¿Qué es la automatización empresarial?

La mayor parte de la automatización consiste en convertir tareas manuales y sencillas en automatizadas. Estos son algunos de los tipos de automatización que pueden utilizar las empresas. 

• Automatización avanzada
• Gestión de procesos empresariales
• Automatización inteligente
• Minería de procesos
• Automatización robótica de procesos
• Automatización del flujo de trabajo

La automatización avanzada reúne a personas y máquinas para integrar múltiples sistemas en toda la organización. Para dar soporte a procesos más complejos, la automatización avanzada se basa en datos no estructurados combinados con machine learning, procesamiento del lenguaje natural y análisis. Promueve la gestión del conocimiento y el apoyo a la toma de decisiones para el trabajo especializado.

La gestión de procesos empresariales (BPM) ayuda a las organizaciones a descubrir, medir, mejorar y optimizar la estrategia y los procesos empresariales. A diferencia de la gestión de proyectos, BPM se ocupa de todo el proceso de principio a fin.

La automatización inteligente, impulsada por la IA, permite que las máquinas "aprendan" y tomen decisiones basadas en situaciones que han analizado y encontrado. Por ejemplo, en el servicio de atención al cliente, los asistentes virtuales impulsados por la IA pueden reducir costes al tiempo que permiten interacciones más inteligentes entre los clientes y los agentes humanos. El resultado es una mejor experiencia de cliente.

La minería de procesos consiste en utilizar algoritmos especializados en los datos de registro de eventos para identificar tendencias, patrones y detalles sobre el desarrollo de un proceso. La minería de procesos aplica la ciencia de datos para descubrir, validar y mejorar los flujos de trabajo. Combina la minería de datos y el análisis de procesos para identificar cómo mejorar dichos procesos.

La automatización robótica de procesos (RPA), también conocida como robótica de software, utiliza tecnologías de automatización inteligente para realizar tareas de oficina repetitivas de trabajadores humanos, como extraer datos, rellenar formularios y transferir archivos, entre otros. La automatización de procesos ayuda a las organizaciones a lograr uniformidad y transparencia.

La automatización de flujos de trabajo sustituye las tareas manuales por programas informáticos que ejecutan la totalidad o parte de un proceso. United Foods utilizó IBM Cloud Pak for Business Automation para agilizar los flujos de trabajo de recursos humanos, finanzas e informes, aumentando la productividad y mejorando la visibilidad de las operaciones de la empresa.

Tanto si gestiona una pyme como una gran empresa, la automatización es una forma excelente de agilizar las operaciones e impulsar el crecimiento del negocio. Las herramientas de automatización están diseñadas para sustituir la mano de obra humana por la de las máquinas, de modo que pueda destinar esos recursos humanos a otras áreas de la empresa.

Para aprovechar todo el potencial de la automatización, las empresas deben utilizar de forma coherente un software de automatización probado y las buenas prácticas en todos los flujos de trabajo, desde la creación de experiencias del cliente digitales y más rápidas hasta la simplificación de los procesos internos. Sin embargo, no todas las soluciones incluyen toda la tecnología necesaria para automatizar las operaciones de principio a fin. Esto puede dar lugar a muchas soluciones puntuales, costes más elevados y la incapacidad de escalar.

La automatización empresarial es crítica en un mundo que cambia rápidamente. Por ejemplo, puede resultar complicado predecir qué comportamientos de los clientes persistirán tras una pandemia, desde una demanda muy fluctuante hasta un aumento de las precauciones de salud y seguridad.

Sin embargo, sí puede controlar el área de la gestión de la experiencia del cliente. La automatización, especialmente la automatización combinada con IA, puede ayudarle con las correcciones de esta experiencia del cliente, lo que se traduce en un aumento de las ventas, una mejor utilización de los recursos y una mayor satisfacción de los clientes.

Una de las mejores formas de hacerlo es a través de una plataforma de automatización que le ayude a:

• Aplique la inteligencia
• Amplificar al personal
• Automatizar las operaciones básicas
• Ahorrar costes
• Mejorar procesos y optimizaciones

Utilice los datos procedentes de la automatización de sus operaciones con machine learning e IA para recomendar acciones y destinar a personal a tareas más estratégicas. Por ejemplo, las organizaciones pueden utilizar el ML para analizar sus previsiones de ventas y comprender los posibles puntos fuertes y débiles. Un proceso de ML puede identificar a un cliente importante que está en peligro de abandono antes de que un analista de ventas identifique el mismo problema.

Las organizaciones están interesadas en utilizar trabajadores digitales, es decir, robots entrenados para realizar tareas o procesos específicos en colaboración con humanos, con el fin de acelerar la toma de decisiones y mejorar la eficiencia. Los humanos pueden interactuar con estos trabajadores digitales para mejorar la gestión de proyectos y así poder centrarse en otros asuntos.

Aplique las capacidades básicas de automatización: procesamiento de documentos, orquestación de flujos de trabajo, gestión de decisiones y servicios de contenidos en áreas operativas clave para satisfacer las necesidades de la empresa.

Ayudar a los empleados a ahorrar tiempo y realizar las tareas más rápidamente reduce los costes de recursos humanos y les permite gestionar una carga de trabajo más amplia.

La creación de soluciones de automatización permite detectar ineficiencias operativas y puntos conflictivos en sus procesos. La creación de estos procesos automatizados puede corregir estos problemas o ayudar a las organizaciones a solucionarlos.

• Desarrollo de aplicaciones
• Servicio al cliente
• Finanzas y contabilidad
• Recursos humanos
• Actividades de marketing
• Desarrollo de nuevos productos
• Procesos de venta

Los equipos de TI pueden utilizar la automatización para aumentar el desarrollo de aplicaciones. Cada vez más, pueden recurrir a la automatización inteligente para escribir código, crear aplicaciones y realizar el control de calidad de los productos. La empresa de logística VLI recurrió a IBM para que le ayudara a automatizar varios procesos de desarrollo de software que requieren mucho trabajo, como las certificaciones de acceso, las solicitudes de acceso y la gestión de contraseñas. Gracias a la automatización de IBM, las solicitudes de acceso se conceden un 99 % más rápido.

Las organizaciones pueden automatizar las conversaciones iniciales con los clientes mediante la implementación de chatbots para recopilar información y, posiblemente, responder a una pregunta sin necesidad de intervención humana. También puede automatizar la transcripción de llamadas para agregarlas a la inteligencia de datos y que los supervisores hagan un mejor seguimiento del protocolo.

Al automatizar las funciones de planificación financiera y contabilidad, las empresas pueden liberar tiempo para tareas importantes como el análisis, la estrategia y la colaboración con las partes interesadas. En la gestión de cuentas por pagar (AP), por ejemplo, las organizaciones pueden automatizar la captura de datos, hacer coincidir las facturas con los pagos y enrutar las aprobaciones. Las tecnologías también pueden automatizar la conciliación de cuentas y generar informes financieros. Esto reduce los errores humanos en torno a los datos y ayuda a prevenir el fraude mediante controles en segundo plano. A modo de ejemplo, una reaseguradora global en Suiza utilizó el software de IBM para automatizar sus tareas de cierre trimestral, ahorrando así 40 000 dólares por trimestre.

Los sistemas de gestión de recursos humanos pueden automatizar una amplia gama de tareas de RR. HH., como el procesamiento de solicitudes de empleo, la programación de entrevistas, las ofertas de empleo, la incorporación de empleados, la gestión de nóminas y la administración de beneficios. También pueden crear notificaciones específicas para que los ejecutivos y gestores puedan recibir actualizaciones sobre dónde se encuentran los clientes potenciales relevantes en el proceso de contratación. Gracias al uso de la analítica, estos sistemas también proporcionan conocimientos sobre la productividad del personal.

Gracias a la automatización del marketing por correo electrónico, las empresas pueden utilizar un software para enviar correos electrónicos a una lista de distribución de clientes según un calendario predefinido, lo que reduce los costes de ejecutar las campañas manualmente. También pueden enviar correos electrónicos en tiempo real en función de acciones desencadenantes. Por ejemplo, si alguien solicita más información, una organización puede automatizar el envío de un correo electrónico que proporcione contexto adicional. Los esfuerzos de marketing pueden vincularse a un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) e incluso hacer cosas como enviar mensajes de seguimiento automatizados a los clientes a través de las redes sociales.

Las tecnologías de automatización inteligente pueden ayudar a las organizaciones a organizar y comprender los datos de origen y de terceros para identificar nuevas oportunidades de expansión de los productos digitales. El fabricante australiano de maquinaria de movimiento de tierras Komatsu recurrió a IBM para desarrollar una experiencia digital automatizada. Gracias a la plataforma de integración como servicio (iPaaS) de IBM webMethods, un correo electrónico crea ahora un flujo de trabajo automatizado sin necesidad de utilizar muchas aplicaciones. Esto se tradujo en un desarrollo y una implementación un 30 % más rápidos.

Las herramientas de automatización de ventas como Salesforce y otras herramientas de software como servicio (SaaS) permiten a los equipos de ventas dedicar menos tiempo a la información de registro de su actividad relacionada con los acuerdos y más tiempo a hacer las llamadas telefónicas que cierran los acuerdos. Las herramientas permiten automatizar tareas repetitivas en todo el proceso de ventas, ya sea la cualificación de clientes potenciales en función de su trayecto de compra, la asignación de clientes potenciales al representante adecuado o a la previsión de ventas basada en datos. También puede impulsar cambios en los precios en función de acontecimientos internos o externos, como la demanda, el inventario y la calidad garantizada.