Was ist ERP-Integration?

Die ERP-Integration hilft bei der Synchronisierung von Geschäftsfunktionen, um den Stakeholdern einen vereinfachten Zugriff auf Unternehmensdaten zu ermöglichen. ERP-Lösungen beseitigen Datensilos, die den Überblick über die allgemeine Geschäftslage erschweren können und Mitarbeiter dazu zwingen, Informationen in verschiedenen Anwendungen, Plattformen und Abteilungen zu suchen. Die ERP-Integration erhöht die Transparenz von Geschäftsprozessen durch die Zentralisierung von Daten und ermöglicht schnellere und fundiertere Geschäftsentscheidungen.

Enterprise Resource Planning (ERP) ist ein Softwaresystem für das Unternehmensmanagement, das Organisationen zur Erfassung, Verwaltung und gemeinsamen Nutzung von Daten im gesamten Unternehmen einsetzen. Diese Systeme bestehen aus Geschäftsanwendungen, auch integrierte Module genannt. Die ERP-Implementierung hilft bei der Verwaltung der Kernfunktionen eines Unternehmens – wie Finanzen, Lieferkettenmanagement und Beschaffung, Personalwesen und mehr – in einer integrierten Plattform.

Moderne ERP-Software verwendet vorgefertigte Konnektoren und Programmierschnittstellen (APIs)— Protokollsätze, die es verteilten Systemen ermöglichen, miteinander zu kommunizieren und den Datenfluss zwischen diesen Systemen zu erleichtern. ERP-Integrationsstrategien berücksichtigen, welche Daten Unternehmen zur Entscheidungsfindung nutzen und wie diese Daten zur Optimierung von Geschäftsfunktionen eingesetzt werden können.

Integrierte ERP-Lösungen fördern den effizienten Datenfluss zwischen ERP-Software und anderen Unternehmenssystemen und -anwendungen und erleichtern den relevanten Parteien den Zugriff auf die benötigten Informationen. Moderne Unternehmen sammeln große Datenmengen und die ERP-Integration kann Teams dabei helfen, große Datenmengen besser zu betrachten und zu analysieren. Diese Fähigkeit ermöglicht es Teams, systemische Ineffizienzen und Sicherheitsbedrohungen aufzudecken, Wachstumschancen zu erkunden und sich schneller an sich ändernde Geschäftsbedingungen anzupassen.

ERP-Anbieter bieten ERP-Integrationsdienste mit vorgefertigten und anpassbaren Optionen an. Die geschäftlichen Anforderungen variieren je nach Faktoren wie IT-Ressourcen, der Anzahl der Softwareanwendungen, die ein Unternehmen betreibt, ob die Anwendungen cloudbasiert oder lokal gehostet sind, den Skalierungsanforderungen und dem prognostizierten Geschäftswachstum.

Zu den ERP-Integrationsmethoden gehören Point-to-Point-Integration, Enterprise Service Bus und Integrationsplattform as a Service (iPaaS).

Die Point-to-Point-Integration ermöglicht die direkte Verknüpfung zweier Systeme. IT-Teams verwenden benutzerdefinierten Code, um eine direkte Kommunikation zwischen zwei Systemen einzurichten, was ein hohes Maß an Kontrolle bietet. Die Point-to-Point-Integration ist oft eine kostengünstigere Option für Basissysteme mit minimalen Softwareintegrationen.

Bei größeren Integrationen, die viele Anwendungen umfassen, kann es für IT-Abteilungen schwierig werden, die Skalierbarkeit in diesem Modell aufrechtzuerhalten. Für Punkt-zu-Punkt-Verbindungen müssen IT-Abteilungen Code erstellen und pflegen, was kostspielig und zeitaufwendig sein kann.

ESB ist eine zentralisierte Softwarekomponente, die die Integration verschiedener Softwaresysteme verwaltet. Es wird häufig für komplexe Integrationen innerhalb lokaler Architekturen verwendet.

ESB standardisiert Informationen durch die Verwendung von Konnektoren, die Informationen zwischen Anwendungen konvertieren. Diese mittlere Übersetzungsebene wird als Kommunikationsbus bezeichnet. ESB ist ein leistungsstarkes Tool für die Integration von Altlast-Systemen, aber nicht die beste Wahl für Cloud-Anwendungen. Wie bei Point-to-Point ist für die Integration und Wartung von ESB das technische Fachwissen einer IT-Abteilung erforderlich.

iPaaS ist eine Suite von cloudbasierten Self-Service-Tools und -Lösungen, die zur Integration von Daten aus mehreren Anwendungen verwendet werden, die in verschiedenen IT-Umgebungen gehostet werden. iPaaS wurde entwickelt, um die Verwaltung eines wachsenden Ökosystems von Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) zu unterstützen, die von großen Unternehmen eingesetzt werden.

iPaaS-Cloud-Integrationsservices bieten eine Lösung für die wachsende Herausforderung der Integration von Anwendungen, Datenquellen und Diensten in immer komplexeren IT-Umgebungen (wie Hybrid-Cloud-Umgebungen). iPaaS befasst sich mit den Herausforderungen der Unternehmensintegration und der Datenverwaltung, indem sie Tools wie vorgefertigte Konnektoren, Karten und Transformationen bereitstellen, die Unternehmen dabei helfen, Integrationsflüsse zu koordinieren und die Interoperabilität zwischen verteilten Systemen zu maximieren.

Die iPaaS-Integration stellt aufgrund der Skalierbarkeit, die sie bietet und der Eignung für SaaS- und cloudbasierte Anwendungen, eine Lösung für viele moderne Unternehmen dar. 

Die ERP-Systemintegration umfasst verschiedene Geschäftsfunktionen und Software, die auf dem Unternehmenstyp und der Struktur sowie den Zielen und Bedürfnissen des Unternehmens basieren. Anwendungsfälle für die ERP-Integration beinhalten:

• Business Intelligence (BI)
• CRM (Kundenbeziehungsmanagement) 
• Projektmanagement
• Supply-Chain-Management
• E-Commerce-Plattformen
• Personalwesen

Business Intelligence bezieht sich auf eine Reihe von Prozessen, die darauf ausgelegt sind, Erkenntnisse zu gewinnen und Geschäftsstrategien durch die Analyse von Unternehmensdaten zu verbessern. Unternehmen stellen Tools bereit, die Daten abteilungsübergreifend sammeln, verwalten und organisieren, um den Stakeholdern ein detailliertes Bild der Geschäftsabläufe zu vermitteln.

ERP-Integrationen für Business Intelligence helfen Unternehmen bei der Bereitstellung von KI-gestützten Tools zur Automatisierung der Datenerfassung und -analyse. Die Automatisierung dieses Prozesses hilft dabei, Erkenntnisse auf der Grundlage von Echtzeitdaten zu gewinnen, die es ermöglichen, Workflows und Geschäftsabläufe proaktiv zu aktualisieren.

CRM-Tools helfen bei der Protokollierung und Verwaltung von Daten im Zusammenhang mit Interaktionen mit Kunden oder potenziellen Kunden. CRM-Systeme enthalten Kundendaten wie die Kaufhistorie, Kontaktinformationen und Informationen im Zusammenhang mit Interaktionen mit Kundensupport-Teams. Diese Daten helfen den Vertriebs-, Marketing- und Kundenservice-Teams, die Kundenbindung zu erhöhen, neue Leads zu generieren und das Kundenerlebnis zu verbessern.

Durch die ERP-Integration werden diese Daten für verschiedene Teams sichtbar, was eine fundiertere Entscheidungsfindung und optimierte Vertriebs- und Marketinginitiativen ermöglicht.

Die Integration von ERP-Systemen in Projektmanagement-Tools hilft Führungskräften, Aufgaben zu koordinieren und Fristen in verschiedenen Teams einzuhalten. Projektmanager nutzen diese Integrationen, um Initiativen und Produkt-Sprints effizienter zu gestalten und die Projektplanung zu verbessern. Durch die Integration von ERP-Systemen in Projektmanagementsoftware können Projektmanager ein einheitliches System verwenden, um Teammitglieder über unternehmensweite Initiativen auf dem Laufenden zu halten, die sich auf ihre Workflows und Verfahren auswirken könnten.

Die ERP-Integration kann eine Rolle im Lieferkettenmanagement spielen, indem Daten aus Vertriebs-, Versand-, Lagerbestands- und Fertigungssystemen integriert werden. ERP-Systeme helfen bei der Optimierung des Order Managements, das alle Schritte und das für einen Auftrag zuständige Personal von der Erstellung bis zur Erfüllung umfasst. Wenn in der Herstellungsphase ein Problem auftritt oder es zu Lieferverzögerungen kommt, kann ein integriertes System automatisch eine Warnmeldung an die Teams der Bestandsverwaltung  senden, die dann die Lager, Kunden und Geschäftsführung über die voraussichtlichen Lieferzeiten informieren können.

Die ERP-E-Commerce-Integration zentralisiert die Bestandsverwaltung, Produktdaten, Bestellhistorie und Kundendaten. Durch die Zentralisierung dieser Daten können Unternehmen viele Funktionen auf ihren E-Commerce-Sites automatisieren, beispielsweise sicherstellen, dass die Website-Einträge mit dem aktuellen Lagerbestand auf dem neuesten Stand sind.

E-Commerce-Integration ermöglicht die Automatisierung und den effizienten Informationsaustausch zwischen Unternehmen. Beispielsweise kann diese Integration dazu beitragen, die Auftragsabwicklung zu vereinfachen, indem der Fluss der Versandinformationen an die Fulfillment-Lager automatisiert wird. Marketing- und Vertriebsteams können E-Commerce-Informationen nutzen, um Produkte und Verkaufsmuster mit hoher Nachfrage zu erkennen und ihre Strategien entsprechend anzupassen. E-Commerce-Daten können Geschäftsteams bei der Entscheidung unterstützen, wann Produkte aus dem Sortiment genommen oder Preismodelle angepasst werden müssen.

Personalabteilungen (HR) sind oft für viele organisatorische Aufgaben zuständig – wie z. B. Einstellungen und Entlassungen, Verwaltung von Zusatzleistungen, Leistungsbeurteilungen und Gehaltsabrechnungen – und verwalten große Mengen an Mitarbeiterdaten und -dokumenten. Die ERP-Integration hilft bei der Konsolidierung dieser Daten durch die Erstellung und Verwaltung von Profilen einzelner Mitarbeiter, die einfacher zugänglich und sicher gespeichert sind.

Die Integration in HR-Systeme hilft dabei, HR-Teams über umfassendere Geschäftsanforderungen auf dem Laufenden zu halten – Informationen, die bei der Einstellung neuer Mitarbeiter und der Erstellung von Stellenausschreibungen von Nutzen sein können. ERP-Integrationen helfen Teams auch dabei, viele manuelle HR-Aufgaben zu automatisieren – wie z. B. die Genehmigung von Onboarding oder bezahlten Freistellungen (PTO) – und ermöglichen es HR-Teams, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.

Die ERP-Integration bietet zahlreiche Vorteile, darunter die Unterstützung von Unternehmen in folgenden Bereichen:

• Vereinheitlichung von Echtzeitdaten
• Schaffen einer Single-Source-of-Truth (SSOT)
• Workflows automatisieren
• Verbesserung der Observability

Die Erfassung, Synthese und Analyse von Echtzeitdaten hilft Teams dabei, organisatorisches Wissen aufzubauen und Geschäftsfunktionen besser zu verstehen. Daten, die in Silos gespeichert sind oder nicht abteilungsübergreifend zugänglich sind, können Unternehmen daran hindern, ein ganzheitliches Verständnis ihrer Ressourcen und Geschäftsanforderungen zu erlangen. Diese isolierten Daten können zu Redundanzen im Workflow und anderen Ineffizienzen oder Problemen führen.

Die ERP-Integration vereinheitlicht zuvor verteilte Daten und ermöglicht es Teams, einen größeren Nutzen aus ihren Daten zu ziehen und Erkenntnisse zu gewinnen, die zur Verbesserung organisatorischer Prozesse beitragen.

Die Integration von ERP-Anwendungen in andere Unternehmensanwendungen und -datenbanken ermöglicht die Zentralisierung von Daten und trägt zur Verbesserung der internen Kommunikation zwischen den Abteilungen bei. Außerdem müssen Mitarbeiter keine Zeit mehr mit der Suche nach Daten verschwenden. 

Zentralisierte Datenspeicher ermöglichen eine einfachere Verteilung von Echtzeit-Datenberichten und -analysen und schaffen eine einzige Single-Source-of-Truth (SSOT), auf die sich alle Geschäftsbereiche verlassen können (und die Gewissheit haben, dass sie auf der Grundlage derselben Informationen handeln wie ihre Kollegen). Viele ERP-Systeme können automatisch Diagramme und Dashboards erstellen, die eine klare Visualisierung der gesammelten Daten bieten.

Zentralisierte Datenspeicher haben viele praktische Anwendungsmöglichkeiten. Wenn beispielsweise die Teams für Vertrieb, Marketing und E-Commerce ein gemeinsames Verständnis der Lieferketten-Zeitpläne und Produktionsabläufe haben, können die Teams ihre Prognosen verbessern und aufeinander abstimmen, um sicherzustellen, dass die Vertriebs- und Marketingmaßnahmen im Falle von Lieferunterbrechungen oder bei nicht vorrätigen Artikeln effizient angepasst werden.

Die Dateneingabe ist mühsam und anfällig für menschliche Fehler. ERP-Lösungen helfen bei der Automatisierung von Dateneingabeprozessen und fördern die Datengenauigkeit. ERP-Systeme können auch dazu beitragen, die Rechnungserstellung, Rechnungsfreigabe, Bestandsaktualisierungen und andere branchenspezifische Prozesse zu automatisieren.

Kurz gesagt, die ERP-Integration hilft Unternehmen, sich ein genaueres Bild von ihrem gesamten Geschäft zu machen. Diese verbesserte Observability ermöglicht Echtzeit-Datenanalysen, verschafft Führungskräften den umfassenden Überblick, der für fundierte Entscheidungen erforderlich ist, und hilft Teams, zukünftige Probleme proaktiv zu vermeiden.

Umfassende Observability und integrierte Systeme helfen Unternehmen auch dabei, unternehmensweite Regeln, Vorschriften und Compliance-Standards durchzusetzen.

Die ERP-Integration bietet unternehmensweite Vorteile, aber es gibt Herausforderungen, mit denen IT-Teams während des anfänglichen Integrationsprozesses und während des gesamten Integrationslebenszyklus konfrontiert werden können. Die Hürden der ERP-Integration variieren je nach Umfang und Größe des Unternehmens und der gewählten Integrationsmethode. Zu den Herausforderungen gehören:

ERP-Systeme sammeln und verwalten Daten von verschiedenen Teams und Abteilungen, was bedeutet, dass Daten in verschiedenen Anwendungen unterschiedlich formatiert sein können. Insbesondere Punkt-zu-Punkt- und ESB-Integrationslösungen erfordern internes technisches Fachwissen und IT-Fachleute, die bei der Verwaltung der Datenübersetzung helfen. Diese Integrationsmethoden erfordern auch technisches Personal, das Umgebungen skaliert und wartet, da diese immer komplexer werden.

iPaaS-Lösungen enthalten vorgefertigte Konnektoren, die die Integration von Anwendungen erleichtern und den Workload für die Datenübersetzung verringern. iPaaS-Lösungen bieten zwar mehr Standard-Integrationstools und -funktionen als einige andere Methoden (und lassen sich leichter skalieren), erfordern jedoch möglicherweise auch technisches Personal, um Datenflüsse anzupassen und zu überwachen, insbesondere während der Einrichtung und bei komplexeren oder einzigartigen Integrationen.

Komplexe Integrationen erfordern oft zusätzliche IT-Ressourcen und Personal. IT-Teams stellen sicher, dass Anwendungen aktualisiert werden und dass diese Aktualisierungen keine Unterbrechung des Datenflusses verursachen.

iPaaS-Integrationen und Cloud-Anwendungen unterstützen in der Regel automatisierte Updates, Integration und Tests, erfordern aber dennoch eine regelmäßige Überwachung. Durch die Überwachung der ersten Datenmigration bei der Implementierung von ERP-Lösungen können Organisationen sicherstellen, dass die integrierten Daten vollständig sind und Betriebsunterbrechungen vermieden werden.

ERP-Integrationslösungen enthalten manchmal Tools zur Überwachung der Datenmigration oder können mit anderer Überwachungssoftware gekoppelt werden.

Die Integration von Daten aus verschiedenen Quellen kann sensible Daten offenlegen oder Sicherheitslücken hinterlassen. Beispielsweise können für die von der Personalabteilung gespeicherten Daten andere Sicherheitsanforderungen gelten als für die Verkaufsdaten von Kunden, obwohl die Daten durch Prozesse zur Datenintegration in demselben zentralisierten System vereint wurden.

Unabhängig davon, ob Integrationslösungen intern erstellt oder von einem Drittanbieter erworben werden, sollten Organisationen sicherstellen, dass diese Lösungen Funktionen zur Datenüberwachung, -regulierung und -konformität enthalten.