ビジネス・プロセス分析とは

ビジネス・プロセス分析（BPA）とビジネス分析（BA）の違いについて少し混乱があるかもしれません。これらはビジネス・プロセス管理の関連領域ですが、同じではありません。BPAは、特定のプロセス分析とビジネス・プロセス・モデリングに重点を置いています。一方、BAは、より大きな事業運営環境に適用されます。BA は、財務予測、コスト分析、予算、雇用、人員削減など、他の分野の分析に重点を置いています。

ビジネス・プロセス分析（BPA）の包括的なメリットは、事業目標や意思決定に戦略的に合致する、事業運営全体にわたる日常的な機能が最適化されることです。

中小企業の場合、BPAは次の改善をもたらすことができます。

• 既存プロセスの効率性を高める：BPAは、製品用途の価値実現までの時間を短縮します。また、従業員のオンボーディングや顧客または患者の受け入れプロセスなどのワークフローの運用サイクルの時間も短縮します。
• キャパシティーの問題を明らかにする：どのようなプロセスにおいても、リソースには限りがあります。BPAは、キャパシティーの限界がどこにあるのか、それがプロセスにどのような影響を与えるのか、そしてそれを改善する方法を特定します。これは、スケーリングを行う際の重要な考慮事項です。たとえば、現在使用しているデジタル・ツールやプラットフォームによって、現在の組織のニーズやワークフローが制限される可能性があります。BPAを利用すると、特に組織の成長に合わせて行う必要がある変更を特定できます。
• 方針とルールを明確にする：組織がリモートワークに移行し、デジタル・デバイスの採用が拡大するにつれて（ibm.com外部のリンク）セキュリティーとデバイスの使用の間に不整合が生じることがよくあります。この分析を実施すると、IT承認プロセスを迅速化し、セキュリティー方針の適用を統一するための道筋を特定できます。
• より優れたガバナンス・プラクティスの作成：リスク管理は、企業にとっての優先事項としてますます重要になっています（ibm.com外部のリンク）。組織がコンプライアンスを維持するには多大な費用がかかりますが、問題が発生した場合の対処にはさらに多くの費用がかかります。ビジネス・プロセス分析により、コンプライアンス対策がどこで滞っているかを明らかにすることができます。たとえば、アプリケーションのセキュリティー対策を監査する頻度が組織のコンプライアンスに準拠していない可能性があります。BPAは、リソースとコンプライアンスのニーズを考慮した改善計画を策定し、プロセスを確実に実行、持続できるようにします。
• コストを削減できる箇所を特定する：BPAは、業務や労働力の重複を明らかにします。デジタル・ドキュメント・ワークフローに移行した組織は、人的エラーとドキュメント検索の時間を削減することでコストを削減できる良い例です。
• ボトルネックを解決する：ボトルネックは、コミュニケーション、開発、実行のチャンネルがサイロ化している場合に発生します。ビジネス・プロセス分析により、コミュニケーションのギャップを明らかにし、承認プロセスの障害を解決できます。
• 導入とリリースのプロセスを最適化する：効率的なプロセスにより、リリースと導入デプロイメントをさらにスムーズにします。
• 統合と採用プロセスを改善する：同様に、企業や部門全体で新しいテクノロジーを採用することは、途方もないプロセスです。BPAは、有用な研修プログラムやワークフローのビジュアルなど、より高い導入率をサポートするためのプロセスを設定します。
• 企業文化の強化：分野を問わず、プロセスの改善によって、ある種のハウスクリーニングが行われます。この改善により、従業員の日常的なエクスペリエンスに新たな命が吹き込まれます。その結果、士気が向上し、内部プロセスへの関与が向上します。顧客にとっては、最適化されたプロセス（Webサイトや顧客サービスのエクスペリエンスなど）は、エンゲージメント、およびビジネスに対する肯定的な認識が高まります。

ビジネス・プロセス分析（BPA）の手法を導く2つの主要な哲学があります。

• シックス・シグマ・アプローチ
• リーン・シックス・シグマ

シックス・シグマは、今日のほとんどの企業が効率性と制約を分析するために使用している5〜7ステップの手法です。リーン・シックス・シグマは、シックス・シグマのアプローチとリーンの哲学を組み合わせたものであるという点で少し異なります。これは、定義された価値を提供しないタスクやリソースを排除することに焦点を当てた協調的なアプローチです。

各ステップに固有の詳細を考慮すると、ビジネス・プロセス分析がどのように実行されるかを理解できるようになります。

一般に、BPAは次のような構造になっています。

1. 定義：分析したいプロセスを特定することから始めます。通常、そこから問題が最初に発生します。プロセス分析は、各ステップのプロセス図から始めることができます（また、各ステップのプロセス図も含めることができます。アナリストは現状のプロセスから始めて、文書化されたプロセスや組織の文化に特有のプロセスなど、公式および非公式のプロセスに注目します。
2. 測定：次に、定義した測定基準に対してプロセスがどのように機能しているかを確認します。このステップは、改善されたKPIメトリクスの作成を支援する根本的なステップでもあります。これらが最初に明確に定義されている場合、企業はKPIに照らしてプロセスを測定します。KPIには、効率性と有効性の指標、品質、生産性、収益性、価値の指標が含まれます。また、競争力と能力の指標もあります。たとえば、顧客エンゲージメントのワークフローは、品質と有効性と効率性の指標によって測定される場合があります。
3. 分析：分析手法にはいくつかの種類があり、それぞれ目的が異なります。ビジネス・プロセス・アナリストは、価値分析、ギャップ分析、または根本原因分析（RCA）を実行する場合があります。これらは広範な分析手法であり、それぞれに独自の一連のステップがあります。ギャップ分析により、プロセスに何が欠けているかが明らかになります。価値分析は、プロセス内で何が価値があるのか、そして結果として何が無駄になるのかを伝えます。根本原因分析では、特定の「なぜ」の質問と方法を使用して、プロセス内の問題の根本原因を逆算して調べるのに役立ちます。
4. 改善：ビジネス・プロセス・マネージャーは、アナリストと協力して、問題領域を改善する計画を作成し、実行します。改善には、プロセスの見直し、リソースの増加、コミュニケーションのアプローチや手段の変更が含まれる場合があります。繰り返しになりますが、これはさまざまな改善方法を利用できる詳細なステップになる可能性があります。
5. 管理：このような重要な分析を行った後、新しい標準とプロセスを管理することが最後のステップです。意思決定者はこの分析を利用して、リソース、責任、採用プロセス、IT、管理、および経営プロセスを管理できます。利害関係者もこれらの変化を監視し、将来の分析のために時間指標を設定します。

最近導入した新しいテクノロジーが十分に活用されていない場合、またはビジネスの特定の分野で頻繁に離職が発生している場合、ビジネス・プロセス分析（BPA）は、そのような結果の理由を明らかにし、プロセスを改善するのに役立つツールです。

事業目標によって、ビジネス・プロセス分析をどこでどのように実施するかが決まります。従業員、会社全体での問題解決、プロセスの改善を企業文化の中核として重視する組織は、士気の向上、離職率の低下、顧客体験の向上の基盤を築きます。したがって、ビジネス・プロセス分析ツールを非公式に適用する場合でも、正式に四半期または毎年プロセスを監査する場合でも、それはビジネス機能に不可欠な部分のはずです。

ビジネス・プロセス分析は、現状のプロセスを分析することから始まります。ビジネス・プロセス・マッピングは、BPAで使用される一般的なツールであり、分析に利用するための重要な視覚的なリソースおよびドキュメントです。組織は分析から得られた文書と知見を使用して、ビジネス・プロセス改善計画を策定できます。ビジネス改善計画では通常、フローチャートを使用してプロセス・フローを改善した新しいビジネス・プロセス・モデルを作成します。

ビジネス・プロセス分析は、事業運営プロセスにのみ関係することに留意してください。具体的にプロセスに関連しないビジネス領域を分析する方法ではありません。ビジネスにおけるプロセス分析は、独自に定義された分野です。これは、ビジネスのあらゆる運営領域を最適化するためのガイドです。

BPAの例としては、次のようなものがあります。

• 企業文化に合わせて従業員のオンボーディングを見直し、エンゲージメントを向上させます。
• マーケティング・プロセスを分析して、指標とパスが主要業績評価指標（KPI）と一致しているかどうか（顧客のコンバージョン率やビジネスに関与している有望な見込み客の数など）を調整します。
• テクノロジー導入プロセスのどこに非効率性があるかを明らかにします。

プロセス分析では、アナリストは図を使用して、インプット点とアウトプット点、タスクのシーケンス、どのプロセスが主要プロセス下にネストされているサブプロセスであるかを定義します。

アナリストは、ソフトウェアを使用してワークフローを明確に定義し、作成することもできます。これには、ビジネス・プロセス分析（BPA）を自動化し、組織がエンドツーエンドのプロセス・モデリングを適用して、プロセスの開始時期を明確化し、終了時期を決定できるようにするソフトウェアが含まれます。

プロセス・モデリング・ツールとプロセス・マッピング・ツールはBPAに不可欠です。組織は、業務を改善するための2つのワークフロー・ソリューションとして、ビジネス・プロセス・モデル表記法（BPMN）図とサプライヤー、インプット、プロセス、アウトプット、顧客（SIPOC）モデル図を使用しています。これらの視覚ツールは、プロセスの変化を示す優れた方法です。たとえば、従業員をトレーニングする際の「導入前と実施後」のビジュアルガイドとして使用したり、すべてのプロセス改善を主要な事業目標に反映させたりすることができます。

この時点で、役割、リソース、スキルセットを考慮した場合、組織内の誰がBPAの責任者になるのか疑問に思われるかもしれません。

確かに、中小企業にとってリソースは限られています。外部のビジネス・アナリスト・コンサルタントと協力するのが最も現実的な方法かもしれません。

エンタープライズ・レベルでは、企業はビジネス・プロセス・アナリストとプロセス・アーキテクトを採用してビジネス・プロセス分析を実行します。これらは、同様の役割を表す別の用語です。これらの役割は両方とも、ビジネス・アーキテクトと協力することもあれば、経営陣や部門リーダーと協力することもあります。

さらに、ビジネス プロセス分析では、対象分野の専門家の専門知識を利用しています。これらには、アナリスト、データ・サイエンティスト、金融アナリスト、IT、管理者、プロセスに密接に連携する従業員など、多数の従業員、利害関係者、コンサルタントが含まれる場合があります。

現在、ハイパーオートメーションは、エンタープライズ・ビジネス全体で最優先事項の1つと考えられています。Gartnerは、この業界が2022年までに6,000億米ドルに達すると予測しています（ibm.com外部のリンク）。ハイパーオートメーションは、完全に自動化された応答性の高いプロセス、またはスマートなプロセスに対する人間の介入の量を着実に減らします。

組織によっては、自動化されたプロセスに移行するために、次のような特定の質問を検討する必要があります。

• 自動化しようとしている主要な領域とその理由
• より一般的な手動エラーや誤適用された方針はないか？
• コストがかかり、大量のプロセスが発生するところはどこか？
• 組織は明らかなプロセスの問題を特定したか？
• 何が顧客の不満を生み出すのか？

ビジネスプロセス分析 (BPA) を使用すると、組織は、自動プロセスを統合し、ハイパーオートメーションの目標に向けて進むための計画的な工程を文書化できます。一例として、顧客チャットボット・サポートをハイブリッドから完全に自動化に移行することは、サービス・センターがコストを削減し、ハイパーオートメーションによって顧客サポートを最適化する一方的な方法です。

中小企業がビジネス・プロセス分析 (BPA) を最も効果的に活用するにはどうすればよいでしょうか？

まず、ビジネスへの影響が最も大きいミッションクリティカルなプロセスをターゲットにします。次に、自動化するプロセスを明確に定義することを検討します。

次に、自動化の文書とプロセスの文書を、部門や組織全体で標準化します。

たとえば、IT部門はBPAを使用して、ソフトウェア・セキュリティー・プロトコルのプロセスをさまざまな役割に対応付けることができます。これにより、組織は結果としてオンボーディングとスケーリングをより適切に管理できるようになります。

IBMは、BPMN図に基づくプロジェクトベースのプロセス分析用のプロセス・テンプレートを提供します。プロセス・マッピングは、最適な自動化戦略に不可欠です。

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