プロセス・マッピングとは
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プロセス・マッピングとは

プロセス・マッピングは、プロセスの理解を深め、組織が改善すべき領域を特定するのに役立つ方法です。

プロセス・マッピングはワークフローを視覚的に表現し、チームがプロセスとそのコンポーネントをより明確に理解できるようにします。プロセス・マップにはさまざまな種類があり、さまざまな名前で知られていることがあります。例を挙げると、フローチャート、詳細プロセス・マップ、ドキュメント・マップ、ハイレベル・プロセス・マップ、レンダリングされたプロセス・マップ、スイムレーン、付加価値連鎖図、バリューストリーム・マップ、フロー図、プロセス・フローチャート、プロセス・モデル、ワークフロー図などがあります。これらの視覚的な図は通常、企業のビジネス・プロセス管理(BPM)のコンポーネントとなっています。

プロセス・マップは、プロセスの各ステップの概要を示したもので、タスクの所有者を特定し、予定されるスケジュールを詳細に示します。これらは、利害関係者間でプロセスを伝達したり、改善の分野を明らかにしたりするのに特に役立ちます。 ほとんどのプロセス・マップはマクロ・レベルで始まり、必要に応じて詳細を提供します。

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プロセス・マップの種類

プロセス・マップにはいくつかの種類があります。 マッピング手法には、次のようなものがあります。

  • 基本的なフローチャートは、インプットやアウトプットなどのプロセスの基本的な詳細を提供する視覚的なマップです。

  • デプロイメント・マップはクロスファンクショナル・フローチャートとも呼ばれ、異なるチーム間の関係を表示します。これらのマップは、しばしばスイムレーン図を使用して、プロセスが社内でどのように流れているかを示し、ボトルネックや冗長を容易に発見できるようにします。

  • 詳細プロセス・マップは、サブプロセスの詳細を含むプロセスのドリルダウン・バージョンを示します。

  • ハイレベル・プロセス・マップは、バリューチェーン・マップやトップダウン・マップとも呼ばれ、サプライヤー、インプット、プロセス、アウトプット、カスタマー(SIPOC)などの主要なプロセス要素を含む、プロセスのマクロ・ビューを示します。

  • レンダリングされたプロセス・マップは、現状および将来のプロセスを表現し、プロセスを改善できる可能性がある領域を示します。

  • バリュー・ストリーム・マップ(VSM)は、リーン・シックス・シグマの手法の1つで、製品やサービスをエンド・ユーザーに提供するために必要なステップを文書化したものです。
プロセス・マッピングのシンボル

プロセス・マップは、プロセスの各要素を基本的なシンボルなどで視覚的に表現します。代表的なシンボルとしては、矢印、円、ひし形、箱、楕円、長方形などがあります。 これらのシンボルは、プロセス・マップのグラフィカルな表記法であるビジネス・プロセス・モデリング表記法(BPMN)や統一モデリング言語(UML)(IBM外部へのリンク)から得られるものです。

ほとんどの組織では、最も一般的なシンボルをいくつか使用するだけで、プロセス・マップを完成させることができます。 そのようなシンボルの例として、以下があります。

  • 長方形は特定のプロセスとそのアクティビティーや機能を表すために使用されます。

  • 矢印は、流れの方向とステップ間のつながりの両方を示すために使用されます。

  • 楕円形は、プロセス・フローの始点や終点を示すのによく使われます。

  • ひし形は、意思決定点を示すのに使われます。プロセスは、決定事項に応じてあらかじめ定義された経路をたどって進行します。

  • 一端の角が丸くなっている長方形は、遅延記号としてよく使われ、フローが続行する前のプロセスの一時停止を示します。
プロセス・マップの作成方法

独自のビジネス・プロセス・マップを作成する際には、以下の手法を活用することをお勧めします。

  1. 注目するプロセスを選択します。最大の効果を得るためには、成果を上げるのに苦労しているプロセスや、顧客満足度に影響を与えるプロセスを優先することをお勧めします。

  2. 適切な人に参加してもらいます。最適化しようとするプロセスを熟知している人を集めます。これらの対象分野の専門家(SME)は、利害関係者、一連のステップ、タイムライン、リソースなど、プロセス全体の中で重要な情報を決定するのに役立ちます。 また、ボトルネックや冗長など、効率を低下させる可能性のある問題領域を明らかにすることもできます。プロセスのこの段階では、プロセスに関連するすべての情報を文書化する必要があります。

  3. プロセス・マップの概要を書き出します。このステップでは、現在のプロセスがどこから始まり、どこで終わるのか、そしてその間の一連のステップを決定します。詳細レベルはさまざまですが、インプット、アウトプット、メトリクス、利害関係者に関する情報が一般的に含まれます。

  4. 基本的なフローチャートのシンボルを使用して、プロセス・マップを強化します。 基本的なフローチャートのシンボルを活用して、現在のプロセス・マップを改良します。このステップには、一般的にプロセス・マッピング・ソフトウェアが使用されます。

  5. フィードバックを得ます。強化されたプロセス・マップをチーム・メンバーと検証し、プロセスの文書化が正確であることを確認し、ステップの繰り返しや欠落がないようにします。利害関係者が現状のプロセス・ステップに同意したら、潜在的なプロセスの最適化に関するフィードバックの募集を開始します。これには、簡素化を目的としたステップの削除や、より多くのコラボレーションや品質保証を可能にするための新たなステップの導入が含まれます。
  6. プロセス変更の影響を実装および監視します。組織全体に変更を拡大する前に、チームの一部で概念実証(POC)を実施します。これにより、ビジネスへのリスクを最小限に抑えることができ、また、プロセスを最適化するために追加のフィードバックを取り入れる機会が得られるため、経営陣はよりスムーズに大規模な新しいプロセスに移行することができます。プロセスを定期的にモニタリングすることで、時間の経過とともに継続的に改善することができます。

効果的なプロセス・マップを作成するためのその他のヒントについては、こちらのブログをご覧ください。

プロセス・マイニングが重要な理由

ビジネス・プロセス・マッピングの主な目的は、組織が特定のタスクや目標をより効率的かつ効果的に達成できるように支援することです。 そのために、意思決定やプロセス・フローの透明性を高め、プロセス内やプロセス間の冗長やボトルネックを特定します。プロセス・マップは、視覚的な手がかりやシンボルを活用しているため、多くの人にプロセスを伝えやすくなります。長文の文書は、作成する所有者にとっても、消費するエンド・ユーザーにとっても面倒なものになるため、プロセス・マップはエンゲージメントの向上につながります。

プロセス・マッピング・ソフトウェアにあらかじめ用意されているテンプレートを利用することで、チームは協力して作業プロセスを合理化する方法を検討するのが容易になり、ビジネス・プロセスの改善が可能になります。これにより、従業員のオンボーディングや定着、売上の減少など、特定の課題により適切に対処できるようになります。

プロセス・マッピングの具体的なメリットを以下に挙げます。

  • シナリオ・テストやアセスメントへの対応強化

  • 役割と責任の標準化と認識の向上

  • プロセスの脆弱な部分をより容易に特定

  • チームのパフォーマンスと従業員満足度の向上

  • トレーニング中の従業員の学習曲線の短縮
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