O que é eficiência operacional?

Na economia global de hoje, organizações que vão desde empresas de manufatura até as de transporte enfrentam uma pressão cada vez maior dos stakeholders para alcançar uma maior eficiência operacional. Na verdade, alcançar a eficiência operacional pode ser fundamental em mercados competitivos, pois permite que as empresas ofereçam produtos e serviços de alta qualidade a preços mais baixos, mantendo ou aumentando a lucratividade. Em uma pesquisa global com diretores executivos, 77% disseram que buscariam eficiências operacionais para aumentar o crescimento total da receita.¹

Há uma variedade de ferramentas e plataformas de software (com base em inteligência artificial (IA) e na Internet das Coisas (IoT)) disponíveis para ajudar as empresas a alcançar a eficiência operacional. Isso inclui sistemas integrados de gerenciamento do ambiente de trabalho e softwares de planejamento de recursos corporativos . Por meio de soluções de software, as organizações implementam abordagens como automação, mapeamento de processos e outras para otimizar os negócios.

As organizações costumam usar uma métrica chamada “índice de eficiência operacional” para medir a eficiência operacional. Eles geralmente calculam a razão somando as despesas operacionais da empresa e o custo dos produtos vendidos (COGS) e, em seguida, dividindo essa soma pelas vendas líquidas da empresa.

As empresas também podem optar por avaliar a eficiência por meio de outras métricas, como índices focados no giro de contas a pagar, no giro de contas a receber e no giro dos estoques.

As empresas podem avaliar seu desempenho em relação à eficiência operacional monitorando seus índices ao longo do tempo e comparando-os com os benchmarks do setor. Um índice mais baixo ou em declínio indica que uma empresa está melhorando seu desempenho de eficiência operacional.

As melhorias nos processos e a melhor utilização dos recursos podem ajudar as empresas a progredir nos indicadores-chave de desempenho (KPIs) e atingir metas de negócios tais como:

As empresas podem adotar uma variedade de estratégias para melhorar a eficiência operacional. Embora as iniciativas possam variar de acordo com o setor e a empresa, veja abaixo algumas das mais comuns:

Aautomação é a realização de tarefas por meio da tecnologia, com pouca ou nenhuma contribuição humana. Automatizar processos que antes eram manuais, como substituir o lançamento manual de dados em planilhas por soluções de captura de dados, pode melhorar a eficiência e evitar erros humanos, ao mesmo tempo em que libera os membros da equipe para realizar um trabalho mais significativo e de alto valor.

Por meio da manutenção preditiva, as organizações podem monitorar a integridade de seus ativos, incluindo infraestrutura e maquinário, em tempo real. Isso permite que elas lidem com os problemas no momento em que ocorrem e consigam prever problemas futuros, ampliando os ciclos de vida dos ativos e ajudando a evitar downtime e lentidões dispendiosos e não planejados dos equipamentos.

Omapeamento de processos é um método para representar fluxos de trabalho visualmente. Isso ajuda as organizações a identificar áreas de melhoria, como processos ineficientes e demorados, alocação inadequada de recursos, tarefas propensas a erros humanos e gargalos de produção.

O gerenciamento de estoque envolve o rastreamento das mercadorias à medida que elas se deslocam das instalações de fabricação para os armazéns e, por fim, para o local onde são vendidas aos consumidores. Otimizar o gerenciamento de estoque pode reduzir o tempo gasto e reduzir os custos de armazenamento das mercadorias, garantindo que haja itens suficientes disponíveis para atender à demanda dos clientes.

Por meio da terceirização de processos de negócios, as empresas podem contratar fornecedores externos especializados em funções  específicas, como faturamento e processamento de pagamentos. Os provedores especializados geralmente operam de forma mais eficiente e são mais econômicos em comparação com as equipes internas.

Ogerenciamento de energia é o monitoramento, controle e otimização proativos e regulares do uso de energia para limitar o consumo e diminuir os custos de energia. Uma redução de 10% no consumo de energia está associada a um aumento de 1,5% na receita operacional líquida, de acordo com os cálculos do programa Energy Star dos EUA.²

Os programas de treinamento e desenvolvimento para ajudar os funcionários a aprimorar suas qualificações existentes ou desenvolver outras novas podem melhorar sua produtividade, levando a uma maior eficiência operacional. Além disso, o aumento da satisfação dos funcionários resultante do treinamento de qualificações ajuda a reforçar a retenção de pessoal. Reduzir a rotatividade de funcionários também contribui com a eficiência operacional, uma vez que a contratação e o treinamento de novos funcionários normalmente são mais caros do que manter os existentes.

A eficiência operacional às vezes é usada como sinônimo do termo “excelência operacional”. No entanto, a eficiência operacional é geralmente entendida como abrangendo não apenas operações comerciais mais eficientes, mas também a criação de uma cultura na qual tanto os gerentes quanto os membros da equipe investem nos resultados comerciais e na melhoria contínua.

A evolução da tecnologia está oferecendo às empresas várias oportunidades de melhorar a eficiência operacional. As organizações incorporam cada vez mais a Internet das Coisas (IoT) no gerenciamento de suas operações e nos trabalhos de manutenção preditiva. Enquanto isso, a inteligência artificial (IA) gera insights que ajudam as empresas a otimizar o gerenciamento de estoques, o uso das instalações etc. As soluções de software que empregam essas tecnologias para dar suporte à eficiência operacional incluem:

Um IWMS é uma plataforma de software que otimiza o gerenciamento de instalações e imóveis em uma única plataforma. As soluções de IWMS oferecem visibilidade aos portfólios imobiliários por meio de dashboards integrados e aplicativos móveis. Pesquisas mostram que o IWMS pode melhorar a eficiência de uso das instalações em mais de 39% e reduzir os custos de manutenção em mais de 15%.³

Um ERP é um sistema de software de gestão empresarial projetado para usar automação e integração para gerenciar e otimizar os fluxos de trabalho, processos e funções de uma empresa. Essas funções incluem finanças, RH, fabricação, serviços, aquisição, gerenciamento da cadeia de suprimentos, product lifecycle management e gerenciamento de projetos.

O software de gerenciamento de energia usa IoT, conectividade e análise de dados de energia para fornecer insights às empresas para uma melhor tomada de decisões em relação ao gerenciamento de instalações e à conservação de energia.

Ferramentas avançadas de mapeamento de processos oferecem plataformas centralizadas que permitem que as equipes colaborem e obtenham insights enquanto trabalham para refinar continuamente os processos de negócios.

As ferramentas inteligentes de gerenciamento de pedidos permitem que as empresas realizem o gerenciamento de estoques e armazéns em tempo real, incluindo o rastreamento dos níveis de estoque e a implementação do atendimento omnicanal de pedidos.