La mise en place d’un processus de recrutement efficace est particulièrement pertinente sur les marchés du travail tendus ou compétitifs. Selon la Chambre de commerce des États-Unis (lien externe à ibm.com), il y avait plus de 10 millions de postes à pourvoir au printemps 2023, mais seulement 5,7 millions de chômeurs aux États-Unis. Les travailleurs sont ainsi avantagés, ils peuvent négocier des salaires plus élevés, de meilleurs avantages sociaux et des conditions plus favorables à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Pour atteindre leurs objectifs de recrutement, les entreprises réévaluent leurs processus en identifiant les inefficacités et les opportunités dans les domaines où l’intelligence artificielle (IA) et l’automatisation pourraient rendre les processus de recrutement plus attrayants pour les candidats et les employés.

Le recrutement est le processus qui consiste à attirer et à embaucher des candidats qualifiés pour occuper des postes au sein d’une organisation. Il s’agit d’un workflow étape par étape complet, qu’il s’agisse de l’identification des compétences nécessaires ou de l’onboarding d’un nouvel employé. En fin de compte, ce processus est conçu pour rendre le recrutement plus efficace, rentable, évolutif et conforme aux objectifs de l’entreprise et aux exigences légales.

En plus de pourvoir les postes et de répondre aux besoins en matière de main-d’œuvre, les stratégies de recrutement actuelles visent à offrir une expérience positive aux candidats. Pour y parvenir, les équipes des ressources humaines (RH) mettent le meilleur de la culture de l’entreprise en valeur et s’appuient sur la technologie pour rendre le processus de candidature plus efficace. Dans un environnement qui favorise le demandeur d’emploi, les données et l’IA peuvent donner aux entreprises un avantage concurrentiel en leur permettant de mieux comprendre le type de travailleurs dont elles ont besoin et la façon de mieux les attirer.

L’élaboration d’un meilleur processus de recrutement commence par la définition d’une stratégie. Voici quelques-unes des étapes clés que les entreprises suivent fréquemment :

• Évaluer les besoins en matière de recrutement : La première étape d’un processus de recrutement efficace consiste à comprendre les besoins de l’organisation. Il s’agit d’identifier les déficits de compétences, les principaux postes vacants et les domaines dans lesquels le manque de personnel affecte le service et les performances de l’entreprise. Cela inclut le passage en revue de tous les postes vacants, de la manière dont les employés existants répondent aux besoins identifiés et de la façon dont une nouvelle recrue pourrait compléter l’équipe au mieux.
• Décider d’une approche de recrutement : Allez-vous recruter en interne, faire appel à un recruteur ou vous tourner vers une équipe de consultants pour piloter le recrutement au sein de votre organisation ? Lors de l’élaboration d’un plan de recrutement, les organisations constituent souvent une équipe de parties prenantes responsable des interactions avec les demandeurs d’emploi.
• Créer une description de poste : Un intitulé de poste et une description détaillés permettent d’identifier le bon candidat pour le poste, ils doivent donc être élaborés avec soin. Le choix des mots peut révéler involontairement un parti pris, comme l’utilisation de termes comme « rasé de près » au lieu de « apparence et tenue professionnelles ». Voici les détails que la description du poste peut inclure :
  • Titre
  • Rôle
  • Responsabilités
  • Qualifications minimales
  • Lieu
  • Sur site/travail hybride/à distance
  • Avantages
• Publier l’offre d’emploi : À ce stade, il est important de diffuser l’offre d’emploi, en particulier dans votre secteur d’activité. Cela peut inclure la publication du poste en interne, sur un site d’offres d’emploi, via les réseaux sociaux, etc. L’objectif est de cibler les personnes susceptibles d’être les mieux qualifiées afin d’améliorer la qualité du vivier de talents et d’identifier plus rapidement les meilleurs candidats.
• Examiner les candidatures et les CV : Que ce soit manuellement ou à l’aide d’un système de suivi des candidatures (ATS), votre entreprise devra les examiner et réduire le pool des meilleurs candidats. Les organisations considèrent souvent non seulement les compétences, mais aussi la façon dont les différents candidats s’alignent sur les objectifs de l’entreprise et les indicateurs de diversité, d’équité et d’inclusion (DEI). Des outils d’IA prédictive peuvent être utilisés pour créer un profil idéal que vous pouvez comparer aux meilleurs candidats, en ciblant plus précisément ceux qui correspondent le plus à ce profil.
• Effectuer une présélection par téléphone : Une fois les meilleurs candidats identifiés, planifiez des conversations téléphoniques avec eux pour avoir une meilleure idée de leur expérience et de leurs qualifications. Cette tâche peut être gérée par le personnel des ressources humaines ou les membres de l’équipe de recrutement.
• Organiser des entretiens : Après avoir sélectionné les deux ou trois meilleurs candidats, les entreprises peuvent organiser des entretiens en personne ou en visio pour évaluer les talents. Les membres de l’équipe de recrutement ou les personnes qui géreront directement l’embauche doivent être présents lors de l’entretien.
• Sélectionner un candidat : Les différentes parties prenantes impliquées dans le processus d’entretien doivent participer à la sélection finale des candidats. Cette étape peut inclure l’évaluation du candidat via la vérification de ses références et de ses antécédents.
• Faire une offre d’emploi : Ensuite, envoyez une lettre d’offre comprenant des détails essentiels sur le rôle, la date de début, les conditions d’emploi, les heures de travail et la rémunération.
• Commencer l’onboarding : Il s’agit de former le nouveau collaborateur, de lui fournir les outils et la technologie nécessaires à son travail et de veiller à ce qu’il rencontre les autres membres du personnel. L’onboarding individuel peut prendre beaucoup de temps. De nombreuses entreprises se tournent donc vers des outils d’automatisation et d’intelligence artificielle pour fournir des systèmes plus efficaces à leurs employés et leur permettre de suivre des formations.
• Examiner, réviser ou republier : À l’aide d’une plateforme ATS et d’analyses, examinez le temps qu’il vous fait pour pourvoir les postes, le nombre de candidats et d’autres données afin d’ajuster le processus et de le rendre plus efficace. Si, à un certain stade, le meilleur candidat refuse l’offre, vous pourrez déterminer ce qui n’a pas fonctionné, faire des offres à d’autres candidats ou ajuster l’offre d’emploi pour une autre série d’entretiens.

Repensons le processus de recrutement. Si vous deviez concevoir votre processus de recrutement pour une nouvelle entreprise, comment appliqueriez-vous l’IA et l’automatisation pour trouver et recruter les meilleurs talents ?

Que l’objectif soit de réduire les coûts et le temps nécessaires à l’embauche de nouveaux employés ou simplement de créer un lieu de travail plus diversifié, un processus de recrutement bien conçu présente de nombreux avantages, notamment :

• Réduire les coûts d’embauche : Une stratégie d’acquisition de talents réussie rationalise le processus d’embauche, pour le rendre plus rapide et plus rentable. En ciblant les meilleurs talents de manière proactive, vous augmentez les chances qu’ils postulent, et l’entreprise pourra profiter des compétences nécessaires pour fonctionner efficacement.
• Attirer les meilleurs talents : Une enquête menée en 2021 par Robert Half (lien externe à ibm.com) a révélé que 62 % des professionnels se désintéressent d’une offre d’emploi s’ils ne reçoivent pas de réponse de l’employeur dans les deux semaines. Un processus de recrutement efficace améliore l’expérience du candidat et évite que les meilleurs talents n’aient le sentiment d’être menés en bateau.
• Augmenter la productivité des RH : En passant moins de temps sur le processus de sélection, l’équipe RH peut en consacrer plus à la formation, au développement des employés et aux initiatives liées à la culture de l’entreprise.
• Veiller à ce que les compétences recherchées correspondent aux objectifs de l’entreprise : Les entreprises peuvent améliorer la description du poste, augmenter la probabilité de sélectionner le bon candidat et contribuer à la rétention du personnel lorsqu’elles s’efforcent d’identifier les compétences dont elles ont besoin et les objectifs que le poste doit permettre d’atteindre. L’analytique et l’IA sont des outils précieux à cet égard : ils mettent en évidence les déficits de compétences à côté desquels l’entreprise a pu passer.
• Respecter la conformité et les exigences internes : Une stratégie de recrutement garantit le respect des bonnes pratiques et des exigences réglementaires, allant de la protection des données des candidats à l’égalité des chances, en passant par les initiatives DEI.
• Résoudre les problèmes dans le processus plus rapidement : Lorsque vous adoptez une approche globale du recrutement basée sur la collecte et l’analyse de données, vous pouvez plus facilement identifier ce qui fonctionne ou non et prendre des décisions d’embauche plus informées.

L’élaboration et la mise au point d’un processus de recrutement sont des tâches qui s’effectuent en continu, en particulier sur un marché de l’emploi en constante évolution. Voici quelques moyens pour les organisations d’attirer plus efficacement les talents :

• Tirer parti de la réputation de la marque : Les meilleurs talents sont généralement attirés par les entreprises qui investissent dans l’expérience des employés et qui maintiennent une image de marque employeur positive. Lorsque vous discutez avec des candidats potentiels, parlez-leur en détail des initiatives mises en places pour la rétention des travailleurs, la satisfaction des employés et le service à la communauté, le cas échéant, afin de mettre en évidence les avantages de ce lieu de travail.
• Mettre en place des mesures incitatives : Considérez les avantages qui peuvent être offerts au-delà des salaires de base, tels que les primes à la signature. De plus, cela peut être une excellente idée de mettre en place des programmes de recommandation pour les employés. Décidez quand et comment mettre en place ces mesures incitatives et si ce sont les RH ou les responsables du recrutement qui seront chargés de cette décision.
• Externalisation ou recours à des consultants : Déterminez si le recrutement en interne est plus efficace que par le biais de recruteurs et de consultants tiers. Il peut s’agir d’un choix que vous ferez à l’échelle de l’organisation ou face à une situation ponctuelle, pour des postes spécifiques.
• Donner la priorité à des candidats internes ou externes : Déterminez si vous devez donner la priorité à l’embauche au sein de l’organisation, ou si vous devez vous tourner vers des candidats externes pour apporter de nouvelles perspectives.
• Cibler les offres d’emploi : Effectuez des recherches pour déterminer les meilleures méthodes et plateformes à utiliser pour atteindre les meilleurs candidats. Il peut s’agir de canaux en ligne comme LinkedIn ou de publications sectorielles.
• Utiliser des outils avancés : Déterminez le rôle que des technologies telles que l’automatisation et l’IA joueront dans le recrutement, la sélection des candidats et leur onboarding. Réfléchissez à la façon dont ces outils pourront vous aider à réduire les biais, à accroître l’efficacité et à améliorer l’expérience des employés.

La technologie et les données peuvent contribuer à l’optimisation du processus en facilitant l’accès aux informations clés sur les candidats tout au long du processus d'embauche et en rationalisant les workflows. Les outils couramment utilisés sont les suivants :

• Un système de suivi des candidatures (ATS) : Un ATS offre un large éventail de fonctionnalités qui permettent de suivre les données des candidats et d’automatiser les tâches pratiques, de la publication des offres d’emploi au filtrage des CV, en passant par la recherche des candidats les plus qualifiés.
• Analyse complète des données : Un système d’analyse des données peut montrer aux équipes RH combien de personnes ont postulé à une offre d’emploi, combien ont passé un entretien et d’où proviennent les meilleurs candidats. Ces informations, associées à une analyse du processus après chaque embauche, contribueront à améliorer le processus de recrutement global.

D’autres outils émergents alimentés par l’IA fournissent de nouvelles capacités et des informations plus approfondies. Voici quelques outils clés :

• Machine learning (ML) : Le meilleur moyen d’améliorer le processus de recrutement d’une entreprise, c’est d’évaluer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Cependant, de nombreux services RH manquent de temps et de ressources pour effectuer des analyses et évaluer les données historiques de recrutement. Ici, le machine learning peut s’avérer d’une valeur inestimable, en fournissant des informations sur les données de recrutement à travers toutes les applications pour améliorer la prise de décision.
• Automatisation basée sur l’IA : L’automatisation du processus d’onboarding a permis aux départements RH d’économiser d’innombrables heures de travail manuel ces dernières années, pour un processus plus efficace. L’IA peut contribuer à personnaliser le processus d’onboarding. Les nouvelles recrues sont guidées tout au long de l’onboarding à l’aide d’outils de traitement automatique du langage naturel et de l’IA adaptative.
• IA prédictive : L’IA est utilisée aujourd’hui non seulement pour créer des profils de candidats idéaux et évaluer les besoins futurs en talents, mais aussi pour fournir des informations plus approfondies sur les performances des employés et mieux guider des décisions équitables et adaptées au secteur en matière de rémunération.

Le recrutement de candidats implique des allers-retours interminables avec les responsables du recrutement, un suivi manuel et des feuilles de calcul, et l’utilisation de plusieurs outils sur différents systèmes pendant le processus d’embauche. Vous pouvez rationaliser le processus en réduisant le nombre d’étapes et d’outils utilisés en employant IBM watsonx Orchestrate pour automatiser intelligemment certaines tâches, telles que la création et la publication d’offres pour des postes à pourvoir, alors plus rapides. Orchestrate s’intègre aux principaux outils que vous utilisez au quotidien, y compris les logiciels de recherche de candidats et de suivi des applications.