¿Qué es la automatización de ventas?

La automatización de ventas, o automatización del proceso de ventas, es la estrategia de emplear tecnologías para eliminar tareas repetitivas, mejorar la eficiencia y aumentar la productividad del equipo de ventas.

Las herramientas de automatización de ventas ayudan a los profesionales de ventas a adaptarse mejor a la dinámica cambiante del proceso de ventas y a proporcionar valor a sus clientes potenciales.

Al incorporar la automatización a las actividades de ventas, los equipos de ventas mejoran la experiencia del cliente. Las organizaciones pueden ser más eficientes y hacer avanzar mejor a los clientes potenciales a lo largo del embudo de ventas. La automatización de las ventas mejora varios procesos a lo largo del ciclo de ventas, desde la generación de clientes potenciales a la prospección, la incorporación y la retención.

Históricamente, la automatización de ventas se alineaba en torno a la captura y el análisis de datos y la automatización del flujo de trabajo, que implica la realización automática de acciones con esos datos. El auge de tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial (IA) amplió lo que puede hacer la automatización de las ventas. La mejor estrategia de automatización de ventas combina las prácticas tradicionales con nuevas tecnologías como la IA generativa, el machine learning y la automatización de procesos robotizados (RPA).

La automatización de ventas puede aumentar el rendimiento por estas y mejorar los resultados, especialmente para las pequeñas compañías que podrían no tener muchos profesionales para manejar todas sus necesidades del proceso de ventas.

La automatización del marketing es el uso de software y tecnología para gestionar procesos y tareas rutinarios de marketing a través de múltiples canales. Los procesos de marketing y ventas deben trabajar juntos compartiendo automáticamente información sobre personas y empresas a las que llegó el equipo de marketing. Además, las plataformas de los equipos de ventas deben compartir automáticamente sus éxitos con los equipos de marketing para que puedan aprender qué tipos de empresas son persuasivas.

Según un estudio de Salesforce, los miembros del equipo de ventas solo dedican el 28 % de su tiempo a vender y el resto a realizar tareas manuales. La automatización de ventas aumenta la productividad de ventas de varias maneras. Actualmente, los empleados manejan varias tareas manuales o repetitivas que consumen mucho tiempo y en las que es fácil cometer errores. La automatización de estos casos de uso de tareas de ventas produce muchos beneficios.

• Automatización del puntaje de clientes potenciales
• Captura de datos de clientes
• Compilación de informes de ventas
• Redacción de mensajes
• Mejora de la generación de clientes potenciales
• Optimización de los flujos de trabajo
• Impulsar el pronóstico de ventas

Toda organización de ventas con un proceso de gestión de canales que funciona bien busca calificar a cada cliente potencial sobre la probabilidad de que se convierta en un cliente real. La automatización de ventas puede tomar la nueva información de clientes potenciales que se necesita para la gestión de estos, como su información demográfica, psicográfica y financiera. Luego, puede analizar esa información y producir el puntaje correcto de clientes potenciales para cada uno de ellos, identificando mejor a los clientes potenciales calificados con los que los representantes de ventas deben hacer un seguimiento.

Las herramientas de automatización pueden ayudar a las organizaciones a reunir y analizar mejor las grandes cantidades de datos de ventas que crea su organización. También puede ayudarlos a agrupar y analizar datos externos que pueden agregar a sus datos propios para pronosticar mejor las ventas. La automatización agiliza la entrada de datos para que los profesionales de ventas puedan centrar en tareas más importantes.

La compilación de informes de ventas puede llevar horas a los representantes de ventas, pero puede automatizarse fácilmente con la tecnología adecuada. La automatización puede extraer información pertinente y usar plantillas para compilar nuevos informes. Esto libera a cada representante de ventas individual para analizar los resultados o dedicar más tiempo a interactuar con los clientes potenciales. Eso resuelve sus mayores problemas y garantiza que sepa cómo usar los productos o servicios de la organización.

Los equipos de ventas deben usar hiperpersonalización y mensajes personalizados cuando se acercan a los posibles clientes. Pueden usar herramientas de IA generativa como chat GPT, Google Gemini y otras para redactar muchos tipos diferentes de mensajes, que pueden editar para personalizarlos a escala.

Las tecnologías de automatización de ventas ayudan a las organizaciones a manejar mejor a los clientes potenciales entrantes y la prospección saliente. Los profesionales de ventas que antes usaban hojas de cálculo u otras herramientas de escritorio para realizar tareas que requerían mucho tiempo, como el seguimiento de clientes potenciales, ahora pueden usar una plataforma compartida con otros representantes de ventas.

La automatización de ventas puede resolver obstáculos en muchos flujos de trabajo de los que dependen los vendedores. Puede agregar automáticamente nuevos contactos a la plataforma CRM de una organización y etiquetarlos adecuadamente.

Los flujos de trabajo automatizados, a menudo impulsados por IA, pueden transcribir transcripciones de llamadas de ventas y extraer conclusiones clave y tareas en tiempo real. Se puede eliminar la necesidad de realizar manualmente tareas administrativas como la incorporación de clientes, la gestión de proyectos y los informes de gastos.

Avid Solutions usó la tecnología IBM watsonx Orchestrate para automatizar esas tareas, lo que redujo el tiempo de incorporación de clientes en un 25 %.

Hay varios tipos de software de ventas que se benefician especialmente de la automatización de ventas, todos los cuales tienen una funcionalidad mejorada debido a la introducción de la IA. Estas plataformas de automatización de ventas ayudan a los profesionales de ventas a gestionar sus flujos de trabajo.

Las organizaciones necesitan un software de CRM para realizar un seguimiento de su gestión de contactos, es decir, las relaciones con los clientes y prospectos. El software de CRM proporciona contexto en relación con la relación de la organización con distintas personas y compañías. Puede tomar información de contactos y agregarla a los campos correctos, lo que ayuda a las compañías a realizar un mejor seguimiento de sus interacciones con los clientes. Las plataformas de CRM impulsadas por IA ahora también pueden escanear otras fuentes de datos para agregar información faltante. La automatización puede agregar más datos de clientes al CRM de manera más eficiente, lo que brinda a los profesionales de ventas la confianza de que cuentan con información actualizada a mano. Esa confianza los ayuda a saber a quién deben contactar para poder convertir más ventas.

Los líderes de ventas dependen de una amplia variedad de métricas para comprender el estado general de su estrategia de ventas. Las plataformas modernas de datos y analytics pueden automatizar la recopilación de datos, realizar un análisis y generar notificaciones cuando los datos pertinentes estén listos para su revisión. La automatización de datos ayuda a poner esa información a disposición de toda la organización, lo que permite una toma de decisiones más rápida.

La tecnología de automatización del correo electrónico puede ayudar a los equipos de ventas a crear campañas de ventas por correo electrónico más poderosas, como las campañas de renovación de clientes potenciales. Las plataformas de automatización de contenidos ayudan a los equipos de ventas a crear plantillas de correo electrónico, difusión de secuencias de correo electrónico y correos electrónicos de seguimiento. Los ayuda a crear las plantillas de correo electrónico básicas iniciales y a elaborar varias versiones que puedan resultar atractivas para diferentes audiencias. Las organizaciones que emplean la automatización del correo electrónico pueden establecer activadores para llegar a los clientes potenciales cuando muestran signos de estar interesados en comprar, lo que puede aumentar las conversiones y los ingresos.

Los profesionales de ventas dependen cada vez más de plataformas de redes sociales como LinkedIn y otras para llegar a sus clientes. Los clientes pueden programar el envío de contenido a diferentes segmentos en diferentes momentos. Estas plataformas ofrecen cada vez más herramientas impulsadas por IA que pueden ayudar a redactar contenido hiperpersonalizado y a identificar nuevos segmentos a los que dirigirse. La automatización de las redes sociales reduce el trabajo manual de publicación en múltiples canales. También se puede emplear para responder automáticamente a las solicitudes de atención al cliente con mensajes de que un representante se comunicará en breve.

Los equipos de ventas de distintas industrias a menudo viajan para reunirse con los clientes donde viven o trabajan. Dependen de tener acceso a información actualizada cuando operan en la carretera. Necesitan acceso a los datos desde cualquier lugar donde los lleven sus llamadas de ventas. Los profesionales de ventas pueden usar aplicaciones de ventas mientras se reúnen con clientes para recibir y actualizar información, que pueden difundir en todas las organizaciones. Se crea una única fuente de verdad para toda la información, lo que permite a los representantes en la carretera y en la oficina tomar decisiones basadas en los mismos datos.

Las organizaciones pueden ayudar a los clientes a obtener información básica sobre su compañía y los productos o servicios a través de chatbots orientados al público . Los clientes potenciales pueden hacer preguntas y acceder a la información en cualquier momento a lo largo de su recorrido como cliente. El cliente de IBM, Comparus, empleó el proceso de lenguaje natural (PLN) de IBM watsonx Assistant y las capacidades de IA generativa de IBM watsonx.ai para impulsar su propio chatbot, TiONA. El chatbot redujo las consultas al banco en un 30 %. Los chatbots ayudan a reducir el personal necesario para obtener información general de los posibles clientes para que puedan centrarse en conversaciones más importantes.

Existen varios beneficios clave para las organizaciones que utilizan tecnologías de automatización de ventas.

• Cerrar tratos más rápido
• Aumentar la satisfacción de los empleados
• Identificar nuevos segmentos de mercado
• Minimizar la pérdida de clientes

Las organizaciones que han adoptado más soluciones de automatización de ventas pueden satisfacer las necesidades de los clientes y ofrecer el precio correcto con mayor rapidez que aquellas que dependen de medios manuales. Pueden identificar a los clientes potenciales más importantes en el proceso de venta y priorizar la interacción con ellos.

Es probable que la satisfacción de los empleados aumente cuando las organizaciones eliminen la necesidad de sus equipos de ventas de realizar tareas que requieren mucho tiempo. El estudio de Salesforce encontró que 89 % de los trabajadores estaban más satisfechos con sus trabajos cuando incluían la automatización.

Los gerentes de ventas pueden tener más acceso en tiempo real a datos importantes de ventas sin necesidad de pedir a los empleados que les envíen documentos. Los representantes de ventas pueden centrarse en lo que deben hacer para convertir clientes potenciales, lo que posiblemente conduzca a un aumento de las bonificaciones y promociones, en lugar de hacerlo en la entrada de datos.

Las plataformas de automatización de ventas pueden analizar datos e identificar patrones que es posible que los empleados no vean. Por ejemplo, el crecimiento previsto en un mercado internacional podría llevar a la organización a invertir más recursos en esa área, elaborar un producto o crear un servicio dirigido a esa audiencia.

Las herramientas de automatización pueden emplear IA para analizar datos y ver si clientes o grupos de clientes específicos están en riesgo de irse por algún motivo en específico. Pueden alertar a los equipos de ventas cuando lo anterior está por suceder. Los ejemplos pueden incluir clientes que no iniciaron sesión en cierto tiempo o aquellos que usaban menos el servicio.

También existen algunos desafíos potenciales que las organizaciones deben superar si emplean tecnologías de automatización de ventas.

• Brindar información a los clientes
• Identificación de la tecnología adecuada
• Salvaguardar la privacidad de datos
• Mejorar las habilidades de los equipos de ventas

Las organizaciones de industrias que históricamente involucraban reuniones cara a cara y contratos escritos en papel podrían necesitar educar a sus clientes sobre el valor de las herramientas automatizadas. Es posible que necesiten convencer a los clientes de que estas pueden ayudarlos a obtener más información más rápido y a tomar mejores decisiones.

Hay muchos tipos de plataformas de automatización entre las cuales las organizaciones pueden elegir. Por eso es beneficioso contar con un socio de confianza que pueda ayudar a proporcionarle soluciones de tecnología y, al mismo tiempo, brindar orientación sobre toda su pila tecnológica.

Las plataformas de automatización a menudo contienen datos sensibles y se conectan a múltiples tecnologías y software. Las organizaciones deben invertir en las medidas de ciberseguridad adecuadas para proteger esa información confidencial de hackers u otras partes.

Los profesionales de ventas, especialmente aquellos que siguen procesos que han empleado durante décadas, pueden tener dificultades inicialmente para implementar nuevas herramientas y tecnologías en sus flujos de trabajo personales. Es posible que necesiten capacitación con las nuevas plataformas y también que adopten un cambio de mentalidad. Las organizaciones deben educar a sus profesionales de ventas sobre los beneficios de la tecnología de automatización.