ما عملية التعدين؟

من خلال الجمع بين استخراج البيانات وتحليلات العمليات، يمكن للمؤسسات استخلاص بيانات السجل من أنظمة المعلومات الخاصة بها لفهم أداء عملياتها والكشف عن العوائق ومجالات التحسين الأخرى. تتبنى عملية التعدين نهجًا قائمًا على البيانات لتحسين العمليات، ما يسمح للمديرين بالحفاظ على موضوعية صناعة القرار المتعلقة بتخصيص الموارد للعمليات الحالية.

توفر أنظمة المعلومات، مثل تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو أدوات إدارة علاقات العملاء (CRM)، مسار تدقيق للعمليات مع بيانات السجل الخاصة بها. وتستخدم عملية التعدين هذه البيانات من أنظمة تكنولوجيا المعلومات لإنشاء نموذج للعملية أو رسم بياني للعملية الحقيقية. ومن هنا، يتم فحص العملية على نحو شامل وتحديد تفاصيلها وأي تغييرات تطرأ عليها.

يمكن أن توفر الخوارزميات المتخصصة أيضًا رؤى حول الأسباب الأساسية للانحرافات عن القاعدة. وتُمكّن هذه الخوارزميات والتصورات الإدارة من رؤية ما إذا كانت عملياتها تسير كما هو مخطط لها. وإذا لم تكن كذلك، فإنها تسلحهم بالمعلومات لتبرير الموارد اللازمة وتخصيصها ليتم تحسينها. كما يمكنها أيضًا الكشف عن فرص لدمج أتمتة العمليات الآلية (RPA) في العمليات، ما يؤدي إلى تسريع أي مبادرات أتمتة للشركة.

تركز عملية التعدين على وجهات نظر مختلفة، مثل تدفق التحكم والمنظور التنظيمي، ومنظور الحالة والطوابع الزمنية. وفي حين أن الكثير من العمل المتعلق بعملية التعدين يركز على تسلسل الأنشطة —مثل التحكم— فإن وجهات النظر الأخرى توفر أيضًا معلومات قيمة لفرق الإدارة. يسلط المنظور التنظيمي الضوء على الموارد التي تنطوي عليها عملية ما، بما في ذلك الأدوار الوظيفية أو الأقسام، بينما يحدد المنظور الزمني العوائق عن طريق قياس وقت المعالجة للأحداث المختلفة داخل العملية.

في عام 2011، نشر معهد مهندسي الكهرباء والإلكترونيات (IEEE) بيان عملية التعدين لتعزيز اعتماد عملية التعدين لإعادة تصميم العمليات التجارية. في حين يشجع أنصار عملية التعدين، مثل معهد مهندسي الكهرباء والإلكترونيات (IEEE)، على اعتمادها، تشير شركة Gartner إلى أن عوامل السوق تلعب أيضًا دورًا في تسريعها. تشجع جهود التحول الرقمي إجراء المزيد من التحقيقات حول العمليات، ما يزيد من معدل اعتماد التقنيات الجديدة، مثل الذكاء الاصطناعي وأتمتة المهام والأتمتة الفائقة.

كما تتطلب وتيرة هذه التغييرات التنظيمية من الشركات ممارسة المرونة التشغيلية للتكيف. ونتيجة لذلك، تعتمد الشركات بشكل متزايد على أدوات عملية التعدين لتحقيق نتائج أعمالها.

يُنسب إلى ويل فان دير آلست -عالم الكمبيوتر والأستاذ الهولندي- الكثير من البحث الأكاديمي حول عملية التعدين. وتصف أبحاثه والبيان الذي ذُكر أعلاه ثلاثة أنواع من تعدين عملية التعدين: الاكتشاف والمطابقة والتحسين.

الاكتشاف: يستخدم اكتشاف العملية بيانات سجل الأحداث لإنشاء نموذج للعملية من دون تأثير خارجي. وبموجب هذا التصنيف، لن تكون هناك نماذج سابقة للعمليات للاسترشاد بها في تطوير نموذج عملية جديد. هذا النوع من عمليات التعدين هو الأكثر اعتمادًا على نطاق واسع.

المطابقة: يؤكد التحقق من المطابقة ما إذا كان نموذج العملية المقصود ينعكس في الممارسة. يقارن هذا النوع من عملية التعدين وصف العملية بنموذج عملية موجود استنادًا إلى بيانات سجل الأحداث الخاصة به، ويحدد أي انحرافات عن النموذج المقصود.

التحسين: يُشار إلى هذا النوع من عمليات التعدين أيضًا باسم الإرشاد أو التنقيب التنظيمي أو عملية التنقيب عن الأداء. وفي هذه الفئة من عملية التعدين، يتم استخدام معلومات إضافية لتحسين نموذج عملية موجود. على سبيل المثال، يمكن أن تساعد مخرجات فحص المطابقة على تحديد العوائق الموجودة داخل نموذج العملية، ما يتيح للمديرين إمكانية تحسين العملية الحالية.

تقع عملية التعدين عند تقاطع إدارة عمليات الأعمال (BPM) واستخراج البيانات. على الرغم من أن عملية التعدين واستخراج البيانات يتعاملان مع البيانات، فإن نطاق كل مجموعة بيانات يختلف. تستخدم عملية التعدين على وجه التحديد بيانات سجل الأحداث لتوليد نماذج العمليات، والتي يمكن استخدامها لاكتشاف عملية ما أو مقارنتها أو تحسينها.

أما نطاق استخراج البيانات فهو أوسع، ويمتد إلى مجموعات بيانات مختلفة. ويُستخدم لمراقبة السلوكيات والتنبؤ بها، كما أن له تطبيقات في مجال مراقبة سلوكيات العملاء والكشف عن الغش وتحليل سلة السوق وغير ذلك الكثير.

عملية التعدين تتبع نهجًا قائمًا على البيانات بشكل أكبر لإدارة عمليات الأعمال (BPM)، والتي كانت تُدار يدويًا في السابق. تجمع إدارة عمليات الأعمال (BPM) بشكل عام البيانات بطريقة غير رسمية من خلال ورش العمل والمقابلات، ثم تستخدم البرامج لتوثيق سير العمل هذا بصفته خريطة للعملية. ونظرًا إلى أن البيانات التي تسترشد بها خرائط العمليات هذه هي بيانات نوعية، فإن عملية التعدين توفر نهجًا أكثر كمية لمشكلة العملية، حيث توضح بالتفصيل العملية الفعلية من خلال بيانات الأحداث.

إن زيادة المبيعات ليست الطريقة الوحيدة لتوليد الإيرادات. كما توضح منهجيات Six Sigma وLean أيضًا كيف يمكن لخفض تكاليف التشغيل أن يزيد من عائد الاستثمار (ROI) لديك.

تساعد حلول عملية التعدين الشركات على تقليل هذه التكاليف من خلال تحديد أوجه القصور في نماذجها التشغيلية، ما يسمح للقادة باتخاذ قرارات موضوعية بشأن تخصيص الموارد. إن اكتشاف هذه العوائق لا يمكن أن يؤدي فقط إلى خفض التكاليف وتسريع تحسين العمليات، بل يؤدي أيضًا إلى مزيد من الابتكار والجودة والاحتفاظ بالعملاء بشكل أفضل.

نظرًا إلى أن عملية التعدين لا تزال تخصصًا جديدًا نسبيًا، فما زالت تواجه بعض العقبات التي يتعين التغلب عليها. تشمل بعض هذه التحديات ما يلي:

• جودة البيانات: يعد العثور على البيانات ودمجها وتنظيفها أمرًا ضروريًا لتمكين عملية التعدين. قد يتم توزيع البيانات على مصادر بيانات مختلفة. كما يمكن أن تكون غير مكتملة أو تحتوي على تسميات أو مستويات مختلفة من التفصيل. إن أخذ هذه الاختلافات بعين الاعتبار أمر مهم للمعلومات التي يُسفر عنها نموذج العملية.

• انحراف المفهوم: في بعض الأحيان تتغير العمليات أثناء تحليلها، ما يؤدي إلى انحراف المفهوم.

يعد استخدام حلول عملية التعدين المتقدمة أمرًا أساسيًا لإطلاق العنان للكفاءات ودفع التحول التنظيمي.

1. تعزيز الشفافية: توفر عملية التعدين عرضًا قائمًا على البيانات للعمليات التشغيلية، متجاوزًا بذلك التخطيط التقليدي لعمليات الأعمال. تعد هذه الرؤية العميقة أمرًا بالغ الأهمية لتحديد أوجه القصور ومشكلات الامتثال وفهم تدفق العملية الفعلي.

2. تحليل مبسط للعمليات وتعزيز الكفاءة: تستخدم عملية التعدين بيانات سجل الأحداث لتحليل العمليات التجارية بسرعة، ما يتيح إمكانية تصور متغيرات متعددة وتبسيط العمليات لتقليل زمن الدورات والتكاليف. يعمل هذا النهج على تبسيط الإدارة وتسهيل أتمتة المهام الروتينية.

3. صناعة القرار القائمة على البيانات: تُسهِّل عملية التعدين اتخاذ القرارات الموضوعية من خلال اعتماد أنظمة بيانات تكنولوجيا المعلومات. يُعد هذا النهج أساسيًا في التحديد الدقيق وحل المشكلات مثل العقبات والانحرافات.

4. تحسين العمليات: من خلال المراقبة المستمرة لمقاييس أداء العمليات، مثل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) واتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs)، تحدد عملية التعدين فرص التحسين والأتمتة عبر مختلف العمليات.
   

5. عرض العمليات المتمحور حول العملاء: تقدم رؤى مفصلة حول رحلات العملاء من خلال مواءمة تفاعلات العملاء الخارجية مع العمليات الداخلية، ما يسلط الضوء على مجالات التحسين في تجربة العملاء.

6. توحيد العمليات: تدعم توحيد العمليات عبر المؤسسة من خلال تحديد الاختلافات. ثم تعدلها لتتوافق مع نموذج العملية الأمثل، ما يساعد على الحفاظ على اتساق الأداء والجودة.

7. تجربة أفضل للعملاء: يؤدي تبسيط العمليات وتعزيز الكفاءة إلى تحسين تقديم الخدمات، ما يعزز رضا العملاء وولاءهم.

1. جودة البيانات وتوافرها: تعتمد عملية التعدين الفعالة على بيانات كاملة وعالية الجودة. وقد تتسبب أوجه عدم الدقة في تشويه نماذج العمليات وتؤدي إلى رؤى غير صحيحة. من الممكن أن يضمن إشراك محللي البيانات في المراحل الأولية سلامة البيانات المستخدمة في عملية التعدين واكتمالها.

2. عدم القدرة على تسجيل المهام: قد تغفل عملية التعدين المهام اليدوية التي تتم خارج أنظمة تكنولوجيا المعلومات ولا يتم تسجيلها في سجلات الأحداث، ما يحد من نطاقها في تحسين سير العمل. دمج تعدين المهام مع مؤسسات عملية التعدين لمعالجة هذه الفجوة وتحسين سير العمل والتحسينات على مستوى المهام.

3. عقبات التكامل: تشكل بعض أنظمة تكنولوجيا المعلومات تحديات التكامل مع عملية التعدين بسبب نقص الموصّلات أو مشكلات تنسيق البيانات. يمكن للحلول الجاهزة المصممة لأنظمة أو عمليات محددة أن تبسط عملية التكامل، ما يجعل العملية أكثر سلاسة.

4. انحراف المفهوم: مع تطور العمليات، قد يكون من الصعب تحديث نماذج عملية التعدين باستمرار. ومع النماذج المتقادمة، يزداد خطر التحليلات المتقادمة. تعمل حلول عملية التعدين المتقدمة على تحليل العمليات في زمن شبه حقيقي، ما يساعد على إبقاء النماذج محدثة وذات صلة.

5. التعقيد في المؤسسات الكبيرة: في المؤسسات الكبيرة، قد يؤدي حجم العمليات وتعقيدها إلى تفاقم تحديات عملية التعدين، ما يؤثر في استخلاص الرؤى. فمن خلال اعتماد تقنيات عملية التعدين التي تتمحور حول الكائنات أو المتعددة المستويات، يمكن للمؤسسات إدارة العمليات المعقدة وتحليلها بشكل أفضل.

6. المقاومة المحتملة للتغيير: قد يقاوم الموظفون الذين اعتادوا على سير العمل الحالي التغييرات الكبيرة في إدارة العمليات الناتجة عن عملية التعدين. تعد الإدارة الفعالة للتغيير أمرًا بالغ الأهمية للتنفيذ والاعتماد الناجحين. قد يؤدي تنفيذ الإستراتيجيات الفعالة لإدارة التغيير، بما في ذلك تدريب الموظفين وإشراكهم، إلى تسهيل عملية الانتقال والاعتماد بشكل أكثر سلاسة.

تستخدم تقنيات عملية التعدين لتحسين تدفقات العمليات عبر مختلف الصناعة. ونظرًا إلى أن خرائط العمليات تسلط الضوء على مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) التي تؤثر في الأداء، فإنها تحفز الشركات على إعادة النظر في أوجه القصور التشغيلية. توضح حالات الاستخدام التالية قيمة حلول عملية التعدين وتعدد استخداماتها:

• التعليم: قد تساعد عملية التعدين على تحديد المناهج الدراسية الفعالة من خلال مراقبة أداء الطلاب وسلوكياتهم وتقييمها، مثل المدة التي يخصصها الطالب للاطلاع على مواد الفصل الدراسي.

• التمويل: تستخدم الخدمات المالية والمؤسسات وعمليات المشتريات برامج عملية التعدين لتحسين العمليات بين المؤسسات ومراجعة الحسابات وزيادة الدخل وتوسيع قاعدة عملائها.

• الأشغال العامة: تُستخدم عملية التعدين لتبسيط عملية إصدار الفواتير لمشاريع الأشغال العامة التي تشمل مختلف الأطراف المعنية، مثل شركات البناء وشركات التنظيف والمكاتب البيئية.

• تطوير البرمجيات: يمكن أن تكون العمليات الهندسية غير منظمة، وقد تساعد عملية التعدين على تحديد عملية واضحة وموثقة. كما قد تساعد مسؤولي تكنولوجيا المعلومات على مراقبة العملية، ما يتيح لهم إمكانية التحقق من عمل النظام على النحو المتوقع.

• الرعاية الصحية: توفر عملية التعدين توصيات لتقليل وقت معالجة المرضى.

• التجارة الإلكترونية: يمكن أن توفر عملية التعدين رؤى لسلوكيات المشترين وتوصيات دقيقة لزيادة المبيعات.

• التصنيع: تعمل عملية التعدين على تعزيز سلسلة التوريد وعمليات الشركات الصناعية من خلال تخصيص الموارد المناسبة بناءً على سمات المنتج. تتيح الرؤى المتعلقة بأوقات الإنتاج وتخصيص الموارد، مثل مساحة التخزين أو الآلات أو العمال، إمكانية زيادة كفاءة الإدارة والتحول التشغيلي.

• إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات (ITSM): يمكن لعملية التعدين تحسين عمليات تقديم الخدمات وإدارة الحوادث. فهي تمكن فرق تكنولوجيا المعلومات من تحليل سير عمل الخدمات وتحديد أوجه القصور وتحسين أوقات الاستجابة. يساعد هذا النهج على تعزيز الدعم العام لتكنولوجيا المعلومات ورضا العملاء.