記録システムとは。

SORは、組織内のさまざまなシステムが重要なデータ要素の最新のバージョンを参照できるようにするのに役立ちます。SORの例には、顧客関係管理（CRM）データベース、人材管理（HCM）ソフトウェア、エンタープライズ・リソース・プランニング（ERP）ソフトウェア、製造実行システム（MES）、構成管理データベース（CMDB）、プロジェクト管理プラットフォームなどがあります。

SORにはサイバーセキュリティー・アプリケーションも含まれる場合があります。例えば、組織では、重要な認証情報の記録ソースとしてシークレット・ボールトを使用したり、ネットワーク・ユーザーとその権限の記録ソースとしてID およびアクセス管理（IAM）システムを使用したりすることが考えられます。

レコード・システムは、組織のデータ管理（MDM）ストラテジーの重要な要素です。MDMは、企業全体でクリティカルなデータを管理するための企業の包括的なアプローチを指します。

MDMの文脈では、各記録システムが、顧客データや製品データなど、特定の種類のデータの信頼できるソースを提供します。MDMシステムは、組織のすべてのSORからのデータを統合し、「ゴールデン・レコード」、つまり組織のデータの最新で検証されたバージョンを作成します。ゴールデン・レコードにより、全員が共有された「信頼できる唯一の情報源」（SSOT）から作業できるようになり、サイロや矛盾を排除できます。

例えば、営業担当者はCRMシステムを使用して、顧客が最後に金融取引を行った時間を検索する場合があります。CRMは記録システムであり、顧客の検証済み取引履歴はゴールデン・レコードです。

記録システムは、組織全体の利害関係者に、一貫性のある検証済みのデータ・セットへの信頼性の高いリアルタイム・アクセスを提供します。SORがない場合、さまざまなチームやアプリケーションが、一貫性のない、不完全な、または不正確なデータ・セットで作業することになり、エラー、非効率性、最適でない意思決定につながる可能性があります。

同時に、記録システム内でデータ品質とデータの整合性を維持するには、データ・ガバナンスのツールとプロセスへの多大な投資が必要です。

記録システムには、データを保管するデータベース、そのデータを検証および同期するプロセス、およびユーザーがそのデータにアクセスする方法が必要です。

データベースは、整理されたデータのコレクションを保管、管理、保護するためのデジタル・リポジトリです。

SORでは多くの場合、データを行と列に整理するリレーショナル・データベースが使用されます。利害関係者は、構造化クエリ言語（SQL）を使用してデータ要素を操作できます。

リレーショナル・データベースは、テーブル形式を使用するため、データの正規化が容易になり、レコード・システムの構築に有利です。正規化は、データを特定のテーブル構造に編成して、データの整合性を向上させ、異常を防止し、冗長性を最小限に抑え、クエリの性能を向上させる方法です。

記録システムは、組織全体のユーザーが正確で検証済みのデータにアクセスできるように継続的に更新する必要があります。

例えば、顧客関係管理システムでは、新規購入や会社のWebサイトプロフィールの更新など、顧客の行動に基づいて顧客データが予測不可能なタイミングで変更される可能性があります。変更が発生した場合、新しいデータを検証する必要があり、SORにエラーが発生し、その権限が損なわれる可能性があります。将来に予定されている取引日、または電話番号の桁が多すぎるか少なすぎる可能性を考える必要があります。

さらに、顧客レコードの変更は、CRM、MDMまたはゴールデン・レコード、およびこの情報に依存する複数のシステム（CRMからの連絡先情報を使用してオファーを送信するアプリなど）に迅速に伝達する必要があります。

多くのSORにはデータ検証のためのオートメーション・ワークフローが組み込まれています。ワークフローは、データが想定される形式（例：日付がMM/DD/YYYY形式で記述されていること）に合致していることを確認するといった単純なものから、データを参照セットと比較したりビジネス・ロジックを適用したりする（例：購入が将来の日付として登録されないようにする）といった複雑なものまであります。

同期には、情報システムとビジネスアプリ間の統合が必要です。SORは多くの場合、アプリケーション・プログラミング・インターフェース（API）やその他の接続を介して他のツールやソフトウェアと統合され、新しく入力されたデータや更新されたデータが必要なシステムに流れるようになります。

ユーザーは、記録システム内のデータにアクセスするための何らかの方法を必要としています。CRMやERPツールなどのエンタープライズ・アプリケーションの場合、ユーザーは多くの場合、アプリを通じてデータに直接アクセスできます。

ユーザーは、データ・マートやデータウェアハウスなどの接続されたビジネス・アプリケーションまたはツールを介してデータにアクセスする場合もあります。これらのツールは、Business Intelligenceやその他のデータ分析ユースケース向けにデータをクリーンアップして整理します。

データを集計、正規化、その他の準備をするなど、ビジネス・プロセスや意思決定で使用できるようにすることを主に目的とするツールは、「参照システム」と呼ばれることもあります。

SORは、高品質のデータに容易にアクセスできるようにすることを目的としているため、高可用性を重視しており、多くは停止、ダウンタイム、その他の潜在的な問題に耐えられるように設計されています。

記録システムと、信頼できる唯一の情報源（ビジネスで一般的に使用される、一元化されたデータ・アーキテクチャーを表すフレーズ）と混同しないようにしてください。

SORは、ビジネス資産、エンティティー、および機能に関する最新かつ正確な情報を含む個別のアプリケーション、システム、またはネットワークです。SSOTは、データ・システムを設計する際の原則または実践であり、すべてのユーザーに対して信頼できるデータを1つの中央リポジトリで作成することを目指しています。

例えば、自動車工場のMESは、組立ラインにおける車両の進捗状況を文書化するデータの記録システムです。しかし、工場における信頼できる唯一の情報源は、HCMソフトウェアに保存されている従業員データとともにMESからのデータを取り込み、関連付けるMDMプラットフォームと、IT運用を管理してすべての企業データの信頼できる単一の記録を作成するCMDBかもしれません。

SORは、データの整合性、データ品質、アクセシビリティを強化することで、さまざまな利害関係者のデータ・ニーズに対応できるようにします。

データの整合性とは、組織のデータの包括的な完全性、正確性、一貫性のことです。記録システムは、各情報に、必要なアプリやユーザーがすぐに利用できる検証済みの権威バージョンを確保することで、データの整合性を維持するのに役立ちます。

SORは、データを定期的に検証し、企業の他のシステムに変更をプッシュすることで、さまざまなアプリケーションやユーザーが同一の最新のデータにアクセスできるようにし、重要な財務記録やビジネス記録に関する混乱を防ぐのに役立ちます。

データ品質は、データ・セットが正確性、完全性、有効性、一貫性、一意性、適時性、目的への適合性に対する基準をどの程度満たしているかを測るものです。SORはデータを一元化することでデータの品質を保護し、さまざまなシステムにデータを保管する場合よりも不一致へのフラグと修正を容易にします。

また、データを一元化することで、ガバナンス・チームは、重複データ、無効またはスパム応答、古いエントリーなど、クリティカルレコードの問題を発見しやすくなります。

SORを使用すると、ユーザーやアプリケーションは必要なときに必要なデータを見つけやすくなります。どちらが正しいかを判断するために、さまざまなデータベースを収集したり、異なるデータ・セットを比較したりする必要はありません。信頼できるデータ・ソースとしてSORを利用するだけです。

記録システムは、そのメリットがある一方で、規制遵守、データ・ガバナンス、システムの複雑性に関する課題ももたらす可能性があります。

記録システムは大量のデータを整理して扱うため、ガバナンス、プライバシー、セキュリティーに関する厳格なコンプライアンス規制の対象となることがよくあります。

ペイメントカード業界データ・セキュリティー基準（PCI DSS）やサーベンス・オクスリー法（SOX）などの規制では、特定の金融活動について正確な記録と有効な監査証跡が求められます。同様に、一般データ保護規則（GDPR）および医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPPA）には、組織が保存できる個人データの種類、保管方法、保存期間に関する要件が定められています。

このような規制があるため、SORの監督を担当するデータ・ガバナンス・チームは、いつ、どこで、どのユーザーがシステムにアクセスするかの機密性に応じて、常に注意を払う必要があります。

SORで正確なデータをその寿命全体にわたって維持するには、データの品質、セキュリティー、可用性を確保するためのデータ・ガバナンス、ツール、プラクティスへの多額の投資が必要です。

効果的なデータ・ガバナンスには、経営幹部、最高データ責任者（CDO）、データ スチュワードからのサポートが必要となるため、この投資には組織全体の賛同が必要です。

SORは一元化されているという性質があるため、エッジが強化されています。SORはデータを整理して統合し、モニタリングを容易にしますが、リポジトリを最新かつ正確に維持するには継続的な投資が必要です。

SORが最新で正確な情報を入手し、簡単に広められるようにするには、多くの統合が必要です。単一のデータ管理システムは、データを供給するソースシステム、データを引き出すシステム、および包括的なMDMとのインターフェースが必要な場合があり、多くの組織は複数のドメインにまたがる複数のSORを持っています。

例えば、MESは、生産ラインからデータを受信するだけでなく、関連するサプライチェーン管理（SCM）システムに接続して、必要な材料に関する情報を共有するように構成されている場合があります。そして、これらすべてを信頼できる唯一の情報源に入力することが必要な場合があります。