Qu’est-ce que la gestion des actifs logiciels (SAM) ?

La gestion des actifs logiciels (SAM) est un ensemble de pratiques de planification, de gestion et d’optimisation des actifs logiciels tout au long de leur cycle de vie.

La SAM adopte une approche stratégique de l’achat, du déploiement, de la maintenance, de l’utilisation et de l’élimination des applications logicielles d’une organisation. Elle implique notamment des audits de logiciels, la gestion des stocks et le respect des licences. Dans le cadre d’une stratégie informatique efficace, la SAM aide les organisations à rationaliser leurs opérations, à réduire le gaspillage et les coûts, à limiter les risques et à maximiser la valeur de leurs investissements en logiciels.

La SAM est apparue à la fin des années 1980, lorsque les entreprises commençaient à mettre en œuvre des logiciels à des fins professionnelles en plus grand nombre. Au fil du temps, elle est passée du simple respect des licences à la gestion de l’ensemble du cycle de vie des logiciels. La gestion des actifs logiciels a continué à progresser au début des années 2000, lorsque l’introduction des logiciels en tant que service (SaaS) et du cloud computing a soulevé de nouveaux défis.

Aujourd’hui, les gestionnaires d’actifs logiciels et d’autres acteurs adaptent leur approche de la SAM. Ils doivent désormais tenir compte d’un écosystème technologique plus complexe englobant l’intelligence artificielle (IA), les outils d’automatisation et les logiciels open source collaboratifs.

La gestion des actifs logiciels donne aux organisations une meilleure visibilité sur leurs actifs logiciels et permet de s’assurer que leur utilisation est efficiente, efficace et responsable.

Les entreprises dépendent de plus en plus des logiciels pour mener à bien leurs activités. Mais exploitent-elles réellement toutes les applications ? Et le font-elles de manière optimale ? En l’absence d’une gestion adéquate, les organisations manquent de transparence quant aux actifs logiciels dont elles disposent et à la manière dont ils sont mis en œuvre au sein de l’entreprise. Elles finissent par dépenser trop en applications et risquent de s’exposer à des audits et à des sanctions en cas d’utilisation abusive des logiciels.

Grâce à une stratégie SAM, les entreprises peuvent identifier les licences logicielles inutilisées ou sous-utilisées. Cela permet à l’organisation d’optimiser ses achats et de réaliser des économies. La SAM permet également de prendre des décisions éclairées sur les nouveaux investissements et les relations avec les fournisseurs de logiciels. Selon Gartner, l’intégration d’une SAM et d’opérations financières (FinOps) efficaces dans une fonction de gouvernance centrale pourrait réduire de 60 % le gaspillage financier lié aux investissements dans les logiciels et le cloud d’ici à 2026.¹

Les solutions SAM peuvent également aider les organisations à éviter les problèmes juridiques et les amendes. Ainsi, les pratiques en la matière peuvent contribuer à garantir que les organisations respectent les conditions des contrats de licence logicielle, évitant notamment les conséquences négatives d’une non-conformité.

Voici les principales caractéristiques d’un programme SAM efficace :

• Inventaire des logiciels
• Surveillance de l’utilisation
• Gestion des licences
• Processus d’approvisionnement
• Audits de logiciels
• Gestion du cycle de vie

Les pratiques d’inventaire des logiciels impliquent le suivi et l’organisation systématiques des actifs logiciels d’une organisation. Ces activités se concentrent sur l’identification de tous les logiciels installés, y compris les applications sur site, dans le cloud et les logiciels en tant que service (SaaS).

Les organisations peuvent recourir à des outils automatisés dans le cadre d’un processus de découverte pour rechercher les logiciels installés sur les appareils, qu’il s’agisse de serveurs, d’ordinateurs de bureau, d’ordinateurs portables ou d’appareils mobiles. Une base de données d’inventaire centralisée peut suivre des détails tels que les dates d’installation des logiciels, les versions et les licences. Ce suivi centralisé permet de mieux comprendre les droits en matière de logiciels, c’est-à-dire les logiciels que l’entreprise possède ou qu’elle est autorisée à utiliser.

La surveillance de l’utilisation consiste à contrôler la manière dont les logiciels sont employés au sein d’une organisation. Les données sont collectées à l’aide d’outils qui surveillent les paramètres d’activité des logiciels, tels que la fréquence d’utilisation, la durée d’utilisation et les habitudes générales d’accès. Grâce à ces données, les entreprises peuvent identifier les logiciels sous-utilisés ou redondants et éliminer les coûts superflus liés à l’utilisation des logiciels. Pour les solutions SaaS et cloud, la SAM vise à contrôler les indicateurs de consommation tels que les utilisateurs actifs ou le stockage de données afin d’optimiser les abonnements.

La gestion des licences consiste à garantir la conformité avec les contrats de licence et à optimiser leur usage. Les organisations doivent régulièrement vérifier que l’utilisation des logiciels est conforme aux conditions de licence, en évitant la surutilisation (« overlicensing ») ou les installations non autorisées (« underlicensing »). Les pratiques SAM examinent tous les droits en matière de logiciels et englobent le suivi des types de licences (telles que les licences perpétuelles par rapport aux abonnements) et le contrôle de la conformité avec les accords des fournisseurs.

Les organisations peuvent ensuite optimiser l’octroi de licences, en réattribuant ou en éliminant les licences inutilisées et en consolidant les licences connexes le cas échéant. Elles peuvent également automatiser les renouvellements, si nécessaire, afin d’éviter les interruptions d’accès ou de service.

Les processus d’approvisionnement en logiciels rationalisent les achats et les renouvellements de logiciels. En centralisant ces activités, les organisations peuvent contrôler les coûts et éviter les achats redondants. Elles peuvent également mettre en œuvre des processus d’approbation pour les acquisitions de logiciels afin de garantir le respect du budget et des objectifs.

Ces mesures peuvent favoriser les relations avec les fournisseurs et rationaliser la gestion des contrats. Elles peuvent également contribuer à prévenir la propagation interne du shadow IT, c’est-à-dire des produits et outils logiciels utilisés par les employés à l’insu de l’entreprise ou sans surveillance.

Des audits réguliers des logiciels permettent aux organisations d’examiner de manière proactive l’ensemble de leur inventaire de logiciels, les licences et le respect des accords conclus avec les fournisseurs. Le processus d’audit peut inclure une comparaison des logiciels installés sur les appareils de l’entreprise avec un inventaire centralisé. Les auditeurs peuvent ainsi identifier les applications non autorisées ou obsolètes.

Réévaluer périodiquement l’utilisation et confirmer la conformité des licences est indispensable pour prévenir les risques potentiels et garantir la rentabilité. En gardant les réseaux de logiciels prêts pour l’audit, vous pouvez plus facilement répondre aux demandes de renseignements et aux enquêtes lorsqu’elles se présentent.

La gestion du cycle de vie permet de garantir une utilisation et une conformité optimales des logiciels, de leur acquisition à leur retrait. Ce processus comprend l’acquisition de logiciels adaptés aux besoins de l’entreprise au meilleur prix possible auprès de fournisseurs privilégiés. Il comprend également l’installation et la configuration autorisées sur les appareils nécessaires et la programmation de mises à jour, de correctifs et d’opérations de maintenance régulières.

Lorsque les logiciels arrivent en fin de vie, les pratiques SAM permettent de les retirer efficacement en supprimant les installations, en résiliant les licences et en garantissant la suppression des données en toute sécurité. Divers outils SAM permettent d’automatiser le suivi du déploiement des logiciels et la production de rapports tout au long de leur cycle de vie, afin d’améliorer la transparence et le contrôle des actifs.

Divers outils et technologies de gestion des actifs logiciels peuvent rendre la mise en œuvre et la gestion des processus SAM plus efficaces et plus précises. Ces technologies sont les suivantes :

• Outils d’inventaire des logiciels : les organisations peuvent employer des outils d’inventaire et de découverte des logiciels pour scanner et identifier automatiquement les logiciels installés sur les appareils afin de créer un inventaire centralisé.
  
  
• Systèmes de gestion des licences : ces systèmes centralisés facilitent la gestion des licences logicielles, y compris les droits d’utilisation et les renouvellements. Ils permettent de garantir le respect des contrats de licence.
  
  
• Outils de mesure des logiciels : ces outils surveillent et mesurent l’utilisation des logiciels et peuvent fournir des informations précieuses sur leur usage. Ils peuvent être intégrés à des données en temps réel ou permettre d’identifier des tendances à long terme.
  
  
• Programmes de gestion des services informatiques (ITSM) : ces solutions de gestion des services informatiques plus complètes intègrent les actifs matériels, logiciels et cloud pour une gestion plus globale des workflows. Elles assurent la gestion des services d’entreprise des actifs et des processus informatiques et de technologie opérationnelle (OT).

Les entreprises peuvent avoir recours à l’intelligence artificielle (IA) dans le cadre de la SAM afin d’améliorer la prise de décision et d’optimiser l’utilisation des logiciels et les dépenses en la matière. Les outils alimentés par l’IA peuvent détecter et classer les actifs logiciels sur les réseaux, ce qui réduit le besoin de suivi manuel et facilite la tenue d’un inventaire complet. L’analytique alimentée par l’IA peut fournir des informations sur les schémas d’utilisation des logiciels, aidant les organisations à identifier les licences sous-utilisées et les possibilités de réduction des coûts. Enfin, l’analyse prédictive permet aux outils d’IA d’anticiper les besoins futurs en logiciels sur la base de données historiques et en temps réel.

L’automatisation est peut-être le plus grand atout de l’IA pour les pratiques en matière de SAM. La technologie peut être utilisée pour automatiser les tâches répétitives telles que le suivi des licences et les contrôles de conformité, libérant ainsi des ressources pour des activités plus stratégiques et évitant les erreurs humaines.

Les normes et les bonnes pratiques en matière de gestion des actifs logiciels sont établies par divers organismes du secteur, tels que l’Organisation internationale de normalisation (ISO) et l’International Association of IT Asset Managers (IAITAM). Ces organisations fournissent des lignes directrices pour la mise en œuvre de programmes SAM efficaces et pour garantir la conformité avec les accords de licence. L’Information Technology Infrastructure Library (ITIL) est un ensemble de bonnes pratiques pour la gestion des services informatiques, y compris des conseils sur les processus SAM.

La SAM n’est qu’un élément de la gestion globale des opérations de technologie de l’information. Il s’agit d’un sous-ensemble de la gestion des actifs informatiques (ITAM).

Cette dernière consiste à assurer le suivi et la gestion de bout en bout de tous les actifs informatiques. Elle se divise en deux catégories : 

• la gestion des actifs logiciels (SAM), axée spécifiquement sur les actifs logiciels ;
• la gestion des actifs matériels (HAM), dédiée aux actifs matériels tels que les ordinateurs, les appareils mobiles et les serveurs.