Qu’est-ce que la gestion des actifs numériques ?

La gestion des actifs numériques peut faire référence à la fois à un processus métier et à une forme de technologie de gestion de l’information ou à un système de gestion des actifs numériques. Une solution DAM aide une entreprise à créer un référentiel centralisé et consultable où les équipes peuvent accéder aux actifs. Il permet également à une entreprise de contrôler les autorisations des utilisateurs, le contrôle des accès, la gestion des versions et la gestion des métadonnées.

L’actif numérique est un élément clé du processus DAM. Il s’agit de tout fichier de valeur au format numérique appartenant à une entreprise ou à un particulier, qui peut être recherché grâce aux métadonnées et auquel sont assimilés des droits d’accès et d’usage. Voici quelques exemples d’actifs numériques (liste non exhaustive) :

• Documents
• Images
• Fichiers audio
• Contenu vidéo
• Présentations
• Animations
• Fichiers multimédia
• Graphiques
• Tout support numérique avec droit d’usage

Le logiciel DAM rationalise la gestion des actifs et optimise la production de contenus multimédias riches, notamment au sein des équipes commerciales et marketing, en créant un système de gestion centralisé des actifs numériques. Il renforce la gestion de la marque et sa cohérence grâce à la mise à jour automatique des actifs et au renforcement des directives de la marque, fournissant ainsi une source d’information unique au sein des entreprises et une expérience utilisateur plus cohérente pour les publics externes.

Les équipes modernes de gestion de contenu numérique et les spécialistes du marketing s’appuient également sur le DAM pour réutiliser les actifs créatifs, réduisant ainsi les coûts de production inutiles et les workflows en double grâce à ses fonctionnalités de recherche vraiment très utiles.

Compte tenu de la haute visibilité des actifs de marque et des actifs marketing sur les canaux numériques, comme les réseaux sociaux, les marques doivent rester cohérentes dans les images et les messages qu’elles utilisent pour renforcer leur autorité et générer la croissance de leur activité. Il n’est donc pas surprenant que les plateformes de gestion des actifs numériques deviennent une partie intégrante des efforts de transformation numérique. Les entreprises peuvent mettre en œuvre une solution DAM sur site, dans un écosystème de cloud computing ou dans une topologie hybride.

Le terme « actif numérique » désigne également les monnaies et les jetons numériques, tels que les cryptomonnaies Bitcoin et Ethereum ou les jetons non fongibles (NFT). Différent, ce type d’actif numérique n’est pas géré par les systèmes DAM.

Pour bien utiliser un logiciel de gestion des actifs numériques, plusieurs étapes sont à suivre :

• Création de l’actif
• Encodage et indexation
• Workflows
• La gouvernance par les autorisations
• Audit

Création de l’actif : des modèles et des formats de fichiers standardisés préparent les fichiers numériques à l’encodage avant même qu’ils ne soient créés. Cette standardisation facilite la recherche et la récupération de documents.

Encodage et indexation : simplifiant la recherche d’actifs, les métadonnées permettent d’identifier le contenu numérique via des attributs comme le type d’actif (par exemple, un livre blanc), la version (par exemple, nouvelle), le type de média (par exemple, une vidéo) et la technologie utilisée (par exemple, Photoshop). Ces identifiants créent un index, regroupant les actifs présentant des étiquettes communes pour améliorer la recherche.

Workflows : cette indexation peut ensuite être utilisée dans les workflows basés sur des règles, permettant l’automatisation des tâches et des processus.

Contrôle des versions : le contrôle des versions devient de plus en plus important dans l’automatisation des workflows, car il permet de s’assurer que l’actif le plus récent est utilisé dans le workflow existant. Lorsque de nouveaux workflows sont établis, les fonctionnalités de contrôle de version au sein d’un système DAM peuvent être utilisées pour définir des dates d’expiration, ce qui permet de s’assurer que seule la version la plus récente est accessible et incluse pour révision et utilisation.

Gouvernance basée sur les autorisations : la gouvernance basée sur les autorisations garantit que seules les personnes auxquelles l’accès a été accordé peuvent utiliser l’actif de la manière définie. Cette capacité protège les actifs organisationnels contre le vol, la corruption accidentelle ou l’effacement. 

Au fur et à mesure que les entreprises et les bibliothèques d’actifs se développent, le nombre de collaborateurs ayant besoin d’y accéder pour modifier, utiliser et suivre ces actifs s’accroît. L’importance des autorisations et des contrôles d’accès devient donc vitale.

Audit : les audits internes aident les entreprises à évaluer l’efficacité du DAM et à identifier les domaines à améliorer. De même, les organismes de réglementation peuvent auditer une solution DAM pour s’assurer que la technologie et les processus d’une entreprise sont conformes à la réglementation. Ces deux types d’audits se produisent régulièrement dans des secteurs hautement réglementés tels que la finance et les soins de santé.

Pour bien choisir leur plateforme DAM, les entreprises doivent s’assurer qu’elle propose les capacités nécessaires pour prendre en charge leurs cas d’utilisation actuels et futurs. Il convient également de prendre en compte des caractéristiques non techniques telles que le support client proposé ou la facilité d’utilisation de l’interface.

Les solutions DAM de pointe proposent généralement les fonctionnalités suivantes :

• Gestion du cycle de vie des actifs et autorisations basées sur les rôles
• Intégration
• Flexibilité bidirectionnelle
• Infrastructure de stockage et de transfert stable
• Transfert de fichiers efficace

Une solution DAM doit permettre à une entreprise de gérer ses actifs numériques de l’idée à la conception et tout au long de leur cycle de vie. Elle doit également fournir une gestion des droits d’accès et des autorisations avec la granularité dont l’entreprise a besoin pour préserver l’intégrité de ses actifs.

La solution DAM doit s’intégrer aux autres technologies utilisées par l’entreprise pour gérer, organiser et diffuser des contenus multimédias riches, telles que les systèmes de gestion de contenu (CMS) ou les systèmes de gestion de l’information produit (PIM), ainsi qu’à tout système que l’entreprise est susceptible d’adopter ultérieurement. Pour encore plus de flexibilité, les entreprises peuvent se tourner vers les interfaces de programmation d’application (API) disponibles, qui permettent de créer des intégrations DAM personnalisées.

Une solution DAM flexible et agile fournit la fonctionnalité de recherche d’actifs dans n’importe quelle direction. Une flexibilité bidirectionnelle permet aux entreprises de rechercher des métadonnées, comme la marque, pour trouver un actif, ou bien de rechercher des actifs spécifiques pour trouver des métadonnées. Cette capacité prend en charge la recherche et la réutilisation des actifs par d’autres groupes fonctionnels au sein de l’entreprise.

La solution DAM choisie par une entreprise est tout aussi importante que la méthode et le lieu de stockage des actifs, ainsi que la possibilité de partager des fichiers et de transférer les actifs là où ils sont nécessaires. Qu’une organisation opte pour un stockage sur site défini par logiciel ou pour un stockage cloud, elle doit prendre en compte la fiabilité, la flexibilité, l’évolutivité, les performances et la récupérabilité proposées pour protéger ses actifs.

La rapidité et l’efficacité du transfert de fichiers sont essentielles, car elles influencent directement le rythme de l’activité. La possibilité de partager les actifs et de les utiliser quand et où l’entreprise en a besoin contribuera à l’efficacité de la solution sélectionnée.

Le système de gestion des actifs numériques et le système de gestion de contenu facilitent, chacun à sa manière, la gestion des contenus numériques.

Les solutions DAM sont des référentiels centralisés qui stockent tous les actifs numériques de l’entreprise. Elles sont principalement utilisées pour faciliter l’organisation des fichiers, la collaboration et le partage d’informations au sein de l’entreprise. Les solutions DAM accueillent une plus grande variété de fichiers numériques que les CMS et proposent des fonctionnalités plus performantes, comme les capacités avancées d’organisation et de contrôle de version.

S’ils permettent également de gérer les contenus numériques, les CMS sont principalement utilisés pour assurer la gestion et la publication des contenus sur les sites Web et autres plateformes en ligne. Par exemple, Wordpress est un CMS très utilisé.

• Utilisé pour gérer la bibliothèque d’actifs numériques d’une entreprise de manière centralisée. Peut être utilisé pour centraliser la gestion des actifs de plusieurs marques ou entreprises.
  
  
• Permet une collaboration entre les équipes pour la création et l’examen des actifs et favorise la cohérence de la marque sur plusieurs canaux.
  
  
• Utilisé pour gérer et diffuser divers éléments : photos, vidéos, logos, fichiers audio, documents marketing, présentations de vente, métadonnées, etc.
  
  
• À l’instar d’un CMS, un logiciel DAM inclut souvent des autorisations utilisateur et des outils d’analyse qui aident les équipes à suivre l’usage et l’engagement des actifs.
  
  
• Il dispose de fonctionnalités avancées telles que la possibilité d’organiser les ressources par service ou par campagne et d’ajouter des balises et des métadonnées aux actifs. Le logiciel DAM offre également de robustes capacités de contrôle des versions et de suivi des modifications des actifs au sein du système DAM.
  
  
• Souvent utilisé par les équipes de création, les équipes marketing et les responsables des actifs numériques.

• Utilisé pour gérer et publier des contenus sur diverses plateformes numériques : sites Web, blogs, réseaux sociaux, etc.
  
  
• Généralement utilisé pour gérer le contenu rédactionnel, les images et vidéos de produits, les icônes, les logos et d’autres types de fichiers publiés sur les sites Web.
  
  
• Fournit des templates pour la création de pages Web, ainsi que d’autres fonctionnalités (par exemple, mise en scène et aperçu), qui facilitent la création de site Web et la publication numérique.
  
  
• Propose des fonctionnalités de base pour analyser la performance des pages Web, ainsi que des fonctionnalités d’autorisation utilisateur pour contrôler l’accès aux pages et gérer les droits de publication.
  
  
• Souvent utilisé par les managers Web, les créateurs de contenu, les spécialistes du marketing et d’autres professionnels qui publient fréquemment sur le site Web ou sur les réseaux sociaux de l’entreprise.

Une bonne gestion des actifs numériques apporte divers avantages. En voici quelques-uns :

• Réduction des coûts de production et meilleure allocation des ressources
• Plus de transparence organisationnelle
• Augmentation de la conversion et de la rétention client
• Cohérence de marque améliorée
• Gouvernance et conformité

La centralisation des actifs au sein d’un système DAM permet aux entreprises de trouver et de réutiliser les actifs, ce qui permet de réaliser des économies sur les coûts de production et de réduire les flux de travail en double. Les économies réalisées favorisent une réallocation des ressources dans d’autres services de l’entreprise. Les gains d’efficacité ainsi obtenus permettent d’accélérer la mise sur le marché des actifs et des solutions.

Le DAM fournit aux utilisateurs une vue claire et complète des actifs numériques, ce qui a un impact positif sur la gestion des projets, mais aussi sur la planification et l’exécution des contenus. Il peut améliorer la collaboration entre les différentes parties prenantes ou introduire des workflows plus efficaces en éliminant les projets redondants.

Lorsque les entreprises organisent le contenu de manière appropriée, en fonction de l’étape du parcours de l’acheteur, elles peuvent proposer du contenu adaptée à la marque et des supports marketing au moment opportun pour leurs publics cibles. Le DAM permet aux organisations de personnaliser l’expérience client pour établir et entretenir des relations plus solides. Ce processus contribue à faire avancer les clients potentiels et existants le long du cycle d’achat, plus rapidement et plus efficacement.

Le DAM favorise la cohérence dans les messages, le positionnement, les représentations visuelles et d’autres moyens d’adhésion à l’identité de la marque. Grâce au DAM, les domaines fonctionnels et les unités commerciales peuvent réutiliser les fichiers et d’autres actifs créatifs pour gagner en efficacité et présenter un message cohérent au marché.

Les licences, la documentation juridique, les archives et autres actifs peuvent jouer un rôle clé pour répondre aux exigences de conformité en matière de réglementations sectorielles ou gouvernementales. La capacité à organiser et à récupérer rapidement ces documents peut permettre aux organisations de gagner du temps et de l’argent, et d’atténuer les perturbations au niveau des processus cœur de métier.