ما المقصود بتعدين المهام؟

تستخدم هذه التقنية التعرُّف البصري على الأحرف (OCR) ومعالجة اللغة الطبيعية (NLP) وخوارزميات التعلم الآلي لتفسير وتحليل هذه البيانات، ما يمكِّن المحللين والأطراف المعنيين بدورهم من تحديد عدم الكفاءة التشغيلية.

تُعَد حلول تعدين المهام جزءًا من اكتشاف العمليات، وهو فرع من تعدين العمليات، وبحسب دليل Gartner لسوق تعدين العمليات، فإن سوق هذه التقنية يشهد نموًا سريعًا.

مع استمرار جائحة كوفيد-19 في تعزيز جهود التحول الرقمي، من المتوقع أن يزداد اعتماد تقنية تعدين المهام مع تحقُّق فوائدها بالكامل.

يركِّز تعدين العمليات على تحسين العملية من طرف إلى طرف، مثل عملية المشتريات الشاملة. في المقابل، يركِّز تعدين المهام على المهام الفردية التي تصل إلى تلك العملية الأكبر، مثل الموافقة على الميزانية للحسابات الدائنة. كما أنها تختلف في المقام الأول في أنواع البيانات التي تستخدمها في كل تحليل.

تعتمد عملية التعدين في المقام الأول على المقاييس والموارد وبيانات سجلات الأحداث من أنظمة المعلومات، مثل أدوات تخطيط موارد المؤسسة أو إدارة علاقات العملاء. في المقابل، يمكن أن يستخدم تعدين المهام بيانات تفاعل المستخدم، والتي تتضمن ضغطات المفاتيح أو نقرات الماوس أو إدخالات البيانات على جهاز الكمبيوتر. يمكن أن يتضمن أيضًا تسجيلات المستخدم ولقطات الشاشة في فترات زمنية مختلفة.

تساعد نقاط البيانات هذه المحللين والباحثين على فهم كيفية تفاعل الأفراد مع العملية والعملية الفرعية لإكمال المهمة. يستخدم كلاهما أيضًا تقنيات علم البيانات للتوصل إلى هذه الرؤى لتحسين العمليات؛ ويُتيح تعدين المهام فقط هذه العملية على مستوى أكثر دقة.

في حين يركِّز كلٌّ من تعدين المهام وRPA على الأتمتة، إلا إن التقنيتين مختلفتان ولكنهما تكملان بعضهما بشكل جيد. بينما تساعد تقنية تعدين المهام الشركات على تحديد العوائق في مهام سير عملياتها، تعمل أدوات الأتمتة الآلية على تنفيذ وأداء فرص الأتمتة التي يتم اكتشافها من خلال هذه التحليلات.

تبدأ أدوات تعدين المهام بجمع البيانات من أجهزة المستخدمين، والتي يمكن أن تشمل ضغطات المفاتيح والنقرات وإدخال المستخدم والتسجيلات ولقطات الشاشة وغيرها. من هناك، يمكن أن تضيف القدرات التعرُّف البصري على الأحرف مزيدًا من السياق حول ما يفعله المستخدم.

على سبيل المثال، قد ينظر إلى بيانات الطابع الزمني للمساعدة على تجميع مخطط زمني عام للأنشطة في عملية فرعية. بمجرد تنظيم هذه البيانات بشكل مناسب، يمكن استخدام خوارزميات التعلم الآلي لتشكيل المجموعة في مهام محددة في العملية الفرعية، مثل "تقديم طلب شراء".

يمكن بعد ذلك دمج البيانات مع بيانات سجل الأحداث للمساعدة على وضع الأداء في سياقه. تساعد هذه الرؤى القائمة على البيانات الشركات على تحديد العوائق واتخاذ الخطوات اللازمة لحلها.

تم استخدام تقنيات تعدين المهام لتحسين تدفقات العمليات عبر مجموعة متنوعة من الصناعات. يمكن أن تساعد خرائط العمليات الشركات على التركيز بشكل أكبر على مؤشرات الأداء الرئيسية، ما يحفزها على إعادة النظر في أوجه القصور التشغيلية من خلال تعدين المهام وتعدين العمليات.

تتضمن بعض حالات استخدام تعدين المهام ما يلي:

• توثيق المهام: مع انضمام أعضاء جُدُد للفريق، تتم مراجعة الوثائق بشكل متكرر لسد أي ثغرات معرفية. ومع ذلك، اعتمادًا على المشروع والموارد المتاحة، قد لا تكون الوثائق متاحة أو محدَّثة. توفِّر أدوات تعدين المهام وسيلة للفِرق للحصول على رؤى حول مهمة ضمن عملية أكبر، ما يعزز التوافق والتنسيق بين أعضاء الفريق. كما أنه يقلل من الحاجة إلى التبعيات الفردية، ما يوفر طريقة سهلة لبناء الوثائق والتصورات من خلال تخطيط العمليات وأدوات الأتمتة الأخرى.
• الحوكمة والامتثال: في الوقت الذي تواجه فيه الشركات لوائح حكومية أكثر صرامة، يمكن أن يساعد تعدين المهام في مساءلة الشركات من خلال تحديد المجالات التي تحدث فيها أخطاء الامتثال. يمكن أن توفِّر هذه الرؤية مسارًا لحل هذه المشكلات بشكل أسرع، ما قد يوفر على الشركات تكاليف مثل الرسوم القانونية والتأثير السلبي في سمعة العلامة التجارية.
• أتمتة المهام: ينتج عن تعدين المهام رؤية أوضح للعمليات الفرعية المحددة، ما يمكِّن مديري البرامج والأفراد من فهم الأجزاء التي يمكن أتمتتها باستخدام أدوات مثل RPA.

بينما يمكن لتعدين المهام أن يحقق العديد من الفوائد، فإن أبرز الفوائد التي يتم تحقيقها غالبًا تشمل ما يلي:

• زيادة الكفاءة: يركِّز تعدين المهام على تحديد العوائق التشغيلية للإسراع في تحسين العملية. عند العثور على أوجه القصور هذه وتصحيحها، تشهد الشركات زيادة في سرعة إنجاز المهام. إذا تم تخصيص موارد زائدة لمهمة معينة ضمن عملية ما، فقد يؤدي ذلك إلى إعادة توزيع الموظفين على أعمال ذات أولوية أخرى، ما قد يعزز معنوياتهم عبر منحهم مهام أكثر معنى.
• امتثال أحسن: تجمع أدوات تعدين المهام البيانات من المستخدمين، ما يمكِّن فِرق الحوكمة من تحديد أي أوجه خلل في الامتثال أثناء أداء المهام المحددة. هذه القدرة على تحديد المشكلات وحلها بسرعة تساعد على تعزيز الحوكمة والامتثال عبر جميع أقسام الشركة.
• شفافية أكبر: يمكن لتعدين المهام تقديم رؤى حول القوى العاملة على المستوى الفردي، ما يمكِّن المديرين من تقديم ملاحظات قيّمة أثناء تقييم الأداء ومكافأة الموظفين بشكل عادل. كما يمكن أن تساعدهم على إعادة توزيع الموظفين إلى مهام أخرى عندما لا يكونون مناسبين للوظيفة الحالية.

ومع ذلك، فإن تعدين المهام لا يخلو من التحديات. تتضمن بعض الصعوبات الرئيسية ما يلي: 

• خصوصية البيانات: يمكن لاستخراج المهام تسجيل وتوثيق إجراءات المستخدم، لكنه قد يؤدي أيضًا إلى ظهور مخاوف تتعلق بالخصوصية. نتيجةً لذلك، يجب أن يوافق المستخدمون على هذه الأدوات قبل تفعيلها، كما تجب حماية بياناتهم الشخصية من خلال إجراءات مناسبة لإخفاء الهوية.
• فقدان السياق: نظرًا لأن تعدين المهام يركِّز على عملية فرعية ضمن عملية أكبر، فقد يضيع السياق العام للأداء في بعض الأحيان. من المهم استخدام تقنية تعدين العمليات جنبًا إلى جنب مع تعدين المهام للحصول على صورة أكثر اكتمالًا للأداء عبر الفِرق. بخلاف ذلك، تخاطر الشركات بإعطاء الأولوية لتحسين المهام التي ليس لها أكبر تأثير في الأعمال.
• انحراف المفاهيم: مع تسارع الشركات نحو التحول الرقمي، قد تتغير المهام والعمليات في الوقت الفعلي. يمكن أن تؤثِّر التغييرات في المهام والعمليات على التحليلات، ما يؤدي إلى انحراف المفهوم.