¿Qué es la integración EDI?

El EDI proporciona un método estandarizado para el intercambio automático de documentos comerciales entre socios comerciales. Las organizaciones utilizan EDI para compartir una variedad de transacciones EDI (o “mensajes EDI”) y tipos de datos, como solicitudes de cotizaciones de precios, órdenes de compra, actualizaciones de inventario, facturas, aplicaciones o avisos de envío avanzados (ASN).

El EDI agiliza y simplifica el intercambio de datos al transformar los datos en documentos EDI en formatos digitales estandarizados. Los estándares de EDI definen la ubicación y el orden de la información en cada documento. A través de la transformación automática y el intercambio de documentos, el EDI ayuda a eliminar las transacciones en papel y a reducir los errores humanos, lo que agrega confiabilidad y seguridad a las transferencias de datos.

La integración de EDI “completa el pipeline”, por así decirlo, permitiendo el flujo automático de datos, no solo entre asociados de negocios en una plataforma EDI que intercambian documentos EDI estándar, sino desde un asociado de negocios hasta la aplicación de backend y los sistemas de una organización. Facilita el intercambio de extremo a extremo entre socios comerciales.

Gracias a la integración EDI, una organización no necesita volver a introducir manualmente los pedidos ni los datos de envío recibidos a través de una plataforma EDI. Esta información se traduce automáticamente de los formatos EDI a la estructura de datos de un sistema empresarial interno y se publica en aplicaciones y sistemas integrados. Se realiza el mismo flujo de trabajo y traducción para los datos salientes: los datos del sistema se mueven automáticamente de los sistemas internos al software EDI, se convierten en un estándar EDI y se transmiten a un asociado de negocios.

La incorporación de herramientas de inteligencia artificial (IA), como agentes de IA y capacidades de código bajo o sin código a los sistemas EDI y soluciones de integración, como las plataformas iPaaS, ha ayudado a simplificar y acelerar la integración EDI. Estas soluciones pueden facilitar a las organizaciones la configuración y el monitoreo de las integraciones entre los procesos de EDI y otros sistemas empresariales, lo que reduce la barrera de entrada y mejora la escalabilidad.

A pesar del auge de las interfaces de programación de aplicaciones (API) y la integración nativa de la nube, el EDI sigue siendo esencial para transacciones B2B de gran volumen y misión crítica en los sectores de venta minorista, comercio electrónico, fabricación, logística, atención médica, energía y gobierno.

Sin embargo, según un estudio del IBM Institute for Business Value, solo el 19 % de los directores de operaciones (COO) afirma que su organización ha desarrollado plenamente los componentes de una arquitectura de datos empresarial y ha ampliado la integración de datos a todas las funciones.¹ Cuando se integran entre funciones, incluidas las plataformas EDI, los beneficios potenciales de la integración EDI incluyen:

• Mejoras en la eficiencia operativa
• Reducción de costos
• Precisión y calidad de los datos
• Mayor visibilidad y cumplimiento

Se pueden utilizar varias arquitecturas para integrar los sistemas EDI, y la elección depende del tamaño de la organización, el presupuesto, los estándares de la industria, las necesidades de seguridad y la experiencia interna.

Una única capa de integración EDI puede enrutar, validar y transformar mensajes entre los sistemas internos y todos los socios comerciales. Los beneficios de la integración entre sistemas incluyen una gestión uniforme, una supervisión centralizada y economías de escala.

La lógica EDI se puede integrar en aplicaciones individuales o unidades de negocio. Esto podría ser más ágil, pero la integración menos robusta corre el riesgo de duplicación, incongruencia y controles irregulares.

El EDI sigue siendo el estándar orientado a los socios, mientras que las API y la transmisión de eventos, que capturan datos en tiempo real de las aplicaciones, se conectan a aplicaciones internas. Esta integración admite arquitecturas modernas de microservicios y una innovación interna más rápida.

El EDI no solo puede integrarse con sistemas externos de asociados de negocios, sino también con otros sistemas internos para crear nuevas eficiencias. Por ejemplo, el EDI se puede integrar para funcionar con API. Si bien las API proporcionan una integración detallada en tiempo real, el sistema EDI proporciona un intercambio de lotes estandarizado y de gran volumen con gobernanza y auditabilidad.

El uso de API para conectarse directamente a un sistema ERP simplifica la ruta de transferencia de datos porque se eliminan el servidor de transferencia de archivos intermediario y los procesos manuales asociados. La implementación de EDI con una integración híbrida de API puede ofrecer:

• EDI hacia el exterior, API hacia el interior: uso del EDI orientado a los socios, mientras que se utilizan API para la comunicación entre los microservicios internos.
  
  
• Enriquecimiento basado en eventos: una organización puede complementar los flujos de datos EDI con señales en tiempo real, como el estado del transportista.
  
  
• Integración de data lakes: archive mensajes EDI, reconocimientos y transformaciones en plataformas de analytics para pronósticos, análisis de contracargo y tablas de puntuación de rendimiento de asociados de negocios.
  
  
• Evolución de esquemas: mantenga esquemas canónicos compatibles con versiones anteriores para organizar bases de datos relacionales. Convierta automáticamente hacia o desde cargas útiles de EDI y API.

Una red troncal de integración B2B que maneja EDI de forma nativa puede ampliarse para incluir conectividad API y proporcionar un enfoque integral que sea eficiente y eficaz y optimice la colaboración con los socios comerciales. La integración EDI puede hacer posibles las transferencias de datos entre diversos sistemas y empresas para una comunicación eficiente y confiable.

Los servicios gestionados de terceros pueden asumir la responsabilidad operativa del mapeo, la incorporación, el monitoreo y la integración de EDI. Esta externalización puede ayudar e incluso acelerar la configuración e incorporación, pero requiere una gobernanza sólida de proveedores y SLA claros.

Al conectar un sistema EDI, una solución de plataforma de integración como servicio (iPaaS) podría acelerar el proceso de integración EDI. La iPaas puede admitir diversos formatos de datos, protocolos y sistemas para facilitar una interoperabilidad perfecta y el intercambio de datos en tiempo real.

Las funciones “tras bambalinas” que son cruciales para una traducción precisa de datos y una integración exitosa de EDI incluyen:

El mapeo convierte formatos EDI externos en esquemas de aplicación internos que definen propiedades para estructuras de datos (y viceversa). Las mejores prácticas para la elaboración de mapas incluyen:

• Modelo canónico: utilice un modelo de datos canónico interno y estable para proteger las aplicaciones de las variaciones de los socios.
  
  
• Componentes reutilizables: cree fragmentos de mapas reutilizables, como dirección, artículo e impuestos, para acelerar la incorporación.
  
  
• Control de versiones: almacene mapas y perfiles de socios en el control de origen con historial de cambios.
  
  
• Enriquecimiento de datos: inyecte datos faltantes, como códigos de contabilidad general (códigos GL), centros de costo, envío predeterminado, durante la traducción.

La traducción se encarga de la conversión estructural (como, por ejemplo, de EDIFACT —intercambio electrónico de datos para la administración, el comercio y el transporte— a XML o JSON).

La validación ayuda a garantizar el cumplimiento de las normas y de las directrices de implementación específicas de cada socio.

Al seleccionar una plataforma EDI, las organizaciones deben decidir la estructura y el método de intercambio que mejor se adapten a sus necesidades comerciales. Esta elección, por ejemplo, si el servicio se subcontrata o no a un proveedor de servicios o se maneja internamente, o qué protocolo de transporte se utilizará, podría tener un impacto en futuras integraciones. Los tipos de integración EDI incluyen:

• Integración EDI directa
• Integración indirecta
• Hybrid integration
• Integración EDI web

Esta es una opción eficiente pero limitada, ya que incluye solo dos asociados de negocios. El formato del documento se negocia entre los socios de intercambio y se requiere el cumplimiento del formato estándar acordado. Cada conexión punto a punto con otro socio EDI debe negociarse y configurarse por separado.

Los dos sistemas deben ser totalmente compatibles y utilizar el mismo protocolo, como AS2, FTP o SFTP (Secure File Transfer), para funcionar correctamente. Además, el equipo de TI on premises debe gestionar cuidadosamente el software EDI y la plataforma EDI, lo que requiere un esfuerzo adicional y experiencia interna. Además, la integración EDI directa puede utilizarse para conectar sistemas de recopilación de datos dentro de una organización, como una plataforma de CRM.

Esto normalmente significa el uso de una red de valor agregado (VAN) suministrada por un proveedor de servicios externo, que gestiona los buzones de correo y el enrutamiento EDI, a menudo con servicios gestionados adicionales, como traducción o archivado. Al proporcionar una solución de integración EDI, una VAN traduce los mensajes EDI entre socios, que podrían estar utilizando diferentes protocolos, lo que ayuda a evitar problemas como la pérdida de datos.

Este enfoque combina tanto la integración directa como la indirecta. La integración EDI directa podría gestionar las transferencias de datos más confidenciales, mientras que la integración EDI indirecta subcontrata algunos procesos comerciales a un servicio EDI de terceros, incluido el esfuerzo adicional de incorporar asociados de negocios.

Esta integración permite a los asociados de negocios intercambiar sus mensajes EDI mediante un navegador web. La conexión web puede ser más fácil de usar y más barata en el precio inicial, pero la integración web suele ser una opción para las organizaciones más pequeñas que pueden administrar con un sistema menos sofisticado.

Las capacidades de integración EDI continúan evolucionando con el avance de la tecnología. Las tendencias actuales y futuras notables incluyen:

La integración con herramientas de inteligencia artificial (IA) y machine learning (ML), así como el uso de agentes de IA, ayudará a las organizaciones a conectar perfectamente las aplicaciones en la nube y on premises, lo que permitirá una transformación digital más ágil y escalable. Además, estas herramientas podrían ayudar a las organizaciones a acelerar y automatizar el análisis y la toma de decisiones. Por ejemplo, los agentes de IA podrían utilizarse para agilizar la extracción de información de los clientes y la asignación de datos. 

A medida que la integración se vuelva más fácil, es probable que más organizaciones conecten las soluciones EDI con los sistemas ERP para automatizar más completamente las transferencias de datos y mejorar la fluidez y precisión de la comunicación con los socios comerciales. La integración con los sistemas ERP también puede proporcionar una perspectiva más completa del mercado, mejorando la planificación y proporcionando potencialmente una ventaja competitiva.

Algunos paquetes de software de EDI ahora incluyen características como conectores preconfigurados y mapas predefinidos que facilitan la incorporación de socios comerciales, ahorrando el esfuerzo de los desarrolladores.