Un sistema integrado de gestión del lugar de trabajo (IWMS) es una plataforma de software que agiliza todas las áreas de la gestión inmobiliaria y de instalaciones en una plataforma única, dinámica y escalable.
Un IWMS utiliza una base de datos centralizada para simplificar y combinar procesos. Por lo tanto, las organizaciones ya no necesitan sistemas y soluciones de software múltiples y dispares, como software de gestión de instalaciones, herramientas de gestión de recursos humanos y software de planificación de recursos empresariales, para gestionar su negocio.
Gartner definió el término por primera vez en 2004 y considera que los IWMS son plataformas que integran las siguientes áreas funcionales:
- Gestión de propiedades e inmuebles (como contabilidad de arrendamientos y gestión de arrendamientos)
- Gestión de proyectos de capital (como planificación de capital y gestión de costes y recursos)
- Gestión de instalaciones (como la gestión del espacio, la gestión de traslados y la utilización del espacio)
- Gestión de operaciones y mantenimiento (como la gestión de activos y la gestión de proveedores)
- Sostenibilidad y gestión de la energía (como el seguimiento de las emisiones de carbono y la evaluación comparativa energética)
Una solución IWMS completa captura y genera datos y métricas relativos a múltiples aspectos de la gestión inmobiliaria y de la cartera de instalaciones, como los costes operativos, el consumo de energía, la gestión del mantenimiento, los planos de planta, etc. A continuación, consolida los datos para ofrecer una visión holística de toda su cartera de bienes inmuebles e instalaciones. Utilizar este dato puede ayudar a su organización a reducir gastos, adaptarse rápidamente a las demandas cambiantes de los ocupantes, tomar decisiones más informadas sobre los espacios de trabajo y cumplir con los objetivos de sostenibilidad.
Los IWMS se basan en las funciones de tecnologías como el software de gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM) y el software del sistema de gestión de mantenimiento asistido por ordenador (GMAO). El software CAFM está diseñado para ayudar a gestionar y mantener todos los aspectos de las infraestructuras físicas, incluidos los sistemas de reservas y la gestión de la energía. Del mismo modo, GMAO utiliza datos para optimizar todas las funciones de gestión de activos y operaciones de mantenimiento de instalaciones, incluidos equipos, infraestructura y otros activos tangibles. Aunque las organizaciones pueden utilizar varias soluciones CAFM y GMAO para gestionar las operaciones, estas soluciones no están conectadas y no pueden compartir información, lo que podría crear lagunas en los datos e ineficiencias en todos los sistemas.
Una plataforma IWMS combina las tecnologías CAFM y GMAO en una sola, lo que proporciona una visión consolidada de los activos de toda su cartera inmobiliaria y revela cómo interactúan y se afectan entre sí.
Los sistemas IWMS organizan los datos en una base de datos centralizada, lo que mejora la toma de decisiones y el ahorro de costes. De hecho, la investigación muestra que una solución IWMS puede mejorar la eficiencia del uso de las instalaciones en un 39,3 % al tiempo que reduce los costes de mantenimiento de las instalaciones en un 15,2 %.1
Con paneles de control integrados, aplicaciones móviles e interfaces de usuario sólidas y receptivas, los IWMS también proporcionan una visión clara de la cartera inmobiliaria corporativa. Permiten aumentar la resiliencia y eficacia operativas y mejorar los procesos empresariales al responder fácilmente a preguntas como: ¿estamos asignando el espacio adecuadamente? ¿Está pendiente el mantenimiento del sistema de calefacción y refrigeración? ¿Qué contratos de arrendamiento deben renovarse?
Además, IWMS añade una capa de automatización entre funciones que no es posible con múltiples soluciones. La automatización ayuda a reducir la intervención manual, los procesos redundantes y los datos inexactos. Por ejemplo, las soluciones IWMS automatizan el seguimiento y la evaluación del mantenimiento de edificios y activos, y emiten automáticamente órdenes de trabajo si es necesario. Estas capacidades ayudan a reducir los costes al minimizar el tiempo desde la evaluación y el descubrimiento hasta la resolución del problema. Abordar con rapidez los problemas relacionados con las instalaciones y los espacios de trabajo contribuye a mejorar el bienestar general de esas instalaciones, sus empleados, sus ocupantes y el entorno laboral.
A través de la optimización de la gestión de bienes inmuebles e instalaciones que proporciona el software IWMS, puede:
Los IWMS ayudan a las organizaciones a monitorizar y gestionar todos los activos de la cartera a lo largo de su ciclo de vida. Esto permite a las empresas adelantarse a su posición de mantenimiento y gestión de servicios. Las plataformas IWMS automatizan los programas de mantenimiento y reparación y agilizan los flujos de trabajo para predecir y prevenir mejor el tiempo de inactividad de los equipos, gestionar y monitorizar el consumo de energía, planificar y ejecutar el mantenimiento necesario o implementar nuevas iniciativas de sostenibilidad. Por ejemplo, el mantenimiento preventivo utiliza datos y análisis predictivos para ayudar a descubrir y evaluar problemas antes de que se conviertan en problemas importantes, reduciendo el tiempo de inactividad y minimizando el riesgo. Esto mantiene los activos en funcionamiento de forma óptima, lo que mejora la eficiencia y reduce los costes operativos.
El software IWMS le ayuda a identificar mejor las necesidades, planificar diseños y gestionar sus espacios de trabajo mediante el uso de tasas de ocupación precisas. Las herramientas digitales automatizan las tareas y utilizan sus datos para optimizar los planos de planta, maximizar el espacio y asegurarse de que los espacios adecuados estén disponibles cuando sea necesario.
Según un estudio de IDC, la calidad de las experiencias de los empleados tiene un 87 % más de probabilidades de aumentar la retención de los empleados.2 La solución IWMS adecuada ayuda a optimizar los módulos de planificación del espacio en tiempo real, lo que garantiza que los espacios de oficina y las salas de reuniones adecuados estén disponibles cuando sea necesario. Las herramientas digitales ayudan a los empleados a trabajar mejor en el espacio en el que se encuentran al proporcionar una vista en tiempo real de los espacios disponibles, la capacidad de reservar fácilmente el espacio adecuado y solicitar mantenimiento u otros servicios. IWMS también le permite regular temperaturas, optimizar la iluminación y crear áreas sanitarias de fácil acceso.
A medida que los empleados y los ocupantes exigen prácticas más respetuosas con el medio ambiente, el IWMS permite a los directores de las instalaciones encontrar oportunidades para reducir el consumo de energía y las emisiones. La gestión de la energía integra los controles automáticos de temperatura y la asignación de la iluminación se adapta a sus planes reales de ocupación y espacio físico, lo que ayuda a reducir la huella de carbono total de sus instalaciones. Una solución de software IWMS puede ayudarle a mejorar su consumo de energía en un 11,5 %.1
El software IWMS consolida las necesidades de administración, gestión y contabilidad de los arrendamientos en una sola plataforma. Además, puede realizar un seguimiento automático de las renovaciones de arrendamientos en múltiples ubicaciones y simplificar los acuerdos de arrendamiento, los pagos y los requisitos contractuales y de cumplimiento.
La gestión del espacio es una prioridad cada vez mayor para muchas organizaciones. En ocasiones, el trabajo y los lugares de trabajo se están convirtiendo más en una experiencia que en un lugar físico. Aunque los entornos de trabajo no tradicionales, como los sistemas híbridos, los lugares de trabajo digitales y el teletrabajo, estén cada vez más extendidos, sigue siendo imprescindible construir un espacio de oficina seguro y cómodo, con aire y superficies limpios y fuertes medidas de seguridad.
Pero la implementación de estos cambios requiere tecnología punta que evoluciona continuamente y que, en muchos casos, puede requerir una importante modernización. A pesar de los desafíos que incluyen el envejecimiento de la infraestructura, los costes y las necesidades cambiantes, IDC descubrió que "el 88 % de las empresas han realizado o están planeando inversiones para actualizar los espacios físicos para hacerlos más adecuados para modelos de trabajo flexibles". Y que, "para 2025, el 90 % de las nuevas construcciones comerciales o renovaciones implementarán tecnología de instalaciones inteligentes que respalden lugares de trabajo flexibles y mejoren de forma sostenible las experiencias de los ocupantes y el rendimiento operativo".3
A medida que la tecnología avanza y se incorporan más dispositivos de Internet de las cosas (IoT) a las soluciones IWMS, puede ser posible una automatización adicional. La integración de la tecnología de respuesta automática a la demanda puede automatizar aún más los edificios para optimizar el uso de la energía durante las horas de máxima demanda, ayudando aún más a reducir el consumo de energía y los costes. Si se combinan con los índices de ocupación en tiempo real, las estrategias de reducción de la carga pueden incluso personalizarse en función de las necesidades específicas y ajustarse a medida que cambien las condiciones.
El mercado mundial de IWMS se está expandiendo y, con él, los métodos de construcción, las prácticas de gestión de las instalaciones y las demandas de sostenibilidad de los ocupantes aumentan cada año. Aprovechar la expansión de las capacidades integradas de IA y la incorporación de la industria de IoT en las plataformas IWMS sitúa a las organizaciones en posición de permitir una automatización más inteligente y prácticas predictivas en el futuro.
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Notas a pie de página
1 Integrated Workplace Management System Market Outlook and Forecasts 2021 – 2028 (enlace externo a ibm.com). Mind Commerce. 13 de octubre de 2021.
2 Is a New Era Upon Us for Space Management? (enlace externo a ibm.com). IDC. 20 de diciembre de 2022
3 Top 10 Workplace Management Trends (enlace externo a ibm.com). IDC. Enero de 2022