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Cos'è l'application portfolio management?
Data di aggiornamento: 27agosto 2024
Autori: Teaganne Finn, Amanda Downie
L'application portfolio management (APM) è un framework per ottimizzare e gestire l'intero stack tecnologico e i servizi basati su software di un'organizzazione. Il processo APM aziendale copre una serie di servizi tra cui l'inventario, le funzionalità aziendali tra gli asset e la gestione del ciclo di vita.
Con l'APM, il CIO, il CTO e altri responsabili decisionali di un'organizzazione possono effettuare investimenti più strategici con una migliore comprensione del costo totale di proprietà per ogni parte del portafoglio. L'application portfolio management consente alle organizzazioni di sostenere la propria trasformazione digitale e gli obiettivi aziendali in modo intelligente ed efficace.
L'APM offre ai responsabili e ai professionisti delle applicazioni una visione migliore delle applicazioni software dell'organizzazione e fornisce loro metriche per misurare i vantaggi aziendali per ciascuna di esse. Prima di integrare un sistema APM, è opportuno valutare fonti di informazioni come CMDBS, strumenti di gestione del portafoglio di applicazioni e strumenti di gestione delle risorse IT.
Perché l'application portfolio management è importante?
Uno dei principali catalizzatori dell'application portfolio management è l'estrema velocità con cui il mondo della tecnologia continua ad avanzare. Le organizzazioni con un inventario di asset hanno bisogno di un meccanismo moderno per monitorare e valutare il successo di ogni applicazione aziendale e l'allineamento tra i dipartimenti. I leader sanno che restare indietro o gestire gli asset in modo inadeguato potrebbe comportare un impatto negativo a lungo termine sulla loro attività. Di conseguenza, cercano di creare un ambiente in cui l'inventario delle tecnologie e delle applicazioni possa essere monitorato in modo proattivo.
L'application performance management aiuta a garantire il giusto equilibrio tra le applicazioni creando un quadro completo degli asset digitali. Razionalizza ogni applicazione e analizza il contributo complessivo che apporta all'organizzazione. Questi dati vengono poi utilizzati per valutare i costi IT e determinare il valore di ciascun asset. L'APM considera diverse metriche di ottimizzazione, come le funzioni, la definizione di roadmap e la pianificazione futura.
Inoltre, l'APM è importante perché consente alle organizzazioni di rispettare gli standard di conformità in materia di audit e sicurezza, nonché gli standard normativi, attraverso un ecosistema di applicazioni aziendali trasparente, senza dover ricorrere a lunghe attività manuali e fogli di calcolo. Le soluzioni di application portfolio management forniscono l'identificazione, la valutazione e la gestione del rischio necessarie per tutte le applicazioni aziendali.
Quali sono i vantaggi dell'application portfolio management?
L'APM mette al primo posto il valore aziendale. Crea un landscape di applicazioni trasparente e allineato alla strategia aziendale complessiva dell'organizzazione. L'APM esamina ogni dettaglio dello stack software, riducendo le ridondanze ed esaminando l'intera architettura aziendale. Questi sono alcuni dei vantaggi dell'APM per le organizzazioni:
Razionalizzazione dei costi: l'APM fornisce ai responsabili delle decisioni una visione chiara del valore di ogni software, utilizzando il costo totale di proprietà per categorizzare e valutare. I leader dell'organizzazione possono quindi prendere decisioni informate e massimizzare il ritorno sugli investimenti.
Eliminazione dei rischi: alla fine del suo ciclo di vita, le app potrebbero non funzionare più nel modo corretto, presentando potenziali rischi. Con l'APM, stakeholder e decisori possono disporre di un piano per la fine del ciclo di vita delle loro app e ridurre eventuali punti deboli in termini di sicurezza.
Processi aziendali trasparenti: l'APM fornisce una pianificazione strategica per lo stack tecnologico eliminando le applicazioni ridondanti e le duplicazioni. L'APM è in grado di individuare costosi colli di bottiglia e di fornire soluzioni per semplificare l'intero portafoglio IT di un'organizzazione.
Valutazione della strategia: l'ampia raccolta di dati effettuata da APM può supportare trasformazioni IT più ampie e supportare nuove iniziative strategiche. L'APM fornisce ai decisori report in tempo reale per aiutarli a comprendere appieno dove effettuare gli investimenti IT. Inoltre, aiuta gli stakeholder a prendere decisioni informate sui progetti in base all'impatto stimato sull'azienda.
Possibilità di utilizzo di piattaforme strategiche: l'uso dell'APM è un componente chiave per l'implementazione di una trasformazione digitale su larga scala, come una strategia cloud-native. L'APM valuta il sistema legacy e aiuta i decisori a comprendere l'impatto a lungo termine che un cambiamento come questo potrebbe avere.
Ampliamento della comunicazione: l'APM riunisce tutti gli asset tecnologici sotto un unico ombrello e crea una singola fonte affidabile che consente la collaborazione nell'intera azienda. Introdurre un APM può consentire a un'organizzazione di risparmiare sui costi, grazie alla sua capacità di incanalare le risorse verso le applicazioni che vengono effettivamente utilizzate e che soddisfano le esigenze aziendali.
In cosa consiste il processo di application portfolio management?
I passaggi elencati di seguito sono un esempio di un efficace processo di application portfolio management. Lo scopo dell'APM è quello di organizzare e semplificare l'approccio di un'azienda alla gestione dei propri asset tecnologici e alla massimizzazione degli investimenti tecnologici. Le organizzazioni che non dispongono già di un framework APM possono seguire questa configurazione:
Il primo passo nel processo APM è fare il punto su tutte le applicazioni e i software attualmente utilizzati dall'organizzazione. In questa fase viene eseguita anche la razionalizzazione delle applicazioni. Si tratta di un primo passo necessario nel processo APM, in quanto individua le sovrapposizioni e le ridondanze tra le applicazioni prima dell'introduzione di nuovi workflow.
Un ciclo di vita di un'applicazione si basa sull'utilizzo attivo fino a quando non viene considerata inattiva. Tuttavia, questi cicli variano da un'app all'altra ed è qui che devono essere definite eventuali dipendenze o relazioni tra i servizi IT. Dopo aver capito qual è il ciclo di vita di ciascuna app, un'organizzazione può capire facilmente in quale fase del processo si trova.
Questo passaggio richiede un processo decisionale strategico: l'organizzazione deve infatti classificare l'importanza delle sue applicazioni. Anche le applicazioni ben utilizzate possono essere classificare in modo diverso da un team all'altro e richiedono quindi una valutazione. Inoltre, durante questa fase è necessario identificare i responsabili e gli utenti delle applicazioni, in modo che l'azienda sappia chi subirebbe l'impatto della sostituzione o dell'elevazione di un'applicazione.
Un altro passaggio importante nella valutazione delle applicazioni consiste nel determinare il costo totale e il valore aziendale per ogni software utilizzato dall'organizzazione. Durante questa fase è necessario creare un framework per stabilire il valore aziendale di ogni app. In questo modo, l'organizzazione crea un riferimento per valutare altre soluzioni in arrivo.
Una volta inserito l'APM, non finisce qui. È importante continuare a valutare tutti i software delle applicazioni attraverso canali di comunicazione aperti per i responsabili delle applicazioni, gli utenti e il personale di supporto IT.
È necessario valutare costantemente l'efficacia dello stack di applicazioni per l'organizzazione e i punti in cui puoi essere migliorato, nonché riunirsi periodicamente per valutare applicazioni e servizi poco performanti.
Quali sono le best practice dell'application portfolio management?
La corretta implementazione è un fattore chiave per il successo del framework di application portfolio management di un'organizzazione. Adottando le misure necessarie, l'APM può diventare una risorsa che favorisce investimenti intelligenti e massimizza l'impatto. Le best practice per l'implementazione e l'utilizzo dell'APM includono:
Affinché l'APM abbia successo e realizzi le priorità strategiche, non può essere applicato in modo isolato. Deve supportare le attuali funzionalità aziendali e integrarsi con le roadmap aziendali strategiche, come la gestione strategica del portafoglio, la gestione del portafoglio di progetti e la consegna dei progetti. Tutti questi strumenti di gestione affrontano diversi aspetti di un inventario delle applicazioni e devono essere considerati in modo olistico.
L'APM non può essere efficace senza una chiara comprensione delle esigenze degli utenti attuali. L'obiettivo dell'APM è quello di allineare meglio le capacità aziendali alla strategia generale di un'azienda. Questo è possibile solo se c'è una comunicazione aperta su ciò di cui gli utenti hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro.
Gli unici dati che devono essere raccolti tramite APM sono i dati che contribuiscono al raggiungimento dell'obiettivo dell'organizzazione. Decidi quali dati sono necessari per gli output selezionati e quali dati contribuiranno al valore complessivo. La raccolta dei dati richiede molto tempo e molte risorse, quindi cerca di concentrarti su dati preziosi e limita l'ambito del lavoro.
L'APM richiede una comunicazione efficace da parte di tutte le parti coinvolte in modo che non ci sia confusione al di fuori dell'organizzazione IT. I dipendenti devono capire perché l'APM è un investimento necessario e utile per l'azienda e come può avere un impatto positivo sul loro lavoro.
Domande frequenti sull'application portfolio management
Cos'è l'application portfolio management (APM)?
APM è un processo che aiuta le organizzazioni a identificare e organizzare tutte le sue applicazioni attraverso un ampio processo di valutazione passo passo.
Quali sono le fasi dell'APM?
- Creare un inventario delle applicazioni
- Definire i cicli di vita delle applicazioni
- Valutare l'utilizzo delle applicazioni
- Stabilire e allineare le priorità aziendali
- Mantenere il processo sotto controllo
- Valutare il contenuto del portafoglio
Quali sono le differenze tra l'application portfolio management e la razionalizzazione delle applicazioni?
L'APM si riferisce all'intero processo di gestione delle applicazioni. La razionalizzazione delle applicazioni, uno dei primi passi del processo APM, avviene quando gli stakeholder decidono quali applicazioni conservare e quali rimuovere.
In che modo l'APM può allinearsi con la strategia IT e gli obiettivi aziendali?
L'APM mira a garantire che l'ottimizzazione di uno stack tecnologico sia in linea con gli obiettivi aziendali. Ad esempio, se l'obiettivo è ridurre i costi operativi, l'APM aiuta a identificare dove l'organizzazione può semplificare il proprio portafoglio per ridurre i costi e ridurre gli sprechi di denaro.
In che modo l'APM aiuta a ottimizzare gli investimenti IT?
L'APM ottimizza gli investimenti IT contribuendo a garantire che un team IT sappia esattamente quali app ha un'organizzazione, come funzionano tali app e quanto costano all'azienda. L'APM identifica gli asset duplicati e ridondanti, ad esempio le app pagate ma inutilizzate. Una volta che un team IT dispone di queste informazioni, può eliminare le ridondanze e investire in modo più strategico.
L'APM può supportare le iniziative di trasformazione digitale?
Sì. Implementare l'APM prima di attuare una grande trasformazione digitale è la chiave per riuscire. L'analisi, la gestione del ciclo di vita e il processo di integrazione rivelano insight sul potenziale impatto, sui rischi e sul ROI di qualsiasi trasformazione digitale di un'organizzazione.
Con quale frequenza devono essere rivisti o aggiornati i portafogli di app?
L'APM dovrebbe essere un processo continuo. Monitora lo stato attuale degli asset, ma deve anche essere lungimirante. L'analisi delle prestazioni e del ciclo di vita delle app può aiutare l'azienda a evitare la proliferazione delle applicazioni, consentendo di risparmiare denaro e migliorare la cybersecurity.
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