Qu’est-ce que la planification de scénarios ?

Les organisations se tournent vers des méthodes de planification stratégique pour gérer les risques et prendre des décisions basées sur les données. Ces méthodes aident également les entreprises à se préparer à des situations imprévisibles sur lesquelles elles n'ont aucun contrôle, telles que le changement climatique, les fluctuations du marché et les bouleversements géopolitiques.

Le processus de planification des scénarios permet de prévoir et d'identifier les séries de résultats possibles et l'impact estimé grâce à l'analyse des tendances.

En sachant ce qui pourrait arriver, les entreprises et leurs parties prenantes peuvent améliorer la prise de décision et gérer à la fois le meilleur et le pire des cas. Au-delà du développement de scénarios, le processus aide également les entreprises à formuler des stratégies pour naviguer dans ces scénarios futurs et futurs possibles.

Grâce à la planification de scénarios, les entreprises peuvent visualiser différents scénarios et révéler des incertitudes critiques bien avant qu’une crise ne survienne. Ce processus peut apporter un avantage concurrentiel en permettant aux entreprises de penser à l'avance aux mesures à prendre.

La planification de scénarios permet également d'obtenir des informations détaillées sur les plans et les budgets. C'est un moteur pour les dirigeants et les parties prenantes afin de prendre des décisions pour leur entreprise. Au lieu de réagir à un événement qui échappe au contrôle de l'Entreprise, la planification de scénarios favorise la résolution proactive des problèmes et la réflexion innovante. Plus l'organisation est résiliente, plus elle a de chances d'être stable à long terme.

La meilleure façon de comprendre la planification de scénarios est de prendre l 'exemple de la société Royal Dutch Shell, connue aujourd'hui sous le nom de Shell. La compagnie pétrolière et gazière a commencé à utiliser la planification de scénarios dans les années 1960, alors qu'elle était confrontée à des défis de production croissants, et a finalement anticipé la crise pétrolière de 1973.

En 1965, l'entreprise a introduit la Unified Planning Machinery (UPM), un outil informatisé de forecasting utilisé pour prédire les flux financiers. Cet outil a donné lieu à davantage de conversations au sein de l'entreprise sur la création de scénarios possibles et l'anticipation d'événements futurs par le biais du processus d'élaboration de scénarios.

L’entreprise a élaboré des scénarios alternatifs basés sur une série de variables. Elle l’a fait pour tenter de comprendre à quoi pourrait ressembler l’avenir des entreprises dans un monde fondé sur le libre-échange ou sur des tensions géopolitiques croissantes.

Ce travail a joué un rôle essentiel pour Shell, qui a tenté de comprendre et d’anticiper les perturbations. Aujourd’hui encore, Shell pose des questions de type « what-if » et utilise le processus de planification de scénarios pour réfléchir aux défis à long terme et atténuer les risques.

L'objectif de la planification de scénarios n'est pas seulement de prédire les résultats, mais aussi de comprendre les forces qui ont pu y conduire. Il est essentiel d'examiner les facteurs externes et internes de l'environnement commercial et d'intégrer la planification de scénarios dans les processus organisationnels.

Le processus de planification des scénarios n'est pas le même pour chaque Entreprise et peut nécessiter des étapes supplémentaires en fonction de leurs besoins. Cependant, les cinq étapes clés suivantes peuvent servir de guide à toutes les entreprises.

Pour que le processus de planification des scénarios soit productif, toutes les organisations doivent commencer par définir un objectif clair.

Cet objectif peut être un objectif à long terme ou quelque chose de plus immédiat. Quoi qu'il en soit, l'entreprise doit envisager la situation dans laquelle elle espère se trouver dans les mois ou les années à venir.

Après avoir déterminé l'objectif principal, les équipes doivent analyser l'impact des actions en cours sur les résultats potentiels.

Les entreprises doivent s'assurer que ces résultats sont conformes à l'objectif principal et comprendre leur impact futur afin de réagir de manière appropriée.

De nombreux facteurs doivent être pris en compte pour déterminer l'orientation de l'organisation. Ces facteurs peuvent être internes comme des changements organisationnels ou externes comme des tensions géopolitiques.

Quelle que soit leur nature, l’entreprise doit avoir une compréhension approfondie de chacune d’elles pour obtenir des prévisions et des analyses précises.

Comme pour l'identification des facteurs d'influence, les organisations doivent également évaluer l'impact de chaque scénario. Cette approche consiste à créer plusieurs scénarios et à déterminer la probabilité de chacun en fonction des conditions, des hypothèses et des probabilités.

Après l’analyse vient l’évaluation de l’impact de chaque scénario. Les entreprises doivent prendre en compte les impacts potentiels et déterminer une ligne de conduite appropriée.

Enfin, l’organisation doit développer des indicateurs précoces pour chaque scénario.

Cette étape est cruciale pour s’assurer que l’entreprise agit de manière proactive et peut détecter les perturbations ou les problèmes avant qu’ils ne dégénèrent en événements majeurs. En outre, il donne aux organisations et aux parties prenantes l’avantage concurrentiel nécessaire pour rester prêts et pouvoir gérer les problèmes sans panique.

Voici quelques-uns des principaux avantages dont les organisations peuvent profiter en ayant recours à la planification de scénarios :

• Utiliser une analyse détaillée : la planification de scénarios donne aux entreprises des informations sur des scénarios plausibles et les données nécessaires pour explorer les résultats potentiels de leurs décisions. L'approche propose différents avenirs alternatifs basés sur les données, donnant ainsi aux décideurs une vue complète des plans d'urgence potentiels.

• Encouragez la pensée indépendante : la réussite des exercices de planification de scénarios exige des idées et des points de vue diversifiés de la part d’individus aux profils démographiques uniques. Les personnes impliquées dans l’approche sont encouragées à penser de manière indépendante et à faire preuve d’innovation dans le processus de résolution des problèmes.
  
  
• Atténuer les risques : La planification de scénarios est un outil puissant pour la gestion des risques. Ce processus aide les organisations à détecter rapidement les signes d'une crise potentielle, ce qui permet d'intervenir à temps et de créer des plans d'action stratégiques pour promouvoir l'atténuation des risques.

• Encouragez la planification proactive : Cette méthode de prévision nécessite une réflexion stratégique tournée vers l'avenir. Au lieu de simplement examiner les données historiques, la planification de scénarios encourage les entreprises à adopter une approche plus dynamique de l'analyse des scénarios.

La planification de scénarios prend de nombreuses formes. L’approche adoptée par une organisation dépendra de l’orientation et de la méthodologie qu’elle choisira d’utiliser.

L'approche quantitative de la planification de scénarios utilise trois scénarios différents : optimiste, pessimiste et de meilleure estimation.

Le scénario optimiste prévoit les meilleurs résultats possibles pour l'organisation. Le scénario pessimiste explore les pires scénarios, tels qu’un krach boursier ou des facteurs environnementaux hors de leur contrôle. Enfin, le scénario le plus optimiste tient compte des tendances actuelles et des prévisions financières pour évaluer l'impact financier.

Les entreprises peuvent utiliser la méthode de planification par scénario normatif pour élaborer leur scénario et leurs résultats idéaux, puis travailler en amont pour déterminer comment y parvenir.

Cette méthode est idéale pour la planification à long terme et les organisations souhaitant fixer des objectifs importants. C'est une approche avant-gardiste qui aide les organisations à développer un modèle correspondant exactement à leurs besoins.

La planification exploratoire de scénarios est une approche qui envisage un large éventail d'avenirs potentiels en fonction de calendriers particuliers, d'environnements volatils et de nombreuses incertitudes.

Cette méthode permet d’élaborer divers scénarios et d’aider les organisations à s’adapter en temps réel.

Cette méthode de planification de scénarios se concentre sur les défis à court et moyen terme auxquels une entreprise est confrontée. Elle a tendance à se concentrer sur le risque opérationnel ou sur les opérations quotidiennes et à aborder des problèmes spécifiques.

Les entreprises qui ont des préoccupations spécifiques, telles que les perturbations de la chaîne d’approvisionnement ou les pénuries de main-d’œuvre, peuvent envisager cette méthode pour élaborer des plans d’urgence spécifiques.

La méthode de gestion stratégique est une autre approche globale de la planification de scénarios, mais elle se concentre principalement sur les influences externes.

Cette approche est utilisée pour élaborer des stratégies à long terme et aider les organisations à comprendre leur orientation globale en fonction de facteurs tels que les évolutions économiques, les avancées technologiques ou les tendances sociales.

Les organisations de tous les secteurs utilisent la planification par scénarios pour surmonter l'incertitude et obtenir de meilleurs résultats. Ces cas d'utilisation courants démontrent sa polyvalence.

L’ensemble du processus de planification de scénarios peut représenter un travail important, et il nécessite une orchestration et une collaboration. Une organisation doit suivre plusieurs bonnes pratiques pour assurer la réussite de son processus :

• Constituer l’équipe adéquate : les professionnels de la finance dirigent généralement la planification des scénarios. Cependant, ils ne peuvent pas exécuter un projet de planification de scénarios sans d’autres responsables au sein de l'entreprise. Il y a généralement un coordinateur de la planification des scénarios qui exécute le projet et aligne tous les composants.

• Obtenir les bonnes données : la planification de scénarios nécessite de bonnes données pour créer des modèles précis. Les scénarios doivent être basés sur des ventes comparatives et des données historiques claires et précises. Elle nécessitera également un système d'intégration des données tel qu'une plate-forme de planification des ressources de l'entreprise (ERP) pour centraliser toutes les informations commerciales. Les organisations doivent comprendre le coût de la planification des scénarios et savoir quels produits et services sont nécessaires.

• Simplicité : la planification de scénarios n’a pas à être compliquée. Les équipes financières peuvent parfois se sentir submergées par l’éventail des résultats possibles et des scénarios en cours d’élaboration. C'est pourquoi il est préférable de simplifier les scénarios et de se concentrer sur deux ou trois résultats. Si l'équipe élabore plusieurs scénarios, les responsables doivent établir un ordre de priorité et déterminer lequel doit recevoir le plus d'attention.

• Appuyez-vous sur les technologies de pointe : Il existe de nombreux logiciels de planification et d'analyse financière (FP&A) qui offrent la possibilité de planifier des scénarios. Beaucoup ont également commencé à intégrer des informations alimentées par l'IA dans leurs plateformes, afin de rationaliser les workflows et de fournir des scénarios de test instantanés. L'adoption des technologies émergentes devient rapidement le facteur qui confère aux organisations un avantage concurrentiel.