La automatización empresarial es un término que designa el uso de aplicaciones tecnológicas que realizan tareas repetitivas, liberando a los empleados para que realicen trabajos de mayor valor. Esto incluye la automatización de procesos empresariales (BPA), la automatización de procesos robóticos (RPA) y la automatización con IA.

Hace años, la automatización requería grandes (sistemas) mainframe y un equipo de expertos para mantenerlos. Hoy en día, las plataformas de automatización basadas en la nube ponen la funcionalidad al alcance de empresas de todos los tamaños. Algunos tipos de automatización empresarial son los siguientes:

• Automatización básica: La automatización básica toma tareas simples y rudimentarias y las automatiza. Sin apenas codificación, las herramientas básicas de automatización digitalizan las tareas repetitivas, ayudan a eliminar errores y aceleran el ritmo del trabajo transaccional. La gestión de procesos empresariales (BPM) y la automatización de procesos robóticos (RPA, por sus siglas en inglés) son ejemplos de automatización básica.
• Automatización de procesos: La automatización de procesos gestiona los procesos de negocio para lograr uniformidad y transparencia. A menudo gestionada por software dedicado, la automatización de procesos puede aumentar la productividad y la eficiencia, al tiempo que ofrece valiosos conocimientos empresariales. La minería de procesos y la automatización de flujos de trabajo son ejemplos de automatización de procesos.
• Automatización avanzada: La automatización avanzada aúna a humanos y máquinas para integrar múltiples sistemas en toda la organización. Para dar soporte a procesos más complejos, la automatización avanzada se basa en datos no estructurados combinados con machine learning, procesamiento del lenguaje natural y análisis. Promueve la gestión del conocimiento y el apoyo a la toma de decisiones para el trabajo especializado.
• Automatización inteligente: impulsada por la IA, la automatización inteligente significa que las máquinas pueden «aprender» y tomar decisiones basadas en las situaciones que han encontrado y analizado. Por ejemplo, en el servicio de atención al cliente, los asistentes virtuales con IA pueden reducir los costes al tiempo que permiten interacciones más inteligentes entre los clientes y los agentes humanos. Como resultado, la experiencia del cliente es mejor.

Tanto si gestiona una pyme como una gran empresa, la automatización es una forma excelente de agilizar las operaciones e impulsar el crecimiento del negocio. Las herramientas de automatización están diseñadas para sustituir la mano de obra humana por la de las máquinas, de modo que pueda destinar esos recursos humanos a otras áreas de la empresa.

Para aprovechar todo el potencial de la automatización, las empresas deben utilizar constantemente un software de automatización probado y las buenas prácticas a lo largo de todo el flujo de trabajo, desde la creación de una experiencia del cliente digital más rápida hasta la simplificación de los procesos internos. Sin embargo, no todas las soluciones incluyen toda la tecnología necesaria para automatizar las operaciones de principio a fin. Esto puede dar lugar a muchas soluciones puntuales, costes más elevados y la incapacidad de escalar.

La automatización empresarial es crucial en un mundo que cambia rápidamente. Por ejemplo, predecir qué comportamientos de los clientes persistirán tras una pandemia, desde una demanda muy fluctuante hasta un aumento de las precauciones en torno a la salud y la seguridad, puede ser complicado. Sin embargo, sí puede controlar el área de la gestión de la experiencia del cliente. La automatización, especialmente la automatización combinada con IA, puede ayudarle con las correcciones de esta experiencia del cliente, lo que se traduce en un aumento de las ventas, una mejor utilización de los recursos y una mayor satisfacción de los clientes.

Una de las mejores formas de hacerlo es utilizar una plataforma de automatización que le ayude a hacer lo siguiente:

• Descubrir los procesos:  localice las ineficiencias o los puntos conflictivos de sus operaciones para ayudarle a determinar dónde los procesos automatizados pueden proporcionar el mayor impacto. Esto implica la minería de procesos y la modelización.
• Aplicar la inteligencia: utilice los datos procedentes de la automatización de sus operaciones con machine learning e IA para recomendar acciones y liberar personal para tareas más estratégicas.
• Aumentar su personal: cree herramientas RPA e implemente trabajadores digitales para que colaboren con los humanos allí donde pueda alcanzarse un mayor nivel de productividad o cuando se requieran refuerzos.
• Automatizar las operaciones principales: aplique las capacidades de automatización principales, procesamiento de documentos, orquestación de flujos de trabajo, gestión de decisiones y servicios de contenidos, a las áreas operativas clave para satisfacer las necesidades empresariales.

La automatización empresarial es idónea para agilizar los procesos en casi todas las áreas de una organización:

• Actividades de marketing: la automatización del marketing por correo electrónico permite a las empresas utilizar un software para enviar correos electrónicos a una lista de distribución de clientes según un calendario predefinido, lo que reduce los costes de ejecutar las campañas manualmente. Los esfuerzos de marketing pueden vincularse a un sistema de gestión de la relación con el cliente (CRM) e incluso efectuar acciones como enviar mensajes automáticos a determinados clientes a través de las redes sociales.
• Recursos humanos: los sistemas de gestión de recursos humanos pueden automatizar una amplia gama de tareas de RR. HH., como el procesamiento de solicitudes de empleo, la programación de entrevistas, las ofertas de empleo, la incorporación, la gestión de nóminas y la administración de prestaciones. Gracias al uso de analytics, estos sistemas también proporcionan información sobre la productividad del personal.
• Procesos de ventas: las herramientas de automatización de ventas como Salesforce y otras herramientas de software como servicio (SaaS) permiten a los equipos de ventas dedicar menos tiempo a llevar un registro de actividades relacionadas con los tratos y más tiempo a realizar las llamadas telefónicas que permiten llegar al cierre de acuerdos. Las herramientas permiten automatizar tareas repetitivas en todo el proceso de ventas, ya sea la cualificación de clientes potenciales en función de su trayecto de compra, la asignación de clientes potenciales al representante adecuado o al Forecasting de ventas basado en datos.
• Finanzas y contabilidad: automatizando las funciones de planificación financiera y contabilidad, las empresas pueden liberar tiempo para tareas importantes como el análisis, la estrategia y la colaboración con los stakeholders. En la gestión de los pagos pendientes (AP), por ejemplo, la captura de datos es automática, las facturas se cotejan automáticamente con los documentos y las aprobaciones se enrutan también de forma automatizada. Esto reduce los errores en los datos y ayuda a prevenir el fraude mediante controles en segundo plano.

IBM ofrece una plataforma única tanto para la automatización empresarial como para la de TI, y ayuda a las organizaciones de todo el mundo a automatizar ambas de forma eficaz. A modo de ejemplo, una reaseguradora global en Suiza utilizó el software de IBM para automatizar sus tareas de cierre trimestral, ahorrando así 40 000 dólares por trimestre.

IBM Cloud Pak for Business Automation es la potente herramienta que hace posible todo esto. La plataforma de automatización proporciona recomendaciones generadas por IA, analytics para medir el impacto y herramientas de low-code fáciles de usar que ayudan a las organizaciones a ahorrar tiempo en procesos manuales y a reducir los tiempos de espera de los clientes. Con IBM Cloud Pak for Business Automation, puede eliminar las tareas repetitivas y reasignar sus recursos a trabajos de mayor valor añadido.

Para obtener más información sobre la automatización con IA de IBM, explore la Guía del comprador de automatización empresarial inteligente.