Automazione dell'onboarding

Parte dell'automazione dell'HR, l'automazione dell'onboarding è un mix di processi e tecnologie organizzative, tra cui l'automazione robotica dei processi (RPA) e l'intelligenza artificiale (AI), che alimentano un programma di onboarding automatizzato. Le organizzazioni scelgono di automatizzare l'onboarding dei dipendenti per aumentare l'efficienza, ridurre gli errori e trovare e assumere i candidati migliori. Ne traggono beneficio diversi stakeholder, tra cui i reparti delle Risorse Umane e i nuovi dipendenti.

Tutte le organizzazioni, in particolare quelle con migliaia di dipendenti, traggono beneficio dalla semplificazione del processo di onboarding dei dipendenti e dalla riduzione al minimo del tempo dedicato alle lunghe attività amministrative. Alcune di queste attività ripetitive possono essere svolte prima del primo giorno del dipendente, mentre altre quando inizia a lavorare per l'azienda. L'automazione è diventata ancora più potente negli ultimi anni grazie all'introduzione dell'intelligenza artificiale (AI) nei processi di selezione dei talenti delle risorse umane.

L'eliminazione dell'onboarding manuale aiuta anche con il reclutamento e l'offboarding, il processo di gestione dell'uscita dei dipendenti dall'azienda dopo avere accettato un nuovo lavoro, oppure in caso di licenziamento o pensionamento.

Ad esempio, può prendere informazioni dalle lettere di presentazione o dai curriculum dei potenziali dipendenti e confrontarle con i criteri del ruolo professionale per capire se il candidato è adatto. Se il candidato arriva alla fase del colloquio, il sistema automatizzato può compilare un modulo di briefing per l'intervistatore. Quando un dipendente se ne va, il sistema automatizzato può inviare ai dipendenti in uscita tutti i documenti da firmare e poi escluderli da tutto il materiale contenente informazioni riservate non appena se ne sono andati. Può anche inviare documentazione ed etichette postali per qualsiasi attrezzatura da restituire se lavorano da remoto.

Le tecnologie di onboarding automatizzato utilizzano sempre più spesso l'AI per offrire ancora più benefici.

• Generative AI
• Automazione intelligente
• Apprendimento automatico
• Elaborazione del linguaggio naturale

La gen AI può alimentare diversi aspetti self-service dell'esperienza di onboarding dei dipendenti, dalla risposta alle domande dei dipendenti in tempo reale al miglioramento della formazione da parte dell'organizzazione. È parte integrante dei chatbot self-service e dei knowledge center di un'organizzazione. I dipendenti possono utilizzare queste soluzioni anche per assicurarsi di porre le domande giuste ai propri dirigenti quando iniziano il nuovo lavoro.

L'automazione intelligente utilizza tecnologie di automazione, come l'AI e la Robotic Process Automation (RPA), per semplificare i workflow nelle organizzazioni. È la pietra angolare di qualsiasi strategia di automazione. Può potenziare l'automazione dell'onboarding utilizzando l'intelligenza artificiale per avviare i documenti di onboarding sulla base delle informazioni fornite in precedenza, colmare le lacune che i dipendenti potrebbero perdere nei documenti di onboarding e indirizzare le autorizzazioni al manager o amministratore giusto. È al centro di qualsiasi strategia di automazione dell'onboarding.

Il machine learning (ML) può aiutare gli strumenti di automazione a migliorare via via che apprendono di più sulle attività che svolgono e sul personale che assistono. Le aziende possono utilizzare il machine learning per analizzare i dati relativi al processo di onboarding e identificare i colli di bottiglia o altre aree che possono essere migliorate.

L'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) potenzia la capacità di riconoscere, comprendere e generare testo e voce attraverso la linguistica computazionale con modellazione statistica, il machine learning e il deep learning. Le aziende utilizzano l'NLP nel processo di reclutamento per analizzare i curriculum e determinare se i candidati sono qualificati per lavori specifici. Nel processo di onboarding, le aziende possono utilizzarlo anche per raccogliere informazioni dai moduli di onboarding e inserirle nei rispettivi campi dei sistemi dei sistemi di gestione dei contatti e dei benefit aziendali.

Esistono molti casi d'uso per le strategie di automazione dei dipendenti che aumentano l'efficienza e migliorano l'intero processo.

• Approvazione delle azioni
• Gestione dell'orientamento e della documentazione
• Completamento e aggiornamento dei sistemi interni di gestione dei contatti
• Formazione specifica per il ruolo
• Risposta alle domande dei dipendenti
• Supporto continuo e feedback

Le organizzazioni possono impostare workflow personalizzati in grado di effettuare delle approvazioni. Queste approvazioni possono includere il passaggio dei potenziali dipendenti alla fase successiva dei colloqui, la verifica dello stipendio attuale, la creazione di offerte di lavoro e l'invio di gadget aziendali o inviti a incontrare nuovi colleghi.

Le organizzazioni possono automatizzare diversi workflow di onboarding delle risorse umane che richiedono molto tempo. Possono chiedere ai dipendenti di creare account utente per i loro vari sistemi, quindi possono creare modelli per i nuovi assunti da completare con le informazioni sui dipendenti.

Questi workflow possono spaziare dall'avviamento dei nuovi assunti, ad esempio tramite un'e-mail di benvenuto, alle informazioni sui benefit aziendali. I dipendenti dichiarano di avere letto i materiali e di avere fornito tutte le informazioni richieste. Se il dipendente non apre l'e-mail, non fa clic su una casella o non fornisce le informazioni pertinenti, il sistema prosegue con una procedura di follow-up fino al completamento di queste attività.

Questo processo di onboarding automatizzato è fondamentale per ottenere i dati dai nuovi dipendenti, come benefattori, estremi bancari e contatti per le emergenze.

Il software di automazione evita a un operatore di inviare una richiesta di informazioni e può anche automatizzare i follow-up per le informazioni mancanti.

L'onboarding spesso richiede un notevole lavoro di inserimento dati per aggiungere i dipendenti nei sistemi corretti, come ad esempio il sistema informativo delle risorse umane (HRIS). Le organizzazioni utilizzano spesso un HRIS per registrare i recapiti e le informazioni bancarie e fiscali dei dipendenti. L'utilizzo di una piattaforma software automatizzata che invia ai dipendenti moduli pertinenti per acquisire queste informazioni evita ai dipendenti di svolgere compiti inutili.

Le organizzazioni possono configurare HR chatbot e agenti di AI per interagire con i dipendenti. Possono rispondere ad alcune delle domande più semplici dei dipendenti e i dipendenti possono contattare un rappresentante dell'HR per qualsiasi domanda rimasta senza risposta. watsonx Assistant, basato su tecnologia AI, ha ridotto del 75% il tempo che i dipendenti delle Risorse Umane dedicano alle attività più comuni.

I primi giorni di onboarding di un dipendente sono importanti per destinare sia il dipendente che l'organizzazione al successo. Le organizzazioni che mettono a punto un sistema semplice per raccogliere il feedback e distribuire le risposte, tramite la gen AI o i singoli professionisti della gestione dei talenti, riescono rapidamente a instradare i dipendenti correttamente sin dall'inizio.

I nuovi dipendenti potrebbero necessitare di upskilling o reskilling automatici in aree chiave. Le organizzazioni potrebbero fornire ai dipendenti app con programmi di formazione personalizzata. Il sistema di formazione continua a seguire i dipendenti fino al completamento di tutta la formazione necessaria. L'automazione dell'AI, così come il machine learning, può anche creare un percorso di formazione personalizzato a seconda della bravura del dipendente in un particolare campo. Ad esempio, può suggerire della formazione supplementare a livello di analytics se il dipendente ha difficoltà a rispondere a queste domande.

Le organizzazioni che attualmente si affidano troppo ai processi manuali dovrebbero adottare le seguenti misure per prepararsi a un futuro automatizzato.

1. Creare una checklist per l'onboarding
2. Identificare quali di queste attività manuali possono trasformarsi in attività automatizzate
3. Selezionare le tecnologie e i partner giusti
4. Personalizzare le tecnologie di automazione
5. Addestrare il personale delle Risorse Umane
6. Eseguire un test A/B
7. Implementare su larga scala
8. Misurare i risultati

Identifica tutte le attività di onboarding pertinenti che un nuovo dipendente deve completare per essere considerato in regola e pronto a lavorare per l'organizzazione. Identifica quali di queste attività sono più importanti e se esiste un ordine specifico in cui il dipendente deve completarle. Ad esempio, i dipendenti devono fornire le proprie informazioni bancarie prima di comunicare all'organizzazione come preferiscono ricevere i pagamenti.

Ogni organizzazione dovrebbe fornire ai dipendenti il giusto mix di tecnologia e tocco umano. Alcune attività, come rispondere a domande su un malinteso riguardante lo stipendio o i benefit aziendali, potrebbero sempre richiedere l'intervento umano. Al contrario, l'invio e la ricezione di moduli contenenti informazioni chiave ma di routine sono opzioni ideali per l'automazione.

L'implementazione dell'automazione dell'onboarding potrebbe richiedere la concessione di licenze per diverse tecnologie e la collaborazione con un partner per implementarle. Si potrebbe voler selezionare una tecnologia basata sull'AI che automatizzi attività specifiche da rimuovere dai workflow dei dipendenti.

IBM watsonx Orchestrate aiuta le organizzazioni ad automatizzare processi aziendali ripetitivi e dispendiosi in termini di tempo creando account e standardizzando l'esperienza per i nuovi dipendenti.

Non tutte le tecnologie funzionano subito come un'organizzazione vorrebbe. Lavorare con il fornitore giusto, come IBM watsonx Orchestrate, può rendere queste tecnologie adatte allo scopo in base alle esigenze specifiche di un'organizzazione.

Sebbene l'automazione dell'onboarding rimuova diverse attività manuali dai workload dei dipendenti dell'HR, questi ultimi devono imparare come cambiano le loro responsabilità e come rispettarle attraverso la tecnologia. Devono pertanto imparare a capire cosa fa il nuovo sistema, come interagire con esso e come ottenere i dati di cui potrebbero necessitare. Ad esempio, potrebbero dover sapere come richiamare la cronologia dei messaggi dei dipendenti se stanno parlando della retribuzione o degli indicatori chiave di prestazione (KPI) dei reparti per cui lavorano.

Anche l'organizzazione più esperta di tecnologia potrebbe voler provare il nuovo workflow con un piccolo gruppo di dipendenti prima di implementarlo a livello aziendale. Dovrebbe quindi selezionare alcuni nuovi utenti per provare il workflow e fornire feedback su cosa funziona o meno e sugli aspetti in cui si sente la mancanza dell'elemento umano. In questo modo, l'organizzazione dispone del giusto mix di interfaccia umana e distribuzione tecnologica quando viene utilizzata in modo permanente per tutti i nuovi dipendenti.

Una volta concluso il periodo di test, l'organizzazione dovrebbe estendere il processo di automazione dell'onboarding all'intera organizzazione. Idealmente, il responsabile delle Risorse Umane o un dirigente senior dovrebbero spiegare perché il processo di automazione sta avvenendo ed eventualmente come abbia un impatto sui dipendenti.

Ci sono diversi KPI che l'automazione dell'onboarding migliora nell'ambito del processo. Un elemento chiave è il time-to-completion, ossia il tempo necessario affinché i dipendenti forniscano tutte le informazioni rilevanti per completare l'onboarding. Le aziende dovrebbero anche tenere traccia del numero di errori nel nuovo sistema automatizzato e confrontarlo con il numero di errori del sistema manuale precedente. Dovrebbero anche interrogare regolarmente i dipendenti in merito al loro onboarding, al fine di capire se la soddisfazione aumenta di pari passo con il miglioramento del processo.

L'utilizzo dell'automazione per l'onboarding dei dipendenti offre numerosi benefici.

• Migliora la soddisfazione lavorativa del team HR

• Riduce al minimo l'errore umano

• Riduce i costi e le tempistiche di acquisizione dei talenti

• Trasforma l'esperienza dei dipendenti e dei clienti

Rimuovendo i processi manuali dai workload dei rappresentanti delle Risorse Umane, l'automazione dell'onboarding consente loro di svolgere attività più importanti e gratificanti. Possono dedicare del tempo a parlare con i nuovi dipendenti di ciò che li motiva e guidarli su come ottenere il massimo dalla loro carriera in azienda.

Il software di onboarding dei dipendenti può proteggere le organizzazioni dagli errori umani, come l'inserimento di informazioni errate sullo stipendio o l'invio di un pacchetto di onboarding alla persona sbagliata. L'errore umano relativo ai dati dei dipendenti crea rischi a livello finanziario e di reputazione se tali informazioni vengono memorizzate o distribuite in modo improprio. Sebbene l'automazione possa aiutare a ridurre al minimo l'errore umano a livello di dati, può anche essere suscettibile agli attacchi informatici, quindi le organizzazioni dovrebbero migliorare la cybersecurity per proteggere i dati sensibili.

Riducendo al minimo il numero di attività manuali che i responsabili delle assunzioni devono svolgere per reclutare i dipendenti e per effettuare l'onboarding, si può snellire l'intero processo dell'HR. Questo consente loro di dedicare più tempo alle potenziali assunzioni, risolvendo problemi di maggiore importanza. Inoltre, riduce al minimo il tempo tra l'invio delle informazioni da parte di un dipendente e l'immissione delle stesse nell'HRIS, accelerando quindi il processo di onboarding nel suo complesso.

Un cliente IBM, FloCareer, doveva completare 20.000 colloqui tecnici al mese. Necessitava di strumenti automatizzati intelligenti per aumentare i candidati da contattare e con cui organizzare colloqui. Utilizzando watsonx Orchestrate per raggiungere automaticamente i candidati qualificati in un pool creato dal partner ThisWay Global, i dipendenti di FloCareer possono utilizzare watsonx per identificare un elenco di professionisti altamente qualificati in pochi secondi.

Le organizzazioni possono migliorare l'esperienza dei dipendenti semplificando il modo in cui i dipendenti forniscono informazioni il primo giorno di lavoro. L'invio di moduli online automatici che i dipendenti possono compilare a casa o in ufficio fa una buona prima impressione. Rende i primi giorni di esperienza dei dipendenti molto più produttivi e potrebbe portare a una maggiore fidelizzazione dei dipendenti, mostrando loro che l'organizzazione non li costringerà a svolgere lavori manuali non necessari quando è possibile automatizzarli.

Di fatto, il 65% dei professionisti delle Risorse Umane intervistati da Paychex (link esterno a IBM)¹ si aspettava che l'AI per l'onboarding migliorasse la fidelizzazione dei dipendenti. La soddisfazione dei dipendenti ha un effetto a cascata. I dipendenti coinvolti e soddisfatti hanno maggiori probabilità di fornire un eccellente servizio ai clienti dell'organizzazione.