¿Qué es la gestión de instalaciones?

La gestión moderna de instalaciones combina aspectos de la ingeniería y la gestión de propiedades con las tecnologías más avanzadas para ayudar a las organizaciones a garantizar que los espacios de trabajo les ayuden a alcanzar sus objetivos empresariales principales.  

Hoy en día, FM abarca una amplia gama de funciones, incluida la gestión de la energía, la planificación del espacio, la seguridad contra incendios y los servicios de custodia. Con el auge de Internet, redes inalámbricas y la fuerza de trabajo móvil, las tecnologías modernas como la inteligencia artificial (IA), los edificios inteligentes y el Internet de las cosas (IoT) se han integrado profundamente.

Los sistemas de gestión de activos empresariales (EAM) equipados con herramientas de automatización en tiempo real ayudan a los administradores de las instalaciones a hacer un seguimiento del rendimiento de los activos y a optimizar las estrategias de mantenimiento en entornos de trabajo complejos.

Ya sea gestionando un único espacio de trabajo o un portfolio de inmuebles, los sistemas modernos de gestión de instalaciones ayudan a aumentar la eficiencia operativa, optimizar el rendimiento de los activos y prolongar la vida útil de los activos mediante herramientas y tecnología avanzadas.

La gestión de instalaciones es popular y está creciendo rápidamente, con un mercado global actualmente valorado en 61 080 millones de dólares. Se espera que alcance los 138 500 millones de dólares en 2030, lo que refleja una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 17,8 % durante el período de previsión¹.

Los enfoques modernos de gestión de instalaciones (FM) pueden variar ampliamente en función de los tipos de activos físicos y entornos construidos que una organización necesite mantener.

Las prácticas de FM suelen dividirse en dos categorías, FM críticas y FM auxiliares. La FM críticas se centra en el mantenimiento de los activos físicos, mientras que la FM auxiliares se aplica a las operaciones de construcción.

La FM críticas se considera ampliamente en el sector del FM como la columna vertebral de la gestión de infraestructuras, ya que se ocupa del mantenimiento de los activos físicos que son fundamentales para la funcionalidad básica de una empresa.

A continuación se presentan algunos de los sistemas y componentes que se mantienen mediante prácticas estrictas de FM:

• Sistemas eléctricos y de fontanería: la FM críticas ayuda a garantizar el flujo continuo e ininterrumpido de agua y electricidad a través de un edificio, así como el cumplimiento de las normativas exigidas.

• Sistemas energéticos: la gestión energética es un aspecto crítico de la FM críticas, ya que ayuda a los gestores de instalaciones a reducir costes y garantizar que los activos físicos de los que son responsables sean energéticamente eficientes.

• Sistemas de seguridad contra incendios: las prácticas de FM críticas mantienen alarmas contra incendios, rociadores y procedimientos de evacuación que garantizan que los edificios sean seguros contra incendios y cumplan con todos los códigos y regulaciones aplicables.

• Mejoras y renovaciones: las prácticas de FM críticas garantizan que todas las renovaciones y modernizaciones, como la sustitución de tejados, la modernización de ascensores y la mejora de puertas y ventanas, se realicen de forma segura y eficiente.

La FM auxiliares, conocida en el sector de FM como la capa "humana" u "operativa" de FM, se ocupa de las operaciones diarias necesarias para mantener las instalaciones seguras y cómodas.

Estas son algunas de las prácticas más comunes de FM auxiliares:

• Servicios de limpieza: las prácticas de FM auxiliares regulan las soluciones de limpieza de un edificio, como el lavado de ventanas, el aspirado, el control de plagas y la gestión de residuos. Esto ayuda a garantizar que los espacios físicos sean acogedores e higiénicos.

• Seguridad: la FM auxiliares cubre todas las prácticas de seguridad de edificios, como la gestión de guardias y el mantenimiento de sistemas de alarma y cámaras que ayudan a mantener la seguridad de las instalaciones.

• Preparación de alimentos: la FM auxiliares cubre todos los aspectos de la preparación y eliminación segura y eficiente de alimentos, incluidas las máquinas expendedoras, los bares, las cafeterías, las zonas de cocina y lavado de platos.

• Planificación del espacio: las prácticas de FM auxiliares ayudan a los gestores de instalaciones a gestionar la ocupación en los espacios de los que son responsables, incluidas las oficinas y las salas de conferencias.

• Iniciativas de sostenibilidad: la FM auxiliares moderna es cada vez más responsable de cualquier iniciativa de sostenibilidad en torno a las operaciones de construcción que emprendan las organizaciones, como el uso de la IA para optimizar el uso del agua y la energía.

Además de las dos grandes categorías de gestión de instalaciones (FM), hay seis tipos básicos de FM que se adaptan más específicamente a las necesidades de una organización. Estos tipos de FM tienen características que abarcan tanto la FM críticas como la FM auxiliares y, a veces, combinan prácticas de ambos.

La gestión de operaciones es un tipo de FM que se centra en la gestión y el mantenimiento de activos físicos como sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC), electricidad, agua y fontanería. Estos sistemas son esenciales para que las instalaciones funcionen eficazmente. Los directores de operaciones se basan principalmente en prácticas de FM críticas para mantener los activos de los que son responsables.

Los gestores de instalaciones a cargo de las operaciones suelen aplicar estrategias como el mantenimiento predictivo y reactivo para garantizar que los activos funcionen a niveles máximos durante periodos prolongados. El tiempo de actividad y el tiempo de inactividad de activos son indicadores clave de rendimiento (KPI) para la mayoría de los gestores de operaciones, lo que les ayuda a medir el éxito de sus programas casi en tiempo real.

La gestión de proyectos es un tipo de FM que implica la planificación estratégica y la ejecución de iniciativas de actualización, renovación y modernización que garantizan que los edificios sigan siendo seguros y conformes a medida que envejecen.

Las instalaciones más antiguas suelen quedar fuera de código a medida que cambian las normas de construcción y se dispone de nuevos materiales y tecnologías. Algunos ejemplos de proyectos habituales de renovación de edificios controlados por un equipo de gestión de proyectos son la actualización de los sistemas de calefacción y refrigeración y la instalación de nuevas ventanas y suelos energéticamente eficientes. También se gestionan con frecuencia mejoras en suelos y aislamientos anticuados.

Las organizaciones con un portfolio inmobiliario global suelen ser responsables de gestionar propiedades en más de una región o país. Las herramientas modernas de software de FM ayudan a las empresas a cumplir con las regulaciones cambiantes, independientemente de dónde se ubiquen los edificios, al mismo tiempo que garantizan que cumplan con sus objetivos financieros y operativos básicos.

Los gestores de instalaciones responsables del mantenimiento de grandes portfolios confían en sistemas avanzados de gestión de instalaciones para optimizar las estrategias de gestión de contratos de arrendamiento, reservas de salas, costes de mantenimiento y otros aspectos críticos para el éxito. Por ejemplo, las herramientas de IA e IoT pueden automatizar tareas repetitivas y de uso intensivo de datos que aumentan la precisión de los registros de mantenimiento y ayudan a reducir los costes operativos.

La gestión de servicios de apoyo es un tipo de FM que se centra en los servicios que mantienen los edificios seguros y limpios para sus ocupantes. Los administradores de instalaciones de servicios de apoyo son responsables de funciones de FM tanto críticas como auxiliares, como servicios de custodia, seguridad y catering.

Aunque a menudo no son tan complejos o estratégicos como algunos de los otros tipos de FM, los servicios de soporte no son menos críticos. Un enfoque sólido en los servicios de apoyo ayuda a garantizar que las instalaciones cumplan con los objetivos empresariales de una organización. También permite a los ocupantes sentirse seguros y productivos en sus espacios de trabajo.

La gestión y el mantenimiento de edificios inteligentes es un tipo de FM relativamente nuevo que está creciendo rápidamente con la difusión del IoT y las tecnologías "inteligentes". Los edificios inteligentes son estructuras diseñadas para confiar en la tecnología digital para automatizar aspectos de las operaciones del edificio que tradicionalmente se gestionaban manualmente.

Según un informe reciente, el mercado mundial de edificios inteligentes se valoró en 117 400 millones de dólares en 2024. Se prevé que crezca a una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 21,2 % en los próximos seis años, alcanzando los 548 500 millones de dólares en 2032².

La FM para edificios inteligentes es el tipo de FM tecnológicamente más avanzado, que aprovecha los sistemas de software avanzados. Estos sistemas dependen en gran medida de la IA, el IoT y el machine learning (ML) para mantener una amplia gama de activos físicos. A medida que las prácticas de FM evolucionan para satisfacer las necesidades de la tecnología de edificios inteligentes, también lo hacen los roles típicamente asociados a la práctica.

La gestión de instalaciones integrada (IFM) es un enfoque de la gestión de instalaciones en el que un único proveedor de servicios asume múltiples funciones de instalación para una instalación en lugar de múltiples proveedores. IFM ayuda a las organizaciones a obtener los servicios FM vitales que necesitan (por ejemplo, mantenimiento, seguridad, limpieza y más) sin la molestia de contratar y supervisar a múltiples proveedores de servicios.

Los enfoques modernos de IFM se basan en sistemas y herramientas EAM como los sistemas de gestión de mantenimiento asistido por ordenador (GMAO) para gestionar tareas y servicios necesarios para mantener las instalaciones. La IFM ayuda a las empresas a gestionar sus necesidades de FM de forma más centralizada y a combinar flujos de trabajo para aumentar la eficiencia. La IFM suele traducirse en reducciones significativas de los costes, una transformación digital más rápida y menores costes operativos.

La International Facility Management Association (IFMA) es el mayor organismo profesional del mundo para profesionales de la gestión de instalaciones (FM), que ofrece formación, networking y certificaciones para una amplia gama de funciones de gestión de infraestructuras. Con el auge de las nuevas tecnologías y los avances en el diseño de edificios inteligentes, la IFMA está cambiando sus requisitos y la forma en que prepara a los aprendices para las carreras de FM.

Eche un vistazo a cómo están cambiando algunos roles:

• Gestores de instalaciones certificados (CFM): las instituciones reconocidas a nivel mundial que ofrecen certificados de gestión de instalaciones están cambiando sus programas para garantizar que los destinatarios estén formados en nuevas tecnologías como datos en tiempo real y automatización mejorada con IA.

• Profesional de gestión de instalaciones (FMP): aunque FMP suele ser una certificación de nivel de entrada, las competencias básicas requeridas se están alejando de las habilidades técnicas. Están avanzando hacia capacidades más estratégicas y basadas en datos que satisfacen las demandas de mantenimiento de los edificios inteligentes.

• Profesional de instalaciones de sostenibilidad (SFP): a medida que más empresas recurren al diseño de edificios inteligentes para ayudarlas a cumplir los objetivos de sostenibilidad, los SFP son muy buscados en el sector. Los SFP tienden a centrarse en tipos de FM y enfoques de la estrategia de FM que pueden reducir el uso y el desperdicio de energía para acelerar las iniciativas ambientales.

La gestión de instalaciones (FM) presta apoyo a organizaciones de todos los tamaños. Utiliza las últimas tecnologías, herramientas y enfoques estratégicos para gestionar sus instalaciones. Una función FM sólida ofrece varios beneficios, que se describen en la lista que sigue.

• Menores costes operativos: una FM sólida ayuda a las empresas a reducir sus resultados optimizando las prácticas de gestión de la energía y estableciendo programas de mantenimiento de activos más eficientes mediante la automatización de tareas.

• Mayor sostenibilidad: la FM ayuda a las organizaciones a alcanzar más rápidamente sus objetivos de sostenibilidad mediante la implementación de programas de mantenimiento más eficientes desde el punto de vista energético y el establecimiento de prácticas de gestión de residuos de bajo impacto.

• Mejores experiencias de los ocupantes: la FM mejora aspectos de la gestión de edificios como la iluminación, la calidad del aire y la limpieza, lo que hace que los ocupantes se sientan más bienvenidos y productivos en sus espacios de trabajo.

• Continuidad del negocio mejorada: una FM sólida mejora la capacidad de las organizaciones para mantener sus actividades principales durante eventos inesperados como incendios, cortes de energía y ciberataques, una función conocida como continuidad del negocio.

• Gestión más estratégica de la propiedad: mediante la monitorización automatizada de la ocupación y la recopilación y el análisis de datos de utilización del espacio, los sistemas de FM modernos ayudan a las organizaciones a optimizar sus espacios de forma segura y rentable.

La gestión de instalaciones (FM) se enfrenta a una serie de desafíos mientras sigue evolucionando para satisfacer las necesidades de edificios más grandes, complejos y sofisticados. Los rápidos cambios tecnológicos que están transformando la forma en que las empresas y las personas trabajan amplifican muchos de los obstáculos que pronto deben superar.

FM se enfrentará a tres de sus pruebas más importantes en los próximos años:

1. Aumento de los costes operativos: la fluctuación de los precios de la energía, las interrupciones en las cadenas de suministro mundiales y los disturbios geopolíticos están provocando un aumento de los costes operativos de FM, una tendencia que probablemente continuará en los próximos años. Los equipos modernos de FM deben encontrar formas creativas de equilibrar sus presupuestos manteniendo el rendimiento y la seguridad de las instalaciones.
2. Aumento de la presión normativa: muchas empresas se enfrentan a una presión cada vez mayor para demostrar su compromiso con la construcción y el mantenimiento de infraestructuras energéticamente eficientes y el cumplimiento de las nuevas normativas medioambientales. Cumplir estos estándares puede significar integrar nuevos procesos, herramientas y tecnologías en sus programas de mantenimiento existentes, un proceso que puede ser costoso y llevar mucho tiempo.
3. Actualización de los sistemas heredados: modernizar las instalaciones para que las empresas puedan beneficiarse de la tecnología de edificios inteligentes requiere una importante inversión inicial, así como una nueva formación para los equipos de mantenimiento. Para reacondicionar los sistemas de los edificios existentes de modo que puedan aprovechar la IA, el IoT y otras tecnologías, las organizaciones deben hacer frente a posibles tiempos de inactividad mientras se actualizan las instalaciones.