Conheça o mapeamento de processos, método que promove um melhor entendimento dos processos e a identificação de áreas de melhoria.

O mapeamento de processos representa visualmente um fluxo de trabalho, permitindo que a equipe entenda um processo e seus componentes com mais clareza. Há uma variedade de mapas de processo, e você pode conhecer um por um nome diferente, tal como um fluxograma, um mapa de processo detalhado, um mapa de documento, um mapa de processo de alto nível,  um mapa de processo renderizado, um nadar, um diagrama de cadeia de valor agregado, um mapa de fluxo de valor, um diagrama de fluxo, um fluxograma de processo, um modelo de processo ou um diagrama de fluxo de trabalho. Esses diagramas visuais geralmente são um componente do gerenciamento de processos de negócios (BPM) de uma empresa.

Um mapa de processo descreve as etapas individuais de um processo, identificando os proprietários das tarefas e detalhando os cronogramas esperados. Eles são particularmente úteis para comunicar processos entre stakeholders e revelar áreas de melhoria. A maioria dos mapas de processo começa em um nível macro e fornece mais detalhes, conforme necessário.

Existem vários tipos diferentes de mapas de processo. Algumas das técnicas de mapeamento incluem:

• Os fluxogramas básicos são mapas visuais, que fornecem os detalhes básicos de um processo, como entradas e saídas.
  
  
• Os mapas de implementação, também conhecidos como fluxogramas multifuncionais, exibem os relacionamentos entre diferentes equipes. Esses mapas geralmente usam diagramas de raias para ilustrar como um processo flui na empresa, facilitando a identificação de gargalos ou redundâncias.
  
  
• Os mapas de processo detalhados mostram uma versão detalhada de um processo, contendo detalhes sobre quaisquer subprocessos.
  
  
• Os mapas de processo de alto nível, também conhecidos como cadeia de valor ou mapas de cima para baixo, mostram uma visão macro de um processo, incluindo elementos chave do processo, como fornecedor, entrada, processo, saída ou cliente (SIPOC).
  
  
• Os mapas de processo renderizados representam um estado atual e/ou processos de estado futuro para mostrar áreas para melhoria potencial do processo.
  
  
• Um mapa de fluxo de valor (VSM) é uma Lean Six Sigma, que documenta as etapas necessárias para desenvolver um produto ou serviço para um usuário final.

Os mapas de processo usam representações visuais, como símbolos básicos para descrever cada elemento do processo. Alguns dos símbolos mais comuns são setas, círculos, losangos, caixas, ovais e retângulos. Esses símbolos podem vir do Business Process Model and Notation (BPMN) ou Unified Modeling Language (UML) (link externo à IBM), que são métodos gráficos de notação para mapas de processos.

A maioria das organizações precisará usar apenas alguns dos símbolos mais comuns para concluir um mapa de processo. Alguns desses símbolos incluem:

• Um retângulo é usado para representar um processo específico e suas atividades e funções.
  
  
• Uma seta é usada para mostrar a direção do fluxo e a conexão entre as etapas.
  
  
• Um oval é frequentemente usado para mostrar os pontos iniciais ou finais de um fluxo de processo.
  
  
• Um losango é usado para indicar um ponto de decisão. O processo continuará seguindo um caminho predefinido dependendo da decisão.
  
  
• Um retângulo com uma extremidade arredondada costuma ser usado como um símbolo de atraso, mostrando uma pausa no processo antes que o fluxo continue.

Ao desenvolver seu próprio mapa de processos de negócios, você desejará aproveitar essa metodologia:

1. Escolha um processo para focar. Para causar o maior impacto, você pode desejar priorizar um processo que está tendo dificuldades em alcançar resultados, ou um processo que impacta a satisfação do cliente.
   
   
2. Envolva as pessoas certas. Reúna aqueles que tem um profundo conhecimento do processo que você busca otimizar. Esses especialistas no assunto (SMEs) ajudarão você a determinar as informações críticas em todo o processo, como stakeholders, sequência de etapas, cronogramas, recursos etc. Eles também podem destacar algumas áreas problemáticas, como gargalos e redundâncias, que podem comprometer a eficiência. Durante este estágio do processo, você deve documentar todas as informações relevantes em torno dele.  
   
   
3. Delineie o mapa do processo. Durante esta etapa, você desejará determinar onde o processo atual começa e termina e a sequência de etapas entre eles. Embora o nível de detalhes possa variar, informações em torno de entradas, saídas, métricas e stakeholders são geralmente incluídas.
   
   
4. Use símbolos básicos de fluxograma para aprimorar o mapa do processo. Refine o mapa de processo atual aproveitando os símbolos básicos do fluxograma. O software de mapeamento de processos geralmente é usado para concluir esta etapa.
   
   
5. Obtenha feedback. Valide o mapa de processo aprimorado com os membros da equipe para confirmar a documentação precisa do processo, garantindo que as etapas não sejam repetidas ou ausentes. Quando os stakeholders concordarem com as etapas do processo no estado atual, comece a solicitar feedback sobre possíveis otimizações de processo. Isso pode envolver a eliminação de etapas para fins de simplificação ou a incorporação de novas para permitir mais colaboração ou garantia de qualidade.
    
6. Implemente e observe o impacto das mudanças no processo. Realize uma prova de conceito (POC) com um subconjunto da equipe antes de escalar quaisquer mudanças amplamente em toda a organização. Isso minimiza o risco para os negócios e oferece a oportunidade de incorporar feedback adicional para otimizar o processo, permitindo que o gerenciamento faça a transição para um novo processo em escala com mais facilidade. O monitoramento regular dos processos permitirá a melhoria contínua ao longo do tempo.

Para obter mais dicas sobre como criar um mapa de processo eficaz, veja este blog.

O principal objetivo do mapeamento de processos de negócios é ajudar as organizações a se tornarem mais eficientes e eficazes na realização de uma tarefa ou objetivo específico. Ele faz isso fornecendo maior transparência em torno da tomada de decisões e do fluxo do processo, o que, por sua vez, ajuda a identificar redundâncias e gargalos dentro e entre os processos. Como os mapas de processo aproveitam sinais e símbolos visuais, eles facilitam a comunicação de um processo para um público amplo. Isso pode levar a um maior envolvimento, pois a documentação de formato longo pode ser mais tediosa para os proprietários criarem e para os usuários finais consumirem.

Aproveitando modelos pré-fabricados no software de mapeamento de processos, as equipes podem facilmente colaborar e debater maneiras de simplificar os processos de trabalho, permitindo a melhoria dos processos de negócios. Ao fazer isso, as empresas também podem lidar melhor com desafios específicos, como integração e retenção de funcionários ou queda nas vendas.

Alguns benefícios específicos do mapeamento de processos incluem:

• Melhor capacitação para testes e avaliações de cenários
  
  
• Maior padronização e consciência de funções e responsabilidades
  
  
• Identificação mais fácil de aspectos vulneráveis de um processo
  
  
• Melhor desempenho da equipe e satisfação dos funcionários
  
  
• Curva de aprendizado mais curta para os funcionários durante o treinamento