Inicio Título de página Swiss Re Group A buen ritmo hacia el final del trimestre
Swiss Re agiliza y optimiza los cierres financieros
Compañeros que celebran en una oficina

En tres meses pueden pasar muchas cosas. Pregúntele a cualquiera cuyo trabajo implique cierres financieros trimestrales.

La contabilidad de todo lo que ocurre en un trimestre puede parecer una tarea aún más monumental si su organización tiene oficinas en todo el mundo y una cartera amplia y diversa de ofertas y servicios.

Esa era la situación de Swiss Re Group, un proveedor mayorista de reaseguros, seguros corporativos y soluciones de gestión de riesgos. Joseph Isip, vicepresidente de proyectos especiales de finanzas en Swiss Re, explica: "Teníamos cinco o seis equipos diferentes que participaron en nuestro proceso de cierre, y cada equipo tenía sus propios procedimientos. No había visibilidad entre los equipos y los traspasos no estaban claramente definidos. Esto llevó a repeticiones y trabajo adicional para todos los equipos”.

Ahorro de costes

 

La automatización de las tareas de cierre de trimestre ahorró 40 000 dólares por trimestre

Reducción del esfuerzo

 

Las reuniones de cierre de trimestre ahora requieren la mitad de participantes

Teníamos cinco o seis equipos diferentes que participaron en nuestro proceso de cierre, y cada equipo tenía sus propios procedimientos. No hubo visibilidad entre los equipos y las entregas no estaban claramente definidas. Joseph Isip Vicepresidente de Finanzas y Proyectos Especiales Swiss Re Group

También hubo reuniones frecuentes. Todos los días, durante el período de cierre, más de 30 partes interesadas se reunían para identificar y resolver problemas, un proceso tedioso y lento. Dice Isip: "Esas reuniones eran necesarias, pero la verdad es que no eran eficaces".

Isip y Markus Echser, director de herramientas de proceso y automatización de Swiss Re, creían que había que haber una manera mejor. Así que se embarcaron en un proyecto de automatización para mejorar y optimizar el proceso de cierre trimestral. Esto, esperaban, sería el primer paso en una transición de toda la empresa hacia la automatización empresarial.

Un flujo de trabajo estable y optimizado

El equipo de Swiss Re seleccionó el software IBM® Blueworks Live e IBM® Business Automation Workflow para ayudar a transformar los cierres de cuarta parte del departamento financiero. Estos productos forman parte de la oferta de IBM® Cloud Pak for Business Automation, un conjunto de productos de software destinado a ayudar a las organizaciones a automatizar y optimizar los procesos empresariales utilizando herramientas, informes y paneles de control low-code junto con análisis basados en IA.

"Hubo muchos equipos involucrados, así que tuvimos que tenerlos todos en la misma sala y trazar todas las diferentes tareas y dependencias", dice Isip. Gracias a la intuitiva interfaz web, los equipos de Swiss Re de todo el mundo colaboraron rápidamente en todas las líneas de negocio para documentar sus procesos en un solo lugar. Si los modelos de proceso revelan oportunidades de automatización, Swiss Re podrá exportarlos a la herramienta IBM® Business Automation Workflow, lo que permitirá a la empresa introducir acciones y automatización según se ajuste."

El software de IBM permitió a Swiss Re adoptar un enfoque de varios niveles para desglosar tareas. El equipo corporativo definió las tareas de alto nivel ("actualizar el informe", por ejemplo) y los equipos individuales para seguir gestionando las tareas secundarias involucradas. Esta potente función permite a los equipos mantener cierta autonomía, pero también permite a Swiss Re documentar las interdependencias de las tareas de alto nivel. De hecho, con la solución IBM, Swiss Re ahora tiene una representación visual dinámica de todo el flujo de trabajo.

La solución de IBM también permitió a Swiss Re desarrollar cuadros de mando e informes personalizados que la dirección puede ejecutar con sólo pulsar un botón para ver en qué situación se encuentra el proceso de cierre del trimestre. Añadir nuevos informes o funciones del panel de control también es sencillo, y el departamento de TI de Swiss Re normalmente puede atender estas solicitudes en un plazo de 24 horas.

Pero la solución ofrece más que documentación, cuadros de mando e informes. Con todos sus procesos documentados en el software de IBM, Swiss Re ha descubierto nuevas formas de optimizar el proceso de fin de trimestre, eliminando varios informes y reduciendo el número de explicaciones que requiere el sistema. Danny Kyu, analista empresarial de gestión de procesos de negocio en Swiss Re, explica: "Al principio, estábamos muy ocupados haciendo cambios y mejoras en los informes y paneles. Pero en los años transcurridos desde la implementación inicial, realmente hemos optimizado el proceso de fin de trimestre y todo es muy estable”.

 

Hemos optimizado realmente el proceso trimestral y todo es muy estable. Danny Kyu Analista de Negocio para la Gestión de Procesos de Negocio Swiss Re Group
Reuniones enfocadas y eficientes

El software de IBM permitió a Swiss Re adoptar un enfoque de varios niveles para desglosar tareas. El equipo corporativo definió las tareas de alto nivel ("actualizar el informe", por ejemplo) y los equipos individuales para seguir gestionando las tareas secundarias involucradas. Esta potente función permite a los equipos mantener cierta autonomía, pero también permite a Swiss Re documentar las interdependencias de las tareas de alto nivel. De hecho, con la solución IBM, Swiss Re ahora tiene una representación visual dinámica de todo el flujo de trabajo.

La solución de IBM también permitió a Swiss Re desarrollar cuadros de mando e informes personalizados que la dirección puede ejecutar con sólo pulsar un botón para ver en qué situación se encuentra el proceso de cierre del trimestre. Añadir nuevos informes o funciones del panel de control también es sencillo, y el departamento de TI de Swiss Re normalmente puede atender estas solicitudes en un plazo de 24 horas.

Pero la solución ofrece más que documentación, cuadros de mando e informes. Con todos sus procesos documentados en el software de IBM, Swiss Re ha descubierto nuevas formas de optimizar el proceso de fin de trimestre, eliminando varios informes y reduciendo el número de explicaciones que requiere el sistema. Danny Kyu, analista empresarial de gestión de procesos de negocio en Swiss Re, explica: "Al principio, estábamos muy ocupados haciendo cambios y mejoras en los informes y paneles. Pero en los años transcurridos desde la implementación inicial, realmente hemos optimizado el proceso de fin de trimestre y todo es muy estable”.

Las reuniones de fin de trimestre se ven hoy muy diferentes en Swiss Re. Sólo tienen que asistir la mitad de personas, y en lugar de durar 30 minutos no estructurados, las reuniones suelen durar sólo entre 5 y 10 minutos y son centradas y eficientes gracias a los cuadros de mando compartidos. De hecho, Swiss Re calcula que reducir la duración y el número de personas requeridas en estas reuniones ha aportado aproximadamente 40 000 dólares en ahorros por trimestre.

La solución también proporciona a la gestión una forma sencilla y clara de ver cuándo se esfuerzan los equipos. En cualquier trimestre, una tarea puede retrasarse por múltiples razones. Por ejemplo, los problemas de TI pueden retrasar significativamente el proceso de cierre, a veces unos días, a veces hasta una semana.

Cuando esto sucede, el equipo de finanzas debe dedicar horas adicionales para ayudar a cerrar la brecha. La herramienta de IBM proporciona un informe que muestra una representación gráfica no solo de los retrasos, sino también de los aumentos repentinos de actividad que siguen. Esto ayuda a mejorar la comprensión de la gerencia del proceso de cierre e identifica lugares en los que se pueden realizar mejoras.

En general, el equipo financiero está muy satisfecho con el éxito de la implementación y está ansioso por compartir la herramienta con el resto de la empresa. Varios otros grupos ya lo utilizan para optimizar los procesos empresariales, y el equipo de Echser suele hacer demostraciones de la solución a otros departamentos que se interesan por sus posibilidades.

Al mismo tiempo, el equipo busca ampliar su propio uso de las capacidades incluidas en IBM® Cloud Pak for Automation. Kyu afirma: "Queremos explorar la idea de utilizar la versión en contenedor de la solución, porque eso aportará muchas nuevas funcionalidades y flexibilidad. Todavía estamos en las primeras etapas, pero hay mucho potencial allí”.

Logotipo de Swiss Re
Acerca de Swiss Re Group 

Fundada en Zúrich, Suiza, en 1863, Swiss Rees (enlace externo a ibm.com) una reaseguradora mundial líder y altamente diversificada. Está organizada en tres unidades de negocio: productos y servicios de reaseguro para aseguradoras de daños, vida y salud; soluciones de seguros corporativos para medianas y grandes empresas; y seguros de vida. Swiss Re emplea a aproximadamente 14 200 personas en todo el mundo.

A continuación:
Una base para el futuro CDG Prévoyance Cómo defiende TI la Constitución de EE. UU. Oficina Administrativa de los Tribunales Una empresa enorme Turkcell
Notas a pie de página

© Copyright IBM Corporation 2021. IBM Corporation, IBM Automation, New Orchard Road, Armonk, NY 10504

Producido en los Estados Unidos de América, abril de 2021.

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