La contabilidad de todo lo que ocurre en un trimestre puede parecer una tarea aún más monumental si su organización tiene oficinas en todo el mundo y una cartera amplia y diversa de ofertas y servicios.

Esa era la situación de Swiss Re Group, un proveedor mayorista de reaseguros, seguros corporativos y soluciones de gestión de riesgos. Joseph Isip, vicepresidente de proyectos especiales de finanzas en Swiss Re, explica: "Teníamos cinco o seis equipos diferentes que participaron en nuestro proceso de cierre, y cada equipo tenía sus propios procedimientos. No había visibilidad entre los equipos y los traspasos no estaban claramente definidos. Esto llevó a repeticiones y trabajo adicional para todos los equipos”.

También hubo reuniones frecuentes. Todos los días, durante el período de cierre, más de 30 partes interesadas se reunían para identificar y resolver problemas, un proceso tedioso y lento. Dice Isip: "Esas reuniones eran necesarias, pero la verdad es que no eran eficaces".

Isip y Markus Echser, director de herramientas de proceso y automatización de Swiss Re, creían que había que haber una manera mejor. Así que se embarcaron en un proyecto de automatización para mejorar y optimizar el proceso de cierre trimestral. Esto, esperaban, sería el primer paso en una transición de toda la empresa hacia la automatización empresarial.

El equipo de Swiss Re seleccionó el software IBM® Blueworks Live e IBM® Business Automation Workflow para ayudar a transformar los cierres de cuarta parte del departamento financiero. Estos productos forman parte de la oferta de IBM® Cloud Pak for Business Automation, un conjunto de productos de software destinado a ayudar a las organizaciones a automatizar y optimizar los procesos empresariales utilizando herramientas, informes y paneles de control low-code junto con análisis basados en IA.

"Hubo muchos equipos involucrados, así que tuvimos que tenerlos todos en la misma sala y trazar todas las diferentes tareas y dependencias", dice Isip. Gracias a la intuitiva interfaz web, los equipos de Swiss Re de todo el mundo colaboraron rápidamente en todas las líneas de negocio para documentar sus procesos en un solo lugar. Si los modelos de proceso revelan oportunidades de automatización, Swiss Re podrá exportarlos a la herramienta IBM® Business Automation Workflow, lo que permitirá a la empresa introducir acciones y automatización según se ajuste."

El software de IBM permitió a Swiss Re adoptar un enfoque de varios niveles para desglosar tareas. El equipo corporativo definió las tareas de alto nivel ("actualizar el informe", por ejemplo) y los equipos individuales para seguir gestionando las tareas secundarias involucradas. Esta potente función permite a los equipos mantener cierta autonomía, pero también permite a Swiss Re documentar las interdependencias de las tareas de alto nivel. De hecho, con la solución IBM, Swiss Re ahora tiene una representación visual dinámica de todo el flujo de trabajo.

La solución de IBM también permitió a Swiss Re desarrollar cuadros de mando e informes personalizados que la dirección puede ejecutar con sólo pulsar un botón para ver en qué situación se encuentra el proceso de cierre del trimestre. Añadir nuevos informes o funciones del panel de control también es sencillo, y el departamento de TI de Swiss Re normalmente puede atender estas solicitudes en un plazo de 24 horas.

Pero la solución ofrece más que documentación, cuadros de mando e informes. Con todos sus procesos documentados en el software de IBM, Swiss Re ha descubierto nuevas formas de optimizar el proceso de fin de trimestre, eliminando varios informes y reduciendo el número de explicaciones que requiere el sistema. Danny Kyu, analista empresarial de gestión de procesos de negocio en Swiss Re, explica: "Al principio, estábamos muy ocupados haciendo cambios y mejoras en los informes y paneles. Pero en los años transcurridos desde la implementación inicial, realmente hemos optimizado el proceso de fin de trimestre y todo es muy estable”.