¿Qué es la gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM)?

Los sistemas CAFM ayudan a las empresas a aumentar la sostenibilidad operativa y las eficiencias y a tomar decisiones basadas en datos alrededor de la gestión de activos, la gestión de espacios y las operaciones de mantenimiento.

Antes de CAFM, la gestión de instalaciones era en gran medida manual, con los equipos dependiendo del mantenimiento reactivo, la práctica de permitir que los activos fallaran antes de arreglarlos. En las décadas de 1990 y 2000, con el auge de la infraestructura de red, los sistemas CAFM se hicieron populares, en parte debido a su dependencia de la tecnología digital en rápida expansión. Hoy en día, el software CAFM se ha convertido en un elemento clave para los esfuerzos de transformación digital, iniciativas estratégicas para incorporar herramientas digitales en todos los aspectos de una organización.

Aprovechando la inteligencia artificial (IA), el Internet de las Cosas (IoT), el machine learning (ML) y la IA generativa (IA gen), los sistemas CAFM se han convertido en herramientas complejas y en gran medida autónomas que pueden asumir tareas cada vez más complejas.

Los modernos paneles de control del software CAFM ofrecen a las organizaciones visibilidad en tiempo real del consumo de energía de los activos, el uso del espacio, el estado físico y mucho más, ayudando a los stakeholders a tomar decisiones más estratégicas y rentables sobre sus activos más valiosos.

Los sistemas de software de gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM) recopilan datos constantemente en tiempo real, aprovechando la tecnología IoT y mostrando información sobre el estado de los activos en un único panel de control centralizado.

El software CAFM ayuda a los equipos de operaciones de las instalaciones a monitorizar sus activos físicos con visualizaciones detalladas y automatizar funciones como la programación de mantenimiento, el control de inventario y la gestión del espacio que solían requerir entrada manual.

Las plataformas CAFM se basan en características modulares, que son componentes de software independientes responsables de diferentes aspectos de las operaciones y la gestión de las instalaciones. Estos son los cinco módulos más populares en los sistemas CAFM:

• Gestión de la propiedad: en los sistemas CAFM, los módulos de gestión de la propiedad ayudan a los equipos a coordinar y recopilar datos sobre cómo se utilizan sus espacios físicos y a automatizar los procesos. Por ejemplo, en un edificio de oficinas, el módulo de planificación de espacios de un sistema CAFM ayuda a optimizar los planos de planta, gestionar los niveles de ocupación y las reservas de habitaciones, e identificar áreas de mejora.
• Seguimiento y gestión de activos: los sistemas CAFM ayudan a prolongar el ciclo de vida de los activos físicos, como escritorios, dispositivos audiovisuales y componentes de TI, almacenando datos importantes sobre cada activo para poder cuidarlos adecuadamente. Entre los ejemplos del tipo de información sobre activos que almacena CAFM se incluyen la ubicación, la descripción física, la garantía, el coste y el historial de mantenimiento. Un seguimiento cuidadoso de estas métricas ayuda a programar el mantenimiento y evitar fallos de equipo que pueden provocar tiempos de inactividad costosos.
• Mantenimiento predictivo y preventivo: el software CAFM recopila y analiza datos en tiempo real sobre las instalaciones, lo que ayuda a agilizar los procesos de mantenimiento y prevenir averías. Aprovechando los datos sobre el rendimiento y el mantenimiento de las instalaciones, los sistemas CAFM permiten procesos de mantenimiento predictivo y preventivo que pueden prolongar la vida útil de los activos.
• Gestión de órdenes de trabajo: los sistemas CAFM avanzados de hoy en día automatizan la emisión y la resolución de órdenes de trabajo, un proceso que de otro modo sería manual y llevaría mucho tiempo. Las plataformas de software CAFM crean, asignan y rastrean órdenes de trabajo hasta su finalización en función de los datos en tiempo real que recopilan sobre el rendimiento de los activos.
• Informes y análisis: las plataformas CAFM recopilan y analizan volúmenes de datos sobre activos que pueden ayudar a los gestores y a los equipos de TI a optimizar el rendimiento de los activos y reducir los costes de mantenimiento. Los paneles de control muestran informes detallados que ayudan a los gestores a ganar conocimiento sobre cómo sus activos más valiosos están funcionando a lo largo de sus ciclos de vida y a planificar y presupuestar en consecuencia.

Aunque los sistemas de gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM) están ganando popularidad debido a su capacidad para integrar rápidamente nuevas tecnologías para aumentar la eficiencia, no son el único software de gestión de instalaciones que utilizan las empresas. A continuación se muestran otros dos tipos de software de gestión de instalaciones que funcionan de manera similar.

Sistema de gestión de mantenimiento asistido por ordenador (GMAO)

Un sistema de gestión de mantenimiento asistido por ordenador (GMAO) es un sistema de software que centraliza y optimiza las operaciones de mantenimiento relacionadas con activos individuales.

Un GMAO suele estar más centrado y ser más técnico que un CAFM, que puede realizar un seguimiento de la información relacionada con la asignación de recursos, la gestión inmobiliaria y otras áreas no técnicas relacionadas con los activos.

Sistema integrado de gestión del lugar de trabajo (IWMS)

Un sistema integrado de gestión del lugar de trabajo (IWMS) es lo contrario a un GMAO en cuanto a la relación con CAFM, ya que realiza un seguimiento de métricas aún más amplio que el que suelen gestionar los CAFM.

Las empresas suelen combinar las capacidades de CAFM y GMAO para ofrecer a los equipos de gestión de proyectos una visión holística del rendimiento de los activos y su relación con las condiciones generales del negocio.

Un IWMS se suele utilizar en las grandes organizaciones que quieren ampliar las capacidades de la CAFM a áreas como la gestión de los arrendamientos, el flujo de caja y la sostenibilidad a través de un panel de control.

Desde permitir iniciativas amplias y estratégicas como la transformación digital hasta ofrecer visiones granulares y en tiempo real de la funcionalidad de los activos, los sistemas modernos de gestión asistida por ordenador (CAFM) tienen muchos beneficios. Según un informe reciente, se espera que el mercado mundial de software CAFM se duplique con creces en la próxima década, pasando de 3800 millones de dólares en 2024 a 9600 millones de dólares en 2033¹.

Eche un vistazo a algunos de sus beneficios más populares.

Los sistemas CAFM ayudan a las organizaciones a mejorar sus eficiencias operativas básicas de varias maneras importantes. Al aprovechar las capacidades de IA, IoT y ML, las plataformas CAFM modernas automatizan algunas tareas manuales, como la creación de órdenes de trabajo y la programación del mantenimiento.

La automatización inteligente de CAFM ayuda a los equipos de mantenimiento a reasignar recursos humanos a tareas más adecuadas a su experiencia, ahorrar tiempo y crear eficiencias.

Al ayudar a los equipos a monitorizar y mantener sus activos con información en tiempo real, el software CAFM garantiza que cada activo en operaciones tenga un historial de rendimiento detallado para que los equipos puedan tomar decisiones estratégicas sobre su operaciones.

Las métricas de rendimiento detalladas ayudan a los gestores de las instalaciones a decidir qué tipo de mantenimiento necesita un activo y cuál es la mejor manera de programar las reparaciones. Además, el seguimiento del rendimiento de los activos a través de un sistema CAFM ayuda a mantener bajos los costes de mantenimiento al tiempo que garantiza que cada activo funcione a su máxima capacidad.

Las plataformas CAFM ayudan a prolongar los ciclos de vida de los activos automatizando aspectos del mantenimiento preventivo y predictivo y proporcionando datos precisos y detallados para que los gestores sepan cuándo reemplazar componentes críticos.

Al garantizar que los activos reciban este servicio, CAFM ayuda a los equipos a pasar de procesos de mantenimiento reactivos a proactivos, lo que reduce la probabilidad de que los activos sufran una avería. El mantenimiento proactivo, cuando se practica durante un período prolongado, evita que problemas menores con un activo se conviertan en algo más grande y amplía su duración total de uso o ciclo de vida.

El uso de activos durante más tiempo y un seguimiento y atención más estrechos de sus necesidades de reparación a lo largo del tiempo ayuda a las organizaciones a reducir los costes generales de propiedad y funcionamiento de los mismos.

Al mejorar la eficacia operativa y ayudar a los equipos a realizar un seguimiento más preciso de las actividades de mantenimiento, el CAFM contribuye directamente al ahorro global de costes para las empresas. Los sistemas CAFM más nuevos incluso integran módulos de gestión de arrendamientos y monitorización de bienes inmuebles para proporcionar visibilidad de los costes a largo plazo de los activos físicos.

Las plataformas CAFM modernas no solo recopilan volúmenes de datos de sensores IoT fijados a los activos, sino que también realizan análisis de big data para ayudar a las organizaciones a descubrir tendencias y tomar decisiones más estratégicas.

Las herramientas de análisis CAFM proporcionan visibilidad de los aspectos clave de las instalaciones y la gestión de activos, como el consumo de energía, los costes de mantenimiento y el uso del espacio, que pueden reducir los costes y aumentar la eficiencia.

Las organizaciones modernas utilizan soluciones de gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM) para una amplia gama de tareas que ayudan a que sus procesos empresariales principales sean más adaptativos, eficientes y resilientes. Eche un vistazo a algunas de las formas en que los sistemas CAFM se están aplicando a nivel empresarial.

Los bienes inmuebles pueden ser uno de los activos más caros de adquirir y mantener. El software CAFM proporciona un centro centralizado en el que las organizaciones pueden confiar para rastrear la duración y los plazos de los contratos de alquiler, optimizar la distribución de oficinas y almacenar información sobre los inquilinos.

Los sistemas CAFM optimizan la gestión de inmuebles a nivel empresarial al ofrecer a los stakeholders una visión en tiempo real de las prácticas de uso del espacio, ayudándoles a tomar decisiones más inteligentes y estratégicas.

Los módulos avanzados de gestión de propiedades de CAFM se pueden integrar con los datos financieros, lo que garantiza que las propiedades se gestionan de forma que cumplan con los requisitos presupuestarios.

Los sistemas CAFM se integran con software GMAO para automatizar tareas repetitivas que son críticas para las operaciones de mantenimiento pero que se han realizado manualmente durante años. Algunos ejemplos son la asignación de órdenes de trabajo, el seguimiento de los costes de mantenimiento y el análisis de las métricas de rendimiento de los activos.

Los sensores IoT activan procesos automatizados que programan el mantenimiento y las reparaciones cuando una métrica de rendimiento de los activos cae por debajo de un umbral establecido. Por ejemplo, cuando un componente con un sensor IoT se acerca a fallar, el software CAFM puede programar automáticamente su reemplazo. En el pasado, el mismo componente podía haber tenido que desgastarse y romperse, causando tiempos de inactividad innecesarios, antes de ser reemplazado.

Establecer y cumplir los objetivos de sostenibilidad requiere una recopilación y un análisis metódicos de datos, procesos que los sistemas CAFM pueden automatizar y agilizar.

Las plataformas CAFM se pueden configurar para monitorizar el consumo de energía y el impacto ambiental y alertar a las partes interesadas cuando no se alcanzan los objetivos. El software CAFM también ayuda a agilizar y mejorar las compras, garantizando que solo se utilicen proveedores que cumplan con ciertos estándares ambientales.

Los sistemas CAFM ayudan a que los trabajadores y los lugares de trabajo sean más seguros mediante un riguroso análisis de datos, procedimientos de mantenimiento mejorados y capacidades de cumplimiento automatizadas.

Las plataformas CAFM equipadas con algoritmos de ML pueden monitorizar grandes volúmenes de datos del sistema, garantizando que el equipo sea seguro de usar. Para las grandes empresas globales, el software CAFM puede automatizar las prácticas de cumplimiento, garantizando que los procesos empresariales no infrinjan las regulaciones de un territorio en el que operan. Por último, las soluciones CAFM se pueden configurar para mantener un largo registro de auditoría, de modo que cuando surja un problema de seguridad o cumplimiento, sea fácil de detectar y corregir.

El software CAFM monitoriza rigurosamente el rendimiento y el mantenimiento de los activos, garantizando que duren el mayor tiempo posible. Mediante el seguimiento detallado de plazos, registros de mantenimiento, presupuestos y asignaciones de recursos, las plataformas CAFM ayudan a los equipos a gestionar activos desde las compras hasta la eliminación, es decir, durante todo el ciclo de vida del activo.

El uso de CAFM para gestionar los activos de esta manera ayuda a las empresas a garantizar que las inversiones en equipos e instalaciones cumplan con sus propios estándares rigurosos y que toda la actividad de mantenimiento esté documentada.

Desde sus inicios en los años 80 y 90, las soluciones de gestión de instalaciones asistidas por ordenador han estado estrechamente vinculadas a las tecnologías digitales, lo que les ha ayudado a evolucionar para satisfacer las necesidades de los clientes a medida que se desarrollaban nuevas herramientas digitales.

Es poco probable que esta tendencia cambie en el futuro, lo que sitúa a las soluciones CAFM en una posición sólida para crecer. Eche un vistazo a algunas tendencias que impulsan el desarrollo y la innovación en los sistemas CAFM en este momento:

• Integración con edificios inteligentes: las soluciones de software CAFM ya han integrado algunas herramientas de edificios inteligentes y están preparadas para ir más allá. Hoy en día, los sistemas CAFM automatizan aspectos de la gestión de instalaciones como la iluminación, la climatización y la seguridad. A medida que crece la tecnología IoT, es de esperar que estos sistemas se vuelvan más sofisticados, especialmente en la toma de decisiones impulsada por IA.
• Combinación con IWMS: actualmente, CAFM e IWMS se mantienen separados en la mayoría de los entornos de operaciones de las instalaciones, y CAFM proporciona métricas más detalladas y específicas de los activos y plataformas IWMS en las que se confía para tareas más amplias. Pero a medida que aumentan las capacidades impulsadas por IA, es probable que se entrelazen más. Por ejemplo, las plataformas CAFM que transmiten datos en tiempo real están asumiendo más tareas que tradicionalmente pertenecían a IWMS. Es posible que en el futuro estas plataformas puedan converger en un único entorno unificado que se base en la IA para proporcionar análisis, previsiones y optimización al nivel que el usuario necesite.
• Mayor autonomía: con el auge de la IA, los sistemas CAFM son cada día más autónomos, pasando de la automatización a tareas predictivas, proactivas y de autorregulación. Por ejemplo, las primeras herramientas de automatización de IA en CAFM redujeron el trabajo manual asociado con la gestión de órdenes de trabajo y el análisis de datos. Sin embargo, las nuevas van más allá con la incorporación de la tecnología de gemelo digital y la robótica. Pronto, los avances en CAFM probablemente puedan hacer realidad unidades de operaciones de instalaciones totalmente autónomas y "autogestionadas".