Qu’est-ce que la planification des effectifs ?

L’actif le plus précieux d’une entreprise est son personnel ; c’est pourquoi la planification des effectifs est une fonction essentielle à la réussite de l’entreprise.

Le processus de planification des effectifs aide les équipes financières à analyser les niveaux d’effectifs actuels, à prévoir les besoins futurs en personnel et à développer des stratégies de recrutement et de fidélisation des employés conformes aux objectifs généraux de l’entreprise et aux stratégies commerciales. Il implique généralement d’analyser les besoins de l’entreprise, de fixer des objectifs de recrutement et de requalifier les employés actuels ou d’améliorer leurs compétences.

À un niveau fondamental, les entreprises repensent ce qu’elles attendent de leurs collaborateurs pour réussir, d’autant plus que les bouleversements technologiques modifient et remodèlent les exigences en matière de talents. Les logiciels modernes de planification des effectifs aident les équipes de planification et d’analyse financière (FP&A) à planifier efficacement leurs effectifs grâce à des données et des analyses en temps réel, permettant ainsi aux équipes de répondre rapidement aux besoins en personnel et de prendre des décisions fondées sur les données.

Un rapport de l’IBM Institute for Business Value a révélé que la fonction des ressources humaines (RH) est sur le point de connaître une évolution massive vers l’automatisation intelligente, à laquelle les entreprises doivent se préparer. D’ici 2027, la plupart des professionnels des RH augmenteront leurs effectifs grâce à des outils d’IA avancés. Si les responsables des RH prévoient des besoins en matière de perfectionnement des compétences, ce changement ne se traduit pas nécessairement par une réduction de l’équipe. Le rapport prévoit plutôt une légère augmentation des effectifs à mesure que les rôles évoluent.

La planification des effectifs est un élément crucial de toute entreprise, car les employés représentent l’un des coûts les plus élevés dans la plupart des organisations, en particulier dans les secteurs axés sur le savoir, comme la technologie et la finance. Les responsables financiers et commerciaux s’appuient sur la planification des effectifs pour relier directement les décisions de recrutement aux budgets, aux attentes en matière de revenus et aux besoins futurs.

Bien que la planification de la main-d’œuvre et la planification des effectifs soient parfois utilisées de manière interchangeable, elles diffèrent de manière essentielle. La planification des effectifs est un terme générique qui couvre tous les aspects de la gestion de la stratégie des talents, y compris le recrutement, la formation, la gestion des performances, la planification de la relève et la planification de la main-d’œuvre. Toutes deux jouent un rôle crucial dans les objectifs généraux de l’entreprise, les objectifs de planification financière et la croissance de l’activité.

• Meilleure gestion des coûts : lorsque les entreprises réalisent des prévisions de croissance, elles estiment le nombre de vendeurs, d’ingénieurs ou de personnel d’assistance dont elles auront besoin pour y parvenir. En alignant les plans d’embauche sur les projections financières, les responsables financiers peuvent gérer les charges salariales tout en s’assurant que les équipes disposent de suffisamment de capacité pour répondre à la demande.
• Gestion stratégique des talents : la planification des effectifs aide les entreprises à élaborer leur stratégie. Si une entreprise prévoit de lancer un nouveau produit ou de se développer sur un nouveau marché, la direction peut planifier le recrutement à l’avance, de sorte que les bonnes personnes soient en place au moment où l’initiative démarre. Cette approche permet de réduire les délais et d’éviter la surcharge des équipes.
• Prise de décision fondée sur les données : les investisseurs et les dirigeants considèrent souvent qu’une planification rigoureuse des effectifs est un signe de discipline opérationnelle. Cette fonction montre que les dirigeants comprennent comment les coûts de main-d’œuvre évoluent avec les revenus et comment l’embauche affecte les marges et les flux de trésorerie. La planification des effectifs transforme le recrutement en décisions stratégiques et proactives.

Vous trouverez ci-après plusieurs approches de la planification des effectifs, en fonction de la taille de l’entreprise, de son stade de croissance et de la prévisibilité de ses activités.

Les dirigeants partent d’objectifs financiers tels que le chiffre d’affaires, les marges ou les dépenses d’exploitation pour déterminer le nombre d’employés que l’entreprise peut se permettre. Ensuite, la direction attribue des limites d’effectifs aux services et les responsables planifient les embauches en fonction de ces contraintes.

Cette approche met l’accent sur la maîtrise des coûts et l’alignement sur les objectifs financiers globaux. C’est généralement l’une des approches les plus rapides, qui s’appuie sur des données historiques et qui est la plus facile à mettre en œuvre.

Les responsables de service estiment les rôles et compétences nécessaires pour atteindre leurs objectifs opérationnels. Ces aspects peuvent inclure le lancement de nouvelles lignes de produits, le service aux clients ou l’expansion sur de nouveaux marchés. Le service financier regroupe ensuite ces demandes et les rapproche du budget de l’entreprise.

Cette méthode reflète les besoins opérationnels réels, mais peut nécessiter une négociation si les demandes dépassent les limites budgétaires.

Dans cette approche, les entreprises lient le recrutement à des indicateurs métier spécifiques. Par exemple, une entreprise peut embaucher un représentant commercial pour chaque objectif de 2 millions de dollars de nouvelles recettes ou un agent d’assistance pour 1 000 clients.

Cette approche relie directement la croissance du personnel à des facteurs mesurables.

Dans cette approche, les responsables financiers modélisent plusieurs futurs. Les scénarios possibles incluent une croissance rapide, une croissance stable ou une baisse. Une équipe financière élaborera un plan de recrutement pour chaque scénario et mesurera les allocations de ressources, les données relatives aux effectifs et les indicateurs de performance clé (KPI).

Cette approche permet aux entreprises de s’adapter rapidement à l’évolution des conditions du marché.

Le processus de planification des effectifs analyse les indicateurs clés afin de fournir aux équipes financières des informations sur la stratégie du personnel, l’engagement et l’efficacité opérationnelle. Bien qu’il existe plusieurs indicateurs à suivre, les organisations doivent choisir ceux qui servent le mieux leur stratégie métier et qui conduisent à des décisions stratégiques en matière de planification des effectifs.

• Taux de rotation : le pourcentage d'employés qui quittent une entreprise au cours d'une période donnée. Un taux de rotation élevé peut être le signe d’un manque d’alignement des employés, d’une mauvaise gestion et d’un marché concurrentiel. Les entreprises doivent s’efforcer de maintenir un faible taux de rotation afin de préserver la stabilité et de réduire les coûts d’acquisition de talents.
• Taux d’attrition : cet indicateur mesure le pourcentage d’employés qui quittent une entreprise au fil du temps sans être remplacés. L’attrition est un indicateur crucial qui aide les entreprises à comprendre les tendances à long terme en matière de main-d’œuvre et l’impact des postes vacants sur les performances.
• Taux de rétention : le pourcentage d’employés qui restent dans une organisation pendant une période donnée. Cet indicateur prévoit la stabilité du personnel et aide les professionnels des ressources humaines (RH) à calculer le volume de nouvelles embauches nécessaire. Un faible taux de rétention peut entraîner des coûts de recrutement plus élevés pour les équipes RH et des perturbations de la productivité.
• Temps d’adaptation : le temps nécessaire à une nouvelle recrue pour devenir pleinement opérationnelle et productive dans son nouveau rôle. Un indicateur de temps d’adaptation aide les professionnels des RH à rationaliser l’intégration et à optimiser l’allocation des ressources. Si un poste a un délai d’adaptation de six mois, une personne doit être embauchée six mois avant que sa pleine contribution ne soit nécessaire. En outre, une entreprise doit comprendre que l’embauche d’un nouvel employé représente un investissement initial important.
• Délai d’embauche : le délai d’embauche mesure le délai entre la publication d’une offre d’emploi et l’acceptation de l’offre. Cet indicateur peut aider les équipes de gestion des effectifs à évaluer si le processus de recrutement est efficace et si les équipes des RH trouvent les bonnes personnes pour pourvoir les bons postes. Un délai d’embauche plus court témoigne d’une stratégie de recrutement rationalisée et permet de s’assurer que les postes sont pourvus par des personnes possédant les compétences requises.
• Équivalent temps plein : un équivalent temps plein (ETP) correspond au nombre total d’heures de travail à temps plein effectuées par un membre de l’équipe. L’indicateur aide les parties prenantes à évaluer la capacité de la main-d’œuvre et à allouer les ressources de manière appropriée.
• Employee net promoter score (eNPS) : l’eNPS mesure la satisfaction des employés et la probabilité qu’ils recommandent l’entreprise comme un lieu de travail positif. L’eNPS reflète le moral des employés, car il a un impact direct sur la rétention et la productivité.

La technologie moderne transforme les relations entre les services RH et financiers, passant de feuilles de calcul cloisonnées à un tableau de bord unifié, créant ainsi une source d’information unique. Les outils actuels de planification financière et les logiciels de planification des effectifs reposent sur l’intelligence artificielle (IA) et l’automatisation.

Voici quelques fonctionnalités principales de la planification des effectifs pilotée par l’IA :

• Intégration des données en temps réel : les logiciels de planification des effectifs et de la main-d’œuvre extraient en temps réel les données des systèmes d’information des ressources humaines (SIRH) et des systèmes de paie, fournissant des informations actualisées aux équipes financières. Avec toutes les données relatives aux effectifs en un seul endroit, les équipes peuvent les analyser, y compris le nombre d’employés, la rétention et l’attrition.
• Modélisation de scénarios : les équipes peuvent créer des scénarios de simulation basés sur des facteurs tels que les tendances du marché, les niveaux de sureffectif ou de sous-effectif, les changements de rémunération et l'impact financier des décisions d'embauche. La modélisation de scénarios aide les équipes à prévoir les effectifs et à déterminer le bon moment pour recruter.
• Collaboration : des outils unifiés aident les responsables de services à collaborer et à travailler avec les autres services au sein d’une plateforme unique. En travaillant sous un même toit, toutes les parties prenantes peuvent s’aligner sur les décisions dans l’ensemble de l’entreprise et partager leurs objectifs stratégiques.
• Prévision : certains outils modernes de planification du personnel utilisent des modèles de prévision comme base de référence pour des facteurs tels que la saisonnalité ou la réorganisation du personnel. Grâce aux outils de prévision, les chefs de service et les parties prenantes peuvent voir instantanément l’impact des effectifs sur les coûts salariaux et les objectifs commerciaux.

Un plan d’effectifs bien organisé peut aider les entreprises à adopter une approche proactive des besoins en main-d’œuvre et à se préparer à faire face à des défis imprévisibles. Un plan d’effectifs efficace peut être mis en œuvre en suivant plusieurs bonnes pratiques.

La première étape de la planification des effectifs consiste à comprendre l’état actuel des effectifs de l’organisation et les défis auxquels elle est confrontée. Identifiez les lacunes en matière de compétences grâce à un audit des compétences et à une analyse des lacunes afin de déterminer dans quels domaines il est nécessaire de développer les compétences des talents ou de les renforcer. L’organisation peut également évaluer les pénuries de postes et les problèmes de capacité.

Par exemple, si l’entreprise s’étend sur de nouveaux marchés, il sera important d’analyser les effectifs actuels et de déterminer où elle a besoin de plus d’employés. Ou peut-être l’organisation décide-t-elle d’investir dans la formation du personnel existant. Ces décisions sont essentielles au plan d’effectifs, car les objectifs organisationnels constituent la base de tout plan stratégique.

La clé d’un processus réussi de planification des effectifs est de réaliser un reporting d’effectif organisé sur chaque employé de l’entreprise. Le rapport sur les effectifs provient généralement du système d’information des ressources humaines (SIRH) de l’entreprise et inclut des données sur chaque employé, telles que le statut de l’emploi, la durée d’emploi, le salaire, l’âge, le genre, le niveau d’éducation et la localisation.

Le rapport sur les effectifs est essentiel à la planification des efforts. Les équipes doivent créer un tableau de bord des effectifs qui affiche l’état actuel des effectifs et des indicateurs clés auxquels les parties prenantes peuvent se référer en temps réel.

Une stratégie efficace en matière d’effectifs exige une collaboration et une communication à l’échelle de l’entreprise. Les parties prenantes des différents services, comme les RH, le service financier et la direction, doivent veiller à ce que les objectifs de l’entreprise soient clairement définis. En outre, identifiez et discutez des priorités, telles que les postes à pourvoir en premier et les considérations liées au marché.

La communication doit être ouverte pour éviter tout malentendu. L’alignement des parties prenantes est essentiel pour combler le fossé entre les besoins de l’opération et la vision globale de l’organisation.

Les entreprises ont besoin d’une grande quantité de données pour la planification des effectifs, c’est pourquoi il est important de les collecter et de les examiner. Les données proviendront probablement du SIRH, du système de suivi des candidats (ATS) et du reporting d’effectif.

Les données à recueillir comprennent les objectifs de revenus, les dépenses prévues, les exigences liées aux postes, les compétences des employés, la hiérarchie organisationnelle et les évaluations de performance ou notations.

Développer une entreprise nécessite d’investir financièrement dans des outils et des logiciels. Évaluez la volonté de l’entreprise d’investir dans un logiciel de gestion du personnel doté de fonctions de planification des effectifs. Les logiciels modernes peuvent automatiser les tâches administratives répétitives et gérer les plannings de plusieurs membres de l’équipe.

Des outils avancés utiliseront l’analyse prédictive pour optimiser les offres d’emploi et personnaliser les scénarios afin de garantir que les coûts de main-d’œuvre correspondent aux objectifs de l’entreprise.

L’avenir est imprévisible et, si l’on se fie aux deux dernières années, les entreprises doivent se préparer à tout. Une entreprise doit avoir plusieurs plans d’effectifs en cours d’élaboration pour faire face aux imprévus à long et à court terme.

Les équipes RH et financières doivent travailler ensemble pour estimer le nombre d’embauches nécessaires sur une période donnée et utiliser les données du logiciel pour élaborer plusieurs scénarios. Cet alignement entre les deux services est important pour un plan stratégique de gestion des effectifs qui respecte le budget et les normes du marché du travail.

Un plan d’effectifs est généralement établi chaque année ; cependant, des événements inattendus peuvent survenir, obligeant les entreprises à disposer d’autres plans. Un investissement inattendu ou un projet qui échoue peut changer complètement la façon dont une organisation aborde la question des effectifs. Ces moments représentent une bonne occasion d’examiner le plan des effectifs et de procéder aux ajustements nécessaires.

Les besoins en personnel sont appelés à évoluer au fil du temps, c’est pourquoi les entreprises en croissance et en évolution doivent mettre en place un système de planification des effectifs. Un plan d’effectifs prend en compte de multiples scénarios que les équipes n’envisagent peut-être même pas, aidant ainsi l’entreprise à se tenir prête pour l’avenir.