Cos'è l'extended planning and analysis (xP&A)?

L'xP&A collega la pianificazione finanziaria con tutte le altre funzioni aziendali all'interno di un'Organizzazione come modo per snellire i team e abbattere silos dei dati. L'approccio xP&A collega dati finanziari e non finanziari in un'unica visione in tempo reale, consentendo un processo decisionale più mirato sia per la pianificazione strategica che per la pianificazione operativa. Alcuni esempi di altri ambiti di pianificazione aziendale in cui xP&A può estendersi includono risorse umane, vendite, supply chain e marketing.

Utilizzando soluzioni avanzate di FP&A che incorporano AI e automazione, i team finanziari possono formare una visione olistica di un'Organizzazione e riunire tutte le funzioni in un unico posto.

La pianificazione e l'analisi finanziaria (FP&A) è la funzione finanziaria fondamentale, e xP&A è un'evoluzione delle funzioni FP&A di base.

Concettualmente, FP&A esiste dalla fine degli anni '80, mentre xP&A è stato introdotto solo di recente come ultima iterazione del processo. xP&A utilizza AI per realizzare previsioni, budgeting e visualizzazione dei dati.

Il termine è stato reso popolare da Gartner nel rapporto Strategic Roadmap for Cloud Financial Planning and Analysis Solutions del 2020 e da allora ha preso piede.

Secondo il recente report dell'IDC AI-Powered Integrated Planning: Increase Speed, Productivity and Confidence with Scalable and Flexible Planning, il concetto di pianificazione integrata è una delle tre principali priorità per le organizzazioni.

Tuttavia, l'IDC ha anche rilevato che solo il 40% delle organizzazioni ha pensato di poter applicare analisi avanzate alle previsioni. La maggior parte delle organizzazioni ha finito solo il 30% di introdurre l'AI nei processi aziendali, quindi è chiaramente un'area in cui le organizzazioni stanno ancora trovando il percorso più adatto a loro.

Il report IDC sulla pianificazione integrata basata sull'AI rileva che l'attuale ambiente è un "delicato equilibrio" tra agilità e ottimizzazione. Le organizzazioni e i direttori finanziari (CFO) sono sottoposti a una pressione crescente affinché utilizzino al meglio le risorse e siano al contempo più efficienti in tutti i processi.

Sebbene i processi e le funzionalità esatte dell'xP&A di un'organizzazione varino a seconda delle sue esigenze, ci sono diverse caratteristiche che un'organizzazione dovrebbe considerare quando cerca una soluzione.

I team finanziari non dovrebbero essere costretti a raccogliere manualmente i dati su Excel o a fare analisi lunghe sui fogli di calcolo. Una soluzione xP&A dovrebbe automatizzare l'importazione, il consolidamento e la riconciliazione dei dati, rendendo i dati accessibili e riducendo gli errori umani.

Le soluzioni xP&A dovrebbero avere dashboard self-service e visualizzazioni integrate, così i team possono esaminare i dati da soli ed evitare di dipendere dal supporto IT. L'interfaccia della soluzione xP&A dovrebbe essere anch'essa semplice, intuitiva e moderna, così che tutti i dipendenti possano utilizzare i nuovi strumenti con la minima formazione necessaria.

Le condizioni di mercato possono cambiare inaspettatamente e le organizzazioni devono avere piani per più scenari.

Una soluzione xP&A dovrebbe disporre di una modellazione dinamica degli scenari, che confronti diverse situazioni aziendali ipotetiche e possa effettuare previsioni su base continuativa. La soluzione dovrebbe migliorare l'accuratezza del forecasting e la pianificazione della supply chain.

Inoltre, l'xP&A dovrebbe creare analisi dettagliate di tipo 'what-if' per valutare potenziali cambiamenti nei costi, nei ricavi e negli investimenti, in modo che l'organizzazione agisca in modo proattivo e mitighi le interruzioni.

È importante monitorare l'efficacia del team finanziario rispetto agli obiettivi aziendali. Le soluzioni xP&A permettono a dipendenti e manager di condurre valutazioni complete raccogliendo dati da diverse unità di business. Questa visione trasversale mostra come le diverse aree influenzino le prestazioni complessive e se l'organizzazione stia raggiungendo l'allineamento.

Con tutti i dati, le metriche e gli insight in un unico posto, le organizzazioni possono prendere decisioni strategiche e agili per ottenere migliori prestazioni aziendali .

Una soluzione xP&A moderna avrà funzionalità di AI e machine learning (ML) che possono rivoluzionare l'integrazione e la pianificazione aziendale. Le soluzioni basate sull'AI dovrebbero avere caratteristiche di query in linguaggio naturale per richieste semplificate. Dovrebbero anche disporre di un rilevamento automatico delle anomalie per individuare in anticipo i picchi di spesa o le variazioni di budget.

Separatamente, le soluzioni dovrebbero avere forecasting basato su AI che viene continuamente perfezionato sulla base di input in tempo reale e tendenze storiche.

Una solida soluzione xP&A dovrebbe riunire tutti i dati finanziari e operativi di più sistemi in un'unica piattaforma. Alcuni esempi di diversi sistemi che potrebbero essere integrati includono pianificazione delle risorse aziendali (ERP), customer relationship management (CRM) e la gestione del capitale umano (HCM).

Ciò aiuta a garantire che tutti vedano gli stessi dati e non si verifichino cifre contrastanti. La soluzione xP&A dovrebbe anche automatizzare la sincronizzazione dei dati, eliminando la necessità di riconciliazione manuale.

Man mano che le organizzazioni si evolvono, le loro soluzioni xP&A devono evolversi insieme a loro: la scalabilità, pertanto, è essenziale. Una soluzione xP&A moderna dovrebbe avere un'analisi multidimensionale, fornendo insight su tutte le unità di business.

La soluzione dovrebbe anche essere in grado di crescere senza problemi man mano che l'organizzazione entra in nuovi mercati o deve affrontare ristrutturazioni nelle operazioni.

Le organizzazioni hanno molto da considerare quando passano all'extended planning and analysis (xP&A), ed è importante fare tempo per la pianificazione strategica e l'esecuzione. Ecco sette passaggi fondamentali che le organizzazioni possono adottare quando prendono in considerazione questa trasformazione.

1. Valuta la prontezza organizzativa: il primo passo prima di implementare xP&A è valutare lo stato attuale delle cose in tutta l'organizzazione. Tutti gli stakeholder coinvolti dovrebbero essere chiari su come i dati fluiscono attualmente da un'unità di business all'altra e quali sistemi sono in uso e sono influenzati dalla soluzione.
2. Creare un team interfunzionale: una trasformazione di queste dimensioni richiede due cose: il consenso da parte del livello esecutivo e un team di persone provenienti da tutte le discipline. Il supporto di alto livello è fondamentale per il successo di una soluzione xP&A, poiché questi individui decidono l'allocazione delle risorse e guidano il cambiamento in tutta l'azienda. Il processo di pianificazione dovrebbe includere i membri del team delle risorse umane, del team commerciale, dell'IT e di altri reparti chiave.
3. Fornisci un ambito e una visione: l'implementazione di una soluzione di pianificazione xP&A cambierà il funzionamento complessivo di un'organizzazione. È importante spiegare cosa significherà una soluzione xP&A per l'organizzazione e in che modo migliorerà le tradizionali funzionalità FP&A già esistenti. Stabilisci obiettivi per i diversi dipartimenti per comprendere come funzionerà il processo di integrated planning.
4. Valuta la soluzione tecnologica: un approccio xP&A richiede una tecnologia che supporti la pianificazione connessa in tutta l'organizzazione. L'organizzazione dovrebbe valutare le soluzioni non in base ai prezzi, ma a quanto siano flessibili e scalabili. Dopo aver scelto la tecnologia, il passo successivo è decidere da dove iniziare all'interno dell'organizzazione e fornire indicatori chiari e indicatori chiave di prestazioni (KPI) per misurare i progressi.
5. Integrare i dati e implementare modelli di pianificazione: se il dipartimento finanziario dell'organizzazione opera separatamente dagli altri team, dovrà integrare i propri dati con altre unità di business. In questa fase di implementazione di xP&A, i team finanziari potrebbero dover effettuare una pulizia dei dati e rivedere la disponibilità dei dati. Potrebbero essere necessarie anche nuove politiche e iniziative di governance dei dati. Dopo l'integrazione dei dati, le organizzazioni possono iniziare a implementare modelli di pianificazione che riflettano il nuovo approccio interconnesso. Questo processo potrebbe iniziare con il pilotaggio della soluzione in un solo reparto ed espandersi in modo graduale.
6. Dare priorità alla gestione del cambiamento: una nuova soluzione di extended planning and analysis può comportare nuovi processi e flussi di lavoro. È importante addestrare tutti gli stakeholder sulle tecnologie ed essere trasparenti riguardo ai cambiamenti apportati. Una strategia di gestione del cambiamento sarà fondamentale per il successo di xP&A e per la sua adozione complessiva.
7. Misurare il successo e migliorare continuamente: le organizzazioni dovrebbero rivedere spesso i KPI definiti durante la fase di pianificazione della roadmap come base per il successo. La trasformazione xP&A richiede un monitoraggio continuo come processo in corso. I team dovrebbero accogliere i feedback e apportare aggiustamenti (sia piccoli che grandi) a seconda dei problemi che individuano. Quando le organizzazioni ottengono risultati positivi, possono iniziare a scalare l'xP&A in tutta l'azienda

L'extended planning and analysis (xP&A) offre un'ampia gamma di vantaggi all'organizzazione, che vanno ben oltre il team finanziario. I processi di pianificazione colmano il divario tra pianificazione finanziaria e operativa, collegando i leader aziendali e potenziando decisioni basate sui dati.

Landmark Retail, uno dei maggiori rivenditori omnicanale in Medio Oriente e Nord Africa (MENA), India e Sud-est asiatico (SEA), ha cercato una soluzione di pianificazione e analisi finanziaria dopo una crescita massiccia. L'azienda ha scelto IBM® Planning Analytics, che è stata in grado di eseguire una prova di concetto in sole 8–10 settimane.

"I processi di budgeting e consolidamento hanno subito una trasformazione notevole, con conseguente riduzione del 75% del tempo dedicato dai dipendenti", secondo Gopal Chandak, FP&A Leader presso Landmark [organizzazione madre di Landmark Retail]. "Hanno migliorato la governance e la trasparenza tra i diversi marchi e Paesi, consentendo di concentrarsi maggiormente sull'analisi strategica del business per guidare la crescita e l'innovazione".

Separatamente, per garantire l'adesione dell'azienda a IBM Planning Analytics, l'azienda ha utilizzato iniziative di gestione del cambiamento e mantenuto una comunicazione aperta per tutto il processo. Dopo l'implementazione nel 2013, Landmark Retail si è ingrandito in modo significativo fino a includere aree come il core budgeting e il warehouse budgeting.

Le organizzazioni si trovano ad affrontare condizioni di mercato imprevedibili, come costi e inflazione, ma possono prepararsi agli eventi fuori dal loro controllo adottando strategie xP&A.

Le soluzioni moderne FP&A offrono sempre più tecnologie avanzate integrate nel loro software. Queste Integrazioni stanno diventando la norma e migliorano l'accuratezza del forecasting e l'estrazione di insight preziosi.

Una Strategia xP&A basato su cloud sarà probabilmente la prossima novità significativa, perché è altamente Scalabile e favorisce un ambiente collaborativo all'interno di un Organizzazione. Con una singola fonte affidabile per un'intera azienda, i leader possono agire rapidamente e essere mirati nel loro processo decisionale.

Un altro progresso di Tecnologia che sta diventando sempre più popolare in xP&A è analytics predittiva. Questo strumento aiuta le organizzazioni ad andare oltre l'analisi dei dati storici e le aiuta invece ad anticipare le tendenze del mercato e ciò che potrebbe accadere in uno scenario specifico.

Si sta ponendo sempre più l'accento sulle pratiche di sostenibilità e sui professionisti che utilizzano metriche ambientali, sociali e di governance (ESG) . Le organizzazioni stanno affrontando una pressione crescente per adottare pratiche finanziarie socialmente responsabili, e integrare metriche ESG è un modo per monitorare se stanno raggiungendo i loro obiettivi ambientali.

L'aumento dell'utilizzo dei dati sta aumentando le preoccupazioni per le organizzazioni. Ci sarà una maggiore enfasi sulle politiche di privacy dei dati e sui requisiti normativi per proteggere le informazioni sensibili. Le piattaforme xP&A probabilmente daranno priorità anche alle funzionalità di sicurezza e alle capacità di conformità.