En mettant en œuvre Oracle, l’un des principaux outils de planification des ressources d’entreprise (ERP) au monde, les entreprises peuvent transformer leurs processus métier et augmenter considérablement leur efficacité opérationnelle. Les grandes comme les petites entreprises numérisent et gèrent de plus en plus de grandes volumes de données. Les systèmes ERP comme celui d’Oracle rationalisent les processus métier et réduisent les coûts, en exploitant les informations afin d’aider les organisations à prendre de meilleures décisions dans des environnements en évolution rapide.

L’entreprise compte 430 000 clients dans 175 pays (lien externe à ibm.com) et propose des solutions pour des milliers de cas d’utilisation. En raison de la nature hautement configurable du système Oracle Cloud ERP, chaque mise en œuvre est quasiment unique. La plateforme a été utilisée pour moderniser et unifier l’écosystème des technologies de l’information (IT) des grandes sociétés financières, simplifier la gestion du capital humain (HCM) dans les filiales des marques et optimiser les processus de reporting (lien externe à ibm.com) dans des environnements de soins de santé complexes.

Le logiciel fournit une plateforme intégrée et unifiée pour les processus métier disparates, tels que la gestion de la chaîne d’approvisionnement et les ressources humaines, offrant ainsi une vison globale des opérations d’une organisation, tout en éliminant les silos de données. Grâce à l’automatisation, Oracle peut simplifier les tâches de routine pour accroître l’efficacité opérationnelle. À travers à ses capacités de reporting avancées, la plateforme offre une vision en temps réel des performances, ce qui permet aux organisations de prendre des décisions rapides, éclairées et fondées sur des données.

La mise en œuvre d’Oracle peut sembler complexe. Et même si ce processus, en fonction de sa complexité, peut parfois prendre des années, son adoption réussie a permis à certaines entreprises d’économiser des dizaines de millions de dollars américains (lien externe à ibm.com) au fil du temps. En misant sur une planification minutieuse et une stratégie organisationnelle solide, les entreprises de toute taille peuvent profiter des solutions cloud uniques d’Oracle, et ainsi réduire les coûts et rationaliser leurs opérations. 

La migration vers Oracle nécessite une planification minutieuse, qu’il s’agisse d’adopter la plateforme pour la gestion d’un processus unique, tel que les finances ou les ressources humaines, ou de migrer l’ensemble des opérations de l’organisation vers le cloud. Pour les organisations qui s’engagent dans une transformation numérique, il est essentiel de visualiser comment un système ERP s’intégrera à tous les aspects des opérations de l’entreprise. Avant d’adopter Oracle, les chefs d’entreprise doivent se poser les questions suivantes : 

• Quelles sont les exigences en matière de données ou les structures réglementaires qui s’appliquent à mon organisation ? Bien que la mise en œuvre d’Oracle soit en général plus simple lorsque la solution ERP est entièrement déployée sur le cloud, certaines organisations ont des exigences réglementaires ou d’hébergement des données qui exigent un stockage de données sur site ou dans des clouds dédiés. Vous devez déterminer si votre organisation a besoin que certaines données soient stockées sur site dans le cadre d’une solution de cloud hybride (lien externe à ibm.com), ou si un cloud privé « air gap » (lien externe à ibm.com) est préférable pour votre analyse de rentabilité. 
• Quels modules Oracle mon organisation va-t-elle adopter ? Oracle propose une suite complète de solutions ERP avec des cas d’utilisation spécifiques. Il s’agit notamment d’Oracle SCM pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement, d’Oracle HCM pour la gestion du capital humain et d’Oracle Procurement pour le Procure-to-pay. L’entreprise propose également des applications sectorielles spécifiques via sa E-Business Suite (lien externe à ibm.com). Consultez les structures tarifaires et décidez quels modules spécifiques sont les mieux adaptés à votre organisation.
• Mon organisation choisira-t-elle un partenaire de mise en œuvre ? Un partenariat avec un expert recommandé par Oracle peut simplifier le processus de mise en œuvre et réduire considérablement le coût global d’adoption. Pour vous accompagner dans votre parcours, faites des recherches approfondies sur les divers partenaires de mise en œuvre et choisissez une entreprise accomplie, issue de l’Oracle PartnerNetwork (lien externe à ibm.com), offrant des années d’expérience dans la mise en œuvre d’Oracle.

L’étape de planification de la mise en œuvre d’un système ERP Oracle Cloud est aussi importante, voire davantage que le déploiement. Le processus de planification nécessitera une contribution importante de la part d’un grand nombre de parties prenantes et de responsables de services, ainsi que de partenaires du service informatique. Les entreprises doivent effectuer des recherches approfondies sur chaque module et décider quelle édition d’Oracle est la mieux adaptée à leurs besoins, mais aussi déterminer les exigences du système pour le logiciel spécifique.

Lors de la phase de planification du projet, l’objectif est de traduire une compréhension approfondie des besoins métier d’une organisation en schéma directeur exploitable pour la migration et la mise en œuvre d’Oracle. Définissez clairement l’objectif du projet de mise en œuvre, déterminez sa portée, son calendrier et son budget, et créez un plan de gestion des risques. C’est également le moment de déterminer quelles données seront intégrées à la migration, car vous pouvez envisager de stocker certaines données plus anciennes dans une archive sécurisée. Au cours de cette étape, il peut être utile de réfléchir aux types de formation qui seront dispensés aux utilisateurs en amont et en aval du déploiement.

Depuis 2006, Oracle propose une méthodologie de mise en œuvre, la Oracle Unified Method (OUM, lien externe à ibm.com), une approche complète du cycle de vie de mise en œuvre du logiciel ERP de l’entreprise. Pour les projets complexes, envisagez de former une équipe interne à OUM ou de vous associer à un expert tiers d’Oracle PartnerNetwork. 

Selon Oracle (lien externe à ibm.com), les bonnes pratiques en matière de processus de planification incluent cinq catégories d’informations : 

• Définition du projet : il s’agit du schéma directeur qui inclura des informations pertinentes pour un projet de mise en œuvre. Il énoncera de manière claire la mission et la feuille de route pour l’adoption d’Oracle, ainsi que le budget du projet, les besoins en personnel, le calendrier et l’évaluation des risques. Si le projet implique un stockage de données sur site, ce processus définira également les exigences en matière d’installation logicielle et matérielle.
• Équipe en charge du projet : il est essentiel d’affecter un chef de projet à la mise en œuvre d’Oracle, mais aussi de solliciter l’avis de partenaires commerciaux et d’employés sur site ayant de l’expérience dans les processus métier ayant bénéficié d’une migration vers la plateforme. Constituez une équipe de mise en œuvre pluridisciplinaire avec des rôles bien définis et identifiez les principales parties prenantes pour consulter et tester le système au fur et à mesure de l’avancement du projet. 
• Conception du projet : les informations recueillies au cours de cette phase de planification comprennent les applications qui seront déployées, les applications ou systèmes tiers qui doivent être intégrés et la manière dont la migration modifiera les opérations quotidiennes de l’entreprise. Elle décrira également les besoins spécifiques des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs et identifiera la manière dont les données seront structurées. 
• Déploiement du projet : il s’agit d’un aperçu détaillé de la façon dont le nouveau système sera déployé et de son calendrier. Les organisations doivent identifier quels services seront concernés par le nouveau système, à quels endroits et dans quel ordre. Cette phase de planification couvre également les étapes clés du projet et les mesures bien définies pour le système une fois celui-ci mis en service. 
• Communication de projet : les communications internes sont essentielles dès le premier moment d’un processus de mise en œuvre. Une gestion de projet réussie comprendra un plan détaillé pour informer les employés sur les avantages et les cas d’utilisation d’Oracle. Les organisations doivent créer des opportunités pour impliquer les équipes internes et accorder une attention particulière à la gestion du changement. 

Une fois l’équipe de gestion de projet assemblée et la phase de planification détaillée terminée, la mise en œuvre peut commencer. Au cours de cette phase, la plateforme est configurée pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise et la migration des données de base commence. Oracle fournit divers modèles pour faciliter la définition des éléments lorsque les données sont cataloguées et déplacées vers le cloud. En général, Oracle utilise l’acronyme CIDER pour représenter les étapes de l’implémentation d’Oracle : 

• Configurer : Oracle est une plateforme hautement configurable qui peut être déployée pour plusieurs activités du cœur de métier. Lors de la configuration, une organisation construit son architecture de données et définit les rôles des utilisateurs.
• Intégrer : au cours de cette phase, Oracle est fusionné avec des systèmes tiers et des solutions informatiques héritées. Travaillant en étroite collaboration avec le service informatique de l’organisation, l’équipe de mise en œuvre du projet veille à ce que tous les systèmes nécessaires soient fusionnés. Les organisations peuvent choisir de déployer la plateforme d’intégration cloud d’Oracle ou d’utiliser Oracle Cloud Marketplace pour connecter des applications et des sources de données.
• Données : il s’agit de la phase de conversion des données et de migration des données. Certaines données peuvent être transférées du matériel dans le cloud. Toutes les informations pertinentes doivent être extraites et converties avant d’être chargées dans le système.
• Extensions : une fois la migration des données pertinentes effective, les organisations peuvent importer et configurer n’importe quelle application et extension SaaS (Software-as-a-Service) d’Oracle.
• Rapports : Oracle Cloud ERP propose de nombreux systèmes de reporting avec des analyses de rentabilité spécifiques. Durant cette phase de mise en œuvre, les organisations doivent déterminer de manière intermittente quels rapports sont les mieux capturés et quel type de données est le mieux présenté via l’un des tableaux de bord de surveillance en temps réel de la plateforme. 

Lorsque la société d’hôtellerie et de casinos de Las Vegas, Caesars Entertainment, a transféré ses opérations financières vers Oracle Fusion Cloud, elle a appris à découvrir la valeur des tests approfondis : récemment, le vice-président de la transformation financière de l’entreprise a fait part des leçons tirées de l’expérience de Caesars (lien externe à ibm.com) et il a souligné l’importance d’accorder toute votre attention aux tests et d’impliquer partenaires et fournisseurs dans le processus. Il a également recommandé de tester les applications dans des « conditions extrêmes » afin de s’assurer qu’il n’y ait pas de surprise lors de la mise en service du système. 

Une mise en œuvre fluide et efficace d’Oracle nécessite que les systèmes soient testés fréquemment et de manière approfondie avant la date de mise en service. Des données et des workflows précis et sains évitent les interruptions et les temps d’arrêt une fois le système mis en service. Plus précisément, pour garantir l’exactitude des données, les organisations doivent tester les variables suivantes : 

• Archivage des données : assurez-vous que les anciennes données qui n’ont peut-être pas été importées dans Oracle sont archivées en toute sécurité et faciles d’accès.
• Qualité des données : assurez-vous que les données migrées sont saines, correctes et à jour. Vérifiez que les données sont conformes à la hiérarchie des données dédiée. 
• Rôles et responsabilités : assurez-vous que toutes les identifications et tous les rôles de l’entreprise sont correctement saisis et que les relations entre eux sont correctement cartographiées.
• Sécurité : assurez-vous que toutes les données sensibles sont stockées de manière appropriée. Supprimez toutes les données inutiles.  
• Workflows : vérifiez chaque workflow de bout en bout, en testant les chemins d’accès aux workflows principaux et secondaires pour chaque cas. 

Après ce processus de test, une phase d’acceptation utilisateur permet aux principales parties prenantes d’apporter leur contribution. Les cadres, les chefs de service et les autres membres de l’équipe qui utiliseront la plateforme Oracle et qui apprendront à d’autres à l’utiliser doivent être impliqués dans ce processus. Si un aspect du système Oracle ne répond pas aux attentes des parties prenantes ou n’est pas conforme au schéma directeur élaboré lors de la phase de planification, il est impératif de corriger les erreurs, puis de réexaminer le problème pour s’assurer que le processus de mise en œuvre réponde aux attentes. 

Après des tests approfondis et une phase d’acceptation par les utilisateurs, il est temps de passer à l’étape finale de la mise en œuvre. Une communication interne attentive pendant les phases de préparation et de distribution garantira un déploiement en douceur. Les organisations doivent s’assurer que les systèmes, les utilisateurs et l’organisation dans son ensemble sont prêts pour une mise en œuvre complète. Au cours de cette étape, il est utile de dresser la liste finale des problèmes en suspens à traiter et à corriger. Les mots de passe et les noms d’utilisateur peuvent ensuite être attribués aux membres de l’équipe. Au cours des semaines précédant et suivant la date de mise en service initiale, les organisations doivent investir dans la formation des utilisateurs finaux et recueillir les commentaires auprès de l’ensemble des canaux commerciaux.

En supposant que toutes ces étapes aient été suivies et que les membres de l’équipe au sein de l’organisation connaissent les bonnes pratiques et les cas d’utilisation associés au nouveau système, le déploiement devrait se dérouler sans problème. Au cours de cette phase, l’équipe informatique et l’équipe en charge du projet doivent surveiller les performances du système, ainsi que les indicateurs clés identifiés lors de la phase de planification. En sollicitant régulièrement les commentaires des utilisateurs et des principales parties prenantes, vous vous assurez que les problèmes sont identifiés avant qu’ils ne surviennent et que le système fonctionne comme prévu. Il est également utile, après le déploiement initial, d’organiser une fête pour féliciter l’équipe pour son dur labeur et de recueillir les commentaires directs auprès des premiers utilisateurs du système.

Depuis près de quatre décennies, IBM est l’un des principaux partenaires d’Oracle. Nous comptons plus de 10 000 consultants dédiés à Oracle Cloud qui ont aidé nos clients à mener à bien plus de 6 500 projets Oracle. IBM propose à ses clients des services et des conseils Oracle qui comprennent une feuille de route pour chaque étape de leur investissement dans leur transformation cloud, du conseil à la mise en œuvre du cloud en passant par la gestion.