Automatización de la incorporación

Parte de la automatización de RR. HH., la automatización de incorporación es una combinación de procesos y tecnologías organizativos, incluida la automatización de procesos robóticos (RPA) y la inteligencia artificial (IA), que impulsan un programa de incorporación automatizado. Las organizaciones optan por automatizar la incorporación de empleados para crear eficiencias, reducir errores y encontrar y contratar mejores candidatos. Beneficia a varias partes interesadas, incluidos los departamentos de RR. HH. y los nuevos empleados.

Todas las organizaciones, especialmente aquellas con miles de empleados, se benefician de la racionalización del proceso de incorporación de empleados y de la minimización del tiempo dedicado a tareas administrativas que consumen mucho tiempo. Algunas de esas tareas repetitivas pueden tener lugar antes del primer día del empleado y otras ocurren cuando comienzan a trabajar para la empresa. La automatización se ha vuelto aún más potente en los últimos años debido a la introducción de la inteligencia artificial (IA) en los procesos de talento de RR. HH.

Eliminar la incorporación manual también ayuda con la contratación y la desvinculación, el proceso de gestionar la salida de los empleados de la empresa después de que aceptan un nuevo trabajo, son despedidos, suspendidos o se jubilan.

Por ejemplo, puede tomar información de las cartas de presentación o currículos de los posibles empleados y cotejarla con los criterios del puesto para ver si el candidato es una buena opción. Si el candidato llega a la ronda de entrevistas, el sistema automatizado puede rellenar un formulario informativo para el entrevistador. Cuando un empleado se va, el sistema automatizado puede enviar a los empleados salientes cualquier documentación restante que necesiten para firmar y desconectarles de todo el material sensible tan pronto como se hayan ido. También puede enviar documentación y etiquetas postales para cualquier equipo que necesiten devolver si trabajan a distancia.

Las tecnologías de incorporación automatizadas utilizan cada vez más las tecnologías de IA para ofrecer aún más beneficios.

• Generative AI
• Automatización inteligente
• Machine learning
• Procesamiento del lenguaje natural

La IA generativa puede impulsar varios aspectos de autoservicio de la experiencia de incorporación de los empleados, desde responder a las preguntas de los empleados en tiempo real hasta potenciar la experiencia de formación de la organización. Es parte integral de los chatbots de autoservicio y los centros de conocimiento de una organización. Los empleados también pueden utilizarlos para asegurarse de que hacen las preguntas correctas a sus gerentes al comenzar sus trabajos.

La automatización inteligente utiliza tecnologías de automatización, como la IA y la automatización de procesos robóticos (RPA), para agilizar los flujos de trabajo en las organizaciones. Es la piedra angular de cualquier estrategia de automatización. Puede potenciar la automatización de la incorporación al utilizar la inteligencia artificial para iniciar los documentos de incorporación basándose en la información suministrada previamente, completar las lagunas que los empleados puedan pasar por alto en los documentos de incorporación y dirigir los permisos al gestor o administrador adecuado. Se encuentra en el centro de cualquier estrategia de automatización de incorporación.

El machine learning (ML) puede ayudar a que las herramientas de automatización mejoren a medida que aprenden más sobre las tareas que realizan y el personal al que ayudan. Las empresas pueden utilizar el ML para procesar datos sobre el proceso de incorporación e identificar cuellos de botella u otras áreas que se pueden mejorar.

El procesamiento del lenguaje natural (PLN) impulsa la capacidad de reconocer, comprender y generar texto y voz a través de la lingüística computacional con modelado estadístico, machine learning y deep learning. Las empresas utilizan el PLN en el proceso de contratación para analizar los currículos y determinar si los candidatos están cualificados para puestos específicos. En el proceso de incorporación, las empresas también pueden utilizarlo para extraer información de los formularios de incorporación e introducirla en los campos correspondientes de los sistemas de contacto y prestaciones.

Hay muchos casos de uso en los que las estrategias de automatización de los empleados aumentan la eficacia y mejoran el proceso global.

• Aprobar acciones
• Proporcionar orientación y documentación.
• Completar y actualizar los sistemas internos de gestión de contactos
• Formación específica para cada función
• Responder a las preguntas de los empleados
• Soporte y comentarios continuos

Las organizaciones pueden configurar flujos de trabajo personalizados que pueden realizar aprobaciones. Estas aprobaciones pueden incluir el paso de los posibles empleados a la siguiente fase del proceso de entrevistas, la conciliación salarial, la creación de ofertas de trabajo y el envío de regalos de la empresa o invitaciones para conocer a nuevos compañeros de trabajo.

Las organizaciones pueden automatizar varios flujos de trabajo de incorporación de recursos humanos que consumen mucho tiempo. Pueden pedir a los empleados que creen cuentas de usuario para sus diversos sistemas. A continuación, pueden crear plantillas para que los nuevos empleados las completen con la información de sus empleados.

Estos flujos de trabajo pueden abarcar desde la puesta al día de las nuevas contrataciones, como un correo electrónico de bienvenida e información sobre los beneficios. Los empleados indican que han leído el material y facilitado toda la información requerida. Si el empleado no abre el correo electrónico, no hace clic en una casilla o no facilita la información pertinente, el sistema continúa el seguimiento hasta que se completen esas tareas.

Este proceso automatizado de incorporación es clave para obtener los datos de los nuevos empleados, como benefactores, información sobre cuentas bancarias y contactos clave en caso de emergencia.

El software de automatización elimina la necesidad de que un trabajador envíe la solicitud de información y también puede automatizar los seguimientos de la información que falta.

La incorporación suele requerir un importante trabajo de entrada de datos para que los empleados accedan a los sistemas correctos, como un sistema de información de recursos humanos (HRIS). Las organizaciones suelen utilizar un HRIS para registrar la información de contacto, bancaria y fiscal de un empleado. El uso de una plataforma de software automatizada que envía formularios relevantes a los empleados para capturar esta información ahorra a los empleados tareas innecesarias.

Las organizaciones pueden configurar chatbot recursos humanos y agentes de IA para interactuar con los empleados. Pueden resolver algunas de las preguntas más sencillas de los empleados y éstos pueden hacer un seguimiento con un representante de RR. HH. para cualquier pregunta que quede sin respuesta. El asistente watsonx, con IA, ha reducido en un 75 % el tiempo que los empleados de RR. HH. dedican a las tareas comunes de RR. HH.

Los primeros días de la incorporación de un empleado son importantes para preparar tanto al empleado como a la organización para el éxito. Las organizaciones que configuran un sistema simple para recopilar comentarios y distribuir respuestas, ya sea por parte de la IA generativa o de profesionales individuales de gestión del talento, pueden mantener rápidamente a esos empleados en el buen camino en los primeros días.

Los nuevos empleados pueden necesitar una mejora o reciclaje de habilidades automáticos en áreas clave. Las organizaciones pueden proporcionar a los empleados aplicaciones de formación que ofrezcan regímenes de entrenamiento personalizados. El sistema de formación continúa haciendo un seguimiento de los empleados hasta que completan toda la formación requerida. La automatización de IA, como el ML, también puede crear una formación personalizada basada en cómo le va a un empleado con un tema en particular. Por ejemplo, puede sugerir formación complementaria en torno al análisis de marketing si el empleado tiene dificultades con esas preguntas.

Las organizaciones que actualmente dependen demasiado de los procesos manuales deben seguir los siguientes pasos para prepararse para un futuro automatizado.

1. Crear una lista de comprobación de incorporación
2. Identificar cuáles de estas tareas manuales pueden transformarse en tareas automatizadas
3. Seleccionar las tecnologías y los partners adecuados
4. Personalizar las tecnologías de automatización
5. Entrenar al personal de recursos humanos
6. Realizar una prueba A/B
7. Implementar a escala
8. Medir los resultados

Identifique todas las tareas de incorporación relevantes que un nuevo empleado debe completar para ser considerado apto y listo para trabajar en la organización. Identifique cuáles de estas tareas son las más importantes y si hay un orden específico en el que el empleado debe completarlas. Por ejemplo, los empleados deben proporcionar su información bancaria antes de decirle a la organización cómo prefieren recibir sus pagos.

Toda organización debe proporcionar a los empleados la combinación adecuada de tecnología y toque humano. Algunas tareas, como responder preguntas sobre un malentendido en torno al salario o los beneficios, siempre pueden requerir intervención humana. Por otro lado, enviar y recibir formularios con información clave, pero rutinaria, son opciones ideales para la automatización.

Para implementar la automatización de la incorporación puede ser necesario obtener licencias de varias tecnologías y trabajar con un socio para implantarlas. Es posible que deseen seleccionar una tecnología de incorporación impulsada por IA que automatice tareas específicas que desean eliminar de los flujos de trabajo de los empleados.

IBM watsonx Orchestrate ayuda a las organizaciones a automatizar los procesos empresariales repetitivos y que llevan mucho tiempo mediante la creación de cuentas y la estandarización de la experiencia de los nuevos empleados.

No todas las tecnologías funcionan como una organización quiere que estén listas para usar. Trabajar con el proveedor adecuado, como IBM watsonx Orchestrate, puede hacer que esas tecnologías se adapten a las necesidades específicas de una organización.

Aunque automatizar la incorporación elimina varias tareas manuales de la carga de trabajo de los empleados de RR. HH., deben aprender cómo cambian sus responsabilidades y cómo conseguirlo con la tecnología. Por lo tanto, deben entrenar para comprender qué hace el nuevo sistema, cómo interactuar con él y cómo obtener los datos que puedan necesitar. Por ejemplo, es posible que necesiten saber cómo consultar el historial de mensajes de los empleados si están hablando de la compensación o de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de los departamentos de los empleados.

Incluso la organización más experta en tecnología podría necesitar probar su nuevo flujo de trabajo con un pequeño grupo de empleados antes de implementarlo en toda la empresa. Debe seleccionar algunos usuarios nuevos para probar el flujo de trabajo y proporcionar comentarios sobre lo que funciona y lo que no funciona y dónde se perdió el elemento humano. De esa manera, la organización tiene la combinación adecuada de interfaz humana e implementación de tecnología cuando se utiliza permanentemente para todos los empleados nuevos.

Una vez finalizado el período de prueba, la organización debe implementar el proceso de automatización de incorporación en toda la organización. Lo ideal es que el jefe de RR. HH. o un alto ejecutivo explique por qué se está llevando a cabo el proceso de automatización y cómo, en todo caso, afectará a los empleados existentes.

Hay varios KPI que la automatización de incorporación mejora en el proceso. Un elemento clave es el tiempo de finalización, que es el tiempo que tardan los empleados en proporcionar toda la información relevante para completar su incorporación. Las empresas también deben realizar un seguimiento de cuántos errores hay en su nuevo sistema automatizado y compararlo con cuántos errores se produjeron en su sistema manual histórico. También deben consultar de forma rutinaria a los empleados sobre su incorporación, identificando si la satisfacción aumenta a medida que mejora el proceso.

El uso de la automatización de la incorporación de empleados tiene varias ventajas.

• Mejora la satisfacción laboral de los miembros del equipo de RR. HH.

• Minimiza el error humano

• Reduce los costes y el calendario de adquisición de talento

• Transforma la experiencia del empleado y del cliente

Al eliminar los procesos manuales de las cargas de trabajo de los representantes de RR. HH., la automatización de la incorporación les libera para realizar experiencias más importantes y gratificantes. Pueden dedicar tiempo a hablar con los nuevos empleados sobre lo que les motiva y orientarles sobre cómo sacar el máximo partido a su carrera en la empresa.

El software de incorporación de empleados puede proteger a las organizaciones de errores humanos innecesarios, como introducir mal la información salarial o enviar un paquete de incorporación a la persona equivocada. Los errores humanos en torno a los datos de los empleados generan riesgos reputacionales y financieros si esa información se almacena o distribuye indebidamente. Aunque la automatización puede ayudar a minimizar los errores humanos en torno a los datos, también puede ser susceptible a los ciberataques, por lo que las organizaciones deberían mejorar su ciberseguridad en torno a estos datos confidenciales.

Minimizar el número de tareas manuales que los gestores de contratación deben realizar para contratar empleados e incorporarlos puede agilizar el proceso general de recursos humanos. Los libera para pasar más tiempo de calidad con los clientes potenciales, resolviendo problemas de orden superior. También minimiza el tiempo que transcurre entre que un empleado proporciona información y un empleado la añade al HRIS, lo que acelera el proceso general de incorporación.

Un cliente de IBM, FloCareer, necesitaba completar 20 000 entrevistas técnicas al mes. Necesitaba herramientas automatizadas inteligentes para ampliar el alcance de los candidatos con los que podía contactar y programar entrevistas. Al utilizar watsonx Orchestrate para automatizar el contacto con candidatos cualificados en un grupo creado por el socio ThisWay Global, los empleados de FloCareer pueden utilizar watsonx para identificar una lista de profesionales altamente cualificados en cuestión de segundos.

Las organizaciones pueden mejorar la experiencia de los empleados simplificando la forma en la que estos facilitan la información el primer día de su contratación. El envío de formularios en línea automatizados que los empleados pueden completar en casa o en la oficina causa una buena primera impresión. Hace que los primeros días de la experiencia de sus empleados sean mucho más productivos y podría conducir a una mayor retención de empleados al demostrar que la organización no les obligará a realizar trabajo manual innecesario cuando sea posible automatizarlo.

De hecho, el 65 % de los profesionales de RR. HH.encuestados por Paychex (enlace externo a IBM.com)¹ esperaba que la IA en la incorporación mejorara la retención de empleados. La satisfacción de los empleados tiene un efecto de goteo. Los empleados comprometidos y felices tienen más probabilidades de proporcionar un excelente servicio de atención al cliente a los clientes de la organización.