¿Qué es la gestión del espacio?

La gestión eficaz del espacio tiene en cuenta las necesidades de los empleados y clientes, así como los objetivos generales del negocio. Eso puede significar diseñar diseños de oficinas y arreglos de muebles que fomenten la colaboración entre los empleados. Optimizar los planos de las superficies de venta para mejorar la experiencia del cliente; o tomar decisiones sobre las instalaciones de almacenamiento, producción y fabricación que agilicen las actividades y maximicen la eficiencia energética. El objetivo es garantizar que cada metro cuadrado de espacio, ya sea en edificios de oficinas, espacios de venta minorista, almacenes o zonas de fabricación, esté prestando un servicio.

La gestión del espacio influye directamente en la productividad, la rentabilidad y la satisfacción del cliente y puede dar forma a la cultura de la empresa y los resultados empresariales. Una empresa podría, por ejemplo, rediseñar su sede para incluir más espacios colaborativos, lo que supondría un impulso para la innovación y el trabajo en equipo. Un minorista podría reorganizar el almacenamiento de su tienda para mejorar el flujo de clientes y aumentar las ventas. Y una empresa manufacturera podría reorganizar su planta de producción para mejorar el flujo de trabajo y la seguridad, lo que redundaría en una mayor productividad y menos accidentes.

Un sistema de gestión eficiente del espacio puede reducir los costes asociados con el alquiler, los servicios públicos y el mantenimiento. Y, a medida que el trabajo remoto y los arreglos híbridos se vuelven más comunes, muchas empresas están reconsiderando su uso del espacio y cómo habilitar condiciones de trabajo flexibles tanto en el lugar como fuera de él.

Optimizar los espacios físicos puede impactar significativamente en muchas áreas de la empresa, desde el ahorro financiero hasta los objetivos medioambientales, sociales y de gobierno corporativo (ESG). Los beneficios de la gestión del espacio incluyen:

Los gastos de espacio de oficinas y otras instalaciones constituyen una parte importante de los presupuestos de muchas empresas. Optimizar los espacios físicos ayuda a recortar el gasto inmobiliario y de servicios públicos innecesarios y permite ahorrar costes. Un enfoque estratégico en la gestión del espacio permite a las empresas tomar decisiones informadas sobre inversiones inmobiliarias, arrendamientos, adquisiciones y más. En una economía robusta, las empresas podrían ampliar su espacio inmobiliario o de oficinas, mientras que en una recesión, podrían consolidar o reorganizar los espacios en aras de la eficiencia.

Las organizaciones también pueden reasignar los espacios que no están utilizando para un fin más adecuado o incluso presentar un argumento a favor o en contra de la necesidad de una expansión. Y aplicando prácticas de gestión del espacio eficientes desde el punto de vista energético, las empresas pueden reducir significativamente sus facturas de servicios públicos.

Un espacio de trabajo mal diseñado puede reducir la productividad de los empleados, desanimarles y aumentar el estrés y los problemas de salud. Sin embargo, unos espacios de trabajo bien diseñados pueden aumentar la satisfacción de los empleados, impulsar el rendimiento general y fomentar una cultura empresarial positiva. Al optimizar la distribución de las oficinas, garantizar unas condiciones saludables (mediante una iluminación, un control de la temperatura y una ventilación adecuados) y proporcionar los servicios necesarios, las empresas pueden garantizar que los empleados tengan lo que necesitan para desempeñar sus funciones bien y con seguridad.

Además, una eficaz gestión de instalaciones garantiza que todos los equipos y sistemas funcionen de forma óptima, reduciendo el tiempo de inactividad y la frustración entre los empleados. Esto puede disminuir significativamente el absentismo y aumentar la retención de los empleados.

Tras la pandemia, el cambio hacia modelos de trabajo híbridos y el teletrabajo ha puesto de relieve la importancia de una gestión flexible del lugar de trabajo. La gestión estratégica del espacio permite a las empresas adaptar sus espacios físicos para dar cabida a estos nuevos estilos de trabajo y construir un lugar de trabajo verdaderamente híbrido. Las empresas pueden, por ejemplo, reconvertir los espacios de oficina tradicionales en áreas de colaboración o zonas tranquilas y así atender a las distintas preferencias de trabajo.

Tomar decisiones acertadas en materia de gestión del espacio implica garantizar que los empleados tengan acceso a los recursos y tecnologías clave, ya sea en persona o virtualmente. En términos de espacios físicos, la gestión estratégica puede incluir hot desks o estaciones de trabajo flexibles, espacios silenciosos o tranquilos. Estos espacios están dedicados al trabajo profundo y la creatividad que fomentan la colaboración, la interacción y la lluvia de ideas en un entorno menos formal.

Las estrategias de gestión del espacio pueden ayudar a las empresas a alcanzar sus objetivos de sostenibilidad. Al optimizar el uso del espacio, las empresas utilizan solo los recursos que realmente necesitan, lo que puede minimizar su huella de carbono. Una mejor gestión de instalaciones podría ayudar a instituir prácticas de eficiencia energética. Como por ejemplo, usar iluminación LED, instalar electrodomésticos energéticamente eficientes y usar nuevas tecnologías para monitorizar mejor el uso de energía, puede reducir el impacto de una empresa en el medio ambiente. La gestión del espacio también puede incluir consideraciones como la gestión de residuos, las prácticas de reciclaje y otras formas de promover prácticas empresariales sostenibles.

La gestión del espacio no consiste sólo en aprovechar al máximo el espacio físico disponible. Implica un planteamiento estratégico que tiene en cuenta diversos factores. Depende de:

• Comprender los objetivos del negocio: una visión clara de la misión, los valores y las metas de la empresa es necesaria para diseñar espacios que sirvan al negocio. Determinar la distribución del espacio en función de las prioridades empresariales y la cultura de la empresa puede garantizar que los espacios se estén utilizando de la manera más eficaz.
• Comprender la experiencia de los empleados: saber qué tipo de espacio necesitan los miembros del equipo para desempeñar bien su trabajo sirve de orientación para la gestión del espacio. Esto incluye la creación de espacios de trabajo con una iluminación y ventilación adecuadas, mobiliario ergonómico, así como el diseño de espacios que se adapten a los diferentes estilos y preferencias.
• Comprender el comportamiento del cliente: Las visitas o patrocinadores de un negocio pueden tener necesidades diferentes a las de quienes trabajan en él. Los espacios también pueden diseñarse para garantizar una experiencia del cliente positiva.
• Comprender el propio espacio: un inventario del espacio físico y una visión global del espacio disponible, de su uso y de las posibilidades de ampliación o modificación. Mejorar la experiencia en el lugar de trabajo es fundamental para la toma de decisiones en materia de gestión del espacio.

Las principales consideraciones al formular una estrategia de gestión del espacio pueden incluir:

Los espacios bien planificados pueden reducir las limitaciones del inmueble y favorecer la productividad. Una estrategia de gestión del espacio considerará la manera de aprovechar al máximo el espacio disponible gracias a la utilización de mobiliario multifuncional, la creación de espacios abiertos y el aprovechamiento del espacio vertical. También puede suponer tener en cuenta el tráfico, las necesidades de almacenamiento y los patrones de presencialidad, así como la necesidad de contar con espacios compartidos como salas de reuniones o zonas de colaboración.

La gestión del espacio garantiza que los empleados tengan el entorno físico que necesitan para trabajar de forma eficaz. El mobiliario práctico, los puestos de trabajo ergonómicos y el fácil acceso a las herramientas pueden contribuir a que se enfoquen en sus tareas, mientras que una iluminación y una acústica bien diseñadas ayudarán a limitar las distracciones. Equilibrar la funcionalidad y la estética puede ayudar a crear un entorno acogedor que refleje la cultura de la empresa.

Como ya se ha mencionado, la gestión del espacio puede ayudar a las empresas que buscan mejora sostenibilidad en general. El uso inteligente del espacio puede contribuir a reducir la huella de carbono, mejorar la eficiencia energética y apoyar prácticas ecológicas como el reciclaje y el uso de energía alternativa.

Las nuevas tecnologías están mejorando las capacidades de las empresas para gestionar su espacio y guiar la toma de decisiones sobre su mejor uso. Herramientas como los sistemas integrados de gestión del lugar de trabajo (IWMS), la inteligencia artificial (IA), el machine learning (ML) y los sensores del Internet de las cosas (IoT) pueden desempeñar funciones importantes.

Idear soluciones de gestión del espacio suele corresponder a los responsables de las instalaciones o a los directores de operaciones. Sin embargo, un plan integral de gestión del espacio es un esfuerzo multidisciplinar que involucra a los departamentos de recursos humanos, informática y finanzas. Recopilar y evaluar datos y métricas espaciales, tomar decisiones sobre inversiones inmobiliarias y administración de propiedades y crear un entorno de trabajo seguro y eficiente. Todo esto califica como un esfuerzo que puede abarcar muchos roles dentro de una empresa. Aunque fomentar el cambio en la estrategia general del lugar de trabajo puede recaer en los equipos directivos y en el liderazgo del equipo directivo.