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更新日:2024年6月4日
寄稿者:
Matthew Finio、Amanda Downie

調達とは

ビジネスにおいて調達とは、企業が効率的な運営を行うために必要な商品やサービスを外部から入手する方法を指します。

調達とは、企業が事業運営に必要な商品やサービスを入手する方法を指します。組織が効率的に運営し、目的を達成するために適切なリソースを確実に確保するには、効果的な調達が不可欠です。調達は、次のような一連の手順で構成されます。

- ビジネス・ニーズの特定
- 信頼できるサプライヤーの調達
- 契約の交渉
- サプライヤーとの関係の管理
- すべての手順の記録の維持

これらのプロセスを合理化すると収益性を向上させることができるため、調達の目標は、品質や納期などの要素のバランスを取りながら、必要な商品やサービスを可能な限り最良の価値で入手することです。これは継続的なプロセスであり、多くの企業は定期的に品質保証チェックとパフォーマンス分析を実施しています。その結果として、サプライヤー契約を見直して再交渉したり代わりのサプライヤーを探したりすることになる場合もあります。

小規模な会社では、調達を1人で担当する場合があります。大企業には多くの場合、プロセスを監督する最高調達責任者が率いる調達部門があります。調達を成功させるには、調達専門家、法務、財務チーム、エンドユーザーなどのさまざまな利害関係者間の効果的なコミュニケーションとコラボレーションが必要です。

たとえば、調達チームと財務チームの間にパートナーシップがあれば、財務チームは適切な商品やサービスを選択することで利益を最大化する方法をより深く理解できるようになります。それはより的確な予算編成と予測につながります。継続的な改善を確実なものとし、調達、財務会計、サプライチェーンの運営担当者にメリットとなるテクノロジーを導入するには、テクノロジーの最新化に応じた社内業務の連携がたいていは不可欠です。信頼できるデータ、AI主導の洞察、オートメーションを活用して、エンドツーエンドのワークフローを最適化できます。倫理基準の遵守は、調達プロセス全体を通じて非常に重要です。法的基準も遵守し、倫理的慣行を確実なものとし、リスクを軽減し、組織運営の完全性を保護する必要があります。

調達チームが取得する製品やサービスの種類は多岐にわたり、組織の使命とニーズによって異なります。例えば、消耗品、オフィス機器、家具、製造用原材料、機械、設備、契約社員、人材紹介サービス、旅行関連サービス、マーケティング資料などがあります。

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調達が重要である理由

調達は、企業が要件を満たすサプライヤーを適正な価格で選択するのに役立つため、サプライチェーンの理解と最適化に欠かせない要素です。調達がうまくいけば、企業が必要とする商品やサービスを持ち、それを適切な生産能力、スケジュール、価格で供給できるサプライヤーを効率的に特定できます。

調達が成功すれば、企業のブランド・イメージと評判は高まり、自社の高品質の商品やサービスを顧客に確実に提供するために必要なものを手頃な価格で入手できるようになります。また、企業の購入コストを8~12%削減し、年間2~3%のさらなる節約も果たし、利益が増大します。1

調達の手順

調達プロセスの一連の段階は一般的に、調達ライフサイクルと呼ばれています。つまり、直線的なプロセスではなく、継続的なプロセスであるという考えが強調されています。各段階における具体的な手順は、組織の規模、業種、調達する商品やサービスの性質によって異なります。

調達

ニーズの特定:必要な商品またはサービスとその仕様を決定します。

潜在的なサプライヤーの特定:
調査、業界データベース、ネットワークを利用して、経験、能力、評判に基づいてサプライヤーを事前に認定します。

RFIの送信:情報依頼書(RFI)を発行して、各サプライヤーの能力を判定します。

RFPまたはRFQの送信:組織のニーズ、契約条件、および諸条件を指定した提案依頼書(RFP)または見積依頼書(RFQ)を発行して、サプライヤーから詳細な提案を受け取ります。

購買

サプライヤーの評価と選定:サプライヤーからの入札または提案を評価し、コスト、品質、納期、その他の関連する考慮事項に基づいて選定します。

契約の交渉と草案作成:価格、支払い条件、納期など、選定したサプライヤーと契約条件を交渉します。 合意された契約条件を概説する契約書の草案を作成し、最終決定します。

発注書の発行:発注書(PO)を作成して、選定したサプライヤーに発行し、数量、価格、配送要件などの取引の詳細を指定します。

納品された商品を受け取り、検査する:合意された条件に基づいて注文を履行するサプライヤーのパフォーマンスを監視し、納品された商品とサービスが交渉時の仕様に準拠していることを確認します。

受け取り

スリーウェイ・マッチングの実施:発注書、商品またはサービスの受領書、サプライヤーの請求書を比較し、数量、価格、納期がすべて一致していることを確認します。

請求書の承認と、支払いの処理:支払いの請求書を承認し、合意された支払い条件に従って支払いを処理します。

記録の保管:契約書、発注書、請求書、連絡事項を含む調達プロセス全体の正確な記録を維持します。

サプライヤーのパフォーマンスは、品質、適時性、契約条件の順守などの基準に基づいて評価される必要があります。サプライヤー関係管理(SRM)を実践し、フィードバックを提供し、問題に対処し、改善とコスト削減の領域を特定することで、主要なサプライヤーとの継続的な関係を育みます。

調達管理

調達管理には、組織の商品またはサービスの取得に関連するプロセスの計画、実行、および制御が含まれます。調達管理は、調達から決済までのプロセスとも呼ばれ、調達と購入から、契約の交渉、サプライヤー関係管理(SRM)、リスク管理、ポリシーの遵守、買掛金との統合まで、調達プロセスに不可欠なさまざまな活動を網羅しています。

調達管理の主な目的には、必要なリソースを最適な価格で入手すること、サプライヤーとの関係を管理すること、商品やサービスの取得に関連するリスクを軽減することが含まれます。調達ソフトウェアは、電子調達ソフトウェアとも呼ばれ、プロセスの合理化において極めて重要な役割を果たします。このソフトウェアはワークフローを自動化し、購入活動の効率的な管理を行いやすくします。

単なる自動化を超えて、企業はコスト削減をより効果的に分析し、サプライヤーのパフォーマンスを監視できるようになります。要するに、高度な調達ソフトウェアにより支えられた調達管理は、調達ライフサイクル全体への体系的で効率的なアプローチを保証し、より優れた意思決定とリソースの最適化に貢献します。

調達に使用されるテクノロジー

テクノロジーは現代の調達プロセスにおいて重要な役割を果たしており、オペレーションを合理化し、効率を高め、貴重な洞察を提供します。調達に使用されるテクノロジーをいくつか紹介します。

人工知能(AI)と機械学習(ML):AIMLは、大規模なデータ・セットを分析してパターンや傾向を特定し、組織がより多くの情報に基づいた調達決定を下すのに役立ちます。

ブロックチェーン技術:ブロックチェーンは、調達プロセスの透明性とトレーサビリティーを高め、取引の安全な記録を作成するために使用でき、契約、支払い、製品の来歴に関連するデータの整合性を保証します。

契約管理ソフトウェア(CMS):CMSは、契約プロセス全体を自動化し、法律上の面倒な問題となる可能性のある文言や誤りから調達チームを守ります。

サイバーセキュリティー・ソリューション:暗号化、安全なアクセス制御、脅威検出システムなどのテクノロジーは、不正アクセスやサイバー脅威から調達データやシステムを保護するのに役立ちます。

電子文書管理:デジタル文書管理システムは、契約書、発注書、その他の調達関連文書の処理を合理化し、事務処理を削減し、効率を向上させます。

e調達プラットフォーム:電子調達プラットフォームは、潜在的なサプライヤーの特定から、契約の交渉と締結に至るまで、調達プロセス全体を促進します。

電子調達プラットフォーム:電子調達システムは、請求から支払いまでの購入プロセスを自動化し、カタログの管理、発注書の作成、支出の追跡に役立ちます。

モバイル調達アプリケーション:モバイル・アプリケーションにより、調達チーム・メンバーは調達データへのリモート・アクセス、購入依頼の承認、注文の追跡が可能になります。

調達パフォーマンス分析:調達データを収集して分析することで、組織はより優れたパフォーマンスと意思決定につながる貴重な洞察を得ることができます。

調達から支払いまで(P2P)ソフトウェア:P2Pツールは、購入プロセスと買掛金システムを合理化し、すべての調達プロセスの流れを追跡します。

ロボティック・プロセス・オートメーション(RPA):RPAは、データ入力や請求書処理などの反復的な調達プロセスを自動化して精度を向上させることができるため、チーム・メンバーは調達のより戦略的な面に集中できます。

サプライヤー関係管理(SRM)システム:SRMシステムは、企業がサプライヤーとの関係を最適化するのを支援し、通信やパフォーマンス監視のためのツールを提供します。

サプライチェーン管理(SCM)ソフトウェア:SCMソフトウェアは、サプライチェーンを通過する製品やサービスの動きをすべて把握することができ、サプライヤーのパフォーマンス、納期、中断などを追跡できます。

調達、購入、サプライチェーンについて

調達と購入という用語を同じ意味で使用する人もいますが、それらは同じではありません。調達は、企業のニーズの分析から始まる戦略であり、より広範なプロセスの一部です。それに対し、購入は、調達、価格、条件交渉などが完了した後の、調達プロセスの最後に行われる特定のステップです。

一方、調達はサプライチェーン管理の1つの側面、またはサブセットにすぎません。サプライチェーン管理には、出荷、倉庫管理、商品から製品への変換、配送などの物流を含む、商品を入手するプロセス全体が含まれます。

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脚注

1 Procurement, Bain & Company(ibm.com外部へのリンク)