Panduan implementasi CMMS

Semakin banyak organisasi mengadopsi dan mengandalkan berbagai teknologi baru untuk menyederhanakan operasi pemeliharaan dan meningkatkan efisiensi. CMMS modern menggunakan kecerdasan buatan (AI), machine learning (ML) dan Internet of Things (IoT) untuk menyederhanakan alur kerja, mengurangi waktu henti aset, dan meningkatkan pengambilan keputusan berbasis data. 

Penerapan CMMS bukan hanya tentang menginstal perangkat lunak. Ini adalah proses yang sangat terstruktur yang mengintegrasikan CMMS ke dalam sistem pemeliharaan yang ada, menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan hasil. Implementasi CMMS yang kuat bergantung pada pengumpulan dan analisis data tingkat lanjut untuk memberikan gambaran real-time kepada pemangku kepentingan tentang kinerja aset mereka yang paling berharga dan bagaimana mereka harus dipertahankan.

Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) adalah solusi perangkat lunak komprehensif yang menggunakan teknologi baru untuk membantu organisasi mengotomatiskan aspek program pemeliharaan mereka. Solusi CMMS modern membantu organisasi mengurangi waktu henti aset, meningkatkan pengumpulan dan analisis data, dan membuat keputusan yang lebih strategis. 

CMMS terkait erat dengan sistem manajemen aset perusahaan (EAM), platform perangkat lunak perusahaan lain yang membantu tim pemeliharaan meningkatkan aspek kinerja dan keandalan aset. Tetapi di mana CMMS difokuskan pada pemeliharaan aset, platform EAM lebih luas dan membantu mengukur dan meningkatkan kinerja aset dengan cara yang tidak terkait dengan pemeliharaan.

Berikut adalah tujuh langkah penting yang dapat diambil perusahaan untuk memilih dan menerapkan CMMS mereka dengan cara yang akan menguntungkan organisasi mereka.

Selama fase pertimbangan, organisasi menilai praktik pemeliharaan mereka dan mencoba membangun gambaran akurat tentang apa yang mereka butuhkan dari vendor CMMS.

Area pemeliharaan yang kemungkinan akan ditingkatkan oleh CMMS termasuk waktu henti aset, otomatisasi manajemen perintah kerja dan panjang siklus hidup aset.

Setelah fase pertimbangan, organisasi harus mengalihkan fokus mereka dari platform CMMS mana yang akan cocok dengan bagaimana mereka akan mengukur kesuksesan.

Indikator kinerja utama (KPI) dan metrik lainnya (misalnya, waktu rata-rata perbaikan (MTTR), waktu rata-rata antara kegagalan (MTBF)) memainkan peran penting dalam tahap ini. Menetapkan tujuan dan mengukur kemajuan membantu pemangku kepentingan meninjau nilai investasi mereka dalam solusi CMMS.

Migrasi data adalah bagian penting dari proses implementasi. Sebelum CMMS dapat dimulai dan diuji, organisasi harus berhasil mengintegrasikan data seperti aset dan riwayat pemeliharaan.

Contoh data akurat yang terintegrasi selama fase ini termasuk daftar aset, inventaris suku cadang dan spreadsheet Excel yang berisi konvensi penamaan.

Migrasi data pemeliharaan sangat penting untuk fungsionalitas CMMS dan mendukung fitur-fitur penting seperti otomatisasi pesanan kerja, pengiriman insight, dan pengukuran kinerja aset real-time.

Tahap konfigurasi melibatkan penyetelan CMMS untuk memenuhi kebutuhan organisasi tertentu.

Organisasi di industri yang berbeda memiliki proses dan metode yang berbeda untuk mempertahankan aset mereka. Setelah perangkat lunak manajemen pemeliharaan memproses data suatu organisasi, perangkat lunak tersebut dapat menghasilkan templat dan daftar periksa, bahkan mengotomatiskan pemberitahuan untuk mengoptimalkan jadwal pemeliharaan aset.

Adopsi pengguna, yaitu seberapa baik karyawan belajar menggunakan CMMS dan mengintegrasikan fungsinya ke dalam tugas pemeliharaan mereka, sangat penting untuk keberhasilan CMMS.

Alat CMMS tingkat lanjut dianggap sangat dapat diskalakan, yang berarti penggunaan dengan banyak pengguna sama efektifnya dengan jumlah pengguna yang lebih kecil. Namun, tanpa adopsi pengguna yang berhasil melalui praktik dan pelatihan yang ketat, organisasi mungkin tidak akan pernah mewujudkan nilai penuh investasi mereka dalam CMMS.

Fase rilis, juga dikenal sebagai fase peluncuran, memungkinkan organisasi untuk akhirnya melihat CMMS mereka beraksi.

Seringkali, fase peluncuran dilakukan secara bertahap: CMMS diuji di satu bagian organisasi sebelum berkembang ke bagian lain. Fase peluncuran membantu tim pemeliharaan menyesuaikan diri dengan proses dan alur kerja baru dan mengidentifikasi area untuk pengoptimalan berdasarkan masukan pengguna.

Tahap optimasi implementasi CMMS terus berlangsung. Alat CMMS modern memungkinkan operasi pemeliharaan untuk terus dinilai melalui analisis data IoT yang dikumpulkan dari aset-aset penting.

Karena CMMS sering digunakan bersama sistem lain seperti perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) dan manajemen aset perusahaan (EAM), fase optimasi memungkinkan sistem ini diintegrasikan tanpa redundansi.

Memiliki rencana strategis dan dikelola dengan baik untuk implementasi CMMS sangat penting untuk mewujudkan nilai penuh investasi Anda.

Organisasi yang mengikuti setiap langkah dengan hati-hati dan terus memantau KPI yang telah mereka tetapkan dapat mengharapkan banyak manfaat, termasuk:

CMMS yang tepat dapat menjadi pendorong utama upaya transformasi digital dari banyak organisasi. Namun, sekomprehensif platform CMMS modern, kinerjanya tergantung pada seberapa baik mereka terintegrasi dengan proses yang ada.

Dengan dukungan di seluruh perusahaan, implementasi CMMS dapat membantu organisasi mencapai banyak tujuan transformasi digital mereka, seperti alur kerja yang efisien, peningkatan kinerja aset, dan penghapusan tugas manual.

Implementasi CMMS yang kuat meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan para pemangku kepentingan dengan menyediakan data real-time dan akurat tentang aset mereka yang paling berharga.

Pendekatan yang kuat untuk implementasi CMMS membantu melatih tim dan manajer tentang dasbor dan alat analitik yang kuat yang dapat membantu mereka menurunkan biaya pemeliharaan dan meningkatkan strategi pemeliharaan.

Pengurangan waktu henti, yang juga diukur sebagai peningkatan waktu aktif, adalah metrik kunci bagi sebagian besar organisasi karena secara langsung mengukur jumlah waktu aset tersedia untuk melakukan operasi bisnis inti.

Memilih CMMS yang tepat dan memiliki pendekatan yang kuat untuk implementasi memastikan bahwa organisasi memiliki pendekatan strategis dan berbasis data untuk mempertahankan aset mereka yang paling berharga. Selain itu, ini dilakukan dengan cara yang mengoptimalkan fungsionalitas dan memperpanjang siklus hidup aset.

Implementasi CMMS membantu tim pemeliharaan beralih dari proses pemeliharaan reaktif (memperbaiki aset hanya ketika rusak) ke proses pemeliharaan preventif dan bahkan pemeliharaan prediktif .

Platform CMMS modern memungkinkan tim untuk melacak kinerja aset secara real-time melalui pengumpulan dan analisis data IoT. Pendekatan ini memungkinkan untuk memperbaiki aset dan mengganti suku cadang penting sebelum kerusakan yang mahal terjadi dan bahkan untuk melakukan pemeliharaan pada saat aset tidak berjalan.

Platform CMMS yang berhasil diintegrasikan dengan prosedur pemeliharaan yang ada dapat secara dramatis menyederhanakan manajemen perintah kerja.

Alur kerja otomatis (fitur dari sebagian besar platform CMMS modern) mendigitalkan riwayat pemeliharaan, membuatnya lebih akurat dan mudah dicari serta mengurangi kemungkinan kesalahan manusia. Banyak alat CMMS memiliki templat yang dapat digunakan untuk perbaikan standar dan mudah diakses oleh teknisi di lapangan.

Tim yang telah berhasil menerapkan platform CMMS modern yang kuat dapat mengelola aset fisik yang kompleks dan seringkali tersebar luas dari satu lokasi.

Misalnya, tim manajemen fasilitas dapat mengotomatiskan aspek pekerjaan mereka yang biasanya dilakukan secara manual, seperti kontrol iklim dan reservasi ruang. Menurut laporan terbaru, 72% manajer pemeliharaan mengatakan bahwa mereka mengandalkan CMMS untuk mengatur kegiatan pemeliharaan dan data mereka di satu tempat.¹

Memiliki rencana strategis untuk implementasi CMMS membantu organisasi mencapai penghematan biaya di beberapa bidang.

Otomatisasi CMMS menyederhanakan manajemen inventaris dan memastikan bahwa suku cadang selalu tersedia saat dibutuhkan. Selain manajemen inventaris, pergeseran dari penjadwalan pemeliharaan reaktif ke preventif membantu memperpanjang siklus hidup aset dan menghindari kerusakan yang mahal.

Platform CMMS adalah alat manajemen pemeliharaan yang populer di berbagai industri. Berikut adalah bagaimana beberapa industri yang paling bergantung pada CMMS telah berhasil menerapkan solusi untuk melayani tujuan mereka:

• Manufaktur: Industri manufaktur sangat bergantung pada alat CMMS untuk mengotomatiskan proses manual dan menghindari waktu henti yang tidak direncanakan yang dapat mengganggu jalur produksi. Saat menerapkan CMMS di industri manufaktur, organisasi memprioritaskan integrasi dengan praktik yang ada dan pemantauan mesin dan keselamatan pekerja secara real-time. 

• Kesehatan: Dalam industri layanan kesehatan, implementasi CMMS yang sukses seringkali bergantung pada transformasi prosedur pemeliharaan reaktif yang ketinggalan zaman dan tidak efektif menjadi prosedur yang canggih, otomatis, dan sangat digital. Implementasi CMMS yang kuat di industri layanan kesehatan dapat meningkatkan berbagai hasil mulai dari kenyamanan pasien dan akurasi diagnostik yang lebih besar hingga kepatuhan terhadap peraturan.

• Transportasi: Banyak perusahaan besar di industri transportasi mengandalkan implementasi CMMS untuk meningkatkan dan merampingkan alur kerja inti mereka. CMMS membantu melacak kendaraan dengan riwayat pemeliharaan terperinci, pelacakan aset real-time, dan manajemen order otomatis untuk meningkatkan waktu aktif armada. CMMS yang disesuaikan dengan persyaratan industri transportasi dapat membantu mengurangi jumlah kerusakan yang melumpuhkan armada dan berdampak pada produktivitas.

• Energi: Perusahaan di industri energi mengandalkan implementasi CMMS untuk mendukung pemeliharaan prediktif untuk berbagai aset kompleks, termasuk turbin angin, bendungan pembangkit listrik tenaga air, dan jaringan pipa. Salah satu tantangan yang sering dihadapi perusahaan energi dan utilitas adalah cara mempertahankan aset yang tersebar secara geografis. Selain pengiriman insight otomatis tentang kinerja aset berdasarkan data real-time, CMMS dapat meningkatkan visibilitas ke dalam kondisi aset dengan memberikan teknisi akses mobile ke dasbor real-time di lapangan.  

• Sektor publik: Fasilitas pemerintah dan sekolah umum adalah fasilitas besar dengan kebutuhan pemeliharaan kompleks yang seringkali memiliki anggaran terbatas. Solusi CMMS membantu manajer pemeliharaan sektor publik memantau penggunaan sumber daya mereka secara ketat dengan data real-time sehingga mereka dapat membuat keputusan strategis yang lebih tepat. Di sektor publik, CMMS membantu menyederhanakan alur kerja, meningkatkan pengambilan keputusan berbasis data, dan mengurangi ketergantungan pada proses berbasis kertas yang tidak efisien.

Melihat ke depan, implementasi perangkat lunak CMMS kemungkinan besar akan sangat terus dipengaruhi oleh perkembangan teknologi, AI, ML dan IoT, tiga teknologi yang telah mengubahnya dalam beberapa tahun terakhir. Seiring meningkatnya kemampuan otomatisasi, platform CMMS generasi berikutnya cenderung lebih intuitif, otonom, mobile, dan adaptif. Berikut adalah tiga area yang harus diperhatikan.

Menurut laporan terbaru dari IBM Institute for Business Value, 71% eksekutif menyatakan bahwa AI generatif (gen AI) telah mengubah cara mereka mengelola aset secara fundamental.

Untuk implementasi CMMS, ini berarti lebih banyak alat gen AI yang digunakan selama proses instalasi untuk tugas-tugas seperti pelatihan komprehensif, integrasi data dan pengukuran KPI.

Harapkan sistem gen AI (agen AI) yang otonom sepenuhnya untuk mengumpulkan dan menganalisis data, membuat rekomendasi, dan mengotomatiskan lebih banyak proses manual yang diperlukan untuk menyiapkan CMMS.

Melatih karyawan untuk menggunakan CMMS adalah bagian penting dari implementasi yang sukses dan kemungkinan akan segera ditingkatkan dengan alat augmented reality (AR). Alat AR mengintegrasikan informasi digital dengan lancar ke dalam lingkungan pengguna.

Mengandalkan teknologi AR, teknisi akan dapat mencoba kemampuan CMMS dan mempelajari cara menggunakannya dengan cara yang meningkatkan pembelian dan mengurangi ketergantungan pada program pelatihan manual yang mahal dan tidak efisien.

Teknologi berbasis cloud dan mengutamakan mobile memberikan akses ke fitur dan kemampuan CMMS kepada para teknisi di mana saja.

Untuk tujuan implementasi, ini berarti peluncuran dan pelatihan bisa lebih langsung dan lebih murah. Alih-alih merakit di tempat untuk peluncuran komprehensif, pekerja bisa mendapatkan dukungan berkelanjutan saat mereka berlatih pada CMMS baru di lapangan.