Cos'è la manutenzione differita?

Le aziende utilizzano la manutenzione differita per gestire le proprie risorse in modo strategico e dare priorità alle esigenze di manutenzione.

Oltre alla manutenzione differita, le organizzazioni spesso si affidano ad altri tipi di manutenzione, come la manutenzione preventiva, la manutenzione predittiva e la manutenzione pianificata come parte di un piano di manutenzione generale.

Sebbene questi tre tipi di manutenzione principali siano efficaci, le limitazioni di risorse possono comunque rendere necessario rimandare alcune riparazioni a più tardi, ed è qui che entra in gioco la manutenzione differita. In un programma di manutenzione differita efficace, i gestori delle strutture e i team di manutenzione valutano le loro priorità operative e decidono quali questioni di manutenzione devono ricevere attenzione immediata e quali possono rimandare.

Sebbene la manutenzione differita possa aiutare i team a mantenere efficienti gli asset critici, rimandare le riparazioni per troppo tempo può portare a un accumulo di arretrati. Inoltre, può portare a eventuali guasti del sistema, una durata di vita più breve degli asset e pericoli per la sicurezza. Secondo un recente studio, l'anno scorso i governi statali e locali degli Stati Uniti hanno dovuto affrontare un arretrato di 105 miliardi di dollari in costi di manutenzione differita per le riparazioni necessarie a strade e ponti.¹

Le organizzazioni solitamente praticano la manutenzione differita come parte di un approccio più ampio di gestione della manutenzione, spesso fondato su un sistema di gestione della manutenzione computerizzato (CMMS). Le piattaforme CMMS sono soluzioni software che automatizzano gli ordini di lavoro, monitorano le prestazioni degli asset e tengono traccia delle riparazioni differite in tempo reale.

Se attuata in modo strategico, la manutenzione differita integra altri tipi di interventi di manutenzione e può aiutare le aziende a gestire efficacemente le risorse limitate. Ecco uno sguardo a quattro best practice fondamentali per implementare con successo la manutenzione differita.

La manutenzione differita inizia con una solida definizione delle priorità degli asset, in cui i team di manutenzione valutano le attività di manutenzione in arrivo e decidono quali possono essere prioritarie e quali possono essere rimandate. Durante questo passaggio, i tecnici di manutenzione esaminano attentamente vari aspetti di una riparazione richiesta, inclusi il suo impatto operativo, i pezzi di lavoro e la manodopera necessari e le risorse disponibili.

Gli interventi di manutenzione che rappresentano una minaccia immediata, come guasti agli impianti elettrici, malfunzionamenti degli impianti di riscaldamento, ventilazione e condizionamento (HVAC) e altri potenziali rischi per la sicurezza, vengono rapidamente classificati in ordine di priorità. Altre attività, come gli aggiornamenti del sistema e i miglioramenti estetici, possono essere posticipate. 

Il fulcro di una solida pratica di manutenzione differita è un elenco di interventi di manutenzione differita facilmente tracciabile, idealmente gestito tramite un sistema CMMS. Gli strumenti CMMS moderni possono aiutare i team di manutenzione a monitorare in tempo reale lo stato dei lavori rinviati, avvisando i tecnici quando i compiti di manutenzione sono in ritardo.

Le attività di manutenzione differita possono anche diventare una metrica chiave per gli stakeholder che cercano di valutare l'efficacia della loro strategia complessiva di gestione degli asset aziendali (EAM ). Le piattaforme CMMS consentono un'allocazione strategica, piuttosto che reattiva, delle risorse, consentendo ai responsabili della manutenzione di posticipare le attività non critiche per soddisfare i requisiti di budget.

La manutenzione differita è spesso strettamente collegata alla manutenzione preventiva, un approccio di manutenzione in cui i tecnici utilizzano i registri di manutenzione per riparare proattivamente gli asset prima che si rompano. Se eseguita correttamente, la manutenzione preventiva riduce la probabilità complessiva di guasti e tempi di inattività e prolunga la durata degli asset.

Tuttavia, quando i team di manutenzione rimandano i compiti di manutenzione preventiva a causa di vincoli di risorse o di budget, aumenta il rischio di tempi di inattività non pianificati. Rimandare compiti di manutenzione di routine come lubrificazione, ispezioni e sostituzioni di componenti può influire sulla funzionalità degli asset e portare a un'usura accelerata di alcuni tipi di oggetti.

Forse la metrica più significativa per misurare il successo di un programma di manutenzione differita è quante riparazioni d'emergenza i team di manutenzione devono eseguire a causa delle loro pratiche di manutenzione. Se praticati insieme alla manutenzione preventiva e pianificata, gli arretrati di manutenzione differita non si accumulano al punto che guasti e guasti del sistema richiedano riparazioni di emergenza.

I workflow di manutenzione differiti che comportano frequenti riparazioni d'emergenza sono un segnale che qualcosa non va al centro del programma e che deve essere rivalutato.

Sebbene spesso se ne parli in termini negativi perché può causare guasti e malfunzionamenti dell'attrezzatura, la manutenzione differita offre alle organizzazioni diversi vantaggi rispetto ad altri tipi di manutenzione. Nel giusto contesto, il differimento della manutenzione è una decisione strategica che supporta obiettivi organizzativi più ampi come aumentare la flessibilità operativa o gestire i vincoli di budget per la manutenzione.

Ecco alcuni dei principali vantaggi della manutenzione differita a livello aziendale:

• Meno interruzioni: nei settori in cui il tempo di attività degli asset è critico e anche pochi minuti di tempo di inattività possono comportare costi più elevati, le organizzazioni si affidano alla manutenzione per garantire che le attività di manutenzione non interrompano i core business. Nel settore automobilistico, aerospaziale e della lavorazione alimentare, ad esempio, le interruzioni sono spesso più costose delle riparazioni, e portano i responsabili della manutenzione a posticipare la manutenzione di alcuni asset per mantenere in funzione le linee di produzione.

• Riduzione dei costi di manutenzione: sebbene rimandare le riparazioni per troppo tempo possa causare guasti imprevisti agli asset e conseguenti costosi tempi di inattività, posticipare le attività di manutenzione su alcuni asset non critici contribuisce anche a ridurre i costi di manutenzione. Non tutti gli asset richiedono una manutenzione uguale durante tutto il loro ciclo di vita. A volte, è più efficace posticipare la manutenzione di questi asset man mano che si avvicinano alla fine del ciclo di vita o alla sostituzione.

• Approfondimenti: affidarsi a un CMMS per creare e monitorare un arretrato di manutenzione differita può aiutare le organizzazioni a scoprire preziosi insight su come le loro attività di manutenzione apportino valore. Il monitoraggio differito della manutenzione nel tempo aiuta i team a identificare le esigenze di manutenzione e a rispondere alle lacune di risorse. Questi insight aiutano gli stakeholder a pianificare meglio i budget di manutenzione futuri e a dare priorità agli investimenti e alla pianificazione del capitale in modo più efficace.

• Aggiornamenti più efficienti: la manutenzione differita aiuta anche i team a individuare opportunità per includere gli aggiornamenti, una pratica in cui i tecnici differiscono singoli aggiornamenti su misura che non influenzano le prestazioni dell'asset finché non possono essere eseguiti diversi contemporaneamente. Raggruppare gli aggiornamenti aiuta a ridurre i costi complessivi di manutenzione e migliora lo stato di salute del sistema di molti asset rispetto ai singoli aggiornamenti.

Nonostante i suoi benefici, la manutenzione presenta ancora sfide critiche per le organizzazioni, che possono avere un impatto sui core business se non gestite correttamente.

Ecco alcuni dei più comuni:

• TCO più alto: il costo totale di proprietà (TCO) è una metrica che riflette il costo totale di possesso di un asset durante il suo ciclo di vita, inclusi identificazione, installazione, manutenzione, tempo di inattività e fine del ciclo di vita. Sebbene il rinvio strategico di determinate attività di manutenzione possa produrre benefici a breve termine, quando le riparazioni si accumulano e causano guasti imprevisti, possono aumentare significativamente il TCO.

• Rotture e guasti di sistema: quando i team di manutenzione rimandano le attività di manutenzione di routine e preventive per ridurre i costi a breve termine, aumentano la probabilità di guasti imprevisti. I guasti improvvisi degli asset causati da riparazioni o aggiornamenti trascurati spesso causano tempi di inattività non pianificati che, a seconda della criticità dell'asset, possono avere conseguenze finanziarie e reputazionali significative.

• Rischi per la sicurezza: i rischi per la sicurezza rappresentano un problema persistente nelle attività di manutenzione differita. Rimandare troppo a lungo le riparazioni necessarie rende sistemi e attrezzature inaffidabili, creando condizioni pericolose per i lavoratori. Problemi di sistema elettrico, problemi strutturali con le strutture e malfunzionamenti dell'attrezzatura sono alcuni esempi comuni di rischi per la sicurezza derivanti da una manutenzione trascurata.

• Aumento delle inefficienze: ogni organizzazione affronta le inefficienze nei propri programmi di manutenzione, ma la manutenzione differita può aggravarle. Se non vengono monitorati utilizzando un CMMS moderno, gli arretrati di manutenzione possono crescere fino al punto in cui i team perdono traccia delle attività di manutenzione che devono svolgere. I team di manutenzione devono quindi operare in modalità reattiva, eseguendo regolarmente riparazioni di emergenza per evitare malfunzionamenti degli asset, anziché praticare una manutenzione proattiva più strategica.

Sebbene non sia popolare come altri tipi di manutenzione più connessi a nuove tecnologie come intelligenza artificiale (AI) e Internet of Things (IoT), la manutenzione differita è comunque importante. Rimane essenziale per molti settori che dipendono da asset di grandi dimensioni e costosi.

Ecco uno sguardo a cinque dei casi d'uso più popolari per la manutenzione differita secondo il settore.

I responsabili delle strutture che supervisionano grandi edifici commerciali, campus universitari e infrastrutture pubbliche devono affrontare numerose esigenze di manutenzione concorrenti e budget limitati.

Le attività di manutenzione non critiche, come miglioramenti estetici e piccole riparazioni strutturali, possono spesso essere posticipate affinché i team di manutenzione possano concentrarsi su quelle che risolvono rischi significativi per la sicurezza e potenziali guasti del sistema.

Rimandare le attività di manutenzione nel settore sanitario deve essere riservato a dispositivi che non compromettano o minacciano lo stato di salute dei pazienti.

I responsabili della manutenzione nelle strutture sanitarie danno priorità ai sistemi ad alto rischio per un'attenzione immediata e rimandano le attività di manutenzione non critiche su asset meno importanti a un futuro successivo, aiutando a ridurre i costi e allocare risorse limitate in modo più strategico.

Gli operatori di manutenzione della produzione industriale si affidano alla manutenzione differita per mantenere in movimento le linee di produzione e il funzionamento degli asset critici in un settore dove i tempi di inattività sono spesso più costosi del degrado dell'attrezzatura.

In un grande impianto industriale, ad esempio, i team di manutenzione spesso rimandano le attività di manutenzione che non soddisfano una delle tre condizioni seguenti:

• L'asset è ancora operativo entro i parametri previsti.
• La modalità di guasto dell'asset si sviluppa lentamente e non è influenzata dalla riparazione proposta.
• Non esiste alcun rischio immediato per la sicurezza dei lavoratori o per la qualità del prodotto.

Il settore delle utility si affida strategicamente alla manutenzione per ridurre i costi e aumentare l'efficienza degli asset come impianti, linee elettriche, dighe idroelettriche e flotte di veicoli.

I team di manutenzione delle utility rimandano i compiti di manutenzione solo quando possono farli in sicurezza e garantiscono che le riparazioni posticipate non interrompano il flusso di energia o aumentino il rischio per i lavoratori.

Nel settore petrolifero e del gas, la manutenzione differita è una tattica rigidamente strutturata e gestita dal rischio che i team utilizzano per mantenere in funzione pompe e pozzi e condotti in movimento, controllando al contempo i costi di manutenzione.

Le strutture petrolifere e del gas sono asset ad alta intensità di capitale che devono funzionare continuamente per supportare le esigenze aziendali. Gli operatori e i team di manutenzione di queste strutture spesso integrano la manutenzione differita nei loro processi per massimizzare l'output e ridurre il tempo di inattività.