Qu’est-ce que la gestion des actifs informatiques (ITAM) ?

L’ITAM consiste à utiliser des données financières, contractuelles et de stock pour suivre les actifs informatiques et prendre des décisions stratégiques à leur sujet. L’objectif principal est de s’assurer que les ressources informatiques sont utilisées de manière efficace et efficiente. L’ITAM permet également d’optimiser les coûts en réduisant le nombre total d’actifs utilisés et en prolongeant la durée de vie de ces actifs, évitant ainsi des mises à niveau coûteuses. Une partie importante de la gestion des technologies de l’information consiste à comprendre le coût total de possession et à trouver des moyens d’optimiser l’utilisation des actifs.

Un actif informatique est un élément d’information, un logiciel ou un matériel qu’une entreprise utilise dans le cadre de ses activités. Les actifs matériels comprennent les équipements informatiques physiques tels que les serveurs physiques dans les centres de données, les ordinateurs de bureau, les appareils mobiles, les ordinateurs portables, les claviers et les imprimantes. Les actifs logiciels, quant à eux, comprennent les applications pour lesquelles des licences sont généralement délivrées par utilisateur ou par machine, ainsi que les systèmes logiciels et les bases de données conçus à partir de ressources open source. Les actifs logiciels comprennent également les actifs basés sur le cloud, tels que les applications Software-as-a-Service (SaaS).

Le processus de gestion des actifs informatiques (ITAM) implique généralement les étapes suivantes :

1. Identification des actifs : la première étape de la gestion des actifs informatiques consiste à dresser un inventaire détaillé de tous les actifs informatiques. Cela permet une identification facile et garantit que les actifs redondants soient optimisés pour une plus grande efficacité.
   
   
2. Suivi :  il implique l’utilisation d’un outil ou d’un système ITAM pour surveiller en permanence les ressources informatiques. Les informations collectées pour le suivi de chaque actif comprennent des données financières (coûts des actifs), contractuelles (garanties, licences et accords sur les niveaux de service (SLA)) et de stock (emplacement et état des actifs physiques).
   
   
3. Maintenance : les actifs informatiques sont gérés en fonction de leur stade de cycle de vie. La maintenance comprend la réparation, la mise à niveau et le remplacement des actifs. Toutes les activités de maintenance effectuées sur un actif informatique sont enregistrées dans le cadre du processus ITAM afin que les données puissent être utilisées pour évaluer la performance de l’actif.

Chaque actif informatique a un cycle de vie limité. La gestion des actifs informatiques (ITAM) consiste à gérer le cycle de vie d’un actif afin de garantir une productivité maximale. Bien que chaque entreprise puisse définir ses propres étapes, le cycle de vie d’un actif informatique comprend généralement les étapes suivantes :

1. Planification : il s’agit de prendre des décisions concernant les actifs nécessaires à une entreprise, leur utilisation prévue et la manière de les acquérir. Les entreprises prennent également en considération les alternatives de la concurrence et effectuent des analyses du coût-bénéfice et du coût total de possession de toutes les options possibles lors de la planification de l’acquisition des actifs.
   
   
2. Approvisionnement/acquisition : les actifs peuvent être acquis par achat (y compris les logiciels en tant que service), la construction, l’octroi de licences ou la location.
   
   
3. Le déploiement : le déploiement des actifs peut impliquer l’installation, l’intégration avec d’autres outils, l’octroi d’un accès aux utilisateurs et la fourniture d’une assistance technique.
   
   
4. La maintenance : une fois les actifs déployés, des dispositions doivent être prises pour assurer une maintenance, des mises à niveau et des réparations régulières afin d’optimiser leur utilisation et de maximiser la valeur. Cela prolongera leur durée de vie, minimisera les coûts et limitera les risques.
   
   
5. Mise en retrait : un actif est retiré lorsque qu’il s’est déprécié et que sa maintenance n’est plus possible. En d’autres termes, un bien informatique atteint la fin de son cycle de vie lorsque la maintenance devient plus fréquente et que l’entreprise y consacre plus de ressources qu’auparavant. Une entreprise peut également décider de mettre un actif en retrait s’il existe de meilleures alternatives sur le marché. Le retrait d’un actif implique la mise au rebut des anciens actifs, la mise à jour des informations relatives à l’actif, la résiliation des contrats de support et de licence et l’élaboration de plans de transition vers de nouveaux actifs.

Une gestion efficace des actifs informatiques (ITAM) peut aider une entreprise à prendre de meilleures décisions. Voici quelques-uns des principaux avantages :

• Base de données/inventaire centralisé des actifs : les actifs sont difficiles à gérer lorsqu’ils sont suivis à différents endroits. L’imprécision et le chaos peuvent s’installer, conduisant à l’inefficacité et à de mauvaises décisions commerciales. Le fait d’avoir une source d’information unique rend le suivi des actifs plus facile et plus efficace. L’entreprise peut voir au même endroit quels actifs doivent être mis au rebut, modernisés ou optimisés pour une productivité maximale.
  
  
• Optimisation de l’utilisation des actifs : la gestion des actifs informatiques permet d’utiliser efficacement les ressources, d’atténuer les risques, de minimiser le gaspillage et de réduire les coûts. En mettant en place un processus ITAM, une entreprise obtient des données en temps réel sur l’état de tous ses actifs et peut prendre des décisions éclairées sur l’utilisation des actifs.
  
  
• Conformité des licences de logiciels : les entreprises qui utilisent des licences de logiciels tiers doivent souvent se soumettre à des audits de logiciels par les fournisseurs de logiciels qui veulent s’assurer que ces entreprises respectent les conditions d’utilisation de la licence. Le non-respect de ces accords peut entraîner de lourdes amendes. C’est pourquoi les organisations utilisent des logiciels ITAM pour contrôler automatiquement tous les logiciels installés sur tous les ordinateurs de leur réseau et s’assurer qu’ils respectent les accords de licence correspondants.
  
  
• Une prise de décision éclairée : les données ITAM facilitent l’évaluation des achats et des déploiements antérieurs, ce qui permet d’orienter les actions ultérieures. L’ITAM peut améliorer les processus d’achat et de gestion des actifs informatiques.

Au fur et à mesure que les actifs informatiques d'une organisation s'accroissent, leur gestion par des systèmes manuels, sur papier ou à l'aide de feuilles de calcul devient fastidieuse. Le logiciel de gestion des actifs informatiques (ITAM) est une application centralisée utilisée pour la gestion et le suivi du cycle de vie des actifs.

• Objectif : une entreprise doit avoir une idée claire de la raison pour laquelle elle a besoin d’un logiciel ITAM et des objectifs qu’elle espère atteindre en passant au numérique dans sa gestion des actifs. Dans la mesure du possible, la direction doit organiser des réunions avec tous les services informatiques concernés pour obtenir leur avis.
  
  
• Le coût : lorsqu’une entreprise a identifié les progiciels qui répondent à ses objectifs et à ses attentes, l’étape suivante consiste à comparer les prix avec son budget. Il peut être utile de déterminer ce que le prix de chaque forfait comprend ou non. Pensez à tirer parti d’une période d’essai gratuite avant de prendre votre décision d’achat.
  
  
• Support technique : les organisations devraient privilégier un fournisseur de logiciels qui propose une assistance technique en cas de besoin. Cette assistance peut prendre la forme d’une plateforme de service en libre-service, d’une communauté d’utilisateurs en ligne, d’un chat en ligne ou dans l’application avec un bot, d’une assistance téléphonique ou d’un chat avec un agent d’assistance client sur les médias sociaux.
  
  
• Évaluations et avis : la lecture des avis des utilisateurs actuels et passés d’un progiciel sur des sites tiers (par exemple, les magasins d’applications et les agences de notation de logiciels) peut aider une entreprise à faire un bon choix.

Alors que la gestion des actifs informatiques concerne la gestion des actifs informatiques tout au long de leur cycle de vie, la gestion des services informatiques (ITSM) concerne la gestion et la fourniture de services informatiques.

La gestion des services informatiques est le processus de gestion des services informatiques dans une entreprise. Elle comprend de nombreux éléments, depuis la planification et la mise en œuvre des services informatiques jusqu’à leur contrôle et leur audit pour s’assurer de leur bon fonctionnement et de leur efficacité. Les services informatiques comprennent le centre d’assistance et de service (par exemple, pour guider un utilisateur dans la modification de son mot de passe) et les procédures de gestion du changement, qui impliquent une gestion efficace des modifications apportées à l’infrastructure informatique.

L'objectif de la gestion des services informatiques est de fournir des services informatiques fiables et de haute qualité qui répondent aux besoins de l'entreprise et de ses utilisateurs finaux, y compris les clients, les employés et les partenaires commerciaux. L'ITSM vise à améliorer l'expérience des utilisateurs et la qualité des services.

La bibliothèque d’infrastructures informatiques (ITIL) est considérée comme la meilleure approche pour gérer les services informatiques. Cette bibliothèque fournit les bonnes pratiques et le cadre des exigences pour une ITSM efficace. La version la plus récente d’ITIL, ITIL 4, comprend cinq volumes, à savoir la stratégie des services, la conception des services, la transition des services, l’exploitation des services et l’amélioration continue des services, qui détaillent 34 pratiques ITSM.

D’une certaine manière, l’ITSM englobe l’ITAM. La gestion des actifs et des configurations fait partie des nombreux processus ITSM, et une CMDB, qui est l’outil dédié à ce processus, est un référentiel centralisé des actifs informatiques d’une entreprise et des relations qui existent entre eux.