• Trop de tâches administratives : les estimations varient, mais de nombreux professionnels des RH peuvent consacrer jusqu’à 40 % de leur temps de travail à des tâches administratives (lien externe à ibm.com).¹ Ce travail chronophage les empêche de se consacrer à des tâches plus importantes, de plus haut niveau, qui produisent plus de valeur pour l’organisation. L’externalisation des fonctions RH essentiellement administratives permet aux professionnels des RH de se concentrer sur les tâches directement liées aux employés.
• Rentabilité : une organisation doit envisager d’externaliser toutes les tâches qui seront moins coûteuses via un fournisseur tiers, sans sacrifier la qualité du service. Les organisations doivent comparer le coût relatif en temps et en ressources de l’exécution d’une tâche en interne par rapport à son externalisation ou son automatisation.
• Automatisation : certains processus RH sont facilement automatisés, comme l’administration des avantages sociaux ; d’autres, comme le développement des talents, requièrent une approche humaine. L’identification du niveau de qualité des activités, qu’elles soient automatisées ou non, est une bonne méthode pour décider lesquelles externaliser.

Les organisations doivent identifier les tâches que l'équipe RH interne doit gérer et celles qu'elles préfèrent externaliser. En général, plusieurs tâches administratives liées aux RH sont souvent confiées à des prestataires externes.

• L'administration des prestations : il s'agit d'un processus hautement administratif qui implique souvent le respect de règles simples. Les employés doivent fournir des documents spécifiques et des pièces d'identité pour adhérer aux programmes d'avantages sociaux. C'est une activité particulièrement propice à l'externalisation.
• Recrutement : les organisations peuvent combiner à la fois l’externalisation et l’IA dans les activités de recrutement afin de minimiser les délais des processus de recrutement et d’augmenter les taux de réussite. Cependant, les organisations doivent donner la priorité à l’expansion du pool de candidats potentiels dans toutes leurs activités de recrutement. Elles doivent communiquer leurs objectifs aux prestataires afin qu’ils puissent créer des fiches de poste précises et trouver les bons candidats. Cela permet en interne de sélectionner les candidats clés pour les entretiens d’embauche.
• Suivi des candidats : les organisations, en particulier les plus grandes, peuvent avoir des centaines ou des milliers de postes disponibles et autant de candidats à différents stades du processus de recrutement. Les équipes RH internes ne sont pas nécessairement la bonne ressource pour effectuer ce suivi. Il est préférable d’utiliser un logiciel automatisé ou des tiers pour gérer ce processus et de faire intervenir vos employés RH pour les entretiens, pour faire une offre ou pour résoudre un problème.
• Exécution des manuels des employés : l’externalisation de la création et de la maintenance des manuels d’employés soustrait une activité fastidieuse aux représentants des ressources humaines. Les équipes internes peuvent définir les grandes lignes et la stratégie du livre, puis les représentants externes peuvent s’occuper des détails et les renvoyer à l’équipe interne pour validation.
• Rémunération et traitement de la paie : cette tâche laborieuse garantit que les employés sont payés correctement et à temps. Externaliser l'administration des salaires permet d'assurer une conformité accrue et une meilleure rapidité dans le traitement des éléments essentiels comme le paiement des cotisations sociales et les demandes d'indemnisation pour accidents du travail.
• Intégration des employés : les entreprises peuvent externaliser divers aspects du processus d'intégration des employés, tels que la collecte des informations, la mise en place des ressources internes et la récolte des retours d'expérience.
• Gestion des performances : il s’agit de communiquer les responsabilités et les attentes professionnelles et d’aider les employés à atteindre leurs objectifs. Tandis que l’équipe RH interne définit la stratégie, les ressources externalisées peuvent gérer les responsabilités quotidiennes.
• Sécurité sur le lieu de travail et gestion des risques : il s’agit de tâches fastidieuses, mais nécessaires, qu’un partenaire externe expérimenté est capable de gérer facilement. Un partenaire de confiance peut gérer les problèmes de risque tels que les consignes de sécurité, la conformité et les questions de responsabilité légale afin que les représentants des RH puissent se concentrer sur d’autres problèmes.

Après avoir externalisé efficacement plusieurs activités non essentielles, les équipes RH peuvent se focaliser sur d'autres questions importantes.

• Stratégie d’acquisition de talents : en général, les responsables RH doivent consacrer la plupart de leur temps à définir la stratégie d’acquisition de talents. Il s’agit notamment de déterminer comment positionner l’entreprise, de définir le processus de recrutement et d’embauche et de savoir optimiser le réseau personnel des employés présents dans l’entreprise. Comme pour d’autres processus, l’organisation peut externaliser certaines des tâches les plus administratives.
• Atteindre les objectifs en matière de diversité, d'équité et d'inclusion (DE & I) : l'externalisation des ressources humaines a pour but de libérer les responsables RH afin qu'ils puissent se concentrer sur des décisions stratégiques complexes. Presque toutes les organisations visent à atteindre des objectifs de DE&I, qui nécessitent des approches innovantes dans des domaines tels que la communication d'entreprise, le recrutement, la rétention des employés, et d'autres encore.
• Améliorer le développement de la formation : les organisations doivent constamment améliorer leur approche de formation pour suivre les tendances et les nouveaux développements, en particulier avec l’essor de l’intelligence artificielle (IA). En se concentrant sur la création de programmes de formation et de développement, les organisations peuvent enseigner de nouvelles compétences à leurs employés ou améliorer leurs propres compétences pour mieux servir l’entreprise. En outre, cela permet de faire progresser la carrière des employés, ce qui améliore également leur niveau de satisfaction.
• Améliorer le développement des talents : passer du temps avec les employés et les aider à mieux gérer leur expertise et leurs workloads est une autre priorité interne clé. Les professionnels des RH doivent se concentrer sur la mise en place d'une structure idéale pour le développement des talents, en enseignant des compétences non techniques et en aidant les employés à comprendre les bonnes pratiques dans leur travail, tout en externalisant certaines tâches spécifiques si nécessaire.
• Analyser des données des employés : les organisations préfèrent généralement gérer les données des employés en interne pour des raisons de sécurité et en raison de la valeur que ces données apportent à l'ensemble de l'entreprise. Comprendre les statistiques d'efficacité et de productivité, et identifier les lacunes dans les performances des employés, est un excellent moyen d'identifier les axes d'amélioration.