跡などのプロセスを自動化することにより、物流管理を最適化します。サプライヤーから顧客への商品の移動を管理するワークフローを確立できます。注文処理、ピッキング、梱包・出荷などの特定のタスクを自動化することで、サイクルタイムが短縮され、注文の精度が向上します。また、在庫レベルと出荷ステータスのデータをリアルタイムに取得できるため、プロアクティブな意思決定と例外管理が可能になります。
利点:
BPMは、注文処理、トラッキング、フルフィルメントなどのプロセスを合理化します。ビジネス・プロセスの自動化（注文入力、在庫管理、出荷などの日常的なタスクの自動化）を促進し、処理時間を短縮し、注文の精度を向上させることができます。標準化されたワークフローとルールを確立することで、注文のライフサイクル全体を通じて一貫性と効率性を確保します。注文状況と在庫レベルの可視性を高めることで、プロアクティブな意思決定と例外管理が可能になります。
利点:
BPMは、ベンダー選定、購入リクエスト、契約管理、価格交渉などのプロセスのデジタル・トランスフォーメーションと自動化を通じて、調達管理に革命をもたらします。調達から支払いまで、調達ライフサイクルの各段階を管理するワークフローを確立できます。BPMは、サプライヤー認定、RFx管理、発注書処理などのタスクを自動化することで、サイクル・タイムを短縮し、効率を高めます。また、支出分析、サプライヤーのパフォーマンス、契約遵守などのリアルタイムの指標に基づいて、最適化に適した領域についてのインサイトを提供し、ビジネス・プロセスの改善を可能にします。
利点:
BPMは、製品の設計、開発、発売、保守などのプロセスをデジタル化および自動化することで、製品ライフサイクル管理に革命をもたらします。アイディエーションから廃止まで、製品ライフサイクルの各段階を管理するワークフローを標準化できます。要件の収集、設計レビュー、変更管理を自動化することで、市場投入までの時間を短縮し、開発コストを削減できます。また、製品開発チーム間の部門を超えたコラボレーションを促進し、プロセス全体の調整と透明性を確保できます。
利点:
ページの冒頭で、BPMはプロジェクト管理よりも規模が大きいと述べました。BPMは、プロジェクト管理プロセスの改善に使用できます。ビジネス・プロセス管理ツールを活用することで、タスクの割り当て、進捗状況の追跡、ボトルネックの特定、リソースの割り当てを行うことができます。ビジネス・プロセス・モデリングは、BPMライフサイクルの各段階でプロジェクトを導く新しいワークフローの視覚化と設計に役立ちます。これにより、プロジェクト目標との一貫性と整合性を確保できます。タスクの割り当て、スケジュール設定、進捗状況の監視を自動化できるため、管理負担が軽減され、効率が向上します。また、リソースの使用率とプロジェクトのパフォーマンスをリアルタイムで監視して、リソースが効率的かつ効果的に使用されていることを確認できます。
利点:
BPMは、品質管理、テスト、欠陥追跡などのプロセスの自動化を促進すると同時に、欠陥率や顧客満足度スコアなどのKPIについての洞察も提供します。品質保証（QA）プロセスのステップは、標準化されたワークフローに基づいてガイドされ、一貫性と品質基準への準拠が確保されます。メトリクスとプロセスのパフォーマンスをリアルタイムで追跡できるため、プロアクティブな品質管理が可能になります。プロセス・マッピング・ツールは、非効率な部分を特定するのにも役立ち、継続的な改善とQAプロセスの最適化を促進します。
利点:
2020年、アメリカ最大の州政府の1つが、新しいプロセス分析ソリューションを模索していました。同州では、調達プロセスに2番目の管理システムを統合したばかりで、SAP SRMとSAP ECCの2つのシステムがリアルタイムでデータを交換する必要がありました。収集されたデータを分析する方法がないため、州は新しく統合されたSAP SRMシステムの影響を監視したり、調達プロセス中の逸脱を検出したりすることができずにいました。これにより、コストのかかる問題が発生しました。
同州は、IBM Process Miningを使用して現在のワークフローを計画し、SAP SRMシステム統合の進捗状況を追跡しました。ソフトウェアの検出ツールを使用して、両方の管理システムからのデータを最適化し、単一の包括的なプロセス・モデルを作成しました。エンドツーエンドのプロセスを計画したことで、州はすべてのプロセス活動を監視し、特定の機関のパフォーマンスをレビューすることができました。
AB InBevは、従業員をサポートし、彼らのエクスペリエンスを向上させる唯一のグローバル・ソリューションを導入することで、複雑な人事環境を合理化したいと考えました。そして、人的資本管理（HCM）ソフトウェアとしてWorkdayを選択しました。AB InBevは、IBM Consultingの一部であるIBM® Workdayコンサルティング・サービス のチームと連携し、従来のHRアプリケーションとHCMソフトウェアの統合を改善しました。
かつてはデータが整理されていないマルチシステム・ツールであったものが、信頼できる唯一の情報源となりました。その結果、AB InBevは従業員の離職率を地域規模で調査するといった取り組みの分析を実行できるようになりました。Workdayは、データの管理と分析のための合理化された手法をAB InBevに提供し、同社がビジネス目標を達成し、組織全体の人事プロセスを改善できるよう支援しています。
組織がより合理化された業務を実現し、効率を高めるためには、効果的なビジネス・プロセス管理（BPM）が不可欠です。プロセスを最適化することで、成長を促進し、競争力を維持し、持続可能な成功を実現できます。
IBM Consultingは、プロセス変革の取り組みを予測可能で、価値を実現するためのさまざまなソリューションを提供しています。
主な成果としては、調達時間の60～70%の短縮、融資予約の迅速化、手戻りの削減、リスクの回避、顧客と従業員の満足度の向上などが挙げられます。
IBM Consultingは、オープン・イノベーション、コラボレーション、信頼に基づいた原則により、お客様に助言するだけではありません。お客様やパートナーと協力して、優れたパフォーマンスを生み出すビジネスの設計、構築、運営に取り組んでいます。