Apa itu analisis varians?

Analisis varians, yang juga dikenal sebagai analisis fluks, membandingkan dua titik data keuangan. Tujuannya adalah membandingkan biaya aktual dengan proyeksi awal untuk mengukur setiap penyimpangan yang terjadi. Informasi yang diperoleh dari analisis varians membantu pemimpin keuangan beserta timnya memahami aktivitas bisnis berdasarkan perkiraan keuangan yang telah ditetapkan. Proses ini dapat mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat serta membantu organisasi membangun praktik penganggaran yang lebih fleksibel dan perencanaan keuangan yang terintegrasi.

Analisis varians merupakan bagian dari bidang perencanaan dan analisis keuangan (FP&A) yang lebih luas. Proses ini juga terus berkembang seiring perkiraan berbasis kecerdasan buatan (AI) dan analisis keuangan menjadi praktik yang semakin umum.

AI dalam FP&A menghadirkan pendekatan baru dalam proses perencanaan, penganggaran, dan perkiraan, sehingga memungkinkan tim keuangan melakukan analisis varians secara otomatis. Perangkat lunak perkiraan keuangan memanfaatkan kemampuan AI melalui integrasi data real-time, analisis data, dan pemodelan prediktif untuk memberikan insight yang lebih mendalam serta meningkatkan akurasi bagi tim keuangan.

Analisis varians memainkan peran penting dalam manajemen keuangan, terutama bagi tim akuntansi yang bertanggung jawab menjaga keakuratan data keuangan historis serta memantau kinerja keuangan organisasi. Tim ini harus mengidentifikasi kesalahan atau kelalaian dalam data akuntansi agar data yang digunakan dalam berbagai analisis di seluruh organisasi tetap akurat dan dapat diandalkan.

Selain itu, analisis varians juga bermanfaat untuk mendeteksi penipuan. Dengan membandingkan hasil aktual dengan nilai yang diharapkan, aktivitas yang tidak biasa atau perbedaan yang signifikan dapat segera diidentifikasi dan ditindaklanjuti.

Mungkin peran terpenting dari analisis varians adalah membantu memprioritaskan sumber daya. Analisis ini dapat mengidentifikasi area utama yang aktivitasnya tidak berjalan sesuai rencana serta memprioritaskan tindakan korektif yang diperlukan.

Misalnya, melalui analisis varians, sebuah perusahaan yang menawarkan lima produk mengetahui bahwa penjualan aktual untuk dua di antaranya lebih rendah daripada proyeksi penjualan. Tim akuntansi kemudian dapat memfokuskan analisis pada penyebab kondisi tersebut dan mengambil langkah strategis yang tepat untuk tindak lanjut.

Analisis varians biasanya dilakukan pada akhir periode penutupan keuangan untuk membandingkan hasil aktual dengan tolok ukur, seperti anggaran. Analisis ini dapat diterapkan pada berbagai tingkat informasi keuangan, mulai dari laporan keuangan secara keseluruhan hingga setiap pos dalam laporan keuangan.

Analisis ini dapat diterapkan pada tiga laporan keuangan utama, yaitu neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas. Fokus analisis dapat diarahkan pada komponen mana pun dalam masing-masing laporan. Komponen yang dipilih akan bergantung pada prioritas bisnis organisasi.

Ada beberapa istilah penting dalam analisis varians yang perlu dipahami:

• Biaya pembelian: Jumlah total dana yang diperlukan untuk membeli produk atau layanan.

• Biaya tidak langsung: Biaya operasional yang diperlukan agar organisasi dapat menjalankan aktivitasnya, seperti biaya sewa atau utilitas.

• Varians yang menguntungkan versus tidak menguntungkan: Varians yang menguntungkan terjadi ketika hasil aktual lebih baik daripada proyeksi. Sebaliknya, varians yang tidak menguntungkan terjadi ketika pengeluaran aktual melebihi perkiraan.

• Harga variabel: Perubahan biaya barang atau jasa.

• Varians anggaran tetap: Perbedaan antara hasil keuangan aktual dengan anggaran statis yang telah ditetapkan sebelumnya.

Ada beberapa jenis analisis varians yang dapat digunakan, bergantung pada konteks dan tujuan organisasi. Pemilihannya juga bergantung pada industri, faktor pendorong utama, serta indikator kinerja utama (KPI) yang menjadi prioritas.

Analisis varians pendapatan mengukur perbedaan antara pendapatan aktual dengan pendapatan yang diharapkan untuk suatu periode tertentu.

Analisis ini berguna untuk memahami tingkat profitabilitas serta menilai sejauh mana kinerja penjualan aktual perusahaan selaras dengan angka yang diproyeksikan.

Analisis varians ini mengukur perbedaan antara biaya proyek yang dianggarkan dengan biaya aktual yang dikeluarkan.

Varians biaya (CV) dapat berupa CV positif (yang menunjukkan bahwa biaya aktual berada di bawah anggaran) atau CV negatif (yang menunjukkan bahwa biaya aktual melebihi anggaran). CV dapat membantu organisasi menerapkan langkah-langkah penghematan biaya serta memantau kemajuan kinerja keuangan.

Varians material mengukur perbedaan antara biaya bahan baku yang diharapkan dengan harga aktual yang dibayarkan.

Hasilnya dapat diuraikan menjadi varians harga material (MVP) dan varians kuantitas material, yang membandingkan penggunaan aktual dengan kuantitas standar. Analisis ini dapat membantu tim keuangan mengidentifikasi inefisiensi dalam proses pengadaan serta menganalisis komponen biaya material.

Analisis varians ini membandingkan biaya tenaga kerja yang direncanakan dengan biaya tenaga kerja aktual yang dikeluarkan.  

Varians tenaga kerja menghitung tingkat upah per jam aktual dan membandingkannya dengan tingkat upah standar yang diharapkan, kemudian mengalikan selisih tersebut dengan jumlah jam kerja aktual. Perhitungan ini, yang sering dikategorikan sebagai varians tingkat upah tenaga kerja, dapat membantu organisasi mengevaluasi efisiensi tenaga kerja serta pengendalian biaya upah. Perbedaannya umumnya dibagi ke dalam dua kategori, yaitu biaya tenaga kerja dan waktu yang digunakan.

Varians efisiensi mengukur perbedaan antara jumlah input aktual, seperti jam kerja atau bahan yang digunakan, dengan jumlah input yang seharusnya diperlukan untuk menghasilkan satuan output tertentu.

Pendekatan ini serupa dengan analisis varians tenaga kerja karena menggunakan jumlah jam kerja untuk menentukan bagaimana efisiensi memengaruhi biaya tidak langsung variabel. Analisis varians efisiensi dapat membantu organisasi menilai tingkat produktivitas, mengidentifikasi area dengan kinerja yang rendah, serta mengetahui apakah suatu proses berjalan lebih efisien daripada yang diantisipasi.

Pendekatan varians ini, yang juga dikenal sebagai varians pengeluaran overhead tetap, merupakan selisih antara jumlah yang dianggarkan untuk biaya tidak langsung tetap dan biaya tidak langsung tetap aktual yang dikeluarkan.

Tujuannya adalah untuk menentukan apakah perusahaan mengeluarkan biaya yang lebih besar atau lebih kecil dibandingkan dengan perkiraan. Selain itu, analisis varians volume biaya tidak langsung tetap dapat dilakukan untuk mengukur tingkat pemanfaatan kapasitas serta tingkat aktivitas aktual.

Analisis varians memerlukan beberapa tahap perencanaan dan pelaksanaan. Memilih jenis analisis varians yang tepat serta menerapkan rumus yang sesuai hanyalah langkah awal.

Organisasi yang ingin memperoleh manfaat dari analisis varians perlu mengevaluasi hasil analisis tersebut dan mengambil langkah selanjutnya.

Kumpulkan seluruh data yang diperlukan. Untuk memulai, analisis varians memerlukan dua kumpulan data, yaitu data yang—dianggarkan dan data aktual—untuk variabel yang menjadi fokus analisis.

Tim keuangan dapat menggunakan berbagai jenis data keuangan aktual, bergantung pada aspek yang sedang dianalisis.

Tentukan jenis analisis varians yang paling bermanfaat bagi organisasi. Secara umum, analisis ini dilakukan dengan mengurangkan angka aktual dari angka perkiraan. Perhitungan tersebut akan mengungkapkan kesenjangan antara hasil yang diharapkan dan hasil yang sebenarnya.

Berikut adalah beberapa contoh rumus analisis varians:

• Varians biaya = biaya aktual - biaya yang dianggarkan
• Varians efisiensi = (input aktual - input yang dianggarkan) x tarif standar
• Varians volume = (volume penjualan aktual - volume penjualan yang dianggarkan) x harga jual yang dianggarkan
• Varians anggaran = Pendapatan aktual - pendapatan yang dianggarkan

Tentukan apakah variansnya positif atau negatif. Analisis varians hanya memiliki dua kemungkinan hasil, yaitu menguntungkan atau tidak menguntungkan.

Misalnya, dalam analisis varians biaya, varians yang menguntungkan terjadi ketika biaya aktual lebih rendah daripada biaya standar yang telah ditetapkan. Sebaliknya, jika biaya aktual lebih tinggi daripada biaya standar, hasil tersebut dianggap sebagai varians yang tidak menguntungkan.

Cari tahu penyebab terjadinya varians. Pada tahap ini, AI dalam pelaporan keuangan dan analitik prediktif dapat membantu menyederhanakan serta meningkatkan efisiensi proses analisis.

Alat berbasis AI dapat menganalisis hasil dan angka secara real time dengan memanfaatkan data real-time untuk memberikan insight yang lebih mendalam. Memahami akar masalah varians menjadi faktor penting bagi tim di seluruh departemen serta para pemangku kepentingan di luar organisasi.

Kompilasikan hasil analisis varians dan susun laporan yang mencakup seluruh detail terkait.

Ini merupakan langkah penting karena semakin banyak data yang tersedia, semakin bermanfaat analisis tersebut untuk proyek jangka pendek maupun jangka panjang. Penjelasan yang terperinci mengenai setiap varians dapat membantu membangun dasar yang kuat serta menjadi contoh penggunaan pendekatan analisis varians ini.

Melakukan analisis varians dapat memberikan manfaat bagi organisasi dengan meningkatkan manajemen risiko, mendorong pengambilan keputusan berbasis data, serta mengurangi ketidakpastian dalam mengidentifikasi kesenjangan kinerja:

• Memungkinkan operasi yang lebih efisien: Analisis varians merupakan cara yang cepat dan andal untuk mengidentifikasi pengeluaran berlebihan serta kinerja yang kurang optimal. Analisis ini memberikan informasi berbasis data yang dibutuhkan manajemen untuk mengambil tindakan sebelum masalah berkembang serta memfokuskan sumber daya pada area yang memiliki penyimpangan signifikan.

• Mengidentifikasi perbedaan: Analisis varians membantu tim mengidentifikasi akar permasalahan dengan cepat serta mendeteksi anomali dalam data keuangan. Analisis penyimpangan yang dilakukan secara teratur dapat mengungkap kesalahan dalam proses akuntansi, kelalaian, atau potensi penipuan sebelum masalah tersebut menjadi semakin mendesak.

• Meningkatkan strategi bisnis: Pendekatan yang sistematis untuk memahami alasan hasil aktual menyimpang dari angka perkiraan mendorong pengambilan keputusan yang lebih cerdas. Hasil analisis varians memberikan insight yang dapat ditindaklanjuti sehingga mendukung keputusan mengenai layanan yang akan ditawarkan, vendor yang akan digunakan, serta pelanggan yang akan menjadi target.

• Meningkatkan akuntabilitas: Analisis varians memperkuat akuntabilitas di seluruh organisasi. Proses ini membantu para pemimpin tim mengidentifikasi permasalahan serta memberikan dasar yang jelas untuk menentukan pihak atau faktor yang bertanggung jawab atas hasil keuangan. Selain itu, analisis varians mendukung penyelarasan KPI dan mendorong peningkatan efisiensi operasional.

Melakukan analisis varians dapat memberikan berbagai manfaat bagi organisasi, antara lain meningkatkan manajemen risiko, mendukung pengambilan keputusan berbasis data, serta mengurangi ketidakpastian dalam mengidentifikasi kesenjangan kinerja:

• Komunikasikan kebutuhan: Analisis varians memerlukan kolaborasi lintas tim serta dukungan dalam menginterpretasikan hasil varians. Seluruh anggota tim harus memahami cara melaporkan temuan mereka, apa pun hasilnya. Meskipun tidak ditemukan permasalahan dalam analisis, hasil tetap perlu disampaikan secara konsisten dan temuan harus dikomunikasikan kepada pihak terkait.

• Manfaatkan perangkat lunak berbasis AI: Berbagai perangkat lunak berbasis AI dan alat otomatisasi keuangan tersedia untuk mendukung proses analisis varians agar menjadi lebih cepat dan efisien. Beberapa solusi yang umum digunakan meliputi sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) untuk mengintegrasikan data serta perangkat lunak analisis prediktif yang didukung AI. Alat yang didukung AI membantu tim keuangan menjadi lebih strategis dan lebih cerdas dengan sumber daya yang diberikan kepada mereka.

• Tetapkan metrik kinerja yang jelas: Analisis varians hanya akan memberikan manfaat apabila hasilnya dapat dibandingkan dengan target yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, penting untuk menetapkan tujuan serta KPI yang jelas dan relevan dengan varians yang dianalisis sejak awal. Dengan demikian, hasil analisis varians dapat segera dievaluasi terhadap target yang ditetapkan, baik untuk kebutuhan jangka pendek maupun proyek jangka panjang.

• Tetapkan kebijakan yang jelas: Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi organisasi dalam menerapkan analisis varians adalah tidak adanya kebijakan yang jelas mengenai kapan analisis tersebut harus dilakukan. Tanpa pedoman atau jadwal yang terstruktur, organisasi cenderung mengabaikan pelaksanaannya. Oleh karena itu, analisis varians perlu dijadikan sebagai bagian rutin dari proses penutupan bulanan, disertai dengan penetapan tingkat materialitas untuk mengidentifikasi perubahan yang signifikan.

• Pantau secara berkelanjutan: Selain menerapkan analisis varians secara konsisten, tim juga perlu memantau hasil secara berkala. Manfaat terbesar dari analisis varians dapat diperoleh ketika analisis dilakukan secara konsisten dan pelaporan disusun sesuai jadwal. Dengan demikian, tim dapat mengidentifikasi pola dan penyimpangan serta mengambil tindakan dengan lebih cepat dan tepat.